公文格式规范操作.doc

公文格式规范操作实用手册胜中社区党政办公室为使中心党委和中心的公文处理工作规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作效率和公文质量，根据相关要求，结合实际情况，制定本手册。公文格式的规范，主要指公文制发的规范性要求，重点包括以下六个方面的内容。一、公文制发总体要求1、开本。公文现采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）白色纸张，左侧装订。2、版心。公文文字一律从左至右横写、横排。标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体，一般每面排22行，每行28字。 公文中批语、按语、副标题以及附注等使用字型，可根据实际情况确定。为方便查阅，正文中的小标题也可用3号黑体字。3、页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。4、标点。采用规范全身标点，符合中文排版规范。5、装订。一般采用骑马订方式，无法骑马订时采用平订方式。二、版头（眉首）规范要求1、密级。秘密公文应按照密级划分规定注明“绝密”、“机密”或“秘密”及保密期限，用3号黑体字，两个字之间空1字。党委文件顶格标识在版头的左上角，行政文件标识在右上角，如“机 密一年”。秘密级以上文件应标注份号(编号)，用4号阿拉伯数码自0001开始标识在版心左上角的上一行，如：0001。2、紧急程度。紧急公文应根据重要程度、时限要求在版心右上角，用3号黑体字注明“特急”、“急件”。紧急电报应当分别标注“特急”、“加急”、“平急”。同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于秘密等级之下。两个字之间空1字。3、发文机关标识。一般是发文机关名称或规范化简称加上“文件”两字。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25 mm。上报公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。以方便领导在上面做批示。在原件上做出批示不但方便工作，而且还便于保留存档。套印版头时，版头上下、左右的位置套印准确，发文机关使用红色小标宋体字。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm，长度不能超过版心。联合行文时，应列明联合行文的各机关名称，主办机关名称在前，上下居中排布，“文件”二字置于发文机关名称右侧；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。4、发文字号。正式公文应编发文字号。发文字号包括三个要素：一是机关代称；二是发文年份，一律用公元纪年全称，即一年的1月1号至12月31号。包年份的符号应是“”六角型的括号；三是发文序号。发文序号不是虚数，是实数，前面不要加“0”，也不要加“第”，是几号就直接写几号。发文字号位置要适中，在发文机关标识下空2行，一般用3号仿宋体，居中排布，格式为：“机关代字发年份序号”。 发文字号下标一条金光红色、与版心同宽的横隔线（党委文件横线中间带有红色实心五角星）。5、签发人。如果是密件、内部传真电报或向上的请示件，一定要在与发文字号平行的右方加上签发人。签发人位于横隔线之上发文字号右侧，后加冒号。签发人后面居右空1个字标注签发人姓名。“签发人”三个字用3号仿宋，签发人的姓名用3号楷体，如果是重要的问题必须由“一把手”签发，如果是联合行文，由相关部门的领导联合签发，签发人的名字不要前后排列，而是要上下并排，以发文主送单位为参考依据，与主送单位联系紧密的签发人排第一位，辅助的依次排在下面，下移红色横隔线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色横隔线与之拉开4 mm距离。6、“函件”的格式。函件版头红线以上是像信签一样的发函机关，不写“文件”。红线下的右下角写上年记和编号。三、主体部分规范要求1、标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。标题中可略去发文机关名称。公文标题位于横隔线下空2行，用2号小标宋体，一行或多行居中排布。多行标题换行时，注意合理断行掐句，做到词意完整，排列得当，长短适宜。注意：虚字、虚词不能折行；标题上出现一个词或词组不能折行；标题上出现一个完整的概念不能折行；标题上出现一个年份、数字不能折行。标题上除了书名号、引号外，一般不能出现标点符号，需要标点符号的地方可以进行技术处理，既可以加连词，也可以空半格。多行标题的排列方式，一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。两个以上机关联合发文，发文机关名称之间一般用空格分开，不加顿号。标题中间有多个单位并列时，每个单位名称之间加顿号分隔，不用空格。2、收文机关（主送机关）。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。一般公文的收文机关应写于标题之下、正文之前，与正文标题空1行，左侧顶格排，回行时仍顶格，最后一个收文机关名称后标全角冒号。有的公文如决议、会议纪要等，可将收文机关写于正文之后。多个单位的排列要坚持“先地方后中央”的原则，同时要考虑到一些约定俗成的习惯性排列顺序。如果收文机关是多个系统，系统内单位之间的间隔用顿号，各系统之间的间隔用逗号，结束时用冒号。收文机关过多，可概括地写为特称，如“各有关单位”等。3、正文。公文的主体部分，用来表述公文的内容，位于标题或者收文机关下方。一般用3号仿宋体，属转发文件的通知，用3号楷体。正文的每个段落首行前空2字，段尾不单字成行。每个段落之间一般不空行，特殊情况下，为了划分层次，在段落之间加入1个空行。正文每一段的第一行都要空2字，正文中遇到重要的年份、数字、百分比、重要领导人的姓名、外文单词等不要折行拆开，标点符号不要在折行后的第一个字出现。4、附件说明。如文件带有附件，则在正文段落结束之后、发文机关署名之前加上附件说明。附件说明排在正文下面隔1行，前空2字，用正文相同的字体标识“附件”后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1XXXX”)；附件名称后不加标点符号。附件标题折行后的第一个字与标题的第一个字对齐，多个附件也是同样道理。5、发文机关署名。行政公文落款处不署发文机关名称。党委文件发文机关署名与上面空开1行，居右排，右边与版心至少空开2字，字体号与正文相同。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并列排，长度相同，左右对齐。6、成文日期。成文日期以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。党委文件成文日期用阿拉伯数字，居右排在发文机关署名下面，第一个字比其后退2字，与版心右边空开2字，字体号与正文相同。行政公文不署发文机关名称，只标识成文时间，成文日期用简化了的大写汉字，与版心右边空开4字。决议、会议纪要等不标注主送机关的公文，成文日期应刊于标题之下、正文之上，括于圆括号之内。7、盖章的基本要求。盖章要注意“上不压正文，下齐年跨月”，成文日期在公章的下半弧上，以防止公章的徽标模糊了成文日期，不便于日后考证。印章要规整，不允许歪斜；印记要清晰，不允许模糊。普发性的公文落款不盖章；党委的文件落款还必须盖章，否则无效；行政文件只盖章不落款。当联合行文需要加盖两个印章时，应将发文机关署名与成文时间拉开，左右各空7个字，主办机关在前，两个印章均压成文时间，相距不超过3 mm。当联合行文需要加盖多个公章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；章与章不能相切，不能相交，中间要有适当的缝隙，摆不开时，成文日期可以适当拉长。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。8、附注。公文附注（需要说明的其它事项）应加圆括号标注于成文日期空1行的左下方，用3号仿宋体，如“（此件发至基层站队）”。如果表述中出现括号嵌套的情况，用中文六角括号“”套小括号。请示应在附注处注明联系人的姓名和电话。6、附件文本。附件文本应排在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件正文左上角首行顶格标识“附件”，有序号时还应标注序号。如附件与文件正文不能一起装订，应在附件正文左上角第1行顶格标注文件发文字号，如“胜中社发200号附件”。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致，附件标题与“附件”两字之间空开2行。文件内容为转发文件的通知时，转发文件不作为附件处理，通知的文字一般用楷体字，转发的文件文字一般用仿宋体字，转发的文件另起一页，大标题上空2行。四、印记（版记）规范要求 1、“主题词”。为了便于储存、调阅和检索，公文都编上了主题词。主题词的内容一般由25个字组成一个词组，一般需要设3个词组，主要说明这个文件属于类、内容、文种的文件。“主题词”3个字用3号黑体，居左顶格排列；主题词词目用3号小标宋体，词目之间空1字。词目排成多行时，一个词目不能分成两行排，回行时，第二行左边与首行的第一个词目对齐。2、“抄送”。是为了记录除主送单位以外需要接收文件的单位。应当使用全称或者规范化简称、统称。现在不用“抄报”了，无论对上还是对下都用“抄送”。需要抄送多个单位时，单位之间的间隔用逗号，最后用句号结束。3、印发机关和印发日期。用3号仿宋体，位于主题词之下，占1行位置。印发机关前空1字，印发日期后空1字。印发日期与印发机关并列居右，一般模式是“办公室 年月日印发”。 4、翻印机关和翻印日期。如是翻印公文，翻印机关和翻印日期用与印发机关和印发日期相同的字体字号，标注在其下一行对应的位置上，并用一条正线(细线)相隔。一般模式是“办公室 年月日翻印”。5、印制(翻印)份数。用小3号仿宋体，位于印发（翻印）日期之下，居右排，后空2个字，用小括号括起来。翻印文件的原印制份数不再保留，在该位置标注翻印份数，统一标注为“(共翻印XX份)”。党委文件需要标明印数，行政文件则不需标明。6、版记中的分隔线。版记中上下要素之间加一条分隔线，线的宽度同版心。党委文件最边外的两条线用反线(粗线)，中间的线用正线(细线)。行政公文分割线均为正线(细线)。7、版记的位置。版记置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。如果版记页和前面的一页都没有正文，则版记页不标页码。批转文件时的版记放在批转文件的最后。五、公文中表格规范要求1、A4纸型表格。公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。2、A3纸型表格。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。六、公文成品质量规范要求1、校对要求。使用国家专业标准规定的统一符号；校改要准确，末校后的文稿错字率为0，格式完全符合标准。2、制版要求。版面干净无底灰，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不超过0.5mm。3、印刷要