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保力 医疗设备管理软件 设备科信息化管理解决方案 深圳天方达科技发展有限公司 2 60 目录 1 项目背景分析 2 1 1 医院设备科在日常管理过程中的难题 2 1 2 建立医院设备科信息化管理的必要性和迫切性 3 2 设备科专用管理系统方案介绍 4 2 1 系统功能概述 4 2 2 系统管理流程 6 2 2 1 医疗设备管理流程 6 2 2 2 高值耗材管理流程 10 2 3 系统功能模块说明 12 2 4 核心思路及概念阐述 21 2 4 1 多级权限控制的工作流程 21 2 4 2 建立设备电子档案 实现对设备全程管理 21 2 4 3 多级库存全流程管理 24 2 4 4 高值耗材 零 库存 100 追踪管理 26 2 4 5 设备维护 维修管理及评价体系 31 2 4 6 建立大型医疗设备效益分析 34 2 4 7 厂商和服务商管理 35 2 4 8 工作提醒及预警中心 36 2 4 9 手持终端移动管理应用 构建医疗设备物联网 37 2 5 系统架构 39 3 项目可行性分析 39 3 60 3 1 管理价值回报 40 3 2 经济价值回报 40 3 3 社会价值回报 40 4 系统实施及培训计划 40 4 1 实施规划建议 40 4 2 项目预计实施周期 41 4 3 系统培训方案 42 5 技术支持及售后服务 43 6 公司介绍及竞争优势 48 6 1 高新技术企业 公司实力强 项目合作有保障 48 6 2 丰富的医院设备科行业知识 成熟的解决方案和成功案例 49 6 3 国内最专业的医院设备科管理软件领导者 49 6 4 国内第一家采用 RFID 手持终端等先进技术管理设备的产品 50 6 5 软件功能最完整 并提供了良好的扩展性 50 6 6 丰富的软件开发和实施经验 项目成功率达 100 50 7 附件 客户需要其它文档 50 1 项目背景分析 1 1 医院设备科在日常管理过程中的难题 当前医疗设备的装备程度业已成为医院现代化程度的重要标志之一和提供医疗服 务的重要保障 这就对医疗设备的资产管理与运营 资产保值增值 设备的更新 4 60 淘汰 维护维修 效益分析等提出了更高要求 致使医院设备科管理工作的重要性 繁琐性和难度也将随之增大 同时 医院高值耗材管理大都呈现供应品种多 供货厂商多的特点 采购 入 库 出库 保证库房卫生材料账物相符是大部分医院高值耗材管理的重点 物资出 库后的去向管理 领用科室的账物相符 患者费用准确计价 耗材成本的准确计提 和控制等关于高值耗材的精细化管理 是目前高值耗材管理的薄弱环节 与此同时 管理是否科学 规范 不但与患者的身心健康和经济利益有直接关系 与医院的效 益和声望也紧密相关 由于高值医用耗材本身的特殊性以及国家对医疗器械安全的 高度重视 高值医用耗材的全程监控管理已是势在必行 归纳来讲 医院在设备及耗材的日常管理方面存在以下问题 序号日常管理中可能出现的问题 1 设备科没有建立全程的 规范化 流程化的管理 从设备购置 验 收 运营 维修 效益分析 报废 导致很多相关的资料无法及时 查阅和追溯 2 全院各科室医疗设备众多 可能出现帐目不清 帐物不符 有帐无 实等情况 容易导致医院资产流失 不利于设备科对全局的把控 3 定期的科室清查 以及全院的定期资产清查过程烦锁 耗费时间 清查结果的准确性不高 4 设备的运行状态 在用 停用 报废 不清晰 某些重要设备没设 专人操作 责任不明确 年久失去保养 自然腐蚀严重 请厂家来维修 费用高而且耽搁医疗使用 5 60 1 2 建立医院设备科信息化管理的必要性和迫切性 近些年以来 医院信息化建设飞速发展 医院其它各科室都基本建立了从门诊 挂号 开药 收费 发药为基础的 HIS Hospital Information System 系统 随 着医院信息化的不断深入 实验室 LIS 影像科 PACS 电子病历等专业的专科软件 也在医院广泛使用 而医院的设备科却一直没有在信息化方面得到应有的建设和发 展 2011 年 卫生部颁布的 医疗卫生机构医学装备管理办法 以及 医疗器械 临床安全使用管理规范 中也明确要求和强调 各级医院 尤其是二级以上的医院 5 医疗设备及相关附属配件的采购及相关管理流程不清晰 6 领导经常提到和关注医院设备的规范化管理并制定了一些相应政策 但却很难实去执行落实 7 医疗设备的维护维修管理流程不明晰 缺乏实效性 医院设备的维 护 维修响应不及时 影响设备的正常使用 无行中降低医院的收 入 同时产生了大量的维保费用 8 高值耗材的管理面临困难 证照管理 核对难度大 购销流程不规 范 缺乏管理手段 记录工作量大 易于差错 产品追溯困难 9 医院申请购买新设备 需要论证时 才匆忙手工提取一些效益方面 的数据来应付 数据来源往往不太准确 给领导决策带来困难 10 各级领导需要报表时 设备科常常加班加点赶制报表 费时费力 而且数据的准确性值得商榷 6 60 应当高度关注和管理医院的医疗设备 并通过实现信息化的管理来提高医院医疗设 备的使用效率和管理效率 同时 世界卫生组织认可的认证模式 全世界公认的 代表了医院服务和医院 管理最高水平的医疗服务标准 JCI 认证 也对设备管理 设施管理与安全 FMS 以及信息化管理有较为明确的认证要求 当前 医疗市场竞争日趋激烈 医院要想求生存谋发展 只有在提高医院服务质 量的前提下通过增加医疗收入才能巩固自己的市场地位 而购置 使用具有领先技 术水平的医疗设备是增强医院治疗能力 提升医院市场核心竞争力的最直接手段 随着医院规模的扩大 医疗设备资产的增多 相应的设备及耗材的维护 管理 资 产处置等工作也变得越来越繁重和复杂 传统的手工统计式的管理方式不仅效率低 下 查询困难 无法追溯管理 无法参与绩效考核 而且很难做到 科学 有序 有效 全面 直观 的管理 显然已经不能满足设备科日益繁杂的工作需求 综上所述 如何实现对医院设备科进行 规范化 科学化 全程化 精细化 管理 保障医院设备的运行效率 发挥设备的最大潜力 优化医疗设备资源配置 规范医疗耗材流转 规避资产运行风险 是当前摆在医院设备科面前亟待解决的问 题 因此 利用信息化搭建一个与医院发展规模相适应 规范并优化工作流程 有 效促进管理水平提升的 医疗设备及耗材专业管理平台 是破解设备科日常管理难 题 积极探索新思路 新方法的创新手段 也是推动医院整体效益提高的重要举措 7 60 2 设备科专用管理系统方案介绍 2 1 系统功能概述 通过搭建符合医院设备科管理需求的专业级 设备科管理平台 打造数字化设 备科 该系统能实现如下功能 A 规范科室管理流程 提高工作效率 系统采用全流程导航 将设备科日常管理工作 按照软件流程图的形式进行管 理 对设备从申购计划 招投标 采购 运营 维修保养 淘汰报废等各个环节进 行全程数字化管理 规范并优化设备科工作流程 明确岗位工作要点 划分工作权 限 使得设备科的管理架构清晰 工作职责井然有序 有效提升日常工作效率 B 规范并优化医疗设备的日常维修 保养管理 降低设备运营成本 提高医疗设备管理效率 对设备的使用 质量 服务等方面的指标自动进行量 化统计 对医疗设备的维护 维修情况进行综合统计分析 降低维修消耗 延长医 疗设备的使用寿命 量化维修 维护人员的绩效考核 C 加强对医疗设备资产的管理 对设备的购置 使用 流转 盘点 折旧 报废 处置等进行全方位 全过程 监控管理 贯穿资产整个生命周期 有效防范资产流失 保障资产安全 D 健全医学装备档案管理制度 完备的电子档案实现了对医疗设备全生命周期的监管 通过对设备及高值耗材 建立电子档案 对设备的申购资料 维修资料 技术资料以及采购 评价 验收过 程中的合同 报告等文档进行规范管理 结合 条码资产巡检系统 有效提升质控 工作效率 保证质控有效性和普及性 8 60 E 建立实时 动态的库存监控机制 规范耗材采购流程 解决库存积压 库存过剩 库存不足等常见库存管理问题 自动生成订单 实 现库存预警机制 进行库存动态管理 对科室申购 审批 询价 采购 领用进行 数字化管理 使耗材采购流程规范 科学 有序 F 建立高值耗材 精确控制 100 跟踪 平台 高值耗材管理系统做到 精确控制 100 跟踪 针对目前高值耗材管理存在 的一系列问题 系统采用两个管控点进行严格把关 即器械科管控耗材质量 财务 科管控耗材付款 从而实现流程的优化管理 具体实现以下三方面要求 1 杜绝安全隐患 在系统中 器械科可以随时对过期的 三证 进行筛查 变 三证 的静态 管理 保存在档案袋中 为动态管理 使用部门使用前 对过期的三证系统也会 进行实时提醒 而对于没有进行安全备码的高值耗材 财务系统将拒绝付款 2 加强成本控制 高值耗材是全成本核算中除固定资产折旧 药品成本 普通卫材之外的主要 成本 更是控制可变成本的重要环节 系统实施后 高值耗材成本的采集更加真 实 更趋向于真实 为医院加强成本控制提供了有利的基础环境 3 提高工作效率 从备货到付款实行网上一条线轨道化流程 操作简单 节约时间 器械科入 库信息随时取调核查 让工作人员从繁琐的核对工作中解放出来 同时也避免了 部门之间重复作业 规范了流程 提高了效率 G 提供医疗设备采购决策依据 优化资源配置 提高经济效益 通过对医疗设备利用率 故障率 维修率 闲置率等指标进行统计分析 为管 9 60 理者在医疗设备采购的决策上提供数据支持 通过资产运营分析 合理优化资源配 置 支持与 HIS 系统做接口整合 进行医疗设备成本核算和效益分析 结合日常维 修 保养费用 清晰反映设备的运营成本和经济效益 H 实现符合部规 国标 JCI 认证以及医院管理需求的报表数据支持 系统提供强大的数据自定义报表功能 形成智能 多维 立体的数据汇总 分 析 能满足各类报表需求 方便各项指标查询 I 能够进行远程管理 实现对分院等分支机构的管理 系统采用 C S 与 B S 相结合模式构建 B S 客户端通过互联网远程访问 能够 实现对异地或区域相隔较远的分院等分支机构的设备及耗材进行统一管理 2 2 系统管理流程 2 2 1 医疗设备管理流程 10 60 医疗设备采购申请 论证 审批 供应商资料审查及合同管理 设备验收入库 固定资产入帐 折旧 科室领用及设备转科 盘点管理 设备报废申请 审核以及全院资产增减查询 设备维修 维护管理 工作量统 计 成本效益分析 临床科室月度 季度成本效益分析 医疗设备总体管理流程示意图 系统从医院实际管理要求出发 对设备科在医院组织架构中的逻辑关系以及日 常工作中工作环节 步骤和程序等动态情况 严格界定职责权限范围 对涉及设备 及耗材的管理过程进行全面梳理 优化重组 实现过程清晰 责权明确的全流程化 架构 主要流程如下 A 全流程化的设备采购主要包含有 设备的采购申请 自定义多级审批权限 供应商询价谈判 供应商合同管理 审计 采购验收 科室领用等 可以根据不同 金额的设备 采用不同的审批流程 同时对供应商询价 谈判 合同全记录 便于 查询和归档 11 60 设备采购流程图 B 医疗设备生命周期全程管理是将每台医疗设备从申请购置 论证采购 安装 调试 运行维护到淘汰报废划分为几个连续的时期 针对不同时期的工作重点实施 的设备全生命周期标准化管理 能够充分体现计划与控制结合 供应与管理结合 消耗与效益结合 使医院设备科管理工作始终集中统一 按计划 按步骤 按规律 按标准有条不紊地进行 便于更好的发挥管理职能 提高设备管理工作的效率和效 果 12 60 医疗设备全生命周期管理流程 C 全流程化的耗材管理主要包括有 申请 审批 购进 代销 供应商资料审 查 采购入库 科室领用 科室使用 科室库存查询等 不仅管理到医院的库房 还能管理到二级使用科室的库存 消耗量 使医院能够实时监控和管理全院各科室 耗材 同时针对特殊耗材 植入性耗材 进行全程的记录和跟踪 方便追溯 耗材管理流程图 D 专业 全面的固定资产管理符合设备科日常工作要求 资产编码按照财政局 标准建立 具体功能主要包括 资产卡片的建立 资产转移 资产报废 资产外调 资产折旧 资产查询 资产盘点处理等 13 60 固定资产管理流程图 E 完善的设备维护 维修管理流程包括设备保养计划 设备保养实施记录 设 备维修登记 设备维修记录 设备运行状态管理 设备计量管理 设备维修和维护 综合统计等 设备维修 保养流程图 14 60 系统通过对设备科以上核心工作职能流程进行优化 将设备科往常零散 耗时 以及重复的工作碎片 串联组织成为有序 高效的工作整体 从而帮助设备科建立 起一个动态 规范 高效 易用的管理体系 实现日常管理工作的规范化和高效运 作 2 2 2 高值耗材管理流程 在系统设计方面 高值耗材的管理主要分为四个部分 仓库管理 临床科室使 用管理 与医院 HIS 系统局部接口 财务管理 与财务系统的局部接口 综合信 息查询与跟踪管理 在高值医用耗材全程跟踪管理系统中 应用条码技术作为管理的手段 实现了 高值医用耗材从入库 出库到最终使用到患者的全程追踪管理 使高值医用耗材与 医嘱 病人费用挂钩 并记录每一个高值材料的来源和最终去向 与医院现有的 HIS 系统有机结合 不仅可以使医生和管理者了解患者的使用效 果和产品的使用情况 减少医患之间不必要的医疗纠纷 避免高值医用耗材的重复 使用 通过建立了一个高值耗材使用信息库 采购部门可以根据消耗规律有计划地准 备短缺的货物 减少积压 避免紧急需求 确保所采购的每一件高值医用耗材真正 服务于病人 使医院对高值医用耗材的管理流程更加规范化 耗材管理总体流程图 15 60 在具体管理流程方面如下 第一步 器械科负责高值耗材的准入核查 审核耗材的三证是否齐全 企业是 否正规 产品是否合法 价格是否合理等 并对合格产品建立档案 第二步 供应商对医院需要的高值耗材进行备货 使用科室产生需求时 即病 人医嘱被执行 病区要做 扫条码 动作 该动作用于比对高值材料是不是已经通 过器械科论证 若系统中无相关信息 即使病区使用了该高值耗材 医院也不会承 认 付款 比对通过后 系统及时进行配发 配发过程必须要将产品条码与病人住 院号进行匹配 以便于追溯 最终能达到 哪个供应商供的货 何时供货 使用科 室是哪个 什么时候用的 用在哪个病人身上 的效果 以上信息均能一一对应 追溯 第三步 待病人划价使用后 使用科室提出入库申请 器械科进行入库入账 出库出账等一系列操作 16 60 第四步 器械科提出货款支付申请 由财务科进行耗材货款支付审批 最后制定 付款计划 进行货款支付和支付确认 系统通过设定相关触发条件 保证了流程执行的严密性 跳过任何一个环节都 无法继续执行 2 3 系统功能模块说明 功能模块功能模块功能说明功能说明详细说明详细说明 1 医疗器械标准分类档案 按照卫生部标准医疗器械分类 支持 45 和 68 编码 建立设备档案 2 年度医学装备计划 采购实施计划 年度采购计划制定 医院每年有设备年 计划 设备预算信息等表格内容可导入 到系统 表中执行进程栏可根据合同和 付款内容自动生存进程信息 以便设备 部及时掌控购置节奏 3 科室申请 科室在线通过联网 B S 终端 通过 IE 进 行访问 系统填写申请 4 购置论证及采购审批 根据医院的实际审批论证流程进行管理 尤其是 50 万以上的设备要进行可行论证 在审批方面可支持多级审批 不同金额 审批级别不同 可支持自定义级别 5 采购询价及谈判 按医院要求 在采购设备时 记录多家 供应商询价信息 以及谈判相关文档记 录 6 预算审批产生预算审批表 并交由医院审计 7 供应商协议或合同管理 按供应商分类管理 合同的标的内容分 类记录 8 送货验收通过验收单记录设备的详细信息 9 科室领用 设备采购验收后 通过科室领用功能 产生科室领用单 10 固定资产入帐 科室领用后 此设备固定资产自动入帐 到此科室 11 采购查询 统计 各类基本的出入库查询功能 设备申购 设备申购 论证管理论证管理 12 合同模板和招标模板库 能把医院现存合同和招标模板导入系统 根据需要很方便地取用 17 60 建立耗材招标电子表 所有项目可导入 可按我院要求进行排序 查找 汇总 13 合同付款期短信提醒功能 设备质保金支付 可通过系统办理以及 设备购买付款提示 系统具有合同电子 档或扫描档存档功能并方便调阅 合同 付款方式录入后 能自动提示付款时间 可打印付款凭证 14 应急预案启动对定点供应商自动 短信通知 针对物资可在字典库中进行维护该物资 是否为应急物资 应急储备物质能单独 查询及打印列表 在启动应急预案时 可群发信息给供应商 1 设备资产卡片管理 按医疗器械分类与代码标准 68 码 对 所有医疗设备建立分户电子档案 单价 在 5 万元以上 各娄档案齐全 在具体 操作上 仓库完成出库入库后即生成资 产卡片 后续的资产档案资料由资产办 补充 除了包含基本信息外 还包含设 备附属配件的管理 同时软件要实现与 老系统资源对接共享 老软件资产分类 为五大类 新软件要求与新 财务制度 对接 分为四大类 并实现新老资产卡 片编号的对接 2 设备条码管理 条码以资产编码产生 并可按医院要求 规则产生 同时支持自定义条码打印功 能 设备名称 使用科室 品牌 购置 日期 原值等 3 固定资产管理电子帐 用于查询固定资产的所有信息申购资料 技术资料 基础资料 图片 维修资料 维护记录 转科记录 合同记录 配件 记录 报废记录等 并实现医疗设备档 案与资产卡片进行同步对接 4 设备折旧管理 设置设备的折旧年限及折旧方式 自动 折旧计提 5 固定资产转科管理 实现各个科室固定资产相互调拨 6 固定资产盘点 清理 固定资产盘点 接合手持终端完成 以 系统帐目为准 逐一科室盘点 可区分 在用 封存 报废中 外借的设备 并 自动产生盈亏报表 7 资产入库以及预备账户管理 对票据不齐但资产入库的固定资产进行 登记 票据齐全时可点击确认自动入固 定资产帐 设备资产管设备资产管 理理 8 灵活自由的资产查询 能按科室 设备类别 设备名称 模糊 查询 金额范围 采购来源 使用状态 18 60 等查询全院固定资产 9 固定资产报废管理 通过固定资产报废申请 然后审批 如 需要重新购置新的资产能方便采购查询 到报废记录 10 应急设备 共享平台 针对医院设备 临床科室可通过共享平 台查阅相关设备 可随时调用其他科室 闲置设备 可通过借用来实现资源的共 享 并保留借用记录 11 立固定资产预备账户 对票据不齐但资产入库的固定资产进行 登记 票据齐全时可点击确认自动入固 定资产帐 但仅做为预备电子帐 经审 批入户后入正式帐 12 数据备份 导入 导出功能 具备数据导入 导出功能 以及数据备 份功能 生成的电子表格可以自定义表 头等项目 特种设备 急救类 生命支 持类 设备分类 可分科室有详细的资 料 1 保养级别设置 根据常用医疗设备的保养级别 设置一 级 二级保养 并确定保养项目 以便 在制定保养计划时 可直接选择周期性 的保养级别 2 常见问题分类及处理建议库 将常见的医疗设备故障分类 并建立常 见问题说明及处理建议 各使用科室报 修时 直接选择问题 无须手工录入 同时 维修人员在处理问题时 可参考 问题处理建议库 3 保养计划制定 针对 1 万元以上的设备 或医院设定的 需要保养的设备 制定定期 按月 按 季度 的日常保养计划 4 保养到期工作提醒 短信提醒 系统可自动调出近 1 个月 近 7 天的保 养工作提醒 针对 7 天以内的工作提醒 系统可设置发送短信给相应的工程师 5 保养实施记录 针对每次设备的维护情况 对设备维护 的项目 维护人 日期 费用及维护相 关情况做好记录 若有更换配件的 一 并记录 并可随时查询和打印 设备维护 设备维护 维修管理维修管理 6 安全监测及不良事件处理上报 系统支持设备巡查记录的功能 有生命 支持类 急救类 植入类 灭菌类的设 备使用安全监测和报告处理 使用安全 监测的巡查表有记录可以查询 并形成 安全事件报告 可追溯分析 针对不良 事件形成记录并接合医院的要求实现上 报 19 60 7 设备故障登记 设备出现故障 由使用人员通过系统登 记设备故障单 简易的操作记录科室 设备名称 故障原因 报修人 报修时 间 对设备进行故障登记 登记后设备 维修组会自动弹出报修单 并安排相关 工作人员进行检修 8 维修工作提醒平台 短信 在设备维修工作提醒平台中 按照维修 处理状态进行分类显示 如报修中 维 修中 院内 院外维修 已维修待验收 并按照当日报修 近 7 天内维修中列表 显示 9 厂家报价及谈判 若过了维修期 或是院外维修 需要额 外付费的情况 记录维修厂商的报价信 息 以及谈判相关情况 10 预算审批 通过设备及维修厂家的报价产生预算审 批表 经由领导审批后开始维修 11 设备维修记录管理 在维修处理中 特种设备 急救类 生 命支持类 设备分类 分科室有详细的 资料 每项维修记录有详细的流程步骤 记录设备维修过程中的相关信息 包含 维修人 维修工时 总费用 是否有更 换相关配件等 并将每个维修记录能自 动归类到各设备的记录下 维修记录有 详细的流程步骤 12 科室维修验收及评价 设备维修完成后 由科室人员进行简要 的验收和评价 以确定完成了维修工作 13 设备维修 维护查询管理 可按日期 科室 设备查询和统计维护 和维修记录 查询结果中至少包含设备 名称 维修费用 工时 同时支持汇兑 和明细统计 13 维修 维护进程查询管理 可按维修单号对设备的维修进度进行查 询和监控 有效减少因维修搁置给医院 带来的损失 能提供有满意度调查及提 建议功能 并能打印能出维修明细报表 和分类统计报表 14 设备故障率分析 可按科室分析统计设备的故障发生频率 对故障率较高的设备进行特殊说明和处 理 针对不良事件形成记录 15 单机设备故障率排名分析 能自动分析在指定一段时间内 故障率 前 10 或前 20 名的设备基本信息 16 科室维修费用对比图 能按日期对各科室的维修总费用进行统 计 并产生图表 柱状对比图 20 60 17 计量管理与维修的链接 计量模块中除开有计量设备清单 定期 检测记录 还需要增加不合格的维修记 录 可以从计量模块连接到维修模块中 但不能从维修导入计量模块 18 短信息 维修提醒功能管理 增加设备保修提醒功能 并支持手机短 信群发功能 临床科室可通过手机短信 提醒维修组下科室进行设备维修 增加 医师操作 维修人员证件到期有提醒 答 询留言板回有交功能 1 大型设备的收入与支出管理 收入方面 直接收入金额 人次 可支 持手工录入 Excell 导入或与医院 HIS 系统做接口 实现数据自动撮 支出成 本方面包含 折旧 人工成本 维修维 护费 水电等 支出数据部分可从系统 中自动提取 其余部分可设置固定的默 认值 2 按科室 设备进行分析 设备按收入和支出 进行效益分析数据 的统计 以及图形展示 并可按设备金 额 科室 设备名称进行查询 设备效益分设备效益分 析析 3 设备月份 季度效益对比分析 按单月 季度 年度表格格式体现综合 的报表 并支持手工 EXCELL 导入和接口 解决方案 在支出信息栏目可自定义设 备固定的一些费用 避免重复录入 1 设备计量设置 能对需要强检的设备进行标识 并设置 强检周期 2 计量记录管理 同可有效的配合计量监督局的工作 记 录设备每次的计量情况 可支持每种设 备多条计量信息 针对设备的配件计量 3 计量合格标志 经检测的计量器具具有计量合格标识 标志显示时间应与登记时间一致 计量管理计量管理 4 计量清单及检测记录查询 能按科室 设备名称进行查询设备的计 量清单 定期检测明细记录 1 供应商基础资料管理 详细记录供应商相关资料 代码 名称 区域 联系人 联系电话等 并可对供 应商进行分类管理 2 供应商供货管理 通过系统能对供应商曾经提供的设备进 行自动或手动记录 查询和管理 有助 于更好的管理供应商 供应商及合供应商及合 同管理同管理 3 设备与供应商管理 系统能按设备查询不同的供应商信息 当有新设备需要采购时 直接调出以往 交易记录做为参考 有助于快速选择供 应商 21 60 4 合同管理 存储合同相关信息 按合同标的信息记 录 如供货商品 设备名称 品牌 价 格 日期 同时能上传合同附件或扫描 件 并对到期合同有相关提醒功能 5 供货商证照管理 能对供应商的 各种 包括授权书等证 照进行记录和管理 并自动提醒 6 证照到期提醒平台 短信平台 可将近 1 月 近 7 天到期的证件信息 过期未换证列表自动列出 并设置供应 商联系人手机 集成短信平台功能 可 提前发短信给供货商 7 合同到期提醒 针对已签定合同 合同到期前 1 个月进 行提醒 如果有需要的进行续签 8 供应商付款提醒 主要针对两类 一是合同分期付款 可 将近期 1 月内待付款的信息进行展示 可打印后提交财务 二是供应商应付帐 款的提醒 已使用耗材后 或是定期 3 个月或 6 个月结帐的供应商 9 供应商换证管理 到期后的证件 需要换证时 记录每一 次的证件信息及相关时间信息 以做存 档管理 1 高值耗材准入管理 所有的高值耗材经由设备科审批三证 价格审批后 才准入到医院各科室使用 经准入的耗材在系统中建立档案 2 高值耗材科室备码 针对已经准入和审批的高值耗材 输入 要备码的高值耗材 然后输入相应的供 应商 和生产厂家 就自动带出此高值 耗材相关信息 并可将合同中中标产品 型号价格导入数据库 自动建档 尤其 是注册号 然后输入备码数 系统自动 产生一个唯一的高值耗材编码 通过此 编码可以唯一识别任一进入医院的高值 耗材 3 高值耗材设备科备货 科室备码后 科室相关人员联系经过论 证审批的供应商将高值耗材送到医院指 定科室进行保管 耗材到达医院后 将 耗材入库到虚拟的备货仓库 即进行备 货处理 系统可查询各科室备货的数量 及相关信息 高值耗材管 理 4 高值耗材配发 除了植入性耗材以外 其它高值类耗材 大多数由设备科备货后 分配给其它科 室 配发的环节 也即是科室领用 领 用时 只需要扫描条码即可 系统自动 记录配发时间 配发人 各科室就能查 询到本科室已经领用的耗材信息 22 60 5 科室划价 在病人使用或其它原因需要使用高值耗 材时 需要做科室划价处理 划价主要 体现在谁使用了具体的哪一个耗材 此 功能可独立使用 也可与与医院 HIS 系 统的手术模块功能相接合 打开手术划 价界面 输入病人 ID 系统自动将高值耗 材列出 系统自动列出此病人的相关信 息 通过选择所需要用的高值耗材 或 是直接扫描高值耗材的条码 完成科室 划价及入库的操作 系统通过接口的方 式 自动将使用的相关详细信息记录传 输到系统中 5 高值手术根台管理 手术根台 主要指在手术的时候 供应 商送货到医院 现场进行选择使用 使 用后 进行入帐处理 6 发票入帐 设备科针对已经划价使用的高值耗材 定期按供应商进行查询近期已使用列表 并与发票栏目进行核对 并将发票号记 入系统中 可打印凭证或签字后到财务 结帐 7 入库管理 发标入帐后 自动生成入库单 出库单 信息 从而实现实报实销 零库存管理 8 高值耗材追溯管理 经使用的高值耗材 能按供应商 生产 商耗材名称 使用日期 批号 病人姓 名 住院号等灵活查询耗材从生产源头 到使用后的所有信息 实现追溯管理 9 特殊类非准入高植耗材管理 正常情况下 所有高值耗材必须经设备 科准入后才能进行科室使用 在实际过 程中会存在应急的情况 先由临床科室 使用 再后补流程的方式 系统可支持 此类情况的处理 1 医用耗材标准分类 按 68 分类标准 分为卫生材料 植入材 料 介入材料等 对医院常用的耗材以 科室为单位建立基础档案 多品种录入 时 能按照编码自动排序 新增档案时 自动生成存货编码 2 科室申请 科室提出采购申请 若是已批耗材 则 自动生成订单并短信通知送货 3 科室审批 若采购新耗材 需经科室领导审批后 联系供应商协商供货 普通耗材管普通耗材管 理理4 权限控制管理与制单 病房自制单与仓库制单分开显示 自制 单无修改日期权限 能够单列发票移交 程序 相关人员电脑签字 23 60 5 供应商资料审查 备案和审查供应商注册证 经营许可证 营业执照及控感批文等 主要是三证管 理即进即出的产品在出库单上能显示 三证 信息 6 采购询价 针对供应商供货进行询价记录 同产地 同规格的产品价格变化能弹出提示 7 采购订货 能支持手工订货和自动生成订单订货两 种方式 同时库存数量不足 有效期可 自动预警 8 采购验收 入库 如果是特殊耗材 经验收后直接交由科 室领用 一般耗材则入库到仓库 再经 科室领用 入库时 同一产品不同价格 不同厂家跳出分项提示 比如选择注射 器 用一个编码 然后显示出各个厂家 的产品 入库时能自动分类 9 科室领用 其它各类出库 材料出库时统一输入后能按库房自动分 类 出库时 自动显示产品价格 方便 领用科室选择查询 入库出库对接 现 入现出材料可直接按入库单分使用科室 出 10 科室耗材使用 各科室按天或实时记录本科室使用耗材 的情况 使用后自动冲减库存 从而实 现二科室库存的管理 同时系统分普通 耗材和特殊耗材 尤其是植入性耗材 追溯使用情况 11 科室耗材使用查询 能按科室查询任意时间段的耗材使用情 况 12 库存提醒 现存量表中低库存量按到最低库存量时 提出提示 零库存限制出库 无货时则 生成请购单 13 耗材盘点 能按条码进行扫描后盘点 盘点后自动 生成盘盈盘亏报表 14 各类入 出库查询 统计 能按医院要求实现各类出入库明细 汇 总报表 15 库存及有效期预警功能 系统自动根据库存的上下限进行预警提 醒 若低于下限 自动根据现有库存 上下限产生补货申请单 针对有效期 则自动提醒近 3 个月 近 6 个月到期的 物资 提醒工作人员 综合提醒管综合提醒管 理 短信提理 短信提 维修 维护 合同 强检 资产折旧 仓库库存 证照提醒 融合系统中涉及到提醒的内容 所有需 要提醒的信息 可分类进行显示 如维 护 维修 资产折旧到期 仓库补货 三证管理到期 合同到期 强检提示等 24 60 醒 醒 1 资产盘点 通过手持终端 PDA 对医院所有物资 进行初始化盘点 手持终端自动显示盘 点设备名称数量 扫描条码确认实物 并能打印物资盘盈盘亏表 2 资产报废 设备报废移动管理 手持终端扫描后自 动记录 按格式登记设备报废 报损全 部信息 并按照要求打印出相关报表 3 耗材领用 耗材物资领用时 手持终端扫描 输入 数据后自动录入记录 4 设备维修报修 对临床科室设备维修进行详细登记 记 录每次维修信息 包括维修时间 维修 原因 维修费用 配件费用 并能打印 维修单据 5 数据交换 上传和导出所需要各类数据 6 资产转科 设备或资产转移到其他科室 手持终端 扫描设备标签 选择转向科室 自动记 录 7 定位查询 工作人员输入每台设备名称或设备编号 自动查询并定位设备基本信息 对每台 设备实时跟踪 了解其使用情况等 手持终端手持终端 8 医院资产查询 医院领导可带着移动终端查询院内 资产总值 月资产变动情况等 1 一维条码 2 二维条码 用户可根据需求自定义标签 并能打印 各类标签 标签管理标签管理3 RFID 电子标签 通过射频信号识别目标对象 并获取相 关信息 同时快速准确的确认目标 1 科室设备及物资申请 2 科室申请状态查询 2 科室领用 3 科室资产 科室耗材库存查询 4 设备故障登记 5 设备维修记录查询 6 效益分析数据导入 录入 7 设备 科室效益分析统计 将 B S 终端安装部署到服务端 各科室 无需安装软件 通过浏览器直接连接到 系统 实现上述相关功能 B SB S 终端终端 8 各类领导查询报表 扩展功能 其它事项其它事项1 各类不良事件的报告及日志 涉及到医疗设备安全使用 高值耗材及 25 60 其它医用耗材的不良事件 接合设备科 的管理制度 要在系统中进行记录和通 报 并有改进措施 及相关日志查询功 能 2 数据初始化及基础数据的导入 能将医院现在的设备资产 耗材数据导 入到新的软件系统中 3 系统实施定制化 软件系统是在应用的过程中 不断的优 化和完善才能达到良好的效果 因此在 项目实施和服务过程中 应根据实际应 用的要求进行定制化开发 2 4 核心思路及概念阐述 2 4 1 多级权限控制的工作流程 任何多用户的系统都不可避免的涉及到权限问题 系统的使用者越多 使用者 本身的社会属性或分工越复杂 权限问题也就越复杂 直观的说 权限控制就是 某人能干某事 和 某人不能干某事 的控制 医院设备科日常管理工作中涉及 的部门 科室 人员较多 设备类型复杂 耗材品种繁多 对各种业务数据和报表 的查看 使用权限进行控制是极其重要的 系统采取严密的数据安全保护技术及多级权限管理机制 针对设备科日常工作 流程 对所有涉及到的环节 岗位均可选择按机构 按角色 或按用户的不同方式 来灵活设置 让用户只能在许可的范围内查看和使用数据 不同工作人员工作职责不一样 他所能操作或是能看到的数据及操作界面也会 不一样 系统可根据实际情况 自定义不同工作人员的科室操作权限 菜单工作权 限 以及相关的审批权限 如下图所示 26 60 2 4 2 建立设备电子档案 实现对设备全程管理 A 符合国标 标准化医疗器械分类及编码 系统在设计架构和设计思路方面 紧密关注国家政策 紧紧围绕 医疗卫生机 构医学装备管理办法 以及 医疗器械临床安全使用管理规范 尤其是在医疗器械 规范分类和编码方面 按照卫生部标准 68 分类 如下图 卫生部卫规财发 2011 24 号 医学装备管理办法 中部分内容 27 60 医疗器械临床使用安全规范中部分内容 本软件系统中针对医疗器械的分类编码部分内容 B 建立电子台账 确保资产账物相符 每台医疗设备都将在系统中建立档案 并通过条码或电子标签的形式体现出来 与此同时 系统还建立了科室台帐 用以记录各科室的医疗设备名称 日期 保管 人等相关信息 并可以随时查阅各科室医疗设备的详细情况 达到对全院的医疗设 备资产数据一清二楚 以确保帐物相符 使医院的国有资产监管和经济运营行为更 加规范 发展和服务能力进一步增强 28 60 一维条形码 二维条形码 可存储部分数据 C 强化设备质量控制 实现全过程跟踪 医疗设备的优劣直接关系到疾病诊断和治疗的可靠性与有效性 关系到患者的 生命与健康 也关系到医院的医疗质量 服务信誉和经济效益 对医疗设备使用过 程中的安全性与有效性进行监管就显得尤为重要 按计划进行质量控制检测和日常设备巡检 并根据检测结果进行质量控制评价 确保设备应用达到最佳效果是医院对设备进行质量控制的常规做法 那么如何记录 质量控制检测的结果 管理医疗设备质控档案呢 传统的手工记录的方式进行档案管理不仅不利于质控人员工作效率的提高 也 不利于进行设备质控跟踪 且没有办法形成一份完备的医疗设备质控档案 更谈不 上在必要时进行有效的统计和查询 系统提供的电子档案功能能够记录医疗设备从采购 安装 使用 维修直至报 废等各个环节产生的技术数据和文件资料 实现了对医疗设备全生命周期的监管 并且整合 条码资产巡检系统 有效提高临床巡检效率 避免遗漏和过期未检等现 象的发生 因此 高效快捷的巡检方式能够提高质控工作效率 保证质控工作的有 效性和普及性 通过建立医疗设备电子档案 使医院的质控工作变得有章可循 设备采购和报 废工作变得有据可依 同时也使质控工作人员的业绩考核具有量化指标 29 60 设备电子档案部分截图 保力系统中 涉及的医疗设备的生命周期 即终身电子档案包含如下内容 设备申购计划 申请表 论证表 各级审批表 设备购买 招投标记录 供应商资料记录 合同记录 设备采购验收 采购验收单 设备基本信息电子档案 技术资料 维护资料 等 设备日常运行状态 设备日常运行状态查询 日常维修记录等 设备保养 按照一定的周期为设备做定期的保养计划表 实际保养记录表 设备维修 设备维修故障登记表 设备维修记录表 送修维修费用表 各类 维修记录综合报表 计量 针对强检设备 计量的相关信息记录表 设备效益分析 设备月度效益分析表 季度效益分析表 年度效益分析表 使用率 维修率 利润率分析等 设备供货商管理 设备供货商基本信息记录 维保相关信息记录 供货商证 照信息记录等 设备报废管理 设备报废申请记录 审批记录 30 60 2 4 3 多级库存全流程管理 系统能够实现对多级库存进行管理 无论是设备还是耗材 纳入系统平台进行 管理后 可以清晰 完整的对流转环节进行记录 从而有利于后续的追溯管理 尤 其针对高值耗材 采用固定条码 有效避免出现偏差 同时使用后 详细记录使用 时间 使用详情等各类情况 耗材类的多级库存管理 不仅能随时查阅仓库存 还能记录科室耗材的日常使 用记录 从而实时监控各科室的实际用量 库存量及相关数据统计 库存管理流程 31 60 各级库存查询 2 4 4 高值耗材 零 库存 100 追踪管理 高值耗材总体流程图 A 高值耗材准入核查 建档 凡是医院用到的高值耗材 均需要设备科进行资质及相关证件审批 才能进入 32 60 临床科室使用 经审批后的耗材称为 准入 准入后建立耗材的标准档案 主要属 性包含名称 单位 规格 使用科室 库存上下限 注册证 供应商及生产商相关 信息 所有供应商要提供 生产许可证 经营许可证 等 相关界面如下 供应商资质审查 准入建档 B 高值耗材科室备码 针对已经准入和审批的高值耗材 输入要备码的高值耗材 然后输入相应的供 应商 和生产厂家 就自动带出此高值耗材相关信息 尤其是注册号 然后输入备 码数 系统自动产生一个唯一的高值耗材编码 通过此编码可以唯一识别任一进入 医院的高值耗材 如下界面 33 60 点击保存 自动打印备码条形码 一次性可打印 4 个条形码 当耗材到了医院 后 可撕下一个粘贴到耗材包装箱上 其余条码可应用于领用科室 手术室 财务 留案 C 高值耗材备货 科室备码后 科室相关人员联系经过论证审批的供应商将高值耗材送到医院指 定科室进行保管 耗材到达医院后 将耗材入库到虚拟的备货仓库 即进行备货处 理 如下 34 60 D 高值耗材配发 耗材进入到医院的备货仓库后 经过配发的环节 也即是科室领用 领用时 只需要扫描条码即可 系统自动记录配发时间 配发人 如下图 E 科室划价及入库流程 此部分需要与医院 HIS 系统的手术模块功能相接合 打开手术划价界面 输入 病人 ID 系统自动将高值耗材列出 系统自动列出此病人的相关信息 通过选择所需 要用的高值耗材 或是直接扫描高值耗材的条码 完成科室划价及入库的操作 系 统通过接口的方式 自动将使用的相关详细信息记录传输到保力系统中 如下是截 图样例 35 60 HIS 系统接口 保力系统中按科室使用 F 入帐 耗材使用入库后 财务管理部分会自动体现到入账界面功能中 在入帐时 输 入发票号码及相关信息 然后选择入帐即可 入账后即可生成相应入出库单 用于 36 60 备案 入帐后 器械仓库则会收到高值耗材的入库单 入库单将记录详细的耗材使用 信息 2 4 5 设备维护 维修管理及评价体系 医疗设备养护维修管理是贯穿整个医疗设备生命周期的一项工作 必须采用科 学合理的管理体系 方能有效地保证医院医疗设备的正常运转 降低设备故障率 让医院医疗工程技术人员较好地保障医院临床工作 系统从规范流程 强化落实的原则出发 针对维保计划 报修 维修 日常巡 检 费用预算及审批等各个环节来建立科学化的设备维修维护管理机制 通过优化 维修 维护工作流程 系统可以达到以下工作目的 37 60 维修 维护工作流程 A 改变被动维修方式 加强预防性维护 传统的医院纯人工记录 统计医疗设备养护维修数据 越来越显出无法克服的 弊端 无法明确表达 很难规范化和系统化 也不易传递给别人 在医疗设备养护维修活动中 对很多数据的研究 维修原因的统计分析 维修 效果的跟踪调查 必须在长期工作中不断地进行评价 加工 存储 传递 分享 从而才能保证维修人员能够及时获得相关数据 在短时间内修复设备故障 彻底改 变陈旧落后的被动维修方式 实现积极主动的可靠性维修管理模式 同时 用户可以通过系统建立定期 长期的设备维护计划 并将计划贯穿于日 常工作流程之中 使维护工作具有计划性 前瞻性和预防性 B 健全设备维修 维护电子档案 维修 保养资料是医疗设备档案中不可或缺的部分 维修管理的信息浩繁 其管 38 60 理 检索的手段也需要不断地现代化和信息化 系统可以对设备全部生命周期中所 有的维修 维护进行记录 查询 统计 分析 C 提升维修响应效率 规范维保工作流程 通过系统或配置的手持终端机可以实现故障登记 信息直接反馈到维修组 并 可支持短信发送的功能 维修完成后 记录实际维修情况 并由科室相关人员完成 验收 同时 维保人员在设备日常巡检过程中 利用手持终端可以随时反馈设备运 行状态 迅速查明故障原因 了解维修备 配 件库存 及时做出维修措施决策和 维修时长判断 极大缩短设备维修等待周期 提升维修工作效率 D 降低维保费用 合理控制设备运行成本 医疗设备的维修费用是一个敏感的问题 更是一个现实必须面对的问题 传统 的手工管理模式无法对维修费用做到预算合理 指标全面 通过系统平台可对既往 维修费用进行比较 分析 对服务商技术实力及价格措施进行清晰客观的跟踪 考 察 由此会在保障设备安全运转的同时能对费用进行合理控制 对医疗设备的管理既要注重日常保养 同时也不能过度保养 造成不必要的浪 费 系统信息平台能够汇集医院的医疗设备养护维修相关资料 使我们的各项操作 都能做到合理化 准确化 规范化 标准化 最终在保障医疗设备安全 可靠的前 提下 极大地降低养护维修费用 减少设备运行成本 E 提供绩效考核数据支持 由于医疗设备的科技含量日益提高 高度集成化 模块化已成为发展的趋势 技术涵盖范围越来越广 对维保人员以及技术服务商的技术水平提出了更高的要求 因此 为了提高医疗设备维修人员的服务质量和水平 督促维修人员加强业务技能 39 60 提高 需要建立行之有效的绩效考核办法 系统可以对设备的维修响应时间 重修 率 维修工时 维修费用等指标进行量化 为医院对维保人员考核 对服务商选择 提供数据分析支持 同时 强大的报表功能可随时按任意时间段查询设备维修 维护记录 工作计 划落实情况检查以及工程师工作量的统计 使部门领导清楚的知道员工工作状况 F 评价体系 系统可以对医疗设备的故障率 维修率按月度 季度 年度进行分析统计 为 维保人员提供工作重点和预防重点指导 同时为医院未来采购同类产品提供质量参 考依据 2 4 6 建立大型医疗设备效益分析 系统可以根据医院实际需求情况 对医疗设备做效益分析 设备效益分析主要是以设备的经济收益和使用效率为核心指标 以设备投入 运行消耗为辅助指标进行综合评价 来对设备进行成本效益分析 该分析对指导医 疗设备购置 考察投资成本 实际运行消耗等提供了重要的参考依据 效益分析体系主要由两部分组成 一是数据的提取 二是数据的分析 在数据提取方面 可采用三种方式