业务分析ppt课件.ppt

第4章业务分析 4 1概述4 2业务调查4 3组织目标分析4 4组织机构分析4 5组织职能分析4 6业务分析4 7实体分析 4 8管理模型分析案例分析实验三业务分析习题 1 4 1概述 4 1 1业务分析的目的和任务业务分析的目的是分析和认识现行组织系统 信息系统是为现行组织系统服务的 现行组织系统也是信息系统的基础和赖以存在的环境 只有全面认识现行组织系统 才能够开发出符合组织要求的信息系统 因此 在信息系统开发之初 对现行组织系统进行全面 系统的分析 对成功开发信息系统具有十分重要的意义 2 业务分析的任务是 在系统分析员的主持下 由开发人员和用户一起 对现行组织系统的目标 组织机构 职能作用 业务流程 管理模型进行深入分析 以建立起反映现行组织系统的业务模型 为新系统的开发奠定基础 4 1 2业务分析的主要工作1 业务调查通过对组织现状和发展过程的调查 以认识组织系统 并为业务分析提供充足材料 调查的内容包括 组织目标 规模 机构 职能 产品 市场 技术 设备 业务 信息 企业管理 人员素质 组织文化 组织信息系统建设现状等 3 2 组织目标分析通过对组织的使命 目标 策略和制约条件的分析 全面地认识组织系统 为下一步确定信息系统目标奠定基础 3 组织机构分析组织机构是组织的基本框架 是对完成组织目标的人员 工作 技术和信息所做出的制度性安排 组织机构是组织的骨架和主脉 是进行业务分析的切入点 4 组织职能分析组织职能是为实现组织目标 组织应该具有的功能和作用 组织职能由组织目标确定 具有相对稳定性 组织职能总是通过一定的组织机构来实现 需要认真分析组织机构和组织职能 以及相互之间的关系 4 5 业务及流程分析业务是组织实体的有序活动过程 组织通过各个业务活动的执行来实现组织目标 业务是对组织职能的分解和过程化 组织职能可以分解成多个业务 业务的执行是组织职能的实现和体现 业务的活动过程被称为业务流程 业务流程中交织着物流 人流和信息流 要认识组织活动过程 必须认真分析各个业务以及业务流程 6 实体分析实体是组织中的各种事物 组织由各种实体构成 通过组织实体的活动以及实体的状态变化构成完整的组织活动 以实现组织的目标 认识组织则必须认识组织中的各种实体 通过对组织实体的特性 作用 结构 状态 关系的分析 更深入地理解组织本身 5 7 管理模型分析组织在管理过程中要运用到多种管理模型 诸如计划模型 生产模型 财务模型 库存管理模型 经营决策模型 市场预测模型等 要开发能够支持组织业务 管理和决策的组织信息系统 就需要深入分析在组织中存在的各种管理模型 以便在信息系统中充分反映这些模型 6 4 2业务调查 4 2 1业务调查的原则1 客观原则业务调查的结果将作为现行组织系统分析和信息系统开发的依据 因此 业务调查必须从客观实际出发 坚持实事求是的原则 2 全面细致原则业务调查应该全面 细致 认真 不能片面 粗糙 7 3 调查 分析 记录相结合原则调查的过程是学习的过程 也是分析的过程 如果不加分析 我们将无法搞清楚所调查的内容 因此 我们强调调查与分析的结合 另外 对调查的结果应该采用规范的形式及时记录下来 4 2 2业务调查的内容业务调查应该涵盖组织的全部内容 包括的范围十分广泛 涉及到组织的内部和外部 以及组织的业务 管理 决策的各个方面 业务调查的范围也应该根据信息系统项目开发的具体任务而定 概括起来讲 业务调查主要应该包括以下内容 8 组织的使命 目标和策略 组织的机构和职能 业务及业务流程 实体及实体过程 组织的管理模型 现有信息系统的现状以及所存在的问题 9 4 2 3业务调查的方法业务调查需要周密计划 精心安排 首先 应该明确调查的任务和范围 以及调查的对象 并对调查的工作做出基本估计 第二 组织调查小组 并对参加人员进行必要的培训 明确分工 落实任务 责任到人 第三 确定调查采用的方法 工作规程 描述规范 以及所采用的工具 第四 制定详细的调查计划 业务调查存在许多有效的方法 在实际调查过程中应该根据调查对象有选择地使用 10 1 自顶向下逐步展开对于大型复杂的组织系统进行调查 原则上应该采用自上而下 由粗到细 步步深入的调查策略 可以采用以组织目标为基准 以组织机构为脉络 以业务流程为主线的调查路线 2 面谈调查人员和调查对象面对面地沟通和交流 直接了解业务活动和业务过程 3 走访走访是由调查人员到所要调查的实际业务现场中了解业务过程 例如 调查人员可以直接到工厂的生产线上观察产品的生产过程 这样比其他人介绍或看书面材料更为直观 通过这种方式获得第一手资料 11 4 问卷调查对于许多共性的问题 可以向相关人员发调查表 通过调查表了解所需要的信息 这比逐一面谈效率高 5 召开座谈会澄清或解决一些带有共性的问题或有争议的问题 通过召开座谈会是一种好形式 在座谈会上大家各叙己见 不同观点发生碰撞 可以面对面地澄清许多问题 问题探讨的相对深入些 12 4 3组织目标分析 4 3 1组织目标分析的意义组织目标 GoalofOrganization 是组织的奋斗方向 组织的一切工作将围绕着组织目标展开 信息系统是直接为组织目标服务的 信息系统建设的目标 规模 速度都应该根据组织目标而定 因此 在业务分析时 首先应该分析组织目标 4 3 2组织目标分析的基本内容组织目标分析 GoalAnalysis 主要包括组织使命分析 组织总目标分析 组织子目标分析和组织目标的实现策略分析等内容 如图4 1所示 13 图4 1目标层次结构 14 1 组织的使命和方向组织使命是组织存在的意义和价值 组织方向是组织发展的长远方向和趋势 组织的使命和方向是组织的根本之所在 认识一个组织 首先要认识组织的使命和方向 例如 中联书店的使命是以优质服务和具有竞争力的价格 向本市读者提供丰富的图书 以使本店能够顺利发展 2 组织总目标组织总目标是为了实现组织的使命 在一段时间内组织所要达到的总体目的和结果 方向是组织向未来发展的一种趋向和希望 而目标则是在具体时限内可度量的结果 例如 中联书店的总目标是向本市读者提供一流服务 使本地图书市场占有率达到30 15 3 组织子目标组织子目标是对总目标的分解 子目标可以逐层分解 形成目标树 例如 中联书店的总目标可以分解为以下子目标 最方便地供读者阅读和购买图书 减少30 的读者购书时间 近三年每年增加30 的新图书品种 书店能够快速掌握国内最新出版的各类图书 16 能够快速统计和掌握本市读者的购书要求 及时掌握畅销书 滞销书的信息 入库 出库 盘库的工作效率提高20 每年在本市建立一个分店 五年内实现全市图书连锁销售 4 组织策略组织策略是为了实现组织目标所采取的对策和举措 是实现组织目标的运筹和保证 例如 为了实现中联书店的目标 书店计划采取以下组织策略 17 采取开架售书 摆放读书桌椅 为读者提供方便阅读和购书条件 更改售书结算方法 减少读者结账时间 提高工作效率 建立全国出版社 供书商数据库 掌握最新图书动态 每年增加30 购书资金 以增加图书品种 对销售图书进行动态统计 及时掌握畅销书 滞销书信息 修改库存管理办法 提高效率 方便管理 更新结算系统 建立书店信息系统 全面提高管理水平和工作效率 18 4 4组织机构分析 4 4 1概述组织机构是为了实现组织目标 根据管理的需要 依据组织职能和组织实际所划分的组织系统的结构框架 组织机构呈层次结构 一般分为两层 三层或多层 例如 中小型学院的组织机构为学院 系部 教研室三级结构 而一般大学分为大学 学院 系部 教研室四级结构 组织机构是组织目标和职能的集中反映 是组织的骨架 抓住组织机构 也就抓住了组织的主脉 然后顺着组织机构顺藤摸瓜 可以搞清楚组织的其它问题 所以 组织机构分析是业务分析至关重要的一步 19 4 4 2组织机构分析组织机构分析 OrganizationAnalysis 的任务是理清组织的机构设置 以及各机构之间的隶属领导关系和职能指导关系 组织机构分析包括机构分析 职能关系分析和岗位分析三方面的工作 1 机构分析一般通过组织机构图来表现组织机构 例如 图4 2是某大学的组织机构图 图4 3是中联书店的组织机构图 组织机构图一般仅能够反映组织的部门设置 以及各部门之间的行政隶属关系 隶属关系是层次关系 20 图4 2某大学组织机构图 21 图4 3中联书店组织机构图 22 2 职能关系分析组织机构除了在各部门之间存在隶属领导关系之外 还存在着职能指导关系 而且职能指导关系纵横交织在部门之间 要全面理清组织管理 就需要理清这些关系 例如在高校的各个部门之间存在着教学管理 科研管理 人事管理 财务管理 物质管理等复杂的职能指导关系 3 岗位分析在每一个部门中设置许多工作岗位来实施部门的职责 需要认真分析每一个部门岗位的设置情况 在一个单位的人事劳资部门会有各个部门详细的岗位设置资料 图4 4是中联书店的部分岗位设置情况 表示可以重复的岗位 23 图4 4中联书店岗位设置 24 4 5组织职能分析 4 5 1组织职能分析组织职能分析的第一种方法是从组织使命和目标出发进行分析 组织职能是根据组织的使命和目标而设置的 组织职能分析的基准是组织的使命和目标 组织职能分析的第二种方法是从组织的机构和岗位入手进行分析 因为 组织职能总是要落实到确定的机构及岗位来承担 而组织机构和所设置的岗位总是具有确定的职责 这些职责的总和也就构成了组织的职能 由于组织机构在组织中十分显见 因此 从组织机构入手分析组织职能 比直接从组织使命和目标出发进行分析更具有可操作性 25 4 5 2组织功能模型组织功能模型用来抽象描述组织的各种职能和职能结构 组织功能模型由组织的职能结构图和一组组织功能包组成 见图4 5 职能结构图用来描述组织的职能层次 组织功能包表示一项相对完整的组织功能 组织功能包需要分解为一幅或多幅功能图 图4 6是中联书店的职能结构图 把中联书店的组织职能分解为两个层次 第一个层次是计划订购 书库管理 图书销售和事务管理 每一个一级职能又可以分解成二级职能 例如 图书销售再被分解为图书上架 销售图书 盘架 结账和资金结算 26 图4 5组织功能模型 27 图4 6中联书店职能结构图 28 图4 7是中联书店系统的组织功能包 顶层组织功能包分解为计划订购 书库管理 图书销售和事务管理四个功能包 每一个组织功能包表示一张功能图 图4 7书店功能模型的顶层组织功能包 29 图4 8是把图4 7中四个组织功能包所展开的四张功能图 每一张图中用一个用例描述一个功能 由参与者使用这个用例 例如 书库管理 的入库 出库 盘库和报损四个用例表示四个功能 参与者是采购员 售书员和库管员 30 图4 8展开的功能包 31 4 6业务分析 4 6 1确定业务业务分析的第一项工作是确定组织中都具有哪些业务 首先需要根据业务的特征来界定和确定组织应该具有的业务 只要是为实现组织职能的组织实体的有序活动过程就是组织业务 业务的确定建立在全面调查和分析组织现状的基础之上 只有对组织管理进行了深入分析 才能抽取出全面 正确的组织业务 对已经确定的组织业务应该记录在 业务明细表 中 标明各个业务的名称和简要说明 表4 1是中联书店图书销售的业务明细表 32 表4 1中联书店图书销售业务明细表 33 4 6 2业务与机构业务确定之后 接下来需要确定各个业务与组织机构的关系 业务一般分属于一个部门或跨涉几个部门 需要分析各个业务所属涉的部门 便于我们分析业务的功能和业务流程 可以通过业务 机构关系表来描述机构和业务的关系 表4 2描述了中联书店图书销售部各个业务与机构之间的关系 34 表4 2中联书店图书销售部业务 机构关系 说明 指该部门的主要业务 指与该部门有关系的业务 35 4 6 3业务与实体组织中的每一个业务都会关联到多个实体 认识各业务所关联的实体对认识业务过程 以及业务与实体之间的关系有重要意义 我们在下一节还要详细介绍实体 业务所关联的实体可以通过业务实体表来描述 表4 3是中联书店图书销售的各业务所关联到的实体 36 表4 3中联书店图书销售业务实体表 37 4 6 4业务流程分析业务流程是组织业务的活动过程 业务活动过程也是组织实体围绕着实现组织的某些目标的活动过程 在业务流程中伴随着组织中大量的人流 物流 资金流等实体流和信息流 但所有的实体流最终都要反映为能够被人们接收和处理的信息流 业务流程分析是业务分析中的一个很重要的内容 只有对业务流程进行深入分析 才能够深入地理解业务的活动过程 业务流程分析有许多方法和工具 我们采用UML中的活动图来描述业务流程 图4 9给出了中联书店的图书销售业务流程 38 图4 9销售图书业务流程图 39 4 7实体分析 4 7 1实体实体 Entity 是组织中的各种事物 组织由各种实体构成 由实体的活动构成组织业务 以实现组织的目标和使命 实体是组织的构成要素 认识组织必须认识组织中存在的各种实体 实体又是开发信息系统的基础 在面向对象方法中 信息系统中的对象很大一部分来源于对组织实体的抽象 4 7 2实体分析实体分析需要经过发现实体 筛定实体 确定实体的性质 关系和综合分析等步骤 40 1 发现实体实体分析的第一项工作是发现组织中所存在的各种实体 发现实体主要有三种方法 1 从组织目标 机构职能和业务中发现实体实体存在于组织之中 在组织目标 机构 职能 业务的分析中会涉及到大量的实体 在相应的分析过程中就随时把所涉及到的实体记录下来 它们就是所要发现的实体 2 从现有文档中发现实体实体的名称一般都是名词或名词短语 我们可以从组织现存的各种文档中搜索各种名词和名词短语 作为候选实体 41 3 直观分析实体通过直观分析发现组织中所存在的客观事物 以发现组织的实体 2 筛定实体把前一步骤发现的实体称为候选实体 然后通过认真筛选和甄别 筛定出实际存在的组织实体 筛定实体可以通过以下方法进行 1 名词与实物对应法需要对候选实体中的每一个实体名称寻找实际对应的实物 如果根本就不存在这个实物 那么也就不存在这个实体 应该筛选掉 42 2 范围确定法所确定的是组织内部或虽在组织外部 但与组织业务存在密切关系的实体 应该筛选掉与组织业务关系不大的外部实体 例如 读者 虽然属于书店外部 但读者与整个书店业务存在密切的关系 如果没有读者 也就没有书店和书店业务 因此 读者应该作为书店系统的实体 而 工商局 上级主管部门 与书店也存在联系 但对书店业务没有直接关系 因此 这两个外部实体就可以筛选掉 对于处在组织内部的实体的确定也应该有所甄别 假如要开发一个企业财务信息系统 那么 党员 工会会员 等实体虽然属于企业内部 但它们与财务管理没有直接关系 故这些实体应该筛选掉 43 3 名称分析法需要对实体名称进行分析 杜绝同名异体和同体异名的现象 例如 职工 工作人员 雇员 店员 在书店系统中都是表示同一种实体 我们把这些名称统一为 职工 再比如 图书 在书店的不同环节具有不同含义 采购部门一般指的是 采购图书 书库指的是 入库图书 库存图书 出库图书 和 报损图书 而销售部则指的是 架存图书 售出图书 因此 我们一定要区别同一名称所代表的具体含义 通过对每一个实体的筛定 最后确定出组织的实体 这些实体将作为建立组织实体模型的基础 44 3 实体性质分析通过对实体性质的分析 将会使我们更深入地认识和把握所分析的实体 另外 实体性质的分析也将为下一步对象类的属性和操作分析奠定基础 在分析实体性质时 仅分析实体的核心性质 先不要考虑无关紧要的性质 例如 实体 图书 的基本性质就仅包括书名 书号 作者 出版社 出版年月 定价等 4 实体关系分析事物不是孤立存在的 而是彼此之间存在着广泛的联系 组织中的各个实体总是通过与其它实体所存在的相互关系 而表现出自己存在的价值和意义 实体关系的形式具有多样性 主要应该把握关联 聚合 组合 泛化 依赖等关系形式 45 其中 关联 指实体之间所存在的固有的对应联系 例如 读者 和 图书 之间本身就存在购买与被购买的对应关系 聚合反映整体与部分之间的一种相对松散的组成关系 如果整体不存在 部分还可能存在 班级和学生就是一种聚合关系 没有班级 学生仍然存在 组合 则描述整体与部分之间一种紧密的组成关系 如果没有整体 则部分也就没有存在的必要 例如人和心脏之间就是一种 组合 关系 没有人 心脏也就不会存在 泛化 反映事物之间的一般和特殊的关系 例如 职工和采购员 售书员 计划员 收款员之间就是泛化关系 依赖 则反映事物之间的因果关系 结果依赖着原因 例如 图书计划和图书采购之间就是依赖关系 图书计划是图书采购的依据 46 4 7 3组织实体模型1 组织实体模型的概念组织实体模型用来描述组织中的主要实体以及实体之间的相互联系所呈现的静态结构 组织实体模型反映了组织中的主要事物以及事物的相互关系 相当于组织的一个静态构成框架模型 组织中存在各种各样的客观实体 组织实体模型一般需要由多张图描述 一张图可以描述组织的一个部门 一个业务或一个用例的实体结构 47 2 组织实体模型的建立建立组织实体模型是一个复杂和反复的过程 首先 需要确定对组织进行分解的根据 因为 不可能通过一张实体图来描述出一个庞大组织的实体结构 所以 可以选择部门 职能 业务或用例等作为对组织分解的依据 前面我们已经介绍了组织功能模型 它已经给出了一种对用例的分解依据 因此 为了一致 我们建议根据组织功能模型中的用例图来建立对应的组织实体模型 一张用例图对应一个实体图 因为组织功能模型建立的依据是组织职能结构 所以 组织实体模型也应该根据组织职能结构的主线来建立 确定了分解的依据之后 接下来需要具体建立组织实体模型的总体结构 例如 图4 10是书店实体模型的总体结构 48 图4 10书店实体模型的结构 49 接下来需要为组织实体模型中的各个子包建立初步实体图 在前一节中已经对各个具体的实体进行了分析 并分析了各个实体的性质和实体之间的关系 在此基础上 就可以建立反映实体联系的实体图 对建立的初步实体图还要进行调整和优化 最后确定出能够反映实际 并布局合理的实体图 图4 11是为中联书店建立的书店实体模型中 图书销售 子包的实体图 50 图4 11图书销售实体图 51 4 7 4实体字典实体字典 EntityDictionary 用来记录在实体分析中发现的实体 因为实体既是存在于组织中的各种客观事物 同时又将作为构建信息系统时的候选对象 对信息系统开发具有十分重要的意义 所以需要详细记录所发现的实体 实体字典由实体目录和实体条目两部分构成 在实体目录中 按照确定顺序列出实体名和实体条目编号 一般按照实体名的汉语拼音字母顺序编排实体 实体条目是对各实体的详细描述 一个实体对应一个实体条目 在实体条目中应该描述实体条目编号 实体名 实体职责 实体属性 下面给出书店系统的部分实体字典 52 书店系统实体目录见表4 4 目录中列出了中联书店实体模型中的部分实体 图4 12是 图书 售书员 和 图书订单 三个实体的实体条目说明 53 表4 4中联书店实体目录 54 图4 12 图书 售书员 和 图书订单 实体条目 55 4 8管理模型分析 管理模型是对组织的管理模式和方法的抽象描述 管理模型也是对管理过程内在规律的总结和概括 它是对组织实施科学管理的理论依据 也是信息系统必须考虑的因素 因此 管理模型分析是业务分析工作的重要组成部分 管理模型分析应该针对具体的组织进行 我们给出一个企业物资管理模型的例子 企业物资管理包括对物资的进出存的全面管理 主要有编制物资采购计划 订货和签订合同 仓库管理 库存控制 用料管理 物资财务管理 物资调剂和废料利用等环节 物资采购计划需要根据生产计划 销售计划 设备计划 基建计划以及物资消耗定额和物资储备定额等因素确定 根据以上分析 可以确定出图4 13所示的物资管理模型 56 图4 13企业物资管理模型 57 附 业务分析报告下面的图4 14给出了业务分析报告的简要提纲 58 图4 14业务分析报告提纲 59 案例分析中联书店业务分析 一 目标分析1 使命以优质服务和具有竞争力的价格 向本市读者提供丰富的图书 以使本店能够顺利发展 2 总目标向本市读者提供一流服务 使本地图书市场占有率达到30 60 3 子目标 最方便地供读者阅读和购买图书 减少30 的读者购书时间 近三年每年增加30 的新图书品种 书店能够快速掌握国内最新出版的各类图书 能够快速统计和掌握本市读者的购书要求 及时掌握畅销书 滞销书的信息 入库 出库 盘库的工作效率提高20 每年在本市建立一个分店 五年内实现全市图书连锁销售 61 4 组织策略 采取开架售书 摆放读书桌椅 为读者提供方便阅读和购书条件 改进售书结算方法 减少读者结账时间 提高工作效率 建立全国出版社 供书商数据库 掌握最新图书动态 修改购书资金计划 每年增加30 购书资金 以增加图书品种 62 对销售图书进行动态统计 及时掌握畅销书 滞销书信息 修改库存管理办法 提高效率 方便管理 更新结算系统 建立书店信息系统 全面提高管理水平和工作效率 二 机构分析中联书店设有计划市场部 书库 销售部和办公室四个部门 见图4 3 岗位设置见图4 4 63 三 职能分析1 职能结构根据中联书店的目标可以把书店的职能划分为计划管理 购书管理 书库管理 销售管理和事务管理 每一个职能又可以再细分 见图附4 1 64 图附4 1中联书店职能结构 65 2 组织功能模型1 总体功能把中联书店的五个职能中的计划管理和购书管理两个职能合并为计划订购职能 保留其余的三个职能 可以得出中联书店组织功能模型的顶层功能包 见图4 7 2 系统参与者中联书店业务的参与者主要包括图附4 2所列出的7类人员 66 图附4 2中联书店业务参与者 67 3 组织功能可以把中联书店顶层功能包中的四个包分解成图4 8 a d 所示的四个功能用例图 对 计划订购 中的 图书计划 和 图书订购 可以再分解成图附4 3中的两个功能用例图 对 书库管理 中的 图书入库 和 图书出库 可以再分解成图附4 4中的两个功能用例图 68 图附4 3分解的 购书计划 和 订购图书 功能用例图 69 图附4 4分解的 图书入库 和 图书出库 功能用例图 70 四 业务分析1 业务分析我们抽取的中联书店的业务见表附4 1 71 表附4 1中联书店业务明细表 72 73 74 这些业务与部门的关系见表附4 2 表附4 2中联书店业务 机构关系表 说明 指该部门的主要业务 指与该部门有关系的业务 各业务所关联到的实体见表附4 3 75 表附4 3中联书店业务实体表 76 77 2 业务流程分析下面给出中联书店的五个主要业务流程 1 编制图书订购计划 编制图书订购计划 的业务流程见图附4 5 78 图附4 5业务流程图 1 79 2 订购图书 订购图书 的业务流程见图附4 6 80 图附4 6业务流程图 2 81 3 图书入库 图书入库 的业务流程见图附4 7 图附4 7业务流程图 3 82 4 图书出库 图书出库 的业务流程见图附4 8 83 图附4 8业务流程图 4 图 84 5 销售图书 销售图书 的业务流程见图4 9 85 图附4 9计划订购实体图 86 五 实体分析1 组织实体模型中联书店实体模型的总体结构见本章前面的图4 10 图附4 9和图附4 10是中联书店实体模型中的计划订购实体图和书库管理实体图 图书销售实体图见本章前面的图4 11 87 图附4