收发文资料管理制度.doc

.文件管理工作制度第一章 总则第一条 为进一步加强文件管理，明确文件管理的范围、职责、流程和方法，特制定本管理制度。 第二条 文件的种类 (一) A 类：管理手册（包括质量、环境、职业健康安全管理手册）。 (二) B 类：程序文件。 (三) C 类：作业性文件（技术文件、管理性文件、外部文件、法律法规）。 技术文件包括：图纸、标准、规范、工艺文件、作业指导书、质量计划、施工组织设计、施工措施、方案、基建资料、企业工法、企业论文、企业专利、顾客提供的图样资料等。 管理性文件包括：行政文件、工程合同、采购文件、设备管理资料、管理制度、报告、记录、获奖证书等。 第二章 文件的起草与签发第三条 文件起草的原则： (一)观点明确、条理清晰、内容充实、表达准确； (二)文字精炼、文风端正； (三)要根据行文的目的、内容等确定正确的文种； (四)格式要规范。 第四条 各部门起草文件须使用统一规格的文稿审批笺。 第五条 手册由中为公司监察审计部编制，管理者代表审核，总裁批准签发。 第六条 程序文件由监察审计部组织按照职责分配由主责部门编制，相关部门会审，中为公司主管领导审核，管理者代表批准签发。 第七条 技术性文件的编制与审批 中为公司内部技术性文件由主管职能部门起草行文，总工程师审核签发。 技术性文件的编制与审批执行中为公司的技术管理制度、科技工作管理制度、计量管理制度。 第八条 管理性文件的编制与审批制式（红头）文件制发要求： (一)起草：以中为公司名义行文或以部门名义行文的均由主办部门起草文稿。 (二)会签：凡需联合行文的，由主办部门负责起草，并需相关部门进行会签。 (三)核稿：由主办部门负责人审核并签字。 (四)签发：文稿经起草、会签、核稿完毕，即由主管领导或法定代表人审定签发。 (五)编号：主办部门到办公室进行发文登记编号。凡联合行文的均编主办部门字号；党政联合行文的均编党委字号。 (六)发布：主管领导审核同意签发后即发布。 (七)凡需印发正式版头（红头）公文，必须使用中为公司统一印制的“发文稿纸”，正文使用方格稿纸或打印纸。 (八)起草文件禁止使用圆珠笔和铅笔及复写。 制式（红头）文件格式要求：首页应标明：发文单位名称、文件主题、文种、发文字号、年份、主送机关，如属企业保密文件，应在左上角加印“内部秘密”字样。文件末页应标明：主题词（主题词排序原则是：反映文件中心内容的词语在前、反映文件形式的词语在中、反映文件性质的主题词在后）、抄送机关、制发部门、文印时间、印发份数及签发人，正文落款应注明发文单位、发文时间及签章，制式文件以文件末页主题词项印制时间下方标注“受控”字样为受控标识。 第九条 党委制式文件可不加盖印章。 第十条 请示要一文一事，一事一报。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商取得一致意见后上报。请示件要报送上级机关办公室或秘书部门按程序办理，一般不许直接送领导者个人。 第十一条 凡不符合上述行文规范要求的，办公室可退回制发部门要求重新行文。对不符合行文规则的上报文件，办公室及秘书部门可提示重报或退回下级呈拟单位。 第十二条 外部文件需转发的由主管部门起草行文，主管领导签发。 第十三条 外来文件分为“阅件”和“办件”两大类，即：送领导及有关部门阅知的公文为阅件；需要办理并答复的公文为办件。凡收到的外来文件进行登记时，必须使用中为公司统一印制的“公文处理纸”。 第十四条 阅件办理的程序为：编号、登记（收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、份数、收文顺序号等）阅批、传阅、督办、归档。 第十五条 办件办理的程序为：登记、编号、阅批（请办）、传阅、督（查）办、批复、呈报、反馈、注销（办结）。 第十六条 法律法规由安全管理部负责管理与合规性评价。 第三章 文件的发放第十七条 经批准发放的文件，由该文件主管部门确定发放范围，根据需要分发到各相关部、室及分公司等，收文单位应在文件发放登记簿上签字。只通过信息系统发放的文件，文件主管部门选择相应的接收人，凡受控文件接收人须点击“签收”。 第十八条 发文应将发文底稿和纸质一份交由办公室存档。办公室分门别类存放在文件资料盒内，目录清单一目了然；内勤人员对文件的保管要认真负责，存放文件的原则是：妥善保管、有条有理、查找方便、保密不泄密。第十九条 文件的归档：要认真执行档案管理制度，年终岁首，要将所保管的有历史指导意义，有价值的文件资料，统一上交档案室存档。凡属国家、省、市级文件要清理，年终上缴市机要局。 第二十条 凡标注秘密级以上的文件绝不允许复印、拷贝或转发，受控文件未经主管领导允许，不得提供给中为公司以外人员使用。 第四章 文件的清理和销毁第二十一条 对于体系有效运行的各个场所，须保证使用相应文件的有效版本。 第二十二条 已废止，无保存价值的文件，由文件制发部门从信息系统上将其删除。纸质的受控文件按“文件发放登记表”收回并统一销毁。对于秘密级以上的文件，必须填报“文件销毁登记表”严格履行“清点登记一一审批一一备案”工作程序，坚持二人监销制度，部门和个人不得私自销毁秘密文件。 第二十三条 不能把文件资料当废纸直接处理，应用碎纸机销毁后废弃。电子设备（电脑、上网本、U盘、移动硬盘、光盘等）放弃使用前应彻底删除企业相关文件。 第二十四条 文件的存放保管应保持室内空气流通，环境适宜。防止潮湿发霉，防火防蛀。 第五章 文件的评审第二十