烟酒礼品使用管理办法.doc

烟酒、礼品使用管理办法第一章 总则第1条 为加强公司的烟酒、礼品管理工作，充分发挥烟酒、礼品等在对外业务交往中的作用，特制定本办法。 第2条 本办法所称烟酒、礼品指：经公司批准，由总经办直接批量购置或定制的专门用于对外公关工作或业务交往，以公司名义向有关单位、个人馈赠的纪念物品，包括礼品、香烟、酒、茶叶、购物卡等。第3条 公司的烟酒、礼品管理工作由总经办负责，总经办指定行政人事部负责入库，保管员负责保管，并负责定期盘点工作。第二章 烟酒、礼品的采购第4条 香烟、购物卡等固定采购点的物品由行政人事部在达到最低库存量时，根据每月使用情况向总经办申请批准后采购。第5条 其他礼品如茶叶、酒等礼品由部门根据业务和工作需要提前向总经办申请，待总经办批准后由总经办负责采购或定制，在采购、定制礼品时应当遵循“货比三家，质优价廉”的原则办理，以最大限度地提高资金的使用效率。 第6条 非总经办和行政人事部人员自行采购的礼品，需及时（二日内）至行政人事部和保管员处办理入库和核实验收工作，采购人员凭入库单及发票按相关流程报销，否则不予报销。第三章 酒水、礼品的验收与出入库第七条 采购人员在烟酒、礼品采购回公司或供应商按约定将烟酒、礼品交付公司时，须由采购员、保管员、客户共同配合验收；对照申请及送货单检验货物的品名、规格型号、质量、数量及金额是否一致；验收合格后，须在送货单上注明验收结果并经采购员、保管员共同签字确认，之后才好办理入库和验收入库；如验收不合格，不予入库，并及时联系供应商妥善处理。 第八条 烟酒、礼品入库时，采购员须填写入库单（入库单一式三联，一联由行政人事部留存，一联交保管员登记台账，一联在报销对账时交财务部），并由采购员、保管员共同签字后，方可入库。对入库管理的烟酒、礼品应分类、按序、按要求存储，确保烟酒、礼品的正常、安全使用。 第九条 酒水、礼品的出库必须履行审批手续，由经办人填写烟酒礼品申请单，注明申请部门、申请人、用途、领用数量，报部门领导和总经办领导批准后方可至保管员处领取。 第十条 申请人领取烟酒、礼品后未用完的，应在2日内退回，保管员在收到回退的烟酒、礼品后，重新办理入库手续。 第十一条 对于因招待客户或不能在领用前办理领用手续的，需与保管员签署烟酒、礼品借用单，并需在2日内补齐领用手续，否则其后再申领烟酒、礼品时不予受理。 第十二条 烟酒礼品申领单禁止涂改，对于登记错误进行涂改的，必须有领用人、保管员及相关责任人签字确认。第四章 酒水、礼品的保管第十三条 原则上各类烟酒、礼品均由总经办指定的保管员进行保管。 第十四条 烟酒、礼品入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量和金额，并如实填写烟酒、礼品出库台账，做到账物相符。第十五条 每月5日前由保管员和入库员共同对库存的烟酒、礼品进行检查盘点，汇总登记烟酒礼品盘点表并报送至总经办。第十六条 保管员换岗或离岗时，应将账物盘点清楚后随入库单、出库单、出库台账一并移交下一任专管人员。第十七条 代管 保管员的职责是负责保管，未经公司领导批准，不得发放相关的烟酒、礼品。保管员因其他原因不在时，应安排部门其他人员代管，在保管员到岗后立即与代管人员核查帐物，以免出现账物不符。代管人员在代管期间不履行职责的，出现账物不符的由代管人员直接承担经济责任。第五章附则 第十八条 各部门所发生的烟酒、礼品费用由财务部统一核算，纳入各部门招待费用，按月、季度、年度报送至部门及领用人本人，并报送至总经办，实行费用包干的人员，其发生的烟酒、礼品费用将计入其年终的工资奖金核算中。第18条 对领用的烟酒、礼品等未使用在对外公关和业务中，公司一经发现，将给予其领用物品市场价的双倍处罚（在当月工资中扣除），并取消其以后申请烟酒、礼品的资格。第19条 特别说明：公司采购的烟酒、礼品价格不得对