企业销售信息化管理初探.doc

摘 要21世纪的今天，企业全球化的高速发展正在改变传统的市场竞争法则，一个企业的成败不仅取决于它是否能有效地发挥组织机能，更需要在这个全球化的信息社会里不断地借鉴先进的企业管理模式、不断地寻找自身缺陷及时改进自身的管理方法，以求得企业在弱肉强食、劣者出局的严酷竞争中存活下来。在我国数量最多、特点最突出、优势最独特的中小型企业也纷纷主动或被动的进入了世界市场，如何在这样一种竞争激烈的经济环境中胜出并不断地强化自身竞争力，成为许许多多中小型企业急需解决的难题。利用信息技术来提高企业的管理水平和效率已是现代企业管理发展的一种趋势。基于销售管理工作信息化前后业务处理方式的对比分析，得出销售管理信息化价值实现的过程首先是信息存储方式的变化，进而带来了信息获取、信息处理、信息传递方式的变化，使得销售管理工作的效率提高、成本减低、决策所需的信息质量提高，达到了提高企业销售管理绩效的目标。关键词：企业信息化；销售管理；价值实现；AbstractOf the 21st century today, enterprise development of globalization is changing traditional market competition law, an enterprise or not depends on whether it will be able to organize functions effectively, more needs to be in the global information society constantly using the advanced management pattern, a constant search for its own deficiencies in time to improve their management and to enterprises in the law of jungle, Inferior out of competition to survive. In our countrys largest number and characteristics of the most prominent advantage of the unique, the small and medium enterprises were initiative or passivity into the world market, it is such a competitive economic environment and to constantly improve their competitiveness, many smes needed to solve the problem. The use of information technology to improve enterprise management and efficiency is a modern enterprise management development trend.Based on the comparison of the ways of business processing of pre and post sales management informationization, arriving at the conclusion that the process of realizing values of sales managenment informationization : first, the change of information storage, and the bringing to the changes of information acquisition, information processing and transmission, these changes result in work efficiency enhancement, cost reduction, quality improvement of decision-making information, finally achieving the goal of improving enterprise sales management erformance.Keywords：enlerprise informationization; sales management; value realization目 录1 引言 1 2 信息化管理的概述、作用2 2.1 信息化管理的定义2 2.2 信息化管理的作用2 3我国企业信息化发展的战略要点 5 3.1以信息化带动工业化5 3.2信息化与企业业务全过程的融合、渗透5 3.3信息产业发展与企业信息化良性互动5 3.4充分发挥政府的引导作用5 3.5高度重视信息安全5 3.6企业信息化与企业的改组改造和形成现代企业制度有机结合5 3.7“因地制宜”推进企业信息化64企业销售管理信息化的基本思路和主要诉求 7 4.1 企业销售管理信息化是企业信息化管理的重要内容74.2企业销售管理信息化的基本思路74.3企业 销售管理信息化的主要做法和体会84.4管理改善持续化 105企业加强销售管理信息化应采取的措施115.1合理选择公司需要的ERP系统115.2强调ERP系统与公司业务流程的紧密配套115.3实现完善的ERP系统功能125.4加强对系统数据的管理125.5不断提高系统使用人员的系统运用技能136案例分析：以椿本链条贸易（上海）有限公司为例 14 6.1椿本链条贸易（上海）有限公司简介14 6.2公司销售管理信息化的现状及存在问题分析14 6.3公司加强销售管理信息化的必要性15 7 结束语17参考文献 18 致 谢 191 引 言当前，随着经济全球化和知识经济的发展，技术创新的速度加快，企业竞争行为更偏向于建立长期的竞争优势。企业的核心竞争力已从传统的物质产品转向无形化和连续化的创新能力。由于信息技术广泛的渗透性和关联带动作用，使得信息化成为技术创新的关键环节和支撑企业长期竞争优势的重要基础。 随着信息技术的迅猛发展，企业信息化建设已成为不可逆转的发展趋势，它不再是企业的效益工程而是企业的生存工程，企业信息化成为中国信息化领域最受关注的发展重点，并被明确为我过“信息化带动工业化”战略国策的实施重点。信息化使全球化市场竞争和企业管理模式发生深刻变化。信息化已经成为企业的命脉和核心竞争力。 在管理信息化思想的指导下开展销售管理信息化的规划和设计，是企业销售管理信息化成败的关键。要建立一个具有高度整合、快速效率、数据共享、信息集成的高层次信息管理系统，必要从理念和行为上真正树立企业信息化要与销售管理业务的高度融合。2 信息化管理的概述、作用2.1 信息化管理的定义信息化管理是将现代信息技术与先进的管理理念相融合，转变企业生产方式、经营方式、业务流程，串通管理方式和组织方式，重新整合企业的内外部资源，提高企业效率和效益、增强企业竞争力的过程。 信息化管理不是信息技术与经营管理技术的简单结合，而是相互融合和创新。信息化管理不是简单的用信息技术工具来实现已经陈旧的管理逻辑，不要期望将某种解决方案套用在传统的管理模式之上就会产生某种神奇的功效，当信息系统与现行的管理制度、组织行为发生剧烈冲击和碰撞的时候，信息系统往往无法提供更多的帮助，而需要的是通过信息化带动企业管理的创新，站在企业战略发展的高度，重新审视过去积淀的企业文化、企业理念、管理制度、组织结构，将信息技术融入到企业新的管理模式和方法中去。信息化管理是一个动态的系统和一个动态的管理过程，企业的信息化并不能一蹴而就，而是渐渐积累的。企业内外部环境是一个动态的系统，企业管理的信息化系统软件也要与之相适应，管理信息系统的选型、采购、实施、应用是一个循环的动态过程。这一动态过程是与企业的战略目标和业务流程紧密联系在一起的。2.2 信息化管理的作用企业的管理离不开信息系统的支持，信息化建设要在企业的管理框架下进行。企业的经营战略决定了企业信息化的战略。这就像企业的各个部门都要根据企业的经营战略来制定本部门的发展规划一样。反过来，信息化对企业管理的支持作用也是显而易见的，就像企业的财务、研发、人力等部门对企业的管理支持一样。 在企业总的管理框架下实施的信息化建设对企业的管理支持主要表现在以下几个方面:2.2.1 信息化管理可以使企业的组织架构更合理信息化能够使企业各部门之间便于实现连结，使企业的组织架构与部门设置、各部门的职能定位等更加容易，工作范围更加清晰，权责明确。在实施企业信息化的过程中，结合先进的管理思想，根据企业自身情况对组织架构重新定义和职能划分，使企业的组织架构能够与信息系统有机的结合，实现业务流程的改造和重组，从而优化企业的组织结构和管理手段。信息化可能对有的企业来说，组织架构不一定要变动，但对于大多数企业来说，部门的职能定位是需要重新定义的。2.2.2 信息化管理可以使企业管理流程更加优化企业在不同的时期，为了管理的需要出台许多流程。不仅公司出流程，各部门内部也可能出流程。在没有一个大的、统一的框架（明晰的组织架构和明确的职能定位）之下，流程与流程之间有可能存在重复、冲突，或者盲区，难免会出现混乱。比如在公司的催款方面，财务向欠款方催款，销售部门也向欠款方催款。有时相互之间会交流沟通，款项是否回收。但也有时会出现财务部门认为销售部门会跟欠款人催款，同样销售部门也认为财务部门会向欠款人催款的现象，结果是大家都没有催款。而在信息化的实现过程中，通过对原有的管理流程进行重新整合和优化，明确规定了各个部门的职能范围，使得各个部门分工明确，各司其职，避免了相互之间可能出现的矛盾和疏漏。2.2.3 信息化管理可以提高资源的共享程度信息化能使企业的各个部门之间实现信息的共享，使企业的业务处理更快捷、准确，提高了工作效率，降低了劳动强度，提高企业的反应速度。利用电脑来处理信息的特点就是速度快、准确。各个业务部门使用信息系统后，系统中的数据是基于同一个数据库的数据，并按照事先定义好的业务流程快速流动，使企业业务的处理速度加快、准确性大幅度提高，从而提高了企业的反应速度。2.2.4 信息化管理可以为企业的经营决策提供有效的支持利用信息系统对企业的经营数据分析，从而提供对管理决策的支持是可行的。通过信息系统数据提取或者对数据仓库进行数据挖掘和钻取，对企业的经营数据进行多角度的分析，然后对市场的发展做出预测，从而对管理和经营决策提供支持。2.2.5 信息化管理可以不断促进企业管理水平的提高信息系统是一个“柔性”系统，企业的管理水平有多高，它能给管理的支持就有多大。信息系统是以计算机为基础的。计算机永远不会超过人类的智能水平。但是，当人类告诉计算机计算流程和方法以及规则后。计算机可以快速、精确的计算，这是计算机的优势，所以，基于计算机的信息系统是一个“柔性”的系统，使用它的人能够给他赋予多大的能力，他给管理的支持就有多大。因此，信息系统的能力与企业的管理水平是息息相关的。企业只有不断提高管理水平，才能促进信息化的不断发展。3我国企业信息化发展的战略要点3.1以信息化带动工业化在推进企业信息化时，把工业化与信息化密切结合，注重以信息化带动工业化，发挥后发优势，坚持将信息化与工业化融为一体，相互促进，共同发展，加速产业升级和产业结构调整，实现经济结构的战略性转变，使国民经济健康发展。3.2信息化与企业业务全过程的融合、渗透注重信息技术的高渗透性，使信息技术渗透到企业生产、经营和管理的各个方面，并与企业的整个业务流程高度融合，甚至就成为业务本身。3.3信息产业发展与企业信息化良性互动企业信息化不可能从国外买来，必须主要依靠我们自己的信息产业，包括信息产品制造业、软件业、信息服务业和咨询业的强有力的支撑；同时企业信息化的全面推进，又为信息产业创造了巨大的市场需求，带来了新的发展机遇。因此，推进企业信息化，要与我国信息产业互相促进、共同发展。3.4充分发挥政府的引导作用企业信息化面临着诸多政策环境问题，政府必须采取措施加以改善和解决。应发挥政府的指导、扶植及宏观调控作用，通过政策的制定、统筹规划及协调、资金投向的引导、重点项目的支持、规范市场竞争等，营造企业信息化的良好环境。3.5高度重视信息安全信息化程度越高，信息安全问题越是重要和突出。信息化社会信息安全问题关系国家安全与稳定，关系到每一个企业切身利益。企业信息化必须高度重视信息安全问题。3.6企业信息化与企业的改组改造和形成现代企业制度有机结合信息技术作为当代的先进生产力，必然要求与之相适应的生产关系。现代企业制度和科学管理是信息技术得以开花结果的肥沃土壤。失去了它们，信息化建设内在动力不足，容易出现投资浪费、利用率低，甚至系统闲置的现象。要充分认识企业信息化建设只是企业现代化建设的一种手段和工具，它的主要作用就是对企业各种信息实行高度集成和快速处理，为企业供应链管理、产品设计制造和科学决策等提供重要支持。因此，企业信息化建设必须纳入企业现代化建设总体规划之中，从企业整体优化、系统工程和信息集成的角度出发，统筹兼顾，相辅相成，互为作用。3.7“因地制宜”推进企业信息化我国的企业信息化要注意充分发挥后发优势和比较优势，不盲目仿效发达国家的发展道路和发展模式。充分考虑各区域、行业以及企业间发展的不平衡和各自特点，分类指导有效推进企业信息化进程，企业信息化推进的速度不能强求一律，信息化不仅要与本区域和领域的自身发展相协调，互为促进，而且要与国家信息化进程协调发展。根据中央西部大开发的战略部署，西部地区企业信息化建设要服务并促进西部的经济和社会发展与进步。4企业销售管理信息化的基本思路和主要诉求4.1. 企业销售管理信息化是企业信息化管理的重要内容信息化无论是作为战略手段还是战术手段，在中小企业经营中都发挥着极其重要的作用。本文首先提出了适合于我国中小企业销售管理信息化的有效方法。其次基于某合成纤维有限公司销售管理现状的详细分析，确定了使用Excel服务器进行信息化系统开发。在开发过程中，采用用例、测试双驱动的开发方案，选择RUP结合XP开发小型项目的实施方案，采用C/S和B/S混合模式，实现了系统的各种功能。实践结果表明，该信息化系统可以实现企业内部的资源共享，能够有效提高企业管理者的管理效率。对中小企业而言，信息化无论是作为战略手段还是战术手段，在企业经营中都发挥着举足轻重的作用。信息化消除了中小企业与市场之间的空间距离，拓展了国内国际市场，促进了中小企业的发展，在企业生存成长过程中扮演着愈来愈重要的角色。目前，我国中小企业信息化现状还很不理想，虽然有高达80%的中小企业具有接入互联网的能力，但用于业务的只占44.2%，只有16.7%的企业有自己的网站，14%的企业建立了企业门户网站，52.3%的企业具有不同程度的信息化应用，其核心业务的应用低于10%。因此，大力推进中小企业信息化建设十分必要且极其重要。4.2. 销售管理信息化的基本思路在管理信息化思想的指导下开展销售管理信息化的规划和设计，是企业销售管理信息化成败的关键。要建立一个具有高度整合、快速效率、数据共享、信息集成的高层次信息惯性力系统，必须从理念和行为上真正树立企业信息化要与销售管理业务的高度融合。4.2.1 坚持管理与系统相融合销售结算信息化管理的原则之一就是将管理与系统相结合。信息化的工作应该在企业整体发展战略的指导框架下进行，应强调管理制度和先进管理模式、业务流程在销售业务中的主导地位，只有建立在现代IT系统之上并与之融合的结算模式才可能是先进的。4.2.2 坚持信息化与业务相融合企业不仅按订单安排生产，更多的是按市场预测来安排生产，对于连续化大流程生产的企业，以市场销售为导向绝非易事。多数人认为，信息化仅仅是对销售管理过程信息资源整合，并不希望与现有的业务管理总体结构之间差异太大，更不愿意进行大规模业务流程再造或重组。因此，起步阶段我们尽量支持原业务流程，但流程不能被固化，应具备修改和变动的灵活性。销售全过程实行模块化管理，与现有的运作模式接轨。对信息实现加工和分析，随时可以调看重要信息的流向及分布的图表数据。便捷灵活的查询信息，对复杂的报表系统在格式和内容等方面要实现灵活修改的功能。在发货单生效前，由销售、储运、财务等相关部门在系统中进行严格的审核。4.2.3 坚持就源取数与资源共享销售管理系统是企业产销资讯系统的一个组成部门，与任何先进的信息管理系统一样，销售、质量、生产管理等系统紧密结合，各司其职，相辅相存，共用同一编码，达到规范化、自动化、批次处理的效果，实现以市场为导向、合同为主轴、规范为桥梁的产销整合管理和追踪，从而达到应付市场变化、满足客户弹性需求，有效提高生产效能和市场竞争力。4.3. 销售管理信息化的主要做法和体会4.3.1 系统运行集成化销售系统是企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件系统，其核心管理思想就是实现对“供应链”的管理，实现“计划下达计划执行计划完成实现结算”各环节的集成化应用和物流、商流数据的统一，建立了企业决策完善的数据体系和信息共享机制，发挥数字化、网路化、智能化的优势。同时，系统架构能支持对新生的电子商务系统的需要，与电子商务平台对接，通过安全的方式将信息传递到电子商务平台，其丰富的查询功能使客户可以从远程适时查询自己的缴款、扣款、余额、出票等情况，并与销售合同等业务组合，满足日益发展的电子商务的需要。4.3.2 业务流程合理化由于系统要求以规范化、标准化业务流程为前提，所以必须对企业现有业务流程进行重新设计和优化。通过对销售部门内部业务、销售业务与财务、销售网络体系的内部整合，使系统达到规范、细化、高效，并与之配套地进行销售结算业务流程的优化组合，规范销售业务方式，制定相关的管理制度，达到提升管理信息化的目的。 在日常工作中，结算清单发票的开立和结算业务的账务处理以及与客户核对往来账目是销售结算工作中最基础且耗费人力最多的工作，系统采用先进的定时批次处理理念，自动在约定的时间启动批次作业，实现算清单开立作业的批次处理、结算业务抛账批次处理和客户合同超缴货款的自动批次转出，并适时归集各类交易资料，使资讯与实务保持同步，便于对货款、结算情况的及时掌握及监控，电脑系统自动稽核交易资料，以确保交易资料的准确无误，达到货款收付、销售结算交易资料就源收集，结算、对账、退款、抛账处理的及时、自动化。由于结算程序的规范、严谨，无论是价格还是数量，都有严格的程序控制，结算出票完全实行系统化作业，减少了人工干预的机会，杜绝了人为差错，实现了结算环节出票“零”的差错，大大提高了结算准确率。4.3.3 业务监控动态化销售管理信息化系统的应用为公司提供了丰富的管理信息，业务管理部门可以实时在线跟踪、查询销售计划的完成情况和业务运行情况，即时反馈和纠正运行中存在的问题，实现了业务监控动态化。用户预收款管理一直是销售结算财务业务的重点难点。销售结算系统简化了预收款使用流程，突出了对其业务上的管理和控制，实现预收款会计上与业务上的分别管理而又相互统一，达到会计与业务上的分别管理而又相互统一，达到会计与业务的有机结合，提高了对客户的满意度，有效地控制风险。同时对价格发布和订单价格录入等环节实行有效管控，业务员输单时，系统将自动上传产品价格等信息，不支持订单价格随意更改，从而避免订单价格低于发布价等不正常让利情况的发生。赊销往往是企业不可避免的一种销售方式，但存在坏账风险，需要事前加以防范。为此我们加强信用管控，针对不同的业务单位，按照内部规定的赊账额度，赊账超限自动报警，并提交主管审批，起到了良好的制衡和监督效果。4.4 管理改善持续化 随着系统的应用和公司业务流程的合理化，企业管理水平明显提高。通过有效控制采购价格与销售价格，实现了公司的整体营销策略，有效避免了价格执行错误的风险，通过实时查询库存信息，有效调控和管理内部资源，充分发挥了公司的资源管理只能，同时随着后期应用的成熟，实现了管理效率的提高。5 企业加强销售管理信息化应采取的措施信息化管理的手段有信息技术、英特网、ERP系统软件等。而被广泛使用于企业的信息化管理中的是ERP系统。借助计算机技术的飞速发展与应用，ERP系统得以将很多先进的管理思想变成现实中可实施应用的计算机软件系统。但是，目前市场上出售的ERP系统软件种类繁多，如何选择一款适合本企业使用的软件，也是企业高层领导决策的难题之一。 5.1 合理选择适合公司需要的ERP系统要使企业能够适应IT管理方式的变革，这就要求企业不仅购买软件，更要注重购买“服务”，好的软件服务商如同营养专家，能指出企业“营养不良”症结所在，能全面考虑企业需求，考虑不同软件系统的特性，设计协同有效率的信息化方案，指导和帮助企业达到“营养”的平衡和合理配给。很多中小企业在准备实施信息化时都有一种尝试心里，但是成功企业家的尝试心理也要求“稳健”和“物美价廉”的信息化。中小企业的管理基础要求“简单实用”的信息化。中小企业要尊重自身管理基础，一味追求太复杂高级的信息系统，往往会造成尴尬局面。复杂的、昂贵的、高深的却未必是适合的，适合的才是最好的。ERP来自于西方管理思想，简单按西方管理模式套用于企业却是行不通的，中小企业需要灵活好用的系统。 椿本链条贸易（上海）有限公司是一个小型外资企业，部门少、人员少、业务量大、业务种类繁多。还有一点比较特殊的是，该公司是一个贸易公司，直接采购总公司的产品销售给下级代理商，或者采购国内产品做出口或者内贸销售，根本不存在出入库及存货问题。公司只要做一些下单、跟单、联络、确认、开具箱单、发票等资料即可完成整个流程的操作。所以，椿本链条贸易（上海）有限公司领导面临的难题之一是：如何选择一款适合自身企业的ERP软件。5.2 强调ERP系统与公司业务流程的紧密配套椿本链条贸易（上海）有限公司不能仅仅简单地购买了一套ERP软件就结束了，而应该是将自身的销售业务流程尽可能的与ERP系统紧密地融合为一体。为了能够确保公司的销售业务能与ERP系统相配合，椿本公司应与软件公司的专家进行详细的沟通，使对方能够按照公司业务流程的特点进行软件模块或者细节上的调整或设计，以适合椿本公司的业务处理要求。椿本公司应将公司内部的情况详细描述给系统供应商的软件工程师，并要求工程师按照椿本公司的业务特点对产品的细节进行调整和修改，也就是结合ERP软件的模式与椿本公司的实际进行部分开发或设计。“量体裁衣”的设计和开发是有一定难度的，椿本公司与软件公司之间必须保持紧密的联系，保证每一个程序设计和开发的顺利。边设计边实验，边实验边开发。 当系统软件设计开发结束以后，应该有一段相当长的时间作为试运行期。试运行阶段也不能缺少与软件公司的交流和联络，最好是定时或不定时的将试运行的结果告知软件工程师，也可以要求软件工程师在现场，以便对出现的问题及时加以解决，使系统尽量做到更好、更符合椿本公司的实际情况。5.3 实现完善的ERP系统功能开发和设计符合椿本公司要求的系统软件时，应该具有以下的功能：首先，要能将公司的财务部门与销售部门的数据有效的结合起来利用，以实现公司部门之间的信息共享。其次，要能快速、准确、清晰的得出想要的报表，还能从系统中看出该订单的来龙去脉、各种相关联数据，以实现科学化的单证和报表管理，为公司管理决策提供准确的信息。再次，可满足随时调数据出来做营业分析和决策，提高业务信息的利用率和使用效率。如果在某个数据出错的情况下，能从系统中查找出错误源头所在，方便修改，以提高系统的容错、排错能力。充分利用系统的存储容量和良好的数据库管理系统的功效，使系统在保存数据方面比使用EXCEL时更安全、保存的时间更长久。此外，还要考虑由以上各项衍生的其他利益，如：提高业务运作效率，适当精简人员，实现某种程度上的减低成本，等等。5.4 加强对系统数据的管理椿本公司的信息化建设不仅是技术问题，更是公司的管理问题。在公司信息化的建设过程中，最困难的就是数据准备。数据准备成功与否，是ERP实施能否成功的关键因素。“三分技术、七分管理、十二分数据”，充分表达了数据在ERP系统实施中的重要地位。任何企业ERP项目的运行，都是架构在数据的坚实基础上，椿本公司的ERP系统也不例外。有了数据，ERP系统才能够将信息传播到整个公司，在公司的各个层次上去优化各种业务工作，提高管理水平。首先公司高层领导的支持是最根本的。此外，必须明确销售业务部门各成员的工作职责，要成立专门的数据准备小组。该小组成员的工作就是录入基础数据，保证数据的准确性、完整性与及时性。其次，要制定相应的工作人员对数据进行维护。这些数据维护人员要及时处理系统中的异常数据，清理垃圾数据和已经失效的数据，以保证系统数据准确性、完整性和及时性。并且要定期备份ERP系统数据库。确保在出现数据灾难时可以恢复到最近一个数据点，最大限度的减少损失，确保系统平稳安全运行。最后，为了使ERP系统真正发挥出其应有的功效和价值，使ERP系统能够长久有效的为公司的各项工作服务，需要建立一系列相关的规章制度来保证ERP工作的顺利进行。具体例如：数据维护制度；权限管理制度；应用服务器管理制度；数据访问制度等。5.5 不断提高系统使用人员的系统运用技能建立和健全一系列的制度后，公司内部即可逐渐展开提高工作效率和优化业务操作流程等的举措，边实施边改善。要定期或不定期的进行销售业务部门的内部成员交流活动，不断的开展培训和教育，不断地强化各成员对ERP系统重要性的认识，规范业务操作流程。通过培训，使员工熟悉系统的操作，减少工作失误，提高工作效率。6案例分析:以椿本链条贸易（上海）有限公司为例6.1 椿本链条贸易（上海）有限公司简介椿本链条集团是一家拥有90余年历史的日本企业。在日本大阪，成立于1917年。经过近百年的经营和发展，已经按照产品类型的不同成立了四大事业部：链条事业部、汽车部件事业部、精密机械事业部、物料搬运事业部。椿本链条贸易（上海）有限公司是椿本集团链条事业部下属的独资海外子公司。负责在中国区域内的椿本产品的销售及零部件的采购等一系列业务。公司于2004年6月成立，至今7年余。公司注册资本40万美金，刚成立时的员工人数包括日本人一共只有5人。经过4年多稳健、快速的发展，公司的业务已经由成立之初的单一进口业务和单一出口业务发展成为多形式进口、出口及国内采购、国内销售，近期还新增了外高桥保税业务、外高桥转关、移库业务、库存业务、自理报关业务等，呈现多元化发展趋势。公司内部组织结构最初由一个财务部与一个营业部组成，随着业务量的不断增加，业务多元化的发展，一个营业部已无法适应目前的多种业务的发展需要。现在公司已经发展成一个财务部，两个营业部。其中营业一部负责进口日本总公司的产品，并管理这些产品在国内的销售事宜；营业二部负责采购国内产品出口以及国内采购、国内销售的事宜。公司现在的员工人数已经达到20人。并且06年底在广州创办了办事处，最近刚刚成立了广州子公司，预计未来三年内还要在其他地方设立子公司。6.2 公司销售管理信息化的现状存在问题分析作为产品质量与产品销售均排名世界第一的椿本链条，多年来始终致力于各种类型链条的研发和生产。与国内多家经销商建立了稳固的合作伙伴关系。随着集团公司的不断发展及扩大，对企业管理的要求也越来越高，需要不断提高业务信息的处理水平，因此，信息化建设成了公司急待解决的问题。6.2.1 业务信息数据处理的手段落后公司成立以来，一直是采用EXCEL、WORD等工具进行各种业务的处理，包括数据的存储等。随着公司的迅速发展和业务量的不断增加，销售业务多元化的发展，使用EXCEL来进行数据的存储与操作，日益凸显其数据存储的危险性。比如：由于员工的不认真导致数据的丢失，或者由于局域网总服务器的破坏，公司里的相关数据很有可能因此完全丢失且有无法恢复的重大可能性。这种陈旧的操作方法和对数据的管理对企业的发展来说是远远不够的，甚至有制约公司发展的可能。另外，公司在输入业务数据及利用数据进行分析的时候，由于使用的是较为原始的EXCEL表格对所有数据进行管理，要进行某个别销售数据的分析时必须人为的将数据调出来，筛选、排序、制作成表格等等。有时候按键不小心就丢失了辛苦整理出来的数据。甚至有时由于人员的经验不足导致无法整理出需要的数据或者即使整理出来了数据也是错误的，不能作为战略决策分析参考使用。6.2.2 业务信息数据处理效率低下且无法共享一直以来，椿本公司采用的都是人工操作的方式录入数据、整理数据及保存数据。一旦要对其中某些重要数据进行整理或分析时，都会需要花费一段不短的时间进行数据处理，如排序、筛选、整理、做表等。由于人为因素的存在，有时候还不一定能拿到想要的数据结论。再加上人工处理数据有时缺乏科学性，存在着多种弊端，得到的结论未必正确。而且，最重要的是：财务使用自己的一套资料，销售业务部门拥有另外一套资料，两部门的资料不能很好的结合起来相互利用，导致形成两个遥遥相望的“信息孤岛”，这种现象严重影响到营业整体的销售分析，甚至还很有可能影响公司上层的决策。6.2.3 业务信息传递速度慢随着信息时代和知识经济社会的来临，要求企业具备更富有弹性扁平化的组织结构，促使企业以更快和更灵活的方式满足市场和顾客不断变化的需要。椿本链条贸易（上海）有限公司是日企，深受日系企业文化的影响，从公司金字塔式的组织结构即可见一斑。在日企里，每个职员必须认识到“报告、联络、商量”这个制度的重要性。凡大事小事均需逐级向上级汇报，逐级审批，然后再逐级反馈。由于受这样的制度的制约，一件事情从解释说明到相互商量再到最高级别审批再层层下达指令去处理、操作，往往需要花费大量的时间。这种僵化的信息传递和处理方式，不仅无法及时地对某些紧急事务进行快速处理，还会严重影响工作效率及客户对该公司服务印象的好坏。6.3 公司加强销售管理信息化的必要性椿本链条贸易（上海）有限公司属于中间商性质，公司工作人员少，80%以上的业务均由各个代理商完成，经营成本相对较低。这些特点对公司来说无异于是最大的优势，既有较为充足的业务量，又有较低的运营成本，企业的灵活性又强。但是由于业务量大，信息处理的工作量就大，而目前公司的信息处理手段又较为落后，难以快速及时地满足业务信息的处理要求，公司迫切需要改进业务信息管理的手段。 此外，由于公司的产品质量在世界上同类产品中排名第一，因此极少出现产品瑕疵或不良现象，也得到各行业客户的高度评价及认可，这种优势对公司的发展极为有利。但是，公司同样由于销售渠道的固定而倍受困扰。根据产品的功能不同，椿本公司从成立初期就已经制定了一个销售渠道的规定：不同的产品由不同的代理商或者不同区域的代理商进行经销，并严格规定，一