生产性物料采购操作流程.docx

生产性物料采购操作流程一、 产品发展方向及物料需求类型(第二阶段使用)1、 根据公司产业发展方向，市场需要产品类型，研发部分研发产品类别，由研发部协助，产生物料需要类型。2、 根据物料需求类型，由采购部按物料类型分类，选择具备相应物料生产及供货能力的供应商建立供应资源库。二、 供应商资源库及供应商资料收集(选择采购额前30位供应商开始使用.) 1、 按产品发展方向所需求物料类型，分行业类别和物料类型,建立供应商名册。供应商名册由采购部进行管理,由采购部将每个供应商所供物料的明细提供给产品研发部门,供在新品开发过程中物料选型使用。2、 根据供应商名册，按供应商资质调查表收集供应商基本信息，三证（营业执照、税务登记证、一般纳税人资格证）、供应商质量体系证书、产品质量认证证书。3、 按供应商审核要求，由采购部、品质部、产品研发部对供应商进行共同审核，选择适合我司需要的供应商并建立供应商资源库，以备项目需求时使用。4、 供应商每年度营业执照与质量认证体系年审后，都需要提供更新的年审资料进行备案。三、 签定合作协议(选择采购额前30位供应商开始使用.)1、 根据物料需求，对相应沟通的供应商签订生产性物料采购框架协议、品质保证协议、廉洁协议。完成协议签订后与供应商进行项目与物料需求的传达。2、 零新生产性物料供应商可选用签订产品供销合同方式进行采购。四、 物料信息沟通与确认，提供初步报价(日常工作流程开始使用.)1、 由工程部提供需求物料详细信息，需求信息包括：物料名称、型号、规格参数、图纸等明确的物料信息。2、 对于我司研发工程师不熟悉的物料，可由采购工程师安排请供应商对我司研发工程师培训的方式增强技术知识以便进行技术沟通。3、 由采购工程师将物料需求信息提供给供应商进行确认并回复是否满足要求。如需要当面沟通技术问题，由采购工程师组织供应商工程师与我司技术人员进行当面沟通并确认。确认后生成书面物料技术资料，以便双方为标准并执行。4、 对于我司研发工程师不熟悉的定制物料，采购工程师可安排我司工程师到供应商处进行现场测试并确认物料技术参数，生成书面文件进行确认。5、 双方确认物料技术需求后，由供应商提供物料的阶梯报价形式的报价单，阶梯价格按数量等级为不同阶梯。也可由采购工程师发出物料询价/报价单取得供应商报价，报价单最终由采购部进行处理存档。6、 报价单需要明确以下信息：报价方、报价日期、产品名称、型号、规格参数、图纸型号、单位、阶梯单价、税率、交货周期、送货方式、送货地点、结款周期等信息。五、 供应商审核(第二阶段使用)1、 供应商确认可满足我司物料要求时，对于生产性物料供应商，由采购部协调工程部、品质部三方共同对供应商进行审核，审核分为书面审核和现场审核。2、 针对代理商、贸易商主要采用书面审核方式，必要时也可进行现场审核。对生产商主要采用现场审核方式。3、 审核期限主要为年度审核方式，即供应商提供年审的营业执照后由采购部组织对供应商进行年审。六、 供应商选择与价格(日常工作流程开始使用.)1、 供应商需要签定生产性物料采购框架协议、品质保证协议，书面回复满足我司物料需求并提供按数量阶梯报价并盖章的物料报价单，审核合格后方可进行比价。2、 供应商性质分为：生产商、代理商、贸易商等三种方式，供应商选择优先顺序分别为：A、生产商。B、代理商。C、贸易商。3、 按供应商提供的阶梯报价，由采购工程师对二至三家及以上数量的供应商物料报价单按生产性物料比价表进行比价，产生最低价格供应商后进行议价，产生最终最低价格，方能确认供应商与物料采购价格。4、 比价结果高于现有采购价格或者选用供应商单价高于其他供应商单价时，需要说明情况并将比价表报由副总进行审批。5、 如供应商由客户进行指定，需由客服部提供由公司副总签字的客户指定供应商通知书。若研发技术部门指定供应商，生产性物料比价表则由研发技术部门向公司申请，由研发技术部分领导与公司总经理审批签字同意。6、 临星采购需求，也需要进行询价，比价，议价，应选择最低价格供应商进行采购；若未选用最低单价供应商进行采购，采购总金额在2000元以下的采购订单，由采购部经理查明情况后进行审批；采购总金额在2000元以上的采购订单，应向公司副总说明情况并获得批准后，方能最终选择供应商与确定价格。七、 订单(日常工作流程开始使用.)1、 采购工程师根据物料请购单、生产性物料比价表选择结果，制定采购订单，经采购工程师签字确认，盖章后书面发送给供应商，由供应商书面确认并盖章回复，采购工程师必须收到供应商确认回传的采购订单后方算采购下单完成。2、 临时重要生产性物料采购，零星供应商双方签订产品供销合同以保证双方利益。八、 跟单(日常工作流程开始使用.)1、 采购工程师根据确认回传的采购订单，按交期长短进行分类，7天内交期的分为一类，7天以上交期的分为一类。2、 根据订单交期分类，采购工程师必须将每份订单在每周内进行确认一次，判断供应商备货进度、生产进度、交货是否正常，正常订单则等待交货或下一次确认；备货进度、生产进度、交货进度如不正常，应立即采取措施催促供应商正常完成，如采购工程师个人无法推进，则需要上报到部门经理处，由部分经理协助处理或上报公司协助处理，保证订单的正常交货。3、 订单过程中的跟单信息,应建立订单进度确认表，跟踪完成后应在订单进度清单中注明状态，确认每一个订单状态，以保证每张订单的每一个物料准时交货。九、 货物验收1、 来料由仓库进行收货，清点数量准确后，按收货未检验货物放置于来料待检区。中午12点前来料，仓库人员应在当天完成收货；12点后来料，仓库人员应在第二天中午12点前完成收货。2、 由品质部来料检验人员，根据采购明细与物料单据，按照产品检验规范、图纸等检验标准对来料进行检验。中午12点前来料，品质人员应在当天完成检验并出具来料检验报告；12点后来料，品质人员应在第二天中午12点前完成检验并出具来料检验报告。3、 来料检验合格，物料进行入库处理。4、 来料检验不合格，则报采购部进行处理。十、 异常处理及退换货(日常工作流程开始使用.)1、 根据品质部反馈的来料品质不良，采购工程师根据不良情况，与供应商沟通对该批产品进行退货、换货、挑选、降档接收使用等方式进行解决。对不良来料处理的所有成本均由供应商承担，并从货款中扣除。2、 对品质不良批次产品数量与订单不符问题，采购工程师应进行相应数据统计，要做到往来账目清楚。十一、 采购数量统计(月度工作中使用)1、 月度采购数据统计与分析。2、 季度采购数据统计与分析。3、 年度采购数据统计与分析。4、 年度降价金额统计。十二、 对账、付款(日常工作流程开始使用.)1、 根据订单数量、供应商送货单数量、仓库收货数量、退换货数量进行月度交货数量统计，并按订单单价格进行对账。2、 根据应付账款数量，协调财务部门合理安排月度供应商付款计划，做到按财务计划付款金额进行分配，并且能维持好与供应商的关系。3、 为减轻公司资金压力，采购工程师可与供应商沟通按项目进行采购并付款，按我司单个项目中的采购货款按月结方式分三个月付给供应商，最迟在交货后的按月结方式的第三个月完成付款。4、 战略性供应商，也可与供应商沟通按分期滚动付款方式进行付款。5、 每一类物料，应做好相应份额分配，以便控制单一供应商出现应付账款过大的情况。十三、 供应商绩效考核(第二阶段使用)1、 由采购部、品质部、生产部/工程部对供应商进行月度绩效考核，按供应商信息沟通响应时间、订单确认时间、是否按订单交期完成交货、来料品质、单据信息、异常物料的处理态度、退换货速度、对商务流程的配合程度进行综合考评。（考评细则由采购、品质、生产部/工程部共同建立供应商绩效考核表。）2、 供应商按得分数量评级分为：优、良、一般、差、极差。3、 获差、极差评级的供应商应按供应商纠正预防措施单进行查清问题、制定解决方案、预防措施等详细回复我司品质部。十四、 供应商份额分配(第二阶段使用)1、 根据供应商绩效考核评级，对下季度采购订单进行分额分配，评级越高的供应商，获得的采购份额越高。由采购部根据供应商绩效考核成绩分配采购份额。十五、 持续降成本(日常工作流程开始使用.)1、 新物料采购按询价、比价、议价方式降低物料采购单价。2、 大订单降价：在公司获得大的销售订单或需要物料集中下单采购时，可与供应商按大订单协商一次采购单价。3、 集中采购降价：A、将同类零散物料采购订单，交由同一家具有同类物料供货能力的供应商进行供货，以降低零散采购成本。B、将同类产品交由一至三家具有同类物料供货资质的供应商进行供货，集中采购进行降价。4、 行业季节性降价：根据采购物料行业特性，根据行业淡旺季情况，在淡季下单时要求供应商进行降价处理。5、 战略合作降价：根据供应商资质情况与绩效考核情况，选择适合与我司长期合作的供应商，建立单一类型物料的战略合作关系，以此降低采购价格。但同时应从同类供应商选择一至两家做为第二、三资源，以小订单合作保持关系，防止单一资源风险。6、 招标采购：将我司年度需要量大的物料，进行报标采购，以最合适的采购价格按年度进行采购，分订单入库，分订单付款。十六、 降成本奖励公司按采购部年度降成本总金额，按降成本总金额的 %给予采购部工作人员做为奖励，具体分配由公司根据采购部人员贡献具体分配。1、 采购工程师将历史采购物料通过谈判后降低单价，此物料本年度采购总体降低的采购金额为降低成本金额。2、 由公司对项目进行核算后，交由采购部进行物料采购，采购部实际采购金额比公司原核算成本低的部分，也是采购部降低成本金额。3、 采购部任何降低物料原采购及原核算成本部分的采购金