新ERP项目上线策略.doc

新ERP项目上线策略XXX中国新ERP系统将于2005年1月4日正式上线。在上线前，需要明确如下的工作：通知相关的客户、供应商、银行等外部有业务往来的单位，XXX将正式启用新ERP系统，会有相关的文档、操作上面的变更；在上线期间有些特殊的要求：? 所有供应商在送货和开发票时，必须附上所对应的XXX新ERP系统采购订单号码。? 尽量避免在XXX公司新ERP上线切换期间发生可推迟或者可提前的业务。? 供应商如果在2005年1月开发票，需要避免将XXX新ERP系统上线前的采购业务和上线后的采购业务合并一起开，需要分开开具发票。新ERP ERP系统切换共分三个阶段进行：一、 财务关帐: 2004-12-28 （财务结清余额，录入系统的时间可能会延续到正式上线以后）二、 上线切换期: 2004-12-29 - 2005-01-03A) 仓库盘点以及车间在产品盘点，并且需要按照新ERP的新物料号（新卡片）提供盘点结果清单B) 财务审核盘点清单，必须做到盘点清单上的数量X对应物料的价格（标准价或者移动平均价）和财务报表上的库存帐必须对平，盘点前准备工作：18、19日新号上卡，盘点表加入新新ERP新号。C) 期初库存导入新ERP系统（数量）D) 在2004年12月28日财务关帐时的未清销售订单、销售合同、采购订单和生产订单需要进行分开记录和归类，在2005年记帐期间开启时补入系统。具体操作和分类描述见下一部分。E) 2004年12月29日到2005年1月4日发生的业务都应在新ERP系统中录入。但是，在12月29日到物料期初库存数输入完毕，财务打开新ERP系统2005年1月帐之前，新ERP系统不能直接使用，因此这段时间发生的业务必须在系统外记录。这些业务的记录必须按照新ERP系统的格式和内容的要求以及新ERP中的客户、物料、供应商等的代码来进行。F) 预计2004年12月31日期初库存数据录入完成后，新ERP系统打开2005年1月的记帐期间。首先在1月4日上线以前，XXX用户要将D和E中记录的业务补入新ERP系统。G) 2005年1月4日起，所有业务均开始在新ERP系统中操作，原旧系统停止操作（XXX贸易的业务除外）。三、 系统上线日期: 2004-01-04各模块系统切换策略详述：PP模块系统切换策略：一、在产生产订单的盘点(指12月28日财务关帐时仍然在产的生产业务)：1.1 已完工但未收货的成品生产订单：全部收货到成品库，并将数量计入成品库中的初始化库存数量；1.2 生产部门应该尽量在12月28日前日结束所有的生产。对未完工的生产在产品，首先将其还原成对应的原材料或者半成品，记入期初库存；其次要将已发生的工时记录在案。1.3 对已经部分完工的生产订单，完工部分按照1.1处理，未完工部分按照1.2处理。1.4 在系统切换期内在新ERP内创建1.2和1.3对应的生产订单，并将这些退回的原材料和半成品发回到对应的生产订单上，对已发生的工时补充报工。二、过渡期的业务处理：2.1 2004年12月28日至上线日期2005年1月4日期间内所新发生的所有生产业务：新生产订单的创建、报工；旧生产订单的报工等都需要在按照新ERP系统业务的格式在系统外进行记录。在期初库存输入完毕，2005年1月财务帐打开后补入系统。（为了避免过多系统外记录，可在过渡期间尽量避免可推迟的业务）。2.2 PP小组下发EXCEL表格来记录过渡期间PP业务。请特别注意：期初库存的盘点数量以及过渡期间业务的记录都必须按照新ERP的要求来进行，所有的代码（物料、库位等）、所有的字段需求都必须改变到新ERP的流程要求上来，旧的所有操作方式习惯术语和代码都停止使用。MM模块系统切换策略：首先,需要要求供应商在12月28日前尽量将采购订单交货,并开来发票,以避免很多的补单业务。需要补单的业务处理如下：一、库存盘点1.1 12月28日财务关帐后，即对库存进行全面盘点。要求数量X价格和财务的库存余额对平。同时，库存应以新ERP系统新物料号标识，仓库卡片上也应该更新物料号。12月30日20：00前，必须提供盘点结果的Excel表格，以便作为新ERP的期初库存导入系统。这里必须注意，这些期初库存包括PP盘点后由在产品退回原料和半成品状态的物料数量。二、未清采购业务2.1 采购订单已下，但是未收货：手工记录这些订单。2.2 采购订单部分收货，未进行发票校验：与供应商进行协商，重新将部分收货的采购订单分为已收货与未收货两张独立采购订单：已收货部分 ? 处理方法见2.3未收货部分 ? 处理方法见2.12.3 采购订单已完全交，但未进行发票校验：采购部门需向财务部提供清单，等到实际收到供应商发票时，直接交财务部处理；财务直接作入2005年1月份的应付帐2.4 在期初库存输入完毕2005年1月份开帐后，将2.1和2.2中对应的采购订单补入系统。三、过渡期的业务处理：3.1 2004年12月29日至上线日期2005年1月4日期间内所新发生的所有采购和仓库业务：询报价和采购订单的创建、采购订单的收货、退货、采购发票处理、生产订单的发料（退料）、收货在系统外按照新ERP的格式和代码要求进行记录，在期初库存输入完毕，2005年1月财务帐打开后补入系统。（为了避免过多系统外记录，可在过渡期间尽量避免可推迟的业务）。3.2 MM小组下发EXCEL表格来记录过渡期间MM业务。SD模块系统切换策略：一、未完销售订单(指12月28日财务关帐时仍然未发货, 未开票的销售业务)：1 在12月28日前发生的销售订单如果已经全部发货给客户, 将发票在旧系统中一定要开出形成12月份的应收;2 在12月28日前发生的销售订单如果没有发货给客户, 根据新ERP的业务格式记录在Excel文件中.3 在12月28日前发生的销售订单如果已经部分发货给客户, 将订单拆分两个，已发货部分按照1处理，未发货部分按照2处理。4 在12月28日前发生的退货, 如果货已经退回来, 则财务人员必须在12月28日前,开红票, 冲消应收.5 在12月28日前发生的退货, 如果货没有退回, 则按新ERP业务格式记录在Excel文件中.6 如果是换货的话, 先按照4处理, 按新ERP业务格式记录在Excel文件中.然后到1月1日 1月3日在新ERP中补入销售的换货单. 7 尽量避免,先换货后退货的情况.二、过渡期的业务处理 (2004年12月29日至2005年1月3日)：1 在切换过度时期间（2004年12月29日至期初库存输入完毕,2005年1月记帐期间打开）发生的销售订单, 由销售助理根据新ERP的业务格式记录在Excel文件中.2 在1月1日至1月3日发生的销售业务（包括新建订单、合同、报价、补发货、开发票）先根据新ERP的业务格式记录在Excel文件中，当完成12月31日前发生业务的录入后输入；3 1月3日之后的销售业务,按照实际发生情况与上线后录入系统；4 从12月28日到1月3日发生的客户退换货业务,于1月4日后根据实际情况补入系统(订单,收货,红字发票, 后继免费发货)FI模块系统切换策略：一、固定资产1 固定资产在新ERP系统中接收日期为12月31日，导入的数据以12月份已经折旧完毕的数据为准。2 12月28日前将固定资产数据按导入格式整理成excel文档；3 12月30日将固定资产明细账用事务代码AS91正式导入生产系统。4 12月30日检查导入数据，检查无误后录入固定资产统驭科目余额凭证(使用事务代码OASV)。二、总帐1 期初导入以12月28日为老系统结帐截止日期，除应收、应付、固定资产及存货以外的科目，均在总帐中使用事务代码F-02手工录入资产负债表中科目余额数。对损溢类科目12月份以前的数据不做导入（以本年利润科目余额的总数进入系统）。2 12月30日前，将新老科目对照表及总帐导入工作表准备完成3 12月份财务结帐完成后，将资产负债表表及科目余额按导入工作表整理后，录入系统中。核对完成以后关闭12月期间。三、应收账款1 应收帐款以行项目明细方式导入系统,对于使用外币记帐的行项目，外币汇率以当时记帐日期的历史记帐汇率为准。（需要提供本币和外币的数值）2 1月1日前将12月28日前货物已经发出，但发票未开的全部开票确认完毕；对内销业务，如货物已出，成本及收入未能在12月确认，销售不再在新系统中创建销售订单，财务部手工在总帐及应收账款模块录入成本和收入凭证。3 1月3日，财务部提交应收账款明细表，用CATT将数据导入四、应付账款1 应付帐款以行项目明细方式导入系统,对于使用外币记帐的行项目，外币汇率以当时记帐日期的历史记帐汇率为准。（提供当时的本币和外币的数值）2 将12月28日前货物已经收到，但发票未收的采购订单做应付暂估进入系统，并将应付暂估业务整理成Excel记录下来。采购部不再在新系统中创建采购订单，待发票收到后财务部手工在总帐及应付账款模块录入应付凭证。3 1月3日，财务部提交应付账款明细表，用CATT将数据导入五、 存货a) 期初存货的价格分别以移动平均和标准价导入，移动平均价以11月末调整后的实际价格导