抗结核药品管理标准操作手册范本.doc

抗结核药品管理标准操作手册范本 作者 日期 抗结核药品管理标准操作手册抗结核药品管理标准操作手册抗结核药品管理标准操作手册抗结核药品管理标准操作手册 200720072007年年年年121212月月月月 前前前 言言言 建立持续不间断的药品供应体系 是遏制结核病策略中的重要部分 在结核病控 制工作中做好抗结核药品的需求计划 保障药品的供应和管理 保证药品的质量与安 全 是有效治愈患者 控制我国结核病疫情蔓延的重要保障 同时也是维护广大人民 群众身体健康 构建和谐社会的需要 从1981年起 国务院有关部门相继制定与实施了三个全国结核病防治十年规划 并于2005年由卫生部下发了 中国结核病防治规划抗结核药品管理手册 通过各级 不懈的努力 我国抗结核药品供应管理体系已基本建立 但由于我国面积大 人口多 且各省间情况不尽相同 为药品管理增加了难度 为进一步规范我国抗结核药品管理工作 降低药品管理工作的运转成本 完善我 国的抗结核药品供应管理体系 在卫生部的领导下 中国疾病预防控制中心结核病预 防控制中心与世界卫生组织 美国卫生科学管理机构 MSH 合作开展了一系列药品 管理试点研究工作 2005年 在河南省 山东省开展了抗结核药品管理评价试点工作 2006年 又在河南省开展了抗结核药品管理干预措施试点工作 通过现场调研 总结了基层抗结核药品管理的经验 同时吸纳了国外药品管理中 的先进理念 编写完成了 抗结核药品管理标准操作手册 手册以库存控制系统为 核心 介绍了抗结核药品管理中的药品申请与发放 药品接收 库房管理 药品使用 监督评价等各个环节的具体操作程序 以帮助各级药品管理人员对抗结核药品进行 规范化管理 本手册内容可操作性强 是全国结核病防治规划药品管理的培训教材 供各级 规划 管理人员及各级结核病防治机构药品管理人员使用 本手册在编写和出版过程中 得到世界卫生组织和美国卫生科学管理机构有关专 家的大力支持 河南省相关试点工作人员给予的宝贵意见 并经有关省级药品管理专 家的集体讨论 修改 在此谨表深深的谢意 2007年5月 目目目 录录录 第一章第一章 绪论绪论 4 一 我国免费抗结核药品采购供应情况 4 二 免费抗结核药品和器材的种类 5 三 药品管理包含的内容 6 四 药品采购供应体系 7 五 药品管理人员职责 8 第二章第二章 库存控制系统库存控制系统 11 一 概述 11 二 库存控制系统的内容与指标 11 三 建立库存控制卡 13 四 工作流程图 15 第三章第三章 药品需求测算 申请与发放药品需求测算 申请与发放 16 一 概述 16 二 年度药品需求测算 16 三 季度药品申请数量测算 18 三 药品领取 调出 申请单 调拨 入库单 19 四 工作流程图 21 第四章第四章 药品接收药品接收 22 一 概述 22 二 现场抽样验货 22 三 药品接收单 23 四 工作流程图 25 第五章第五章 库房管理库房管理 26 一 概述 26 二 药品库房的要求 26 三 药品储存与发放的要求 27 四 出入库登记本 库房账本 门诊药房明细账 27 五 盘库 31 六 药品调整 32 第六章第六章 药品使用药品使用 34 一 概述 34 二 治疗方案 34 三 向病人发放药品 35 四 药品使用的核查 35 第七章第七章 监控评价监控评价 37 一 概述 37 二 监测信息 37 三 评价指标 39 四 药品督导 41 第八章第八章 附件附件 43 一 手册表格列表及说明 43 二 药品管理制度 44 三 一线抗结核药品简介 44 四 二线抗结核药品简介 46 第一章 绪论 建立持续不间断的药品供应体系 是遏制结核病策略中的重要部分 是结核病预防控 制工作的基本条件 建立科学有效的管理模式 确保抗结核药品的质量 避免药品供应中 断和药品过期浪费 最大程度降低供应体系的运行成本 是完善的药品供应管理系统的内 在要求 是有效治愈肺结核病人 控制我国结核病疫情的重要保障 我国政府一直十分重视结核病的防治工作 从1981年起 国务院有关部门相继制定与 实施了三个全国结核病防治十年规划 1991年我国政府在四川等13个省 自治区 直辖市 开展了世界银行贷款中国结核病控制项目 简称卫V项目 开始为涂阳肺结核病人 部分重 症涂阴病人提供免费抗结核药品 1993年 又利用中央经费在河南等15个省 自治区 实 施了卫生部加强与促进结核病控制项目 简称卫生部项目 为涂阳肺结核病人减 免费 提供抗结核药品 两项目累计覆盖人口达7亿 2001年 国务院下发了 全国结核病防治规 划 2001 2010年 要求对所有传染性肺结核病患者实施免费治疗政策 作为卫V项目 卫生部项目的延续与扩展 2002年我国启动了世界银行贷款 英国赠款中国结核病控制项 目 简称卫 项目 为涂阳肺结核病人 重症涂阴病人提供免费抗结核药品 2005年我 国进一步扩展了免费的范围 对包括涂阴病人在内的所有肺结核活动性病人提供免费治疗 一 我国免费抗结核药品采购供应情况一 我国免费抗结核药品采购供应情况 我国的药品采购供应采取中央财政支持与国际合作项目相结合的方式 从2001年起 中央财政每年提供4000万元结核病控制专项经费 主要为中西部贫困地区购买免费抗结核 药品 从2005年起 又增加了中央转移支付经费 专门用于购买涂阴肺结核病人药品 此 外自1991年 卫 项目 卫 项目 第一轮全球基金结核病项目以及达米恩基金会也先后 为部分省份免费提供了抗结核药品 据统计 2002 2006年我国共筹措资金2 53亿元 提供了约467万人份的免费抗结核药品 未包括省级经费 购买部分 见图1 1 1991 2006年 我国的免费抗结核药品供应主要是由国家级根据各省药品年度计划 统一招标采购 然后分批供应至各省级结防机构 再逐级下发 从2007年开始 按照国家 财政部 卫生部的决定 大部分免费抗结核药品由各省级使用中央转移支付经费 根据年 度药品需求计划 自行招标采购 然后供应给各使用机构 图图1 1 2002 2006年免费药品经费来源分类统计图示年免费药品经费来源分类统计图示 二 免费抗结核药品和器材的种类二 免费抗结核药品和器材的种类 目前 我国免费为活动性肺结核病人提供的药品和器材包括异烟肼 利福平 吡嗪酰 胺 乙胺丁醇 链霉素和注射用水 注射器等共6类 多数采用板式组合包装 即病人每次 顿服的多种抗结核药物的片剂和胶囊剂 按规定方案和一定剂量压制在同一铝塑板上 具 体组合及剂量见表1 1 表1 1 主要免费抗结核药品组合 剂量表 药品名符号剂量计量单位治疗对象 异烟肼 利福平 吡嗪酰胺 乙胺丁醇 H3R3Z3E3 300毫克x2 600毫克 300毫克x2 600毫克 500毫克x4 2000毫克 250毫克x5 1 250毫克 板 初治涂阳病人强化期 复治涂阳病人强化期 重症涂阴病人强化期 其他涂阴病人强化期 异烟肼 利福平 H3R3 300毫克x2 600毫克 300毫克x2 600毫克 板 初治涂阳病人继续期 涂阴病人继续期 异烟肼 利福平 乙胺丁醇 H3R3E3 300毫克x2 600毫克 300毫克x2 600毫克 250毫克x5 1 250 毫克 板复治涂阳病人继续期 链霉素 S 0 75克支复治涂阳病人强化期 注射用水 W 5 毫升支 注射器 SN 5 毫升支 固定剂量复合制剂 简称FDC 是由数种不同药物按一定的剂量配方 混合制成的一种 复方制剂 是抗结核药物剂型的改进与进步 其剂型有片剂或胶囊剂 常用组合有 异烟 肼 利福平 吡嗪酰胺及异烟肼 利福平 具有方便的包装 可以根据病人的体重选择合适的 用药剂量 有助于提高治疗的依从性 减少错误服药 避免不适当的单一药物治疗 防止 继发耐药的发生 目前在一些经济基础较好或有合作项目支持的地区使用 其它类抗结核药品如氧氟沙星 利福喷汀 对氨基水杨酸 卷曲霉素等 对减少病人 毒副反应 有效治愈耐多药病人 控制耐多药结核病的发展有较好的作用 目前在个别经 济基础较好或有合作项目支持的地区使用 常用药品可见附件 三 药品管理包含的内容三 药品管理包含的内容 在药品管理中包含四个基本的内容 选择 采购 分发和使用 选择是指确定适当的药品剂型和剂量 采购是指确定抗结核病药品的需求量 并选择 适当的采购方法购买高质量的药品 分发是指将采购的药品逐级发放到各级机构 确保各 级有适量的药品储备 避免药品断货或过期浪费 使用是指将药品发放给患者并确保患者 正确服用的过程 每个工作推动下一个工作 从而形成药品管理循环 药品管理循环的中心是强有力的管理支持系统 组织 经费 信息管理和人力资源管 理 这些管理支持系统使整个药品管理循环融为一体 最后 整个循环落脚到政策和法律 框架 这个框架建立和支持了我国对免费抗结核药品供应的公共承诺 图1 2为药品管理循 环的示意图 图图1 2 药品管理循环药品管理循环 四 药品采购供应体系四 药品采购供应体系 图1 3显示了目前我国的免费抗结核药品采购供应体系的组成及基本操作程序 体系中 的每个环节都是必不可少的 都需要具备相当的业务素质水平 一定数量的人力资源支持 为确保抗结核药品得到持续不间断供应与有效管理 各级结核病防治机构就必须有合格 的药品管理人员 包括参与抗结核药品管理工作的专职或兼职人员 且必须保证一定的 数量 为确保药品管理的工作质量 国家级建议免费抗结核药品应由结防所 科 具体负 责管理 同时保持药品管理人员的相对固定 给药品管理人员配备开展工作所需的相关设 备 如计算机 打印机等 在具体人员数量的配置上 省级至少保证有2名专职人员 或 1名专职2名兼职人员 市级保证有1名专职1名兼职人员 或3名兼职人员 县级保证有1名 专职人员 或2名兼职人员 选择 管理支持 分发 采购 使用 政策和法律框架 图图1 3 药品采购供应体系药品采购供应体系 五 药品管理人员职责五 药品管理人员职责 各级结防机构应高度重视药品管理工作的队伍建设 将工作责任心强 业务技术好的 同志充实到药品管理工作岗位上 省级要着重于加强所辖市 县级药品管理工作人员的培 训工作 全面提高药品管理人员的业务素质水平 以满足药品管理工作的实际需要 下面 对药品管理人员的基本条件 主要职责给出了要求 一 合格药品管理人员应具备的基本条件 1 新任职人员必须接受上级有关药品管理的专业培训 2 具有中专或以上学历 省级须大学专科以上学历 3 市级以上人员须能够熟练使用计算机 具备一定的网络知识 4 出色的计划和沟通能力 5 有良好的工作动机和积极的工作态度 6 能独立工作并具有良好的团队精神 二 省级药品管理人员的主要职责 1 测算并上报全省下一年度的药品需求计划 2 验收药品并及时入库 3 及时审核下级提出的药品申请并发放药品 避免下级药品短缺 4 保证本级药品库房的条件符合要求 5 熟练掌握药品库存系统 保证最佳库存水平 及时进行药品采购 避免药品过期或短缺 6 及时填写药品出入库登记本 库房账本 7 每月盘库 保证库存记录与实物相符 8 每季度初要与统计人员一起收集 核对并汇总地区级的报告 做出全省药品汇总的季度报 表 并与统计人员协作 按时上报药品的使用与库存情况季度报表 9 对全省药品季报情况进行分析 发现问题 及时解决 10 在单位负责人支持下 定期组织 实施药品管理督导工作 11 培训下级药品管理人员 三 市级药品管理人员的主要职责 1 测算并上报全市下一年度的药品需求计划 2 核对省级发放的所有药品数量和质量 并在验收后立刻给上级回复药品接收单 直接到上 级领取的药品除外 对任何差异均应及时报告 3 及时审核下级提出的药品申请并发放药品 避免下级药品短缺 4 保证本级药品库房的条件符合要求 5 熟练掌握药品库存系统 保证最佳库存水平 及时 常规 紧急 申请补充药品 避免药 品过期或短缺 6 及时填写药品出入库登记本 7 每月盘库 保证库存记录与实物相符 8 每季度初及时收集 核对并汇总各县的报告 做出全市药品汇总的季度报表 并与本所统 计人员协作 按时上报药品使用及库存情况季度报表 9 对本所及所辖县区季度报表中药品的报告情况进行分析 发现问题 及时解决 10 在单位负责人支持下 定期组织 实施药品管理督导工作 11 培训县级药品管理人员 四 县 区级药品管理人员的主要职责 1 测算并上报全县下一年度的药品需求计划 2 核对上级发放的所有药品数量和质量 并在验收后立刻给上级回复药品接收单 直接到上 级领取的药品除外 对任何差异均应及时报告 3 及时为病人提供药品 以保证病人规律治疗 4 保证本级药品库房的条件符合要求 5 熟练掌握药品库存系统 保证最佳库存水平 及时 常规 紧急 申请补充药品 避免药 品过期或短缺 6 及时填写药品出入库登记本 7 每月盘库 保证库存记录与实物相符 8 与本所统计人员协作 按时上报库存情况季度报表 总之 药品管理工作需要相关领导的重视 其他业务技术人员的支持 药品管理人员 的细心 更重要的是建立科学有效的管理系统 以下将分章节介绍抗结核药品管理工作的 相关内容 第二章 库存控制系统 一 一 概述概述 为了在保证药品的持续不间断供应的基础上 最大程度地减少药品存储 申请 发放 运输等所需费用 省 市 县级结防机构均应建立并执行适合的库存控制系统 作为药 品管理工作的核心内容与基础 一个合理的 行之有效的库存控制系统是非常必要的 应 该做到药品库存量 预订量 含招标量及申请量 和发放量三者之间的平衡 库存控制系统中的指标包括 缓冲库存 供应周期 运输时间 平均月消耗量 最大 库存 最小库存 现有库存 通过指标的设定 可以将药品库存量控制在合理的范围内 按照各省的一般情况 将最大库存和最小库存可使用月份分别设定在4 25个月和1 25个月 库存控制系统工作流程按药品供应可分为 常规供应 即只在每季度初进行药品供应 紧急供应 即可在季度中任何时段进行药品供应 二 库存控制系统的内容与指标二 库存控制系统的内容与指标 一 缓冲库存 在省 市 县各级仓库设置缓冲库存是非常必要的 既可以解决药品消耗数量可能发 生的变动 也可以尽量避免因发货时间延长等原因造成的药品断货 缓冲库存的设置应该 根据每种药品近期的需求变化决定 同时还要考虑库房与供货单位的距离 及获得药品的 方便程度等 根据目前各省一般情况 将药品的缓冲库存可以使用的月份数定为1个月 二 供应周期 供应周期是进行库存控制的一个决定性指标 决定了常规药品供应的时间间隔 在市 县级推荐统一设置为3个月 即按照常规 每季度向上级申请一次药品 通常情况下 上 级单位可在每季度初进行药品供应 三 运输时间 运输时间是指 从 需要药品 到 申请的药品入库 的时间 对于一个药品库房来 说 其运输时间应该是近几次接收药品所需时间的平均值 运输时间由两部分组成 第一部分为 确定需要提出药品发放申请 决定申请的数量 以及获得相关领导的批准后填写药品发放申请单 这一过程在市 县级完成 应该控制在2 天内 第二部分为 将申请单提交上级并获得批准 以及药品运输 入库的过程 应该控 制在5天内 因此在我国的各市 县级 运输时间推荐设置为0 25个月 7天 但可依据近 几次实际的运输时间进行调整 四 平均月消耗量 平均月消耗量是指一段时间内 某结防机构的抗结核药品消耗平均到每个月的数量 这个 一段时间 通常应在6个月以上 推荐使用12个月的数据 可使用如下公式 该时间段内断货天数该时间段内的总月份 量该时间段内药品总消耗 平均月消耗量 5 30 实例 某结防机构 2004年1月 12月 HRZE 总消耗数量为1500板 期间断货天数为10天 那么其HRZE的平均月消耗量为1500 12 10 30 5 128板 五 最大库存 最大库存是指现有库存量不应高于的一个数量 市 县级的各种药品 最大库存的计 算可使用下面的公式 最大库存 平均月消耗量 缓冲库存可使用的月份数 供应周期 运输时间 公式说明 平均月消耗量 通常应计算某结防机构过去一年消耗量的平均值 缓冲库 存可使用的月数 此处为1月 运输时间 此处为0 25月 供应周期 此处为3月 根据全 国各省一半情况将最大库存可使用月数定为4 25个月 实例 某结防机构 过去一年HRZE 平均每月消耗水平为100板 那么其HRZE的最大库存则为100 4 25 425板 六 最小库存 最小库存是指现有库存量不应低于的一个数量 市 县级的各种药品 最小库存的计 算可使用下面的公式 最小库存 平均月消耗量 缓冲库存 运输时间 公式说明 平均月消耗量 通常应计算某结防机构过去一年的平均值 缓冲库存可使 用的月数 此处为1月 运输时间 此处为0 25月 根据全国各省一半情况将最小库存可使 用月数定为1 25个月 实例 某结防机构 过去一年HRZE 平均每月消耗水平为100板 那么其HRZE的最小库存则为100 1 25 125板 七 现有库存 现有库存是指当前库存量 已申请量 已向上级申请 并获得批准的数量 在省 市 级常规每季度向下级供货的情况下 推荐对现有库存每季度初进行常规的检查 同时 市 县级每周对现有库存进行一次监测以应对药品需求突然发生的变化 三 建立库存控制卡三 建立库存控制卡 在库存控制系统启动时 省 市 县级结防机构的药品管理员 应及时为每一种药品 建立库存控制卡 并填写其中的内容 药品管理员应确保库存控制卡的内容准确 同时在 每一年或库存控制指标发生明显改变时 及时进行更新 药品管理人员应于每月最后一天填入本月药品月消耗量及断货天数 从而获得库存控 制指标 如使用电子版库存控制卡 可自动生成 并根据相关指标开展药品申请接收工 作 表2 1 库存控制卡 单位名称 药品名称 计数单位 月消耗量 年1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月合计 消耗量 断货天数 年1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月合计 消耗量 断货天数 年1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月合计 消耗量 断货天数 库存控制指标 更新时间 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 平均月消耗量 最小库存 最大库存 缓冲库存 运输时间 供应周期 药品申请接收完成情况 申请日期申请数量接收数量接收日期 库存控制卡的填表说明 1 单位名称 填入单位名称 2 药品名称 填入药品名称 3 计数单位 填入板或支 4 月消耗量 可记录3年药品消耗数量以及短货的天数 应该在每月结束时根据门诊药房发放 明细账 或出入库等基本填写 当3年后的信息填完后建立新的卡片 5 断货天数 填入具体的断货天数 6 平均月消耗量 当一年结束后应当计算新的平均月消耗量 可通过EXCEL电子表格自动生成 7 最小库存 每种药品的最小库存计算见本章第二节 可通过EXCEL电子表格自动生成 8 最大库存 每种药品的最大库存计算见本章第二节 可通过EXCEL电子表格自动生成 9 缓冲库存 填入国家推荐的指标设置数值 本章第二节 或根据当地实际情况自行调整 设置的指标数值 10 运输时间 入国家推荐的指标设置数值 本章第二节 或根据当地实际情况自行调整设 置的指标数值 11 供应周期 入国家推荐的指标设置数值 本章第二节 或根据当地实际情况自行调整设 置的指标数值 12 申请日期 填入药品发放申请单的日期 13 申请数量 其测算方法详见第三章 14 接受数量 填入实际收到的数量 有可能与申请的数量不一致 15 接收日期 填入接收药品的日期 应与药品接收单上的日期相同 四 工作流程图四 工作流程图 图图2 1 库存控制系统工作流程库存控制系统工作流程 根据最大库存 库存 控制卡 申请药品 在库存控制卡上记录 季度末 填写药品发放申请单 收到药品后登记入账并 在库存控制卡上记录 定期查看现有库存 是 否低于最小库存 否 是 紧 急 供 应 常 规 供 应 季度初查看现有库存 第三章 药品需求测算 申请与发放 一 一 概述概述 由于目前各省的抗结核药品大部分由省级自行采购 为确保药品不会出现短缺 降低 出现过期失效的风险 每年度各省级应在国家级的技术指导下 组织所辖市 县级 实施 下年度药品需求测算工作 推荐在每年度10月份组织实施 以尽早确定需求数量 及时开 展下年度药品招标采购工作 按照结核病防治规划的要求 市 县级结核病防治机构要做好抗结核药品合理的季度 需求测算 这是保证持续不间断药品供应体系的前提 是药品申请与发放的基础 通过科 学的测算 市 县级结防机构可以得到一个相对精确的季度申请数量 从而避免药品出现 短缺或过期失效的情况 药品申请 发放与药品供应一样 也分为两种模式 常规申请 发放 即只在每季度 进行一次 紧急申请 发放 即可以在季度中随时进行 但这不是一种推荐的模式 每年 度不宜发生多次 低于2次 如果库存控制按照本手册要求严格执行 基本上是不需要进 行紧急申请 发放的 但是也有可能因为药品需求突然的增加 药品供应时间的推迟 或 者大量药品过期等特殊情况 使得现有库存突然下降 因此市 县级药品管理员需要定期 查看现有库存 以决定是否需要进行一次药品申请 二 年度药品需求测算二 年度药品需求测算 抗结核药品的年度药品需求测算方法主要有两种 病人数量测算法 消耗量测算法 由于根据病人数量测算出的药品需求数量往往与实际消耗数量有较大的出入 因此推荐使 用消耗量测算法 下面以板式组合药为例 介绍两种药品数量测算方法 一 消耗量测算法 测算过程中 应根据既往年度的药品实际消耗数量 增加25 的缓冲库存数量 结合 现有库存的实际情况 来测算药品需求数量 可以使用的公式为 需求数量 平均月消耗 数量 12 100 25 现有库存数量 在实际工作中 可以使用EXCEL电子表格 表3 1 只需输入平均月消耗量 现有库存 即可自动生成年度需求数量 表3 1 消耗量测算工作表格 药品名称 平均月消耗数量 板或支 现有库存年度需求数量备注 说明 平均月消耗数量应至少根据一年的数据来计算得出 时间过短则数据的精确程 度较差 二 病人数量测算法 如果没有既往药品的消耗数量信息 那么就只能使用病人数量测算法 即根据每年国 家级下达的肺结核病人发现任务数量 测算药品需求数量 其使用公式为 1 涂阳强化期 HRZE组合 15N 2 式中 N为病人数 为二个月痰菌不阴转的比例 根据既往病人治疗管理信息统计 初治涂阳病人2个月末痰菌不阴转的比例约为15 20 复治涂阳病人2个月末痰菌不阴转的比例约为25 30 2 涂阳继续期 初治HR组合 N 60 复治HRE组合 N 90 3 重症涂阴 其他涂阴强化期 HRZE组合 N 30 4 重症涂阴 其他涂阴继续期 HR组合 N 60 5 链霉素 注射器 注射用水的需求数量与复治涂阳强化期组合的需求数量相同 病人数量测算法同样也需要增加25 的缓冲库存数量 同时结合现有库存实际情况 在实际工作中 可以使用EXCEL电子表格 表3 2 填入不同分类病人数量 初治涂阳 复治涂阳 初治涂阴 预计的初治涂阳病人二月末痰检未阴转率 预计的复治涂阳病人 二月末痰检未阴转率等信息即可自动生成测算需求数量 表3 2病人数量测算法工作表格 预测各类发现病人数量 初治涂阳复治涂阳初治涂阴 病人二月末痰检未阴转率情况 初治涂阳病人 复治涂阳病人 各类药品测算结果 药品名称现有库存年度需求数量备注 HRZE HR HRE S 说明 二月末痰检未阴转率可根据当地的实际情况 自行决定 应考虑当地病人丢失 的实际情况 如较为严重 可对年度需求数量进行一定的校正 适用于隔日板式药 三 季度药品申请数量测算三 季度药品申请数量测算 一 常规药品申请 常规药品申请只在每季度初进行一次 其申请数量测算主要是依据于库存控制卡 可 使用下面的公式 季度申请数量 最大库存 现有库存 公式说明 现有库存应综合考虑结防机构目前仓库内药品数量 见药品出入库登记本 门诊药房明细账 以及即将入库的药品数量 见库存控制卡 同时如果结防机构有 两个库房 门诊库房和药品库房 要将两个库房的库存数量相加 实例 某结防机构HRZE最大库存为3000板 现有库存为990板 那么其本季度需要向上 级申请的HRZE数量为3000 990 2010板 二 紧急药品申请 紧急药品申请可在季度中进行 最小库存是决定是否进行紧急申请的主要指标 其申 请数量测算同样依据于库存控制卡 公式与常规申请是一样的 紧急申请数量 最大库存 现有库存 说明 进行紧急申请首先应该确定距离下一次常规药品申请的时间 如果时间间隔小 于两周可以不进行紧急申请 紧急申请时 原则上只考虑现有库存低于最小库存的一种或 几种药品 其余药品仍需在下季度初常规药品申请时一并进行 实例 某结防机构 HRZE月平均消耗量为1000板 在某一季度第二个月现有库存800板 现有库存低于最小库存 而且距下次常规药品申请的时间也大于两周 因此需要进行紧 急申请 数量为4250 800 3450板 这样在下一个季度药品发放前库房内会有充足的库存 三 药品领取 调出 申请单 调拨三 药品领取 调出 申请单 调拨 入库单入库单 一 填写药品领取 调出 申请单 药品领取 调出 申请单 表3 3 同样用于药品调整调出时 其内容见第五章 由市 县级药品管理员负责 在每季度初或 需要紧急补充库存时 使用上述方法测算后填写 向相关负责人汇报并获得批准 然后提 交给上级单位 上级单位根据其月平均消耗量以及现有库存 综合考虑后确定批准的数量 表3 3药品领取 调出 申请单 常规 紧急 单位名称 编号 药品名称 计数 单位 现有库存 平均月消 耗量 申请领取 调出 数量批准发放 调出数量 填表人签字 日期 负责人签字 日期 备注 药品领取 调出 申请单的填表说明 1 单位名称 填入单位名称 2 编号 填入申请单编号 3 药品名称 填入药品名称 4 计数单位 填入板或支 5 现有库存 填入库房药品数量 含门诊库房 6 平均月消耗量 填入从库存控制卡上获得的该数据 7 申请数量 可以通过EXCEL表格自动生成 如果需药品调出 必须填写药品批号及数量 8 批准发放数量 由上级药品管理人员核查后填写 有可能与申请数量不同 9 负责人签字 相关负责人签字 二 药品调拨 入库单 为规范药品出入库管理制度 同时符合财务审计工作的要求 药品出 入各结防机构 仓库的同时 药品管理员应开出调拨 入库单 一式四联 分别交财务人员 仓库保管员 药品管理员备查 另一联作为存根 表3 4提供了一个调拨 入库单的推荐样式 各结防 机构也可以使用与之内容近似的现成印刷品 表3 4调拨 入库单 调入单位 调出单位 计数单位 年 月 日 编号 总 金 额 元 名 称批号生产厂家数量 单价 元 百十万千百十元角分 经费来源 合计 主管 会计 保管员 经手人 说明 调拨 入库单的 金额 一栏是必须要填写的 因为其为财务审计中较为重要的 一部分 也是备查的主要单据之一 四 工作流程图四 工作流程图 图图3 1 药品申请 发放工作流程药品申请 发放工作流程 省级药品库房 市级药品库房 县级药品库房 每季度申请一 次药品 现有库存小于最小 库存 即进行一次 申请 常规 申请 紧急 申请 每季度申请一 次药品 现有库存小于最小 库存 即进行一次 申请 常规 申请 紧急 申请 第四章 药品接收 一 一 概述概述 药品的接收工作是确保各级结防机构及时获得正确数量及高质量的产品 接收货物的 过程包括 卸货 清点 验货 登记入库 遵循一套标准的药品接收程序是非常重要的 否则不但会导致经济上的损失 而且会严重降低病人的疗效 具体来说可能会造成浪费 高成本 质量差或不是需要的药品 从而使接收方和供应方均不满 药品的接收工作应由 结防机构负责人 药品管理员 库房保管员共同负责完成 同时结防机构的行政 后勤等 其他人员也应给予必要的支持与帮助 目前我国抗结核药品的接收 按运输方式主要有两种模式 自领模式 即市 县级药 品管理员直接到上级办理各种领取手续 清点 验货后 自行运输回药品库房 物流模式 即市 县级药品管理员委托物流公司到上级办理手续 由其运输回库房后 再清点 验 货后 办理登记入库 药品的检验目前有许多简单但是成熟的方法 如实验室检验和现场抽样验货等 实验 室检验通常做为药品发放前常规检验的方法 但其费用昂贵且花费时间 由于我国可用的 抗结核药品经费有限 为节约成本 使药品经费最大比例的用于在广大肺结核病人身上 因此在实施过程中 实验室检验工作通常只在国家级 省级定期进行 而对于市 县级 只单独进行现场抽样验货工作 二 现场抽样验货二 现场抽样验货 严格操作的现场验货 可以发现明显的质量 规格等不符合合同要求的货物 省 市 县级每批药品到达时均需进行现场抽样 验货 实施验货的人员需要进行相关的培训 抽样可以分为两个层次 最开始只需要抽取小样本量进行检验 如果发现有不合格产品再 抽取更大量的样本 表4 1 现场抽样 验货工作流程的工作步骤 步骤步骤工作工作备注备注 1 从每个批号的药品中随机抽取一盒药例如 有两个批号的药品 每个批号都 要随机抽取一盒作为样本 2 检查样品是否符合要求以现有库存中的药品为依据 3 重点核实 药品名称与药品发放计划中的相同 包装的大小 规格符合要求 药品的剂量 剂型正确 如 片剂 胶囊剂 注射剂等 药品内包装和外包装均有清晰的标签 药品生产商 批号 有效期清晰可见 包装内有药品使用的说明书 以便遵循 先过期先发放 的原则 4 保证内 外包装的标签清楚可见 5 检查箱子是否完整 是否受到损坏 如破损 受 潮 污染等 如果有 则要打开箱子检查里面的药品 是否受到损坏 如有损坏 统计数量在 药品接收单中详细记录 6 检查箱子内药品是否有不足的情况 这样的箱子 重量较轻 如果发现有药品不足的情况 在药品接 收单中详细记录 7 同种药品有不同批号时 样本片剂和胶囊需注意 片剂 胶囊剂的形状 大小 颜色相同 没有压碎 变色 泄漏的情况 包装内药品的个数符合要求 8 注射用水和链霉素需注意 链霉素应保持干燥且没有杂质 瓶子没有破裂 药品没有泄漏 包装内药品的个数符合要求 9 注射器需注意包装是否有漏气的情况 10 如果有样本不符合要求 则要再次抽取样本检验 样本量是第一次的两倍 11 核实样本不符合要求的具体情况 报告相关领导 并将不符合要求的药品挑出 记录数量向上级 结防机构上报 省级接收时 发现有样本不符合要求 应及时与厂家联络 协商解决 三 药品接收单三 药品接收单 省级接收药品可使用药品生产厂家提供的药品接收单 市 县级结防机构在接收药品 时 如采用了自领模式 则只需在药品调拨 入库单上签字证明 如采用了物流模式 为了 对接收的药品数量 质量进行进一步确认 明确职责划分 那么就需要使用药品接收单 表4 1 在药品到达 现场抽样验货 入库后 由药品管理员与库房保管员共同负责填写 药品接收单 并经单位负责人核准 签字盖章后 以书面形式向上级反馈报告接收并确认 的药品数量 同时记录药品数量不符或者破损的情况 表表4 24 2 药品接收单药品接收单 省 市 县接收单 接收单位 药品调拨 入库单编号 计数单位 第一部分 药品接收报告第一部分 药品接收报告 药品名称批号经费来源药品调拨 入库单数量确认数量 第二部分 货物拒收报告 如果发现验收不合格的药品时填写 第二部分 货物拒收报告 如果发现验收不合格的药品时填写 药品名称拒收原因拒收数量单价 元 总价 元 合计 第三部分 货物差异报告 如果发现货物的数量和药品调拨第三部分 货物差异报告 如果发现货物的数量和药品调拨 入库单数量不符合时填写 入库单数量不符合时填写 药品名称调拨 入库单数量实际接收数量差异单价 元 总价 元 备注 合计 填表人 单位盖章 日期 以下是药品接收单的填写说明 第一部分 药品接收报告 此为必填部分 1 接收单位 填入药品接收单位 2 药品调拨 入库单编号 将药品调拨 入库单编号填入 3 计数单位 如板 支等 4 药品名称 填写药品全称或代号 如HRZE 5 批号 填写药品的批号 6 经费来源 注明药品经费的来源 如中央转移支付 省级经费等 7 药品调拨 入库单数量 按照每批药品一行填入表格中 8 确认数量 将通过验货的药品数量填入表格中 第二部分 货物拒收报告 当发现验收不合格的药品时填写 9 药品名称 填写药品全称或代号 如HRZE 10 拒收原因 注明拒收的原因 如破损 污染 不符合规格等 11 拒收数量 统计拒收的数量 12 单价 元 从药品调拨 入库单中获得 13 总价 元 用单价乘以拒收的数量 第三部分 货物差异报告 当发现货物的数量和药品调拨 入库单不符合时填写 14 药品名称 填写药品全称或代号 如HRZE 15 药品调拨 入库单数量 填写药品调拨 入库单的数量 16 实际接收数量 填写经过清点实际接收到的数量 17 差异 用实际接收的数量减去药品调拨 入库单的数量计算 货物数量不足用负号表示 货 物数量过量用正号表示 18 单价 元 从药品调拨 入库单中获得 19 总价 元 用单价乘以差异的数量 20 备注 填写差异的具体情况 如过量 不足 未申请等 说明 如接收药品时 采用了自领模式 就不需要使用药品接收单 四 工作流程图四 工作流程图 图图4 1 药品接收工作流程药品接收工作流程 第五章 库房管理 一 一 概述概述 在抗结核药品管理工作中 首先要保证省级 市级和县级药品仓库都必须保证有足够 上级结防机构 委托的物流公司市县级药品管理员 运输至当地清点 验货 清点 验货运输至当地 入库入库 自 领 模 式 物 流 模 式 药品申请 药 品 接 收 单 的空间 以安全储存一定数量的药品 同时合理 严格的库房管理能够极大的减少因库存 不当而造成的药品损耗 例如破损 过期失效及被盗等 在库房管理中 一些简单的操作 程序与要求就可以保证药品的质量和安全 使因储存造成的损失降到最低 从而减少整个 药品管理工作的经费支出 二 药品库房的要求二 药品库房的要求 免费抗结核药品是一种有经济价值的特殊商品 属于国家出资 无偿提供给肺结核病 人的国有财产 一个合格的药品库房是药品管理工作的首要基础 必须符合有关的要求 满足储存药品的各种条件 因此各级结防机构负责人应从保护国有财产不受损失的高度出 发 加强药品库房建设工作 尽管省 市 县级药品库房在某些方面的具体要求不尽相同 但总体要求是基本一致的 都应该做到 三个保证 一 保证专库 专柜 抗结核药品是一种特殊的商品 与其它药品及物资在储存和管理上存在着较多的不同 因此需要储存在独立 专用的库房 不得与其它药品 物资混装 而这就要求在省 市 县级均必须建立一个抗结核药品专库 同时要求准备足够的空间以便于查找及搬运 二 保证库房环境 药品储存的最终目的是让病人服用 满足治疗的需要 这就要求药品完整 安全并且 可以使用 下面是保证药品质量的一些具体要求 1 保证屋顶不漏雨 同时所有药品应放置在木制或塑料制的垫板上 距地面至少10cm 以 避免药品受潮 2 保证库房的清洁 防止昆虫进入 不允许储存食品 3 每周至少测量库房的温湿度两次 使温度保持在0 30 湿度保持在45 75 同时避免阳光直接照射药品 4 药品堆垛距墙和屋顶至少30cm 同时堆垛高度不要超过2米 以避免压垮底部的纸箱 三 保证药品的安全 1 库房设有专门的保管人员保证药品的安全 2 在不进行药品出入库时锁上库房 库房钥匙由库房管理人员保管 3 库房设有消防 防鼠设施 并能正常使用 且应培训库房保管人员如何使用 4 安装防盗设施 三 药品储存与发放的要求三 药品储存与发放的要求 药品的有效期是在符合相关要求的条件保存下 保证药品安全 有效的时间段 药品 一旦超过了其有效期 就不能再被发放和使用 为避免药品过期浪费 药品的储存与发放 必须符合一定的原则 1 用简单的标签注明每种药品摆放的位置 便于查找和补充 2 应整齐码放 以方便查找和再次进货 同时药品堆垛间应留有足够的距离 以方便 取出某箱药品 而不需要挪动前后和两旁的货物 3 将有效期显示在盒子或箱子的外面 以方便随时查看 4 按照药品名称和批号分类摆放 先过期的药品放在前面 5 货物发放需按照先到期先发放的原则 即任何情况下都要先发放最先到有效期的药 品 四 出入库登记本 库房账本四 出入库登记本 库房账本 门诊药房明细账门诊药房明细账 一 出入库登记本 省 市 县级结防机构 在所有免费抗结核药品的接收 发放 库存调整过程中都需 要使用出入库登记本 表5 1 用来记录每一个批号药品的出入库情况 如果同一种产品 有不同的批号 每一个批号的药品应该用单独一页记录 如果某一批药品发完 库存显示 为0 则将这一页登记存档 登记的信息包括 登记日期 现有库存 药品发放 药品接收 库存调整数量以及破损数量等 出入库登记本由各级药品管理员或库房保管员填写 可 以方便查询每个批号药品的库存情况 表表5 15 1 出入库登记本出入库登记本 药品名称 剂型或包装 规格 计数单位 单价 批号 失效期 日期单位单据号收到数量发放数量 损失 调整 数量 结存数量经办人备注 出入库登记本的填表说明 1 药品名称 填入药品的名称 2 规格 填入标示量 仅单药时填写 3 剂型或包装 胶囊 片剂 板式组合药 FDC等 4 计数单位 填入板或支 5 单价 具体数字可从药品出入库单上得到 或直接从国家级或省级获得 6 批号 填入药品批号 7 失效日期 填入失效日期 可在外包装上查找失效日期 或者根据生产日期推算 板式药 和注射用水有效期为2年 链霉素和注射器有效期为3年 8 日期 填入出入库的时间 年 月 日 9 单位 填入药品提供单位或发放单位 10 单据号 填入药品领取 调查 申请单编号 11 收到数量 填入接收的数量 若是发放 则不填此栏 12 发放数量 填入发放的数量 如是接收 则不填此栏 13 损失 调整数量 填入因过期 破损 丢失等原因需要进行调整的数量 用红色的笔填写以 区别正常出入库 14 结存数量 填入这一批号的药品现存数量 15 经办人 经办人签字 16 备注 可根据不同需要 填入总价格 过期失效 调整等情况 二 库房账本 由于省级结防机构仓库药品数量较大 所供应下级单位的数量也较多 因此省级库房 必须由库房保管员负责 建立单独的库房账本 表5 2 而市 县级结防机构是无需建立 的 与药品出入库登记本不同 库房账本目的在于记录每种药品的出入库情况 以流水账 的形式填写 即不考虑同一种药品有不同的批号 合并其所有数量用一页来记录 通过库 房账本 药品管理人员可以清楚的知道每种药品的库存 使用情况 为药品的需求测算 评估现有库存量 药品的申请以及药品使用核查提供依据 目前部分省本级已经使用了电 子版药品出入库登记本 那么也可以不使用库房账本 表表5 25 2 库房账本库房账本 药品名称 剂型 规格 计数单位 日期单位单据号收到数量付出数量 损失 调整 数量 结存数量经办人 说明 库房账本的填写基本上与出入库登记本是一样的 只是没有单价 批号 失效 期等3项 三 门诊药房明细账 在我国的部分市 县级结防机构为方便肺结核病人取药 在结核病门诊上也设立了门 诊药房 为确保门诊药房做到 日清月结 及时记录门诊药房药品出入库情况 因此要 求由门诊药房人员也相应建立抗结核药品的门诊药房明细账 每月使用一张表来记录 每 日记录 月底结存 表表5 3 门诊药房明细帐门诊药房明细帐 县 市 月 填表人 从仓库领取药品记 录 药品名称 时间计数单位数量批号 备注 从仓库中领取药品后请加入到当日结存中 日期HRZEHRHREHRZSM注射用水注射器 上转 发 放 结 存 发 放 结 存 发 放 结 存 发 放 结 存 发 放 结 存 发 放 结 存 发 放 结 存 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 合计 门诊药房明细账的填表说明 1 月 填入当月月份 每月使用一张表 2 填表人 填入门诊药房的发药人员 3 从仓库领药记录 详细记录每种药品领取的时间 数量 批号等信息 4 上转 填入上月最后一天剩余药品数量 5 1 31 填入每日每种药品及器材的发放情况和结存情况 目前已经不再使用HRZ组合药品 的省份无需填写HRZ一列 6 合计 每月最后一天将每种药品整个月的发放数量填入 五 盘库五 盘库 盘库是通过手工清点的方法检查账目记录与实际库存是否相符的过程 进行盘库时 每一种药品 每一个批号都要进行清点 如果库存的药品经费来源不同 即使批号相同 也需要分开清点 实施盘库即是库房管理的要求 也是财务管理的要求 库房管理上保证账目记录与实 际库存相符 如果不符可以及时调整 从而保证储存的药品均可使用 在财务管理方面可 以准确反映当前库存药品的资产价值 并评估资金的投入效率 因此要求省 市 县级由 结防机 构负责人 药品管理员 库房保管员共同负责 每月末实施一次药品库房的盘库工作 盘库工作应由结防机构负责人来组织实施 提前做好时间 人员安排 在具体盘点中 至少需要两个人共同完成 一个人清点 一个人记录 并将实际数量 出入库登记本数 量以及差异数量等信息均完整 准确登记在盘库单上 盘库工作完成时应将盘库的结果记 录在药品出入库登记本及药品库房账本上 省级 表表5 45 4 盘库单盘库单 药品名称计数单位批号 实际清点 数量 出入库登 记本数量 剩余有效 期 月 差异 原因 差异处理结果 单位名称 填表人 日期 盘库单的填表说明 1 药品名称 填入药品名称 2 计数单位 填入板或支 3 实际清点数量 如果与出入库登记本记录不同 再次清点避免出错 4 出入库登记本数量 填入药品出入库登记本上的数量 5 剩余有效期 月 填入该批号药品距离其有效期的月份 起到警示作用 6 差异 如果实际清点数量小于出入库登记本数量 用 表示 如果大于用 表示 7 原因 填入出现差错的原因 如账物不符 过期 破损等 8 差异处理结果 填入出现差异后 经请示单位负责人及上级 对此的处理方法及结果 9 单位名称 填入盘库单位名称 六 药品调整六 药品调整 建立持续不间断的药品供应体系 最关键的环节就是保证药品不短缺 同时也应避免 储存过量而导致的药品过期浪费 如出现药品储存过量 可能会产生许多不良后果 浪费有限的结核病控制经费 在总数量一定的情况下 本单位药品数量过多 其他单 位药品储存数量必然短缺 由于药品储存过量 在相当一段时期内所有供应给病人的都将是近效期的药品 导致 病人对结防机构的信任度降低 药品过期后 处理过期药品需要一定的费用 处理药品对环境也会有一定的不利影响 因此 各级药品管理员要根据所辖区域内的药品报表情况 密切关注本单位及所辖单 位内药品的使用与管理情况 对当地药品使用情况进行定期的监测 必要时应开展药品调 整工作 具体的调整要求如下 一 调整依据 进行药品调整工作 必须要有科学的依据 这就要求各级药品管理员 应通过季报表 和日常督导情况 及时了解本单位和所辖机构药品的库存数量与有效期 并掌握其动态变 化情况 二 调整原则 因为省间调整的操作十分麻烦 调整时间也较长 并且目前各省药品是