文秘职业角色意识的培养概述.doc

浅谈文秘职业角色意识的培养摘 要：随着秘书行业的快速发展，不少人对该行业的认知产生了偏差，甚至是文秘从业人员对自己的职业认知都不清晰，进而产生了错误的职业角色意识。这不仅对秘书人员的工作会产生不利影响，也会造成整个行业的混乱。本文针对社会上普遍存在的错误文秘职业角色意识，来逐步分析，并将秘书职业精确定位，树立正确的角色意识，旨在培养文秘人员的良好职业素养，进而优化秘书行业，规范职业意识。关键词：文秘人员 角色意识 职业素养 角色定位 每一个社会人要想在社会中施展才华、发挥潜能，就必须承担一定的社会责任，扮演相应的社会角色，成为社会角色中有机的一部分。只有拥有清晰正确的角色意识，才能更加完美地扮演好自己的角色。文秘人员作为领导的辅助者，在社会工作扮演着不可替代的角色。而秘书的角色意识又对其自身定位、角色扮演乃至完成工作的质量有着决定性的意义。所谓秘书角色意识，是指秘书人员对所担任角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉、理解和体验。秘书人员能否形成鲜明强烈的角色意识，是其能否干好工作并发挥主观能动性的基础。所以培养良好文秘职业角色意识对文秘人员避免角色冲突，塑造良好的角色形象具有重要意义。那么文秘人员该如何培养良好的职业角色意识呢？在秘书职业化的进程中，文秘人员的角色意识也逐渐丰富起来，呈现多元化的趋势。但在这个过程中，由于各种主客观原因，部分文秘人员对职业的角色认知产生了偏差，进而导致了错误的角色意识。在这里，针对近几年出现在秘书群体中较为普遍的角色意识作简要剖析。一、文秘角色意识产生偏差的表现（一） 秘书是领导的“高级保姆”这种观点认为秘书为领导的服务没有界限，从工作事务到领导的起居饮食，事无巨细全由秘书包揽，是一种无需过多专业素养，只要会察言观色，了解领导就能胜任的角色。这无疑是对秘书角色的误解。虽说秘书为领导服务是一种职业规定，但这种服务是限定在一定工作权限范围内的。如果超出了此范围，就不应是秘书角色所要承担的责任。当然，假若秘书与领导的私人关系很好，在生活中互相帮助关心，自然是无可厚非，但这并不是秘书角色扮演的任务，是非秘书角色的一种个人关系。我国也有一些专为高级领导人配备的以负责领导人生活为主要工作内容的生活秘书，这种秘书属于特殊现象，不是本文所讨论的办公室文秘角色。（二） 秘书对领导应唯唯诺诺，低三下四领导是秘书的直属上司，也是秘书在工作中接触最多的人。随时都需要小心翼翼地处事，以防领导不满，工作不保。正如俗话说“伴君如伴虎”。故而有的秘书恐惧于领导的威力，便表现地唯唯诺诺，在领导面前点头哈腰，唯恐领导不悦。为了保住工作，想方设法讨好领导，几乎抛弃了个人尊严。秘书作为一种特定的社会角色不仅有自己重要的工作内容，也应有独立的人格。在工作中，秘书对领导是主辅关系，但其并不存在人身依附关系。秘书与领导具有相等的政治关系和法律地位。文秘人员应该靠自身的知识能力和勤奋工作来取得领导的信赖，听从领导的安排，领会领导的意图，执行领导的决定，才能完成秘书工作，做一名称职的秘书。（三） 秘书是领导身边的“花瓶”很多女性秘书都认为，身为秘书只要“五官端正，相貌娇好，身材匀称”即可，至于秘书的专业知识、职业素养等等都显得轻若鸿毛了。这种观点在学历层次低、专业素养差的文秘人员身上表现尤为突出。的确，现在有的公司老板为了给自己充门面，雇用的秘书大多是充当“交际花”用的。其工作内容除了简单的收发、整理文件，就是和老板一起出去应酬。老板有这样的需求，自然也有条件相当的女性来扮演这种“花瓶”的角色。久而久之就混浊了秘书行业的一池清水。当然，并不是所有秘书都会扮演这样一种角色的。其实秘书长相好并不是坏处，但要懂得身为秘书这只是必要而非充分条件。如果做一个内涵丰富的花瓶，是不是会拥有更美好的职业前景呢？（四） 秘书是领导的高参有些人过高地估计秘书角色所发挥的参谋作用，将秘书人员说成是“智囊团”“思想库”，这种对秘书的知觉过分地夸大了秘书的作用。秘书职责中之所以有参谋作用，是因为秘书人员是各种信息资料到达领导前的把风口。有大量的信息需要其来处理、整合，去糟粕、取精华，再汇报给领导，为领导决策提供信息支持。所以说，秘书的参谋作用是为领导决策服务的，无论是决策前的信息收集还是决策后的信息反馈、监督检查等都需要秘书来做。文秘人员在做好参谋工作的同时，办文、办会、办事依然是其工作主要内容，摆正自己的位置，以事小而为之，才是秘书最大的职责。以上只是对较为典型的几种错误角色意识进行了扼要分析，实际在现实生活中，各种对秘书角色的曲解还有很多。文秘人员要有明辨是非的能力，免受这些错误意识的误导，以便正确秘书角色意识的树立。二、文秘角色意识产生偏差的原因那么为何文秘人员会产生这样的角色意识偏差呢？下面就上文提及的四种角色意识偏差产生的原因作简要的归纳分析。（一） 秘书与领导的关系不是“主”与“仆”，而是“主”与“补”。 在上文中的第一、二种角色意识偏差中，可以发现一个共同的特性，就是秘书人员都将自己定位得太低了，甚至是处于一个“仆”的地位。虽然秘书是服务、辅助领导的，但其与领导的关系称为“主”与“补”则更为合理。在工作中，领导难免会犯错误，作为接触他最多的秘书就应该即时的发现，并提醒领导，使其尽早觉察到错误，以便及时纠正挽回。要懂得为领导补台、圆场，这会让领导工作起来更得心应手。所以，文秘人员应认清自己的位置，清晰定位，把自己放在“补”的位子上。否则，只有自贬身价，成为领导的“高级仆人”。（二） 秘书人员本身的学识积累和职业素养不够。 第三种错误角色意识产生的原因，很显然是因为秘书人员本身没有深厚的专业知识和良好的职业道德素养。正是由于“瓶”内空空，才会对秘书角色的认识产生偏差，不能够脱离世俗的错误认知，自我定位模糊，甘当“空花瓶”。只有秘书人员认清了 “花瓶”的价值会随着年龄的增大而贬值这样的一个事实，从而努力加深自身职业修养，为自己增值，才能避免“吃青春饭”的恶果。（三） 秘书人员的过分表现，偏离了从属性角色的位置。之所以会有秘书高估自己作为领导参谋的作用，给领导出谋划策，就是属于一种过分表现、越位表现，使其偏离了“配角”的位置。不但给自身形象口碑造成影响，引起领导不满，也给工作上带来了诸多不良影响。身为秘书人员应谨记，甘当配角，谋而不断。领导终究是领导，主角是他，决策权也在他的手中。要清醒的把握自己的角色，恰如其分地当好领导的参谋与助手，才能促进与领导的配合，寻求共同进步。 以上三点是针对前文提到的四种错误角色意识而作的简要分析。当然，对于文秘职业角色意识错误产生的原因还要从更广的社会、环境乃至个人性格、生活等多方面来考察，在此不作过多探究。三、文秘职业角色意识的培养 针对现在秘书行业中出现的这种角色意识偏差严重的现状，应该加强秘书的职业角色意识的培养。通过认识到正确秘书定位的重要性，来树立正确秘书意识，提高秘书质量，做一名优秀的秘书。文秘角色是在整个社会工作系统中而存在的，要认清其角色的定位，就要从整个工作系统中来分析其所处的角色地位。秘书工作中主要需处理来自上下级、同级和组织内外三个方面的工作。文秘人员在这种复杂多变的工作环境中要认清自己所处的位子，并了解自己在不同的关系网中所要扮演的角色。首先，在上下级关系中，秘书是服务者与管理者的统一体。只有服务好上级，管理好下级，同时兼顾上下级的关系，才能保证上传下达，工作顺利进行。其次，在同级关系中，秘书是协调者和监督者的统一体。如何处理好同事之间、同事与领导之间的关系以及如何督促同事们负责地完成任务，也是秘书工作中不能忽视的一点。最后，也是对文秘最具考验的一点，就是在对待内外关系中了。对内，秘书需要把领导的每一个安排都落实到位，要能担当起内当家的角色。对外，秘书是代表着领导甚至整个组织来与外界打交道的，起着“门户”“窗口”的作用，具有公关职能，扮演着外交家的角色。总之，秘书角色可以从多层面理解认识，无论是对上对下、对左对右、对内对外，其都肩负着巨大的担子。只有认清了秘书角色的多重责任，才能意识到正确文秘角色意识的重要意义，从而加强重视，努力培养。那么，下面就详细分析该如何培养正确的文秘职业角色意识。（一） 树立明确的服务意识。文秘人员应把服务作为基本职能，树立自觉服务的角色意识，甘当配角，乐于做一名幕后工作者。（二） 树立强烈的纪律意识。文秘人员在工作中是与领导的工作接触最深最广的人，在不违反国家政策法规的情况下，要服从领导安排，保守组织秘密，不可利用职务之便为自己谋取私利。同时，纪律意识还包括对待组织内部的规章制度，秘书要严格遵守，起好带头作用，促进组织正常规范运转。（三） 树立高度的责任意识。由于秘书在组织工作中的重要作用，肩负着很多的责任，所以秘书一定要敢于承担，锻炼强大的承受能力，做好本职工作。更要积极参与本职之外的事务，这样才能左右逢源，为本职工作的完成建立良好基础。（四） 树立较强的公关意识。秘书人员处于一个枢纽地位，需要处理好上下级关系，沟通联络平衡左右的关系，需要有很强的公关意识和能力。不仅要注意加强仪容仪表、风度、气质、言谈举止的修养，更要全面加强自身的知识、才能的学习和炼造，使自己的内涵丰富起来，能足以面对来自各方面的问题，积极从容完美地处理各种复杂关系，灵活的应变以解决突发事件，化难为易，化险为夷。（五） 树立进退有度的进谏意识。秘书是领导的辅助者，领导有了错误，秘书也难辞其咎。可见，领导的成败是与秘书息息相关的。所以秘书要时刻关注领导，用更细的心更认真的态度去对待。无论是在领导的工作决策上还是思想政治上，一定要保证其是通过正规的途径，妥善合理地处理各事项，避免错误的发生。决不能投其所好，助纣为虐，使之走向社会道德和法制谴责、惩罚的道路。基于这点，秘书人员更要加强自身学识、认知和良好作风的培养，使自己有资格有能力来帮助领导。这五点是对文秘人员正确角色意识培养非常受用的。当然要完全做到这些会有一定难度，但只要能清晰秘书角色定位，认识到培养良好角色意识的重要性，就一定可以成为优秀的文秘人员。在当今秘书行业良莠不齐，鱼龙混杂的社会现实面前，身为秘书从业人员，只有从最根基处认识到自己的定位，树立正确的角色意识，加强自身职业素养和道德修养，不随波逐流，