某公司营运办公室作业程序.doc

TGI P230TGI P230 营运办公室作业程序营运办公室作业程序 V2 7 管制文件 请勿翻印 2 15 文件名称 文件名称 营运办公室作业程序 撰写人 撰写人 肖茂松撰写时间 撰写时间 1999 12版本号 版本号 V2 5 相关部门负责人会签 相关部门负责人会签 鲍雨松 许春晖 鲁涛 魏明新 管理者代表签字 管理者代表签字 鲍雨松批准日期 批准日期 2000 2 25生效日期 生效日期 2000 2 28 修订记录修订记录 修订人 修订人 修订时间 修订时间 版本号 版本号 修订说明 修订说明 相关部门负责人会签 相关部门负责人会签 管理者代表签字 管理者代表签字 批准日期 批准日期 修订人 修订人 修订时间 修订时间 版本号 版本号 修订说明 修订说明 相关部门负责人会签 相关部门负责人会签 管理者代表签字 管理者代表签字 批准日期 批准日期 修订人 修订人 修订时间 修订时间 版本号 版本号 修订说明 修订说明 相关部门负责人会签 相关部门负责人会签 管理者代表签字 管理者代表签字 批准日期 批准日期 修订人 修订人 修订时间 修订时间 版本号 版本号 修订说明 修订说明 相关部门负责人会签 相关部门负责人会签 管理者代表签字 管理者代表签字 批准日期 批准日期 3 15 目目 录录 1目的 1 2适用范围 1 3权责 1 4名词定义 1 5相关文件 2 6作业内容 2 6 1营运管理 2 6 2设备管理 2 6 2 1设备采购 验收 安装及维护设备采购 验收 安装及维护 2 6 2 2软件管理软件管理 3 6 2 3设备维修设备维修 3 6 2 4设备保管设备保管 3 6 2 5设备异动设备异动 4 6 3采购管理 4 6 3 1预算内物品采购预算内物品采购 4 6 3 2预算外物品采购预算外物品采购 4 6 4差勤管理 4 6 4 1员工外出员工外出 5 6 4 2员工请假员工请假 5 6 4 3员工出差员工出差 5 6 4 4员工调休员工调休 5 6 5影印管理 5 6 5 1内部影印内部影印 5 6 5 2外送影印外送影印 5 6 5 3外部影印外部影印 5 6 5 4扫描扫描 5 6 5 5光盘刻录光盘刻录 6 6 6电话 传真管理 6 6 6 1拨打拨打 6 6 6 2接听接听 6 6 7公事邮件 信函 报刊管理 8 6 7 1接收接收 8 6 8接待访客 8 4 15 6 8 1访总经理访总经理 8 6 8 2访问员工访问员工 8 6 8 3接待事项接待事项 9 6 9票务管理 9 6 10安全管理 9 6 10 1办公室值班管理办公室值班管理 9 6 10 2总务值班注意事项总务值班注意事项 9 6 10 3钥匙管理钥匙管理 10 6 10 4员工卡管理员工卡管理 10 6 11办公环境管理 10 7输出文件 记录 11 8附录 11 1 1目的目的 本份文件用以规范鑫讯科技股份有限公司营运办公室的正常运作 确定营运 办公室的工作规则 以提升营运办公室的工作品质 2 2适用范围适用范围 本程序适用于鑫讯科技股份有限公司营运办公室之工作管理 3 3权责权责 总经理负责审核营运办公室的工作规范 稽核办公室的 工作 以确保办公室的工作有章可循 规范有序 营运办公室担任总经理幕僚 负责收集分析组织营运的各种 资讯 以利总经理决策参考 负责组织总务 文 员等日常行政事务 为员工提供后勤保障服务 营运办公室包括总务 文员 行政助理等 文员主要负责处理日常行政事务 如考勤 礼仪接待 电话 传真 文档处理 票务 活动组织 图书 磁盘管理等 总务主要负责公司财产保管 财产维修 物品采购 保安 局域网管理等 行政助理 主要负责公司公共关系事务 活动组织及相关接 待事务等 值班人员 负责公司总机接听 水 电 财产等安全 网络管理员 负责公司局域网的管理 协调内部网络资源 保 证网络正常运行 4 4名词定义名词定义 营运管理指管理掌控营运系统运行情形 确保各项工作按 计划进行 以达成组织营运目标 设备管理指电脑设备的采购 维修 保管作业 总务管理指办公设备 办公用品的采购 维修与保管作业 以及一般总务管理 日常事务管理指办公室负责的影印 电话 传真 图书磁盘等 日常事务管理 2 15 公司员工鑫讯签定劳动合约的人员 5 5相关文件相关文件 质量手册TGI G001 文档管理作业程序TGI P050 人事管理作业程序TGI P240 图书管理作业程序TGI P270 财务管理作业程序TGI P250 6 6作业内容作业内容 6 16 1 营运管理营运管理 营运办公室应负责管理掌控营运系统运行情形 确保各项工作按计划 进行 以达成组织营运目标 营运管理具体执行可参照例行工作检讨 作业程序 6 26 2 设备管理设备管理 6 2 16 2 1 设备采购 验收 安装及维护设备采购 验收 安装及维护 公司员工所使用设备自然老损或因工作要求需新增硬件时 要填 写内部联络单 经部门经理 办公室负责人核实后 由总务人员 负责购买 硬件购买后应由使用人验收 如是旧硬件要更新 更换后的旧硬 件应交办公室检验 由总务人员入仓库保管 并及时在库房物品 清单中记录 使用人验收完毕 硬件安装应由总务或办公室指定人员进行 其 它人员不允许随便打开机箱 不允许随便调换 移出机箱内的硬 件 若需开机箱检查或调换硬件 需填写内部联络单申请 总务 人员处理后经使用人和部门经理确认 报总经理审核后到财务室 办理结案 同时应及时更改电脑配置清单 异动记录和设备领用 单 负责安装的人员必须按照经销商提供的 安装手册 的要求进行 安装 不允许随便拆分电源和电源线 主机安装新硬盘或安装新 环境时 安装人员须安装公司合法使用的杀毒软件 公司员工离开办公间时应关好自己的机器及外设电源 除特殊服 务器需 24 小时工作外 其它服务器应由相应管理人员每日下班时 将其关闭 员工下班后如未关机 经总务人员检查出后第一次将 给予警告 再次查处将记违规一次 经部门经理确认 月底报财 务备案 如因未关机导致机器损坏 使用人应全部赔偿损坏机器 的维修费用 3 15 员工出差后留在办公间的电脑总务可另做安排 员工出差前应将 相关内容备份 特殊情况下应向总务说明 6 2 26 2 2 软件管理软件管理 a 新购入的光盘 须经总务人员检查病毒 在购买凭证后签字 文员才能入库 b 网络管理人员应每周例行检查有无病毒 定时升级杀毒软件 并随时向员工提供新的病毒信息 员工个人电脑杀毒自行完 成 c 公司员工禁止私自带软件进行安装 如员工私自安装软件致 使病毒传播 造成的损失应由责任人全部赔偿 6 2 36 2 3 设备维修设备维修 公司员工因工作需要 申请维修电脑软 硬件设备时 申请人应 填写内部联络单 经部门经理和办公室主任审核后 交总务人员 进行维修 总务人员维修完成后交使用人签字 同时在财产清单 和异动表中做相应记录 每月底总务人员应汇总当月电脑软 硬 件维修记录同办公室主任核查后交总经理签核后 送营运办公室 备案 使用人设备维修申请 使用人验收 总务人员汇总当月维修记录 后送办公室备案 总务人员维修 部门经理签字 维修完成 是 否 6 2 46 2 4 设备保管设备保管 a 电脑设备为公司财产 设备使用人应负责该设备的保管 闲 置设备由总务人员保管 电脑设备在保管期间 如因保管人 个人人为原因造成设备损坏或丢失 保管人员应按设备的折 旧价 或部分损坏的维修价 承担全部责任 b 公司有权根据需要收回所领用设备或为其调换其它设备 调 换其它设备时 使用人填写新设备领用单的同时 在原设备 领用单上要签字归还 部门经理认签 总务和领用人各保管 单据一份 4 15 c 总务人员应对每台设备制作固定资产卡 统一保管 总务人 应制作公司电脑设备一览表 每季度向办公室主任汇报核查 一次 6 2 56 2 5 设备异动设备异动 部门内要调换电脑设备时 应向办公室进行申请 总务人员处理 后在设备领用单中维修记录栏内详细写明 交使用人认签 同时 进入公司电脑资料库系统登录异动资料 并印出异动记录 每月 底汇总公司所有异动信息 同办公室主任汇报核查一次 如员工 私自调换电脑设备 总务一经发现将记录违规 由部门经理确认 后报财务执行 如因此而给公司带来损失 相应员工应承担全部 赔偿责任 6 36 3 采购管理采购管理 6 3 16 3 1 预算内物品采购预算内物品采购 每月 25 30 日前 员工在 E OFFICE 上填写下月办公用品预算 经部门经理 行政助理 总经理审核后 总务人员预算清单报财 务借支采购 总务人员应在每月 5 日前完成预算采购到财务结算 并根据每月 实际采购情况填写一份预算物品明细表 注明数量 单价 并附 发票复印件于每月 10 日前交由行政助理备案 总务人员采购金额较大的物品时 应先收集相关资料呈阅总经理 批示 然后方可与供应商商讨价格 售后服务等事宜 以进行相 关采购作业 6 3 26 3 2 预算外物品采购预算外物品采购 员工因工作需要 申请购置软件及其它办公用品资料时 申请人 应填写内部联络单 经部门经理 办公室主任 总经理确认后 交总务人员进行采购 总务人员应对公司的所有财产进行清查 形成公司财产清单 6 46 4 差勤管理差勤管理 员工上下班应刷卡 记录工作时间 文员应于每月 1 号汇总当月差勤 违规记录 制作一份完整的差勤 违规记录表 交办公室主任和总经理核可后生效 作为当月薪资发放 依据 总务采购申请人验收 申请人填写申请单 部门经理签字 办公室主任签字 办理结案手续 总经理审核 5 15 6 4 16 4 1 员工外出员工外出 员工外出前应先填写外出人员登记表 由部门经理审核后方可外 出 6 4 26 4 2 员工请假员工请假 员工请假应填写请假单 经组长和部门经理或其指定负责人认签 方能有效 如遇突发病事假应在 3 小时以内电话告知部门经理和 前台文员 并于上班后补相关假条 交部门经理认签 逾期或未 补假条者作旷工处理 3 天及 3 天以上请假需总经理批准 3 天以 内请假由部门经理核准 病假则需出示病历或医院的病休证明作 为依据 6 4 36 4 3 员工出差员工出差 驻外 出差员工考勤由当地主管负责 于每月 1 日将上月差勤 违 规记录汇总后传真到武汉营运办公室 公司出差员工的出差时间及归汉时间应由各部门 PCM 及时通知 前台人员 以便于考勤记录 6 4 46 4 4 员工调休员工调休 员工调休时应填写调休单 至少提前一天 经部门经理同意 调 休要有加班证明 若员工一人出差在外则加班以现场支持日报作 为加班的依据 调休的时间由各部门负责人具体掌握 斟情处理 6 56 5 影印管理影印管理 员工影印资料可交由办公室文员协助处理 文员应坚持厉行节约的原 则 不得随意浪费办公用纸 6 5 16 5 1 内部影印内部影印 员工因工作需要影印公司列管的资料 须报部门经理核可 文员 在协助复印完成后需及时填写影印记录 文员应于每月 1 日前将 上月影印记录汇总交行政助理备案 6 5 26 5 2 外送影印外送影印 外送影印时 申请人必须填写内部联络单向部门经理申请 至少 提前一天 经部门经理签核后 由办公室安排人员办理外送影印 事宜 6 5 36 5 3 外部影印外部影印 外部影印时 应出示经部门经理核可的内部联络单 文员方可进 行影印 6 5 46 5 4 扫描扫描 公司员工需扫描文件时 应填写内部联络单 由文员或办公室指 定人员负责扫描 扫描完成后 文员应填写影印记录 每月汇总 至行政助理备案 6 15 6 5 56 5 5 光盘刻录光盘刻录 公司员工备份文件需刻录光盘时 应填写内部联络单 从文员处 领取光盘 交总务刻录 刻录完成的光盘由文员登记入库保管 公司员工可借阅 如所刻录光盘需要外寄 应在内部联络单中写 明 6 66 6 电话 传真管理电话 传真管理 6 6 16 6 1 拨打拨打 a 文员应保证公司电话 传真 24 小时畅通 将公司员工电话号 码与往来客户电话号码分类整理以备查用 掌握查找电话号 码的方法 熟悉国内及国际直拨电话的使用方法与计费标准 b 正确拨打需要的电话号码 拨通后首先确认一下 您好 我 是鑫讯公司 请问是 XX 公司吗 如果对方说不是 要马上 向对方道歉 对不起 打错了 把话筒放回 重新拨号 如果对方说是 应答 请给我找一下 XX 先生 谢谢 c 如若要找的人不在 可根据具体情况详细询问 如 请问他什 么时候可以回来 我有急事找他 请问他现在的联系方式是 什么 请帮我代个口信 让他尽快与我联系 等 d 为上司或同事代拨电话 接通后先确认对方的身份 然后客 气地请对方稍侯 告诉对方谁要和其通电话 然后把电话转 给有关人员 e 给熟人去电或熟人来电 在听出对方声音后 称呼问候 以 示尊重 f 通话应简单明了 对重要内容可以扼要地向对方这叙述一遍 以求确认 g 通话完毕 应友善地感谢对方 对不起 打搅您了 谢谢您 再见 h 如发传真 而对方使用的又是电话 传真两用机 在拨通电话 后说 您好 我这里是鑫讯公司 我有传真件给您 请给信 号 谢谢 i 不占用公司电话谈个人私事 不允许在工作时间通过电话也 亲朋好友聊天 j 对方对方挂断之后再将电话轻轻挂上 k 如若是长途电话 要详细登记拨打长途登记表 6 6 26 6 2 接听接听 a 办公室保证公司总机 24 小时有人接听 总机接听时应注重电 话礼仪 精神饱满 言辞适度 维护公司形象 7 15 b 电话铃响二声后立即接听 语气饱满柔和 语调平和安详 彬彬有礼 您好 这里是鑫讯公司 请问您找哪位 如 若电话铃响超过三声 应首先说 对不起 让您久等了 这 里是鑫讯公司 请问您找哪位 c 电话来自总机时 通话简单扼要 不要超过 30 秒 如若有问 题询问 将电话转至分机再回答 d 如果线路不清楚 要语气温和地应答 对不起 电话声音太 小 请大声一点 好吗 如若没听清 应答 对不起 请重复一遍好吗 听不懂对方方言时 应答 对不起 请您用普通话再讲一遍好吗 e 如果对方不耐烦 也应耐心听完对方埋怨 再温和地说明理 由 f 如对方指明要找 XX 应答 请稍等 我立刻为您接 XX 的 电话 听清来电者的自我介绍 最好重复一下他的名字 您 好 XX 先生 我立即给您接通 请稍等 在查找电话的时 间用手捂住话筒或按闭音键 g 如果要找的人在单位而暂时无法通话 应答 对不起 XX 正在开会 接电话 您是否留下口信 或过一会儿再来电话 倘若对方有急事 应每隔 30 秒对来电者说一声 对不起 让您久等了 我在继续设法为您接通电话 使来电者知道你 未冷落他 仍在为他努力 如果电话没人接 应立即征求来 电者的意见 对不起 电话没人接 您是否留下口信 或过 一会儿再来电话 填写来电登记表 h 如若要找的人不在 如出差 应答 XX 不在 可以请 其 他人 接电话吗 如若不能 应答 请留下口信和联系 方法 我会及时通知他与您联系 及时填写来电登记表及时 处理 i 对打错的电话 表示谅解 应答 对不起 这里是鑫讯公司 您打错了 对态度粗鲁语言粗鲁的来电 仍保持你的礼貌与 职业性用语 不和他争辩和顶撞 j 在通电话的时候 不要同身旁的人讲话或干别的事 如果万 不得已 应向对方说明 很对不起 我有件急事要办 我稍 侯再给您去电话 或对不起 请稍等一会儿 我要处理一件 急事 然后用手悟住话筒 或按闭音键 尽快把事情处理完 毕 包括接新来的另一个电话 在恢复通话后要向对方说 对 不起 k 巧妙理智耐心地回答来电者的一般性询问 如果对来电者的 提问不知如何回答 应答 对不起 我暂时还不太清楚这事 请留下电话 我会及时将情况向您说明 填写来电登记表 与相关人员联系找到答案后及时致电给对方 8 15 l 熟悉公司各部门的业务和业务人员及电话 以便及时将来电 者的电话转给有关人员 m 来电者留下口信或联系方式时 应向其重复一次 以确保来 电登记表上的信息无误 n 电话交谈结束 说 再见 如果对方是长辈 客户或领导 则在对方挂断之后再将电话轻轻挂上 o 对于外来咨询 推销或寻求合作等电话 听请来意后文员应 礼貌解答 主动请其留下口信和联系方式 事后应及时将相 关信息转给行政助理或相关人员处理 详细填写来电登记表 每月 1 日汇总 交行政助理备案 p 文员收到传真后应立即备份并及时通知相关人员接收 同时 详细填写传真登记表 6 76 7 公事邮件 信函 报刊管理公事邮件 信函 报刊管理 6 7 16 7 1 接收接收 当文员接到邮件信函等时 应先填写邮件信函登记表方可传递给 相关人员 文员每日从公司报箱内取回报刊后 应及时填写报刊登记表 报 架内置最近两周的报纸 半年以上报纸放书柜保存 文员负责管 理报架 随时整理 每月 1 日前将上月接收传真 公司信函 邮 件汇总交与行政助理检核备案 发送 公司员工因工作需要发送信函时 需填写内部联络单 由文员负 责邮寄 6 86 8 接待访客接待访客 接待人员 必须注意仪态端正 举止大方 外来客人需进入办公间时 前台文员应礼貌安排详细填写外来人员登记表 给客人佩卡 6 8 16 8 1 访总经理访总经理 当客人来访总经理时 分如下情况解决 已预约 当客人与总经理已约好 则可及时通过电话向总经理通 报 经总经理同意后 方可将客人带入总经理办公室 未预约 当客人事先未与总经理约好 则应把客人介绍给行政助 理 由行政助理来解决 6 8 26 8 2 访问员工访问员工 如来访客人因公事来访员工 文员应及时与相应员工联系到前台 根据具体情况以茶水接待 如无部门经理以上人员核可 不可将 客人带入到工作间 9 15 6 8 36 8 3 接待事项接待事项 a 文员应积极热情为来客服务 根据公司客人的具体要求订房 订票 接机 安排饮食 b 提前准备好会议室和投影仪 客人到达后送上茶水 每隔一 小时加水一次 c 客人离开文员应收回投影仪 整理会议室 6 96 9 票务管理票务管理 公司员工出差前应填写出差报备单 经项目经理和部门经理确认后交 办公室文员订票 文员订票后将票交出差人员 每月汇总一次送财务 室备案 6 106 10安全管理安全管理 6 10 16 10 1 办公室值班管理办公室值班管理 办公室应保证公司每天 24 小时一直有人值班 6 10 26 10 2 总务值班注意事项总务值班注意事项 a 周一至周五每日早上 7 30 周末 9 00 前 值班人员应将 工作间房门打开 检查饮水机 换水 检查整个工作间的设 备 门窗 注意有无异样 每日晚 17 30 后 周末全天 值班总务关电控门 21 00 后 周末 18 00 后 除特殊情况 加班 外 所有员工均应离开办公室 21 30 后 值班总 务锁大门 检查公司所有门 窗是否关闭 空调 电灯 电 脑 UPS 等是否关好 认真填写值班检查表 如发现有公用 设备损坏时 第二天应立即报主管维修 b 员工应在规定时间离开办公间 总务应详细做好登记 外来 人员不得进入办公间 特殊情况下需由部门经理批准详细登 记后佩戴公司客人卡方可入内 c 值班期间负责接听公司总机 填写来电登记表 详细记录对 方姓名 联系方式和事由等 如果是急事 应立即与相关人 员联系告知 其它则将详细记录与文员做交接 d 如遇突发事件 如停电 漏水 漏电等 应及时查明原因并 妥善处理 同时应立即通知相关负责人 e 对来公司滋事生非的人 应坚决将其赶走 必要时报警处理 f 文员每日须提前 10 分钟上岗 前台文员到岗后与总务进行交 接 检查总务值班期间的电话记录 外来人员记录 报刊信 函记录 周末加班人员记录等 及时处理相关事宜 g 文员值班期间处理日常工作 处理电话接打 接待等 值班 文员离开工作间时应与总务做好交接工作 填写工作交接表 10 15 6 10 36 10 3 钥匙管理钥匙管理 a 员工应妥善保管书柜钥匙 如锁具损坏或钥匙发生丢失 员 工应立即向主管说明并赔偿同等锁具的费用 由总务人员重 新购买更换 b 任何员工如无部门经理和营运办公室主任许可不得擅自配备 办公间钥匙 c 总务人员应备份工作间所有钥匙 不得擅自将钥匙移交他人 发现锁具损坏或遗失应立即向主管说明并于一日内重新购买 新锁 6 10 46 10 4 员工卡管理员工卡管理 a 外来人员如需进入办公间 前台文员详细登记后 应让其佩 戴客人卡方允许进入 b 员工进出办公间须刷卡 每张考勤卡均由办公室设定固定号 码 员工应妥善保管 未经允许不得擅自更改卡号或转借他 人 c 如不甚丢失员工卡 员工需原价赔偿并应及时向办公室说