公文管理制度.doc

公文管理制度一、目的为使金瀚房地产开发有限公司的公文处理科学化、制度化和规范化，特制定本制度。二、适用范围适用于金瀚房地产开发有限公司各类公文的管理。三、批准和解释本制度由xxx房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；本制度由xxx房地产开发有限公司行政事务部负责解释。四、控制要求（一）公文处理的原则实事求是、精简高效、及时准确。（二）公文种类1、决定。用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及个人，变更或撤销子公司不适当的决定事项。2、通知。用于传达并要求所属部门和下级公司周知或执行的事项，任免人员。3、通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。4、报告。用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级有关部门的询问。5、请示。用于向上级部门请求指示、批准。6、批复。用于答复下级公司的请示事项。7、意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。8、会议纪要。用于记载、传达会议情况和议定事项。（三）公文格式1、公司公文一般有发文单位标识、发文字号、签发人、标题、正文、成文日期、印章等部分组成。2、发文号包括公司代字、年份、序号。3、集团行政事务部是公司公文处理归口部门，主管集团公司和指导子公司的公文处理工作。凡以集团名义发文的，均由集团行政事务部统一编号，各部门一般不得以集团的名义对外发文。4、发文时统一采用下列编号a）KHG行发：是集团行政事务部的文件；b）KHG财发：是财务部的文件；c）KHG审发：是审计部的文件；d）KHG投发：是投资管理部的文件；e）KHGQ发：是清风湖建设集团有限公司的文件； f）KHGZ发：是山东冬映红枣业有限公司的文件； g）KHGS发：是xxx生物工程有限公司的文件。 5、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。6、公司使用的表格，要在其上端右侧印有集团公司或子公司名称（或英文缩写）。7、对外公文用纸和对内发文用纸一律使用印有公司标识和公司标志的公文纸。公司对内对外发文用纸及公司通知、通报、报告、请示、批复、意见、会议纪要及存档等均用A4型纸，并且正反两面使用。8、附件公文正文的说明、补充或参考材料，是公文的组成部分。公文如有附件，在正文之后、发文机关署名之前（正文下空1行左空2字）标注“附”，后标冒号和附件名称；也可在正文中涉及附件内容处，标注“（见附表）”或“（附后）”。有两件及两件以上附件时，应在附件名称前按顺序用阿拉伯数字标明顺序号。附件名称后不标标点符号。附件置于主件之后，与主件装订在一起。附件材料左上角顶格标注“附件”，两件及两件以上附件按顺序标注“附件1”、“附件2”等，后标冒号。（四）行文规则1、行文应当确有必要，注重实效。2、 “请示”要一文一事。3、公文送主管领导签发前，要进行认真审核。（五）收发文处理1、收文包括外部文件和内部文件。2、收发文处理程序必须严格规范。3、公文发文办理包括公文的核发、登记、负责印制和分发等程序。a)核发:文书部门在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核。b)登记:记录发文字号、签发人、印发范围和公文印制份数等。发文登记须由专人办理。c)印制：公文字体、字号使用应规范统一；公文标题根据字数多少选用合适的字体，一般用二号黑体；发文字号、签发人用五号宋体；主送单位（部门）、落款、成文时间用楷体加粗；正文、附注、附件用四号仿宋体；公文中的数字除作词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用汉字外，其他数字使用阿拉伯数字。公文结构次序数依次用汉字、汉字加圆括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加圆括号。除意见及规章类等公文序数可跨层次使用外，结构层次次序数一般不跨层次使用。结构层次序数使用汉字时后面标顿号，使用阿拉伯数字时后面标圆点，汉字及阿拉伯数字加圆括号时后面不标标点符号。公文正文内的标题单独或成行时后面不标标点符号。4、内发重要公文要经总裁审批，一般公文经行政事务管理部门审批后可发文。（六）公文处理的一般要求1、报告、讲话稿、经验材料、计划、责任书、会议纪要、函、经济合同、考核记录、通知、决定、通报、决定、请示、批复、规定、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、招投标书、商业广告、意向书、协议书等公文，根据要求由专人或共同撰写，有关人员初审，文书打印，起草人核对，部门领导把关，文书（秘书或有关人员）分发，档案员归档。2、带有全局性的报告、讲话稿、经验材料等公文要经行政事务部或集团主要领导审批后方可外报。3、公文分发和归档要进行签收移交登记。4、法律文书按法律事务管理办法办理，介绍信由专人负责开具，并留存一联归档。5、各类公文的格式可参照国家行政机关公文处理办法的要求，文头、行文和文尾及公文的书面格式、排版要求及印装符合规定、体式规范、格式完整、语言准确、简明、得体。（七）承办/催办1、承办部门或子公司收到交办的公文后，要及时办理，不得延误、推诿。2、收到上级或有关部门下发的公文，要立即送分管领导批复。（八）公文归档1、公文办理完毕后，要及时整理（立卷）、归档。2、归档范围内的公文，根据其相互联系、特征、保存价值等分类整理（立卷），要保证公文归档的齐全、完整，能正确