部门间协作制度.doc

公关销售部要达到最佳效益，既要发挥专业队伍的促销作用，又要走全员促销的道路，而且，各种接待均需要宾馆各部门的支持、配合和协作，才能发挥宾馆的整体效能和效益。1.0公关销售部-总经理办公室1.1共同做好各种文件的上行下达；1.2共同做好特别服务和贵宾的接待服务工作；2.0公关销售部-客房部2.1公关销售部每收到客户的预订，应迅速处理，填写有关订单，及时录入电脑。对团体、会议的预订单，应注明有关要求、注意事项及付款方式按时送交客房部。客房部根据订单要求予以执行。2.2对客户的特殊要求，尤其是客房价格方面的特殊优惠，公关销售部应根据权限规定填写在预订单或相关单据上通知客房部，客房部应根据要求予以执行。2.3公关销售部应把签订后的协议及时录入电脑，协议中明确折扣、客人联系方法、协议有效期等资料，以便客房部根据协议要求接待有关客人。如有特殊的协议，复印给客房部。2.4公关销售部通过走访和联谊活动等渠道把收集到的客户意见，及时通过质检部门反馈给客房部，并协助处理有关的客户要求。客房部在日常工作中收集到的客户信息要及时反馈给公关销售部。2.5公关销售部协助客房部做好有关服务和优惠的推介和宣传工作。2.6对重要客人或特殊团体，需要作为VIP接待的，公关销售部根据权限做好审批，并在订单中注明要求。3.0公关销售部-餐饮部门（中餐部、西餐部）3.1公关销售部接到客户的预订，应迅速处理，填写有关订单，并录入电脑。对团体、会议的预订，应注明要求、注意事项及付款方式，以及注明客户提供的关于人数标准、特别要求、日期和接待单位等信息。餐饮部门根据订单要求予以执行接待。3.2公关销售部所争取到重要的涉及餐饮部门的预订，如大型宴会及大型会议，应提前通知餐饮部门，以便作好准备。3.3对重点客人或特殊的团体，需要免费给予特殊优惠的，公关销售部根据权限做好审批，并在订单中注明接待要求。3.4公关销售部若接受客户在餐饮部门举办酒会、联谊活动、新闻发布会等各项活动时，均应先与餐饮部门协调，碰到重大疑难问题的，须请双方经理协商解决。如不能解决再报由双方部门的主管领导协商处理。3.5公关销售部通过走访和联谊活动等渠道把收集到的客户意见，及时通过质检部门反馈给餐饮部门，并协助处理有关的客户要求。餐饮部门在日常工作中收集到的客户信息应及时反馈给公关销售部。3.6公关销售部协助餐饮部门做好有关服务和优惠的推介和宣传。3.7公关销售部在餐饮部门所属营业场所进行各项宣传活动或制作，餐饮部门应尽量配合提供方便。4.0公关销售部-财务部4.1公关销售部人员对申请挂帐的客户，提供“挂帐申请表”并介绍宾馆对挂帐客户的有关要求，协助财务部联系客户办理挂帐手续。4.2如客户对结帐有特殊的要求，应先向财务部咨询再回复客人。与旅行社签订的协议以及与客人协商有关收款的事宜，应以书面形式及时通知财务部。4.3财务部应将本宾馆的帐号资料提供给公关销售部。4.4对需要汇出的款项，公关销售部填写汇款通知并交上级领导审批签名后交财务部，财务部予以协助办理。对需要客户汇入的款项，财务部应逐月清理并向对方发出收款通知，并负责追收款项，如有需要，公关销售部协助做好相关工作。4.5 财务部应及时将缺乏财务信誉的客户单位资料通知公关销售部。4.6 财务收款组在追款过程中了解到的客户信息要及时反馈给公关销售部。4.7财务部应对公关销售部预订中心异地代售房收款业务给予监控，并向有关业务人员提供财务制度方面的培训。5.0公关销售部-各个部门5.1公关销售部配合各个部门做好服务策划及各项经