G档案管理制度.doc

档 案 管 理 制 度第一章 总 则第一条 为建立科学规范的档案管理体系，为公司开发和经营管理提供准确、全面、可靠的信息，根据中华人民共和国档案法、GB/T 50328 - 2001建设工程文件归档整理规范和省档案局（DB37/T180-93）企业档案分类编号规则，结合公司实际，制定本制度。第二条 本制度适用于公司的工程档案、文书档案、技术档案、设备档案、合同档案、客户档案、会计及人事档案等十五类档案的管理。第三条 档案资料可以是文字资料、图纸资料、音像资料、磁盘资料和图片资料等。第四条 档案管理坚持及时、真实、齐全、清晰、手续完备、安全可靠的原则。第二章 职 责第五条 营销管理部负责客户档案的立卷、归档和管理，并将入住客户档案移交物业公司管理。第六条 人事部门负责人事档案的立卷、归档和管理。第七条 财务管理部负责财务档案的立卷、归档和管理。第八条 档案室负责其它档案的立卷、归档和管理，并负责协助、指导各部门档案材料的收集。整理和归档。第九条 各职能部门负责职责范围内需存档资料的收集、整理、送交。第三章 立卷归档第十条 归档范围见附录公司文件资料分类、归档范围的规定。第十一条 归档要求、上级来文：经授权人签署传阅办理意见，传阅后连同办结的资料一同送交档案室登记存档。2、公司的上报材料和发放的文件，由发文单位将签署齐全的拟稿纸和原件送交档案室登记存档。3、技术图纸资料由发放单位在发放的同时，送交档案室登记存档。4、凡归档的文件资料，应是原件，并要求书写材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，一律用碳素水或蓝黑墨水书写，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的书写工具。5、凡归档的图纸，必须符合国家制图标准，会签手续齐全。6、重要设备、仪器开箱时，相关部门必须通知档案室派人共同参加开箱，检查接收随机文件材料并及时归档。7、归档的声像材料必须是原版，应详细注明内容、时间、地点、人物、摄像人。8、移交文件资料时，交接双方应清点核实无误，并在移交目录上签字。第十二条 归档时间1、企业基础管理文件资料于次年三月份前向档案室移交。2、工程建设文件资料，在工程竣工验收交付使用前向档案室归档。第四章 档案的管理第十三条 档案管理1、档案室在接收档案后，应进行分类、立卷、编号、建账、建卡、入库，妥善保存。2、对有密级的档案单独组卷、登记，专柜保管。3、为确保档案的安全，应设独立档案库房。库房内要有防火、防盗、防潮、防鼠、防晒、防虫、防尘、防高温的措施；库房中应具有防磁、防震的柜架及箱盒，以便妥善保管录音、录像带、软盘、缩微胶卷等。4、存入微机、电子媒体的归档材料应加密并备份，要注意防磁、防静电、防病毒。5、对档案资料要进行科学管理，做到分类清楚，编排规范，代号正确，规格一致，检索工具完备，以利查找利用档案。6、档案室应定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时解决。7、档案人员要熟悉所保管档案的内容，积极开展咨询服务工作，并及时、准确地作好档案的库存、收进、移出、鉴定、销毁、利用数字和利用效果的记录和统计工作。第十四条 保密要求1、档案工作人员要认真学习贯彻保密法，严格执行保密制度，养成良好的保密习惯。2、档案工作人员不准随意摘抄机密文件、资料，谈话不准涉及档案中的内容。第十五条 档案的鉴定与销毁1、由公司领导组织有关部门和档案室人员组成鉴定小组，对需鉴定的档案进行直接的价值鉴定，做出鉴定结论，由档案室执行。2、鉴定小组是具体鉴定、审定组织。它的任务是：调整密级，确定保管期限和批准销毁无保管价值的档案，并提出档案鉴定情况的报告。3、档案不仅有现实使用价值，而且具有长期工作参考和历史凭证作用。保管期限分为：永久、长期、短期三种。4、对确定销毁的档案经复审后，编制档案销毁清册，履行批准手续，指定二人以上进行监销，注明销毁时间、地点、方式、销毁清册存档，永久保存。第五章 档案借阅和传递第十六条 借阅档案要求1、企业档案主要供本公司利用，一般不外借。特殊情况下，外单位人员来本公司查阅档案，须持单位介绍信，经分管领导批准方可查阅，但不许借离档案室。2、本公司正式职工，因工作需要，可到档案室利用无密级的档案，对有密级的档案，需经有关领导批准方可利用。3、一般情况下，只许在档案室内查阅档案。特殊情况下，需经分管领导同意，可在办理借阅手续后借出档案副本，每人限借三本，正本一概不借出。4、档案借出期为二周，到期未用完，必须到档案室办理续借手续。5、借阅期间，应精心爱护档案，不得转借、拆卷、抽页、涂改，归还时要严格检查，以确保档案完整。若有遗失，需写明情况报分管领导酌情处理。6、借阅档案后，需填写档案借阅登记本和利用效果登记本。第十七条 档案转递1、档案转递移交应列明移交目录，交接双方在核对无误后在交接记录上签字。2、人事档案的转递必须由任免文件或调动审批表等依据，并经认真鉴别清理，按人事档案转递通知单的项目登记，严密包装、封印后，以机密件发出。附件：公司文件资料分类、归档范围的规定附件公司文件资料分类、归档范围的规定1.根据国家建设部城市建设档案分类大纲、省档案局企业档案分类编号规则等有关规定，结合本公司实际，对公司所有档案的收集分类、归档范围及保管期限的划分作出规定。2.公司档案分类、归档范围及保管期限见档案分类编号方案和档案分类、归档范围表3.公司档案保管期限分为永久、长期、短期。党政工团文书档案保管期限永久为50年以上，长期为1650年，短期为15年以下；建筑工程文件档案保管期限