如何做一个合格的外企高管女秘书

如何做一个合格的外企高管女秘书摘要我想大部分的人都应该看过时尚女魔头，我认为里面的女主角绝对算是一个合格的高管女秘书了。安吉丽娜，一个普通的大学毕业生，怀揣记者梦想却阴差阳错步入顶尖时尚杂志天桥的麾下成为女魔头梅琳达的女助手，说白了就是分管各种杂事的打杂工，包括限定时间内倒好咖啡，挂好她任意抛在安迪桌上的衣物和包，每个人见到梅琳达都如临大敌如履薄冰，一个不折不扣的女魔头，傲慢，霸道，甚至无理。安迪在这里成为第六个艾米丽梅琳达助手的通称，她们不被看作一个独立的人，只不过是为她打工提供她各种所需的工具，他们不能有自己的主张，自己的抱怨，只有服从，只有服务，只有绞尽脑汁满足梅琳达的各种要求即使听起来多么无理，你不能问他任何问题，只有照做，他只要结果，不问过程。安迪进入这里就像他说是找了份交房租的工作为了糊口的无奈之举。穿着随意的安迪看上去与时尚那么的不协调，他也认为自己并不适合这里，在女魔头的种种 刁难下安迪想到过放弃，但奈杰尔的话和他不服输的性格让他坚持了下来，他改变形象，努力融入公司氛围，认同自己的角色，穿着时尚，心思缜密，不抱怨，不谄媚，终于因出色的表现赢得女魔头的认同赢回自己的名字安吉丽娜，接下来的一切似乎就是顺理成章的，从最初的杂乱无章，手忙脚乱，到之后的有条不紊，游刃有余，安迪经历了一场蜕变，虽然这个过程如同炼狱。从时尚女魔头中看到，秘书这工作还真是很辛苦的，你每天要比平时的上班族早起两三小时，然后一天紧张的近似地狱的工作的就这样开始了，每一小时每一分钟都有要完成的任务，如给老板买咖啡，帮老板接她的宠物狗，记一大串老板连续说的事情，所以秘书看似是白领，其实是体力劳动和脑力劳动的结合。有时候老板还提一些常人不可能做好的事情来难为秘书，如梅琳达在暴风雨之夜，飞机都被迫停飞的时候还逼着安吉丽娜打电话帮她安排直升飞机，这是不可能的事情，机场都因此关闭了，安吉丽娜当着自己爸爸的面忍受这梅琳达的的责难，看着真是一个可怜无助的人，她的爸爸也责备她说找了一个什么样的工作，没有时间给父母打电话，电话二十四小时开机，受着梅琳达的掌控，说她这样不值得。在这以后，安迪努力改变自己的形象，从一个土得掉渣的女孩到一个穿着名牌衣服，紧跟时尚潮流的时尚女郎，而且经过不断的锻炼和努力，似乎干一切事也变得从容起来，如梅琳达让她给她的双胞胎女儿弄还没出版的哈利波特的书，机缘巧合让她出色的完成了这个不可能完成的刁难，也赢得了梅琳达的认同。在以后能得到和梅琳达一起去参加巴黎时装周也成预料的事情，终于她完成了从丑小鸭到白天鹅的美丽却痛苦的蜕变。但在事业成功后，安迪曾经熟悉的朋友也在因他的转变而远离他，就像奈杰尔说的当他的个人生活化为乌有时侯就是他即将升值了就像梅琳达，风光的背后是家庭即将分崩离析的痛苦折磨，努力保住职位的职场拼杀，卸去面具后的梅琳达是如此虚弱，苍老，无力，疲惫，人前的强悍荡然无存，让人心生酸楚，她也不过是一个女人还是一个老女人，是生活逼得人不得不去适应，他最常说的是我没得选择，是吗，一切都是自己的选择的，他在选择超越时就已注定了结果，不论这个结果是不是他的本意，安迪顿悟了，他要再次面临选择，这次他选择了离开，义无反顾，扔掉那个如同遥控器般支配她不停旋转的手机，脱掉象征身份，地位，品味，无数女孩艳羡的顶级时装配饰，回归自由独立的生活，重新开始自己的理想。安迪离开了天桥，但安迪不是一个逃兵，他是在尖峰时潇洒地离去，是主动放弃，不是生活所迫，安迪说他在天桥做了一些事，也搞砸了一些事；梅琳达说安迪是他用过的最令他失望的助理，其实是因为他对安迪有更高的希望，他欣赏安迪，他的离去是自己的遗憾，这就是梅琳达，各自有热爱的事业与处事原则，不随波逐流，但也不轻易认输。其实我想她还可以继续干下去的，不过当一个人达到一定高度的时候，必定要失去很多东西，毕竟高处不胜寒嘛，但是她还是选择做真实的自己，穿回自己以前的衣服。或许编辑是想诉说时尚或者是娱乐圈的什么东西，作者想表达什么思想我们暂且不管，但是女主人公的工作态度和蜕变是值得我们借鉴和学习的，特别是我们刚踏入职场的没有一点经验的大学生。必须从各方面提高自己的能力，使自己成为一个合格的女秘书。俗话说知己知彼，百战不殆，要想在工作上取得不错的成绩，我们就必须先了解一下外企对秘书的任职资格的要求。（1） 美国企业对秘书的知识要求。美国安娜埃克丝雷和安娃约翰逊主编的韦氏秘书手册，是颇具权威性的秘书工作指南。他对美国秘书任职资格的叙述全面而详细，除了提出学历、健康、年龄要求和应具备的品质外，其中对秘书的只是要求强调要掌握的有： 商业和公共政策。即商业法的有关要素、代理法及销售法、保险、转让票据、不动产及为政府规章立法的公共政策。 经济学和管理。即实用经济学、管理原则、商业业务的组成要素，人事、财政、生产和市场的管理知识等。财政分析。即财政原理、管理会计学等知识。（2） 美国企业对秘书的技能要求。 掌握速记和速记符号的翻译。要求初任职的秘书每分钟能记录口述的速度为90100字，并能将其准确翻译过来。 打字。要求新秘书在准确的基础上每分钟打出4060个单词。 校对和编辑技术。要求秘书能准确无误的校对公文、报表、信函，掌握编辑技能。 能作商业数字运算。这种运算在准备工资单和保险业务上是必不可少的。 听辩能力。秘书应十分细致耐心地聆听上司的讲话，非常准确地领会上司的指示，并如实传达；接听电话时，秘书应听清对方姓名、用意、精确地记下内容；会议记录时，秘书应有目的地辩听，去除无关大局的细节，记下必须记录的事项。 创造力。职业秘书要具有丰富的想象力，并将其发挥到工作中去。如设计吸引人的办公室布局，简化工作程序等。 运用自动化办公设备。（3）全美秘书协会章程中秘书的任职资格。全美秘书协会是美国秘书工作者的团体，它的章程中对秘书任职资格提出了9项要求： 向心理学家一样善于观察和理解他人。 像政治家一样有灵敏的头脑。 像外交家一样有潇洒的风度。 有调查各种棘手问题的丰富经验。 有良好的速记能力及文字功底。 熟悉各种商业往来中的法律关系。 能熟练地使用各种办公自动化设备。 具备相当的金融、税务方面的知识。 能熟连地对各种文件资料进行整理归类。（5）美国企业秘书日常工作范围。根据美国全国秘书会对100多名在职秘书的调查表明，美国秘书的日常工作范围如下： 记录上司的口头指示。 接打电话。 接待来客。 打印文件。 分发邮件。 准备行政文件的草稿。 阅读、签署和发出某些行政文件。 起草讲稿、便函或报告，交上司审阅。 起草供发表或出版的文章。 编辑他人起草的文件。 向有关方面进行信息咨询，以获得上司需要的信息。 摘录从各种信息源获得的资料要点，以供上司参阅。 选择或推荐办公设备和文具，以供单位订购。（6）美国好秘书的标准。在美国，一位好秘书被认为： 应当是公共关系方面的能手，上司的参谋、助手和记忆库。 他负责处理机关中大量繁琐的事务，一减轻上司的负担。 他是能代表公司、为人赞赏、并能在工作中与所有同时处理好关系者，使自己既获得上司的信任，又博得同事的尊重。 在办事时，他准确无误、效率很高。 在商量工作时，他有创见。 平时，他能想上司之所想，凭自思而办事。 情况改变时，他能灵活应变，保证任务的完成。 重要问题，他及时向上司汇报。 对细小问题，他能自己裁决并妥善解决，不打扰上司。（7）美国秘书的人际关系要求。 美国秘书的人际关系，也称合作意识，指秘书为了共同目的与他人一起工作并尽力支持他人的意识。这是美国对秘书提出的一个重要任职资格，其目的在于使秘书处理好和上下左右各类人的关系，创造一种融洽、和谐的工作环境。缺乏这一意识者不适宜担当秘书。其内容主要包括处理好与上司、与同事、与外界三方面的关系。 美国秘书与上司的关系。美国秘书是上司的雇员、助手，处理好与上司的关系是秘书安身立命的第一要务，也是处理好人际关系的第一步。其要求为：绝对服从上司，获取上司信任、赏识，以取悦于上司。其具体方法为：1） 忠诚与上司。2） 了解上司。细心观察、揣摩上司的脾气、个性、思维方式和工作方法，想其所想、急其所急、默契配合，相得益彰。3） 尊重上司。只尊重上司的职权，不越俎代庖；尊重上司的业绩，不表功自矜；尊重上司的人格，不探听、议论其生活隐私和是非。4） 维护上司威信。尽量看上司的长处，不苛求、挑剔其短外，必要时应用于为上司承担责任，要体谅其甘苦，乐意代办其交办的私人事务，上司对你大发雷霆时，需保持冷静，善于控制自己。5） 创造性地为上司工作。秘书应发挥主观能动性，依据上司的思维方式和工作方式，创造性地完成其布置或尚未布置但肯定得办的事务，当上司的指示有误时，应婉言提醒，以正确观点修正其不妥之处。 美国秘书与同事的关系。这是美国秘书横向人际关系的一种。海外要求秘书具有“团体意识”，即将单位视作一整个体，要正确处理个人与团体及个人与其他成员的关系，以符合团体利益作为个人言行的基础。 美国秘书与外界的关系。这主要指与本单位联系业务者的关系。海外要求秘书具有“联络通四海、交际达五洲”的交际能力，单位的业务扩展向何方，利益出现在哪里，秘书就有与何方人士处理好关系的责任。具体要求为：1） 学会与不同身份、不同层次、不同个性的人在各种场合打交道，具有机智灵活的周旋能力和应变能力。2） 树立本司的良好形象。在与外界人士交往中须不卑不亢，从容大方，彬彬有礼，使对方感到亲切、庄重、可以信赖，有吸引力，通过秘书的良好修养和精神面貌反映本单位的素质、力量。3） 言行有节，保持分寸。既不过多议论其他单位的情况，也不透露本单位的秘密，积极主动地宣传本单位的优势，树立起诚实无欺的秘书形象。4） 接待外界人士时，可依据上司授权的范围，满足其合理要求，提供其所需的便利条件，称为“必要的合作”或“有限的合作”，谨防擅自越权，损害单位利益。日本企业秘书日本企业秘书也称公司秘书，是日本秘书种类之一，即董事长和经理的专职秘书。 主要从事接待来客、接打电话、联络等事务，以女性居多。这类秘书特别需要有高度的服务精神，有愉快、和蔼、亲切、礼貌、爽快、幽默感等职业素质，以反映出企业的良好素质。（1）日本企业对秘书的素质要求。 富有积极进取的精神。秘书无论何时何地都应保持一种奋发向上、积极进取的精神，不为一时的失败和挫折而气馁心灰。也就要求秘书平时注意学习，精通业务，善于发现工作中的差错，并当机立断，及时采取补救措施。 创造性地工作。秘书的工作主要是为领导创造一个最佳的决策环境。因此，要努力做到在处理琐碎、繁杂的日常工作中，创造性进行工作，搜集更多的合理化建议，等等。如果秘书总是按部就班，不求创新，便会逆水行舟，不进则退，离领导的要求越来越远。 严守秘密。由于秘书身处单位、企业的神经中枢区，为领导处理大量日常性工作，有意无意目睹了大量秘密。从某种意义上说，泄密是秘书最容易犯的一个职业病。为了严守秘密，要求秘书有非常丰富的知识和经验，具有高度的职业敏感，在头脑中有一把尺子，随时衡量各种信息的情报价值和与各方面的利害关系。 对外接待热情诚实。秘书是“公司的商标”，其形象的确就是公司的形象。因此，秘书在接待第一次来访的客人时，一定要热情、周到、诚实、大方，在态度上不要有亲疏之分。 与领导人融洽相处。任何一位优秀的秘书都不是为自己的领导工作，而是与自己的领导共同工作。秘书与自己的领导之间必须有一种深深的默契，只有这种默契才能在相互依赖的基础上使共同的工作相得益彰。为此，必须熟悉和理解自己的领导，包括熟悉领导的各种往来关系，了解领导的人生观、价值观的准则，在工作中与领导处理好各种关系。由于大多数公司都实行领导任期制，秘书要能够尽快地适应领导人的更换。秘书作为助手，要让新的领导人尽快熟悉自己的工作。可以说，领导的信任是秘书工作的生命所在。秘书通过自己的工作取得领导的信任，这是秘书做好工作的前提。 能很好地配合同事工作。日本企业提倡“企业一家”、“家庭主义”，发挥“团队精神”。据此，要求秘书处理好与同事的关系。由于企业经营活动日趋复杂，集体的配合显得越来越重要。秘书之间都应该相互尊重、相互关心、相互帮助，特别是对外收集的情报，秘书之间一定要相互通气。 掌握交谈技巧。首先是要增强听话能力，尽快熟悉对方讲话习惯，能听懂对方说话的“言外之意”。秘书在接受领导人指示时，精神要高度集中，决不能含糊。特别是在安排工作日程的时候，对于一些时间、地点、和安排，若有不清楚之处，哪怕是让领导说你太罗嗦，也要问明白。在听对说话时，不要急于提问，待对方说完话之后，再把问题一条一条的提出来；当对方说完话之后，别忘了将对方所谈的重点重复一遍。其次是掌握说话艺术。一般地讲，秘书说话要注意：待人诚实，尊重对方；言简意赅，通俗易懂；语言生动，速度适中。在向领导人汇报工作时，要遵循“5W1H原则”，即在什么时候（when）、在什么地方（where）、是谁（who）、结果是什么(what)、为什么（why）、过程如何（how）。 有比较强的写作能力。一位公司的秘书在工作中最大量的是写作。商业信件和通知又是秘书写作重点，如感谢信、要求更换物品信、约会信、祝贺信、发货通知单、催办或提示信、会议通知、表示谢意或歉意的信、预定房间和饭店的信、推迟信，询问与请示信及内部便函等。一封得体的书信，能够为企业赢得信誉、顾客和朋友；而一封失当的信，则可能招致顾客的不满、愤懑以至引起纠纷。 衣着打扮要注意分寸。秘书的衣着打扮要严格地自我控制，不仅要与自己的体形、性格相称，而且要与工作环境所需要的气氛相协调。秘书穿什么衣服上班，不仅关系秘书的形象，也影响着秘书的工作。一般来说，日本企业领导人年龄偏高，他们在服装观念上的更新不如年轻人快。所以，秘书在这方面要注意避免刺激他们，切忌标新立异。 能熟练的使用各种办公自动化设备。随着现代科学技术的日益发展，秘书必须能够熟练地掌握使用各种通讯、复印、文字处理等现代化办公自动化设备，快速、准确地处理各种秘书业务，提高工作效率。善于利用空闲时间，充实和提高自己。秘书是忙碌的，但并非永远如此。如遇到比较清闲的时候，不能因此懈怠，而是应当抓紧做收集情报、文件归档等工作，把它当作一个不可多得的业务学习的机会，随时注意充实和提高自己的知识水平。怎样才是好秘书。怎样才是一个好秘书？日本秘书协会列举了好秘书的5个条件，即： 要有预见性。如公司接到邀请信时，秘书应先判断该不该出席，届时该讲些什么话才得体，事先为上司打好腹稿。但是，不要急于表现自己，上司没有问你，你不宜插嘴。 讲究办事效率。上司认为不急的事，你也应该尽快的完成。 对上司要体谅、关心。 要有健康的身体。日本有一种说法：“当秘书三年不能休息”。秘书得天天连续工作，而且得当天事当天毕，不能积压。每天晚上要应酬，回家晚，工作辛苦，必须要有健康的身体。 要有良好的风度。经常有亲切的笑容，给人以愉快的感觉。日本秘书的业务范围。根据日本文部省认定，日本实务技能检定协会制定的规定，日本秘书的业务分为固定和非固定的两类。此外，有些大企业还有所谓思考性业务。 固定业务。指秘书承担的日常事务性工作，包括安排上司工作日程，接待来客，接打电话，筹办各种会议，安排上司出差事务，处理信息，收发邮件，整理文件，等等。 非固定业务。指突然发生、有偶然的事项，类似于我国秘书工作中的处理突发事件。这类事件往往处理难度较大。它一般包括：发生失火、地震、台风、洪水和交通事故等天灾人祸时，秘书冷静地协助上司妥善应付、处理。上司工作时得急病，秘书应立即采取应急措施后，将他送医院。当蛮横无理者、精神病患者或游行人群强行冲入办公室时，秘书应设法疏通、劝阻，避免发生暴力事件。 思考性业务。这是日本本田公司对办公室业务提出的高层要求。即：规划、判断、分析战略信息、建立模拟系统等工作。该公司将企业办公室工作分为两类性质的任务，一种是定型的例行业务；另一种是不定型的思考性业务。前者占总工作量的44%，后者占56%，以此鼓励秘书人员发挥主观能动性，积极思考，为企业的发展出谋划策，是促使企业高效率化的创举。 中间型秘书工作。此外，在日本还存在着一种称为中间型秘书工作的方式。即：秘书既要为指定服务的上司做好秘书工作，又要分担所在秘书课、室的秘书业务。每一位秘书在各自承担一部分工作内容分类的秘书业务时，还得为某一特定的上司承担部分秘书事务。它实际上是秘书工作范围的扩张。这种中间型秘书工作的方式在日本工商企业、机关的秘书课、秘书室内较为普遍地被运用。秘书企业秘书工作要诀。日本企业要求一位称职的秘书在工作中牢记如下要诀：掌握正确的工作方法、传达事务婉转巧妙、行动机敏、给客人留下好印象。 掌握正确的工作方法。日本企业秘书工作要诀之一。其具体要去包括：1） 全面理解工作内容弄清为何要做此事，目的何在。2） 弄清此项工作如何干才能达到最佳效果。3） 接到上司的工作指示后，须先将其内容的要领整理出来，以确定是否有误解之处。4） 对所接受的只是有所不明白时，必须当面问情，直至消除疑问为止。5） 工作中出现问题时，必须立即报告上司并等待指示。6） 每天工作结束，应进行检查、反省，问一下有无浪费时间？有无更好的办法。7） 工作中应全面周密地思考，灵活机动，避免千篇一律。更避免被习惯经验束缚手脚，引起失误。 传达事务婉转巧妙。日本秘书工作要诀之一。其具体要求包括：1） 向上司传达来客谈话内容及其他消息。2） 听到单位员工的不满言论或谣言时，应如是全盘地向上司转达，并注意说话时的态度，切忌将自己的感情、判断掺杂其中。3） 要耐心而负责地代替上司写信，转达上司的意见。4） 传达事项不可迟于时限，以保证工作效率。 行动机敏。日本企业秘书工作要诀之一。其具体要求包括：1） 合理安排工作程序。2） 无法分出顺序时，已从难办事项入手。3） 进行工作前，须将必要的东西准备妥当。4） 平时留意上司的一言一行，了解其思维方式及个性。当上司不在而遇到突发事件或须当场决断的事项，秘书应随机应变，主动、迅速地。作出处理 给客户留下好印象。日本企业秘书工作要诀之一。其具体要求包括：1） 根据不同的时间、地点、场合和特点，选择适当服饰，使自己显得典雅质朴。过于追求时装化会失去自己的个性。2） 经常保持外表整洁，给客人以清爽、干净的印象。3） 与客人接触时，态度要温和、热情，坐姿端正，举止自然、大方，严守规则，照章办事，使来客感到你是一位非常细心、谨慎的秘书。4） 说话时语调要有稳重、温和感，谈话内容简明扼要、正确易懂，注意倾听对方谈话，发觉对方话中有错误，也不可中途打断，应让其讲完。5） 掌握对待上司、下级部门人员的不同语言，对上司、年长者或来客要使用适当的敬语、谦语，表现出自己良好的素养；对年轻者不必太拘谨，谈话可轻松些，显得自然、大方。看到了美国日本这些企业的任职资格要求时，我想我们应该对自己该往哪方面努力会有一个定位的。秘书提高自己的能力应该内外兼修，使自己成为一个合格的女秘书。1 外语能力要想在外企中任职，首先必须的掌握一门外语，而这是你叩开外企大门的第一步，也是最基本的，当然外语不是说你过了大学英语四六级，更甚者过了专业英语八级行了，其实不然，语言最大的用途就是沟通，所以外语的能力首先应是听说能力，你只有听懂了别人说什么才会有进一步的交流，也才能清楚的表达自己的想法。2.秘书应具备的一些基本的技能和知识大家在大学里三年的秘书专业也经过了系统的学习，比如我们学习了秘书学、公共关系、现代礼仪、管理学、人力资源管理等等，涉外秘书的晋升涉外秘书是一个富有竞争性的职位。因此，踏上这一岗位，标志着一种竞争的开始。优胜劣汰，对于勤奋进取者来说，他会得到晋升