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行政管理制度（2016年3月1日） 第一章 总 则第一条 为了发扬企业文化，增强企业的核心竞争力，实现企业的经营战略目标；为规范行政管理工作, 本制度明确了企业文化、制度建设、奖惩管理；明确了人力资源管理中的人力资源规划；管理人员标准；人员招聘；满编率；后备和竞岗；试用和录用；劳动合同；调动管理；考勤；作息时间和休假；薪资管理；福利管理；明确了办公管理中会议、培训和考试；沟通、报告和意见、工作计划、工作日志、检查管理、统计表格、文书、合同及附属法律文件、信息化系统、办公设备管理；明确了档案管理；印章管理；接待管理工作；特制定本制度。第二条 本制度确定了公司行政管理工作的基本原则、政策和管理制度，主要内容包括：第一节企业文化。第二节人力资源管理。第三节办公管理。第四节档案管理。第五节印章管理。第六节接待管理。本制度第二章第一节学习的部门为各部门全体员工。第二节至第六节学习的部门为各部门全体管理人员、文员、后备管理人员；第二章 行政管理第一节 企业文化第一条 企业文化：（一）企业文化基础：诚信、忠诚；核心竞争力：执行力。（二）企业文化理念：1、员工文化：以企业文化“诚信、忠诚”为基础，忠诚于企业、忠诚于本岗位职责，忠诚于客户。 2、客人文化：员工和客人之间彼此尊重，和谐，双方遵守公司俱乐部、物业部等社区服务部的各类合同、规章和国家法规。3、合作伙伴文化：员工和合作伙伴之间彼此尊重，和谐，遵守双方的合同和国家法规。（三）企业文化目标：员工认同、客人认同、合作伙伴认同。（四）实现企业文化经营目标的措施：1、实现员工认同：（1）员工必须遵守公司规章制度和国家法规；服从上级领导和服从管理部的业务领导，不说、不做有损公司、领导和国家的事；遵守员工守则和管理人员守则（详见员工守则-附件1、管理人员守则-附件2）。（2）认真执行员工用人标准，使优秀的人才进的来，努力为员工创造好的食宿环境、办公环境，丰富员工文化活动（详见年度活动计划-附件3），设计好员工薪酬绩效体系，使员工能留下来有归属感；注重培养员工成长能力，为每一位员工提供一座展示才华的平台。2、实现客人认同：（1）严格执行俱乐部、物业部等社区服务部与客人签订的合同、遵守公司规章和国家法规。（2）依据经营服务管理制度落实企业有形和无形的正能量宣传。（3）逐步完善优化社区七项配套设施和七项服务。3、实现合作伙伴认同：（1）严格执行公司与合作伙伴的合同、遵守国家法规。（2）各部门做好合作伙伴在颐和城开展工作的培训工作，通过合作伙伴的言行，传承和宣传企业文化，坚持与合作伙伴彼此尊重，以合同和法律为原则开展业务工作。第二条 制度建设： （一）公司制度建设职责分工：1、行政管理制度和行政管理制度细则：由行政部总监负责组织各部门总监级以上管理人员调研、讨论、建设、完善，执行总经理负责审核，公司总经理办公会审批后，行政部总监、执行总经理负责执行落实工作。2、财务管理制度：由经营财务部经理、房地产财务部经理负责调研、讨论、建设、完善，公司总经理办公会审批后，执行总经理负责审核执行落实工作。3、经营服务管理制度：（1）由销售部总监负责组织销售部总监助理、行政助理调研、讨论、建设、完善第二章第一节、第二节制度，公司总经理办公会审批后，执行总经理负责审核执行落实工作。（2）由京都社区服务部总监负责组织东京都社区服务部总监调研、讨论、建设、完善第二章第三节、第四节制度，公司总经理办公会审批后，执行总经理负责审核执行落实工作。（3）由东京都社区服务部总监负责组织京都社区服务部总监调研、讨论、建设、完善第二章第七节制度，公司总经理办公会审批后，副总经理负责审核执行落实工作。（4）由项目部总监负责组织社区服务部总监、物业部经理、项目部经理、经理助理调研、讨论、建设、完善第二章第五节、第六节制度，公司总经理办公会审批后，副总经理负责审核执行落实工作。（二）部门业务制度建设职责分工：1、销售部总监：负责组织销售部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善销售部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间和休假 薪资、绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则及部门各项业务管理制度，公司总经理办公会审批后，负责监督销售部执行落实工作。2、京都社区服务部总监：负责组织京都社区服务部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善京都社区服务部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则；负责组织酒店部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善酒店部各项业务管理制度；负责组织京都/东京都物业部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善物业部各项业务管理制度；公司总经理办公会审批后，负责监督京都社区服务部执行落实工作。3、东京都社区服务部总监：负责组织东京都社区服务部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善东京都社区服务部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则；负责组织京都/东京都俱乐部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善俱乐部各项业务管理制度；公司总经理办公会审批后，负责监督东京都社区服务部执行落实工作。4、副总经理、项目部总监：负责组织项目部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善项目部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则及部门各项业务管理制度，公司总经理办公会审批后，负责监督项目部执行落实工作；副总经理负责组织京都/东京都环境部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善环境部各项业务管理制度；公司总经理办公会审批后，负责监督京都/东京都环境部执行落实工作。5、行政部总监：负责组织人力资源部、机要室、工程采购部管理人员及员工调研、讨论、建设、完善人力资源部、机要室、工程采购部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则及行政部各项业务管理制度，公司总经理办公会审批后，负责监督行政部执行落实工作。6、经营财务部经理：负责组织部门员工调研、讨论、建设、完善经营财务部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则及部门各项业务管理制度，公司总经理办公会审批后，负责监督经营财务部执行落实工作。7、房地产财务部经理：负责组织部门员工调研、讨论、建设、完善房地产财务部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试细则及部门各项业务管理制度，公司总经理办公会审批后，负责监督房地产财务部执行落实工作。（三）公司三项制度和部门业务制度建设的流程：1、公司制度建设流程：公司三项制度（详见公司制度类别和目录-附件4）是实现企业文化和经营目标的保障，执行总经理、副总经理、京都/东京都社区服务部总监、项目部总监、行政部总监、须深入基层与各级管理人员和员工代表进行充分的调研讨论，形成每年的公司制度类别和目录及制度优化方案，经公司总经理办公会、总监级以上管理人员开会讨论决议并由公司各部门经理助理级以上管理人员全员审核后签字执行。2、部门业务制度建设流程：业务制度是实现部门企业文化和经营目标的保障，部门总监、经理、经理助理须深入基层与员工代表进行充分的调研讨论，形成每年的部门业务制度类别和目录及制度优化方案，经部门管理人员开会讨论决议并由公司总经理办公会及各部门经理助理级以上管理人员、领班级全员审核后签字执行。第三条 奖惩：为了加强企业文化的建设，确立奖惩制度原则。（一） 奖励、人文关怀慰问管理：1、奖励对象：（1）员工奖励对象：对销售部、京都/东京都社区服务部、项目部、管理部员工践行企业文化优秀者；执行员工守则优秀者。（2）管理人员奖励对象：对公司经理助理级以上管理人员践行企业文化优秀者；执行管理人员守则优秀者。2、奖励方式及时间：证书、纪念品、活动。时间为5月、8月、11月评比。3、评奖方法：（1）销售部：销售部单独评比奖励。 （2）京都社区服务部：俱乐部、酒店部、物业部三个部门各自评比奖励。（3）东京都社区服务部：俱乐部和环境部、物业部各自评比奖励。（4）项目部：单独评比奖励。（5）管理部：单独评比奖励。（6）管理人员：各部门经理助理级以上管理人员单独评比奖励。4、人文关怀慰问管理：（1）对员工本人、配偶、子女、父母因大病住院手术或治疗的给予人文关怀慰问金，对员工配偶、子女、父母因故去世的给予人文关怀慰问金。员工由部门总监或经理、经理助理负责代表公司及部门进行慰问；总监助理、经理、经理助理级由部门总监或行政部总监负责代表公司及部门进行慰问；各部门总监级以上管理人员由执行总经理、行政部总监负责代表公司进行慰问。（2）慰问形式：现金、慰问品。5、奖励、人文关怀慰问资金来源与管理： （1）各部门对经理助理级以上管理人员违反管理人员守则及公司三项制度、部门业务制度罚款的100%。其中80%用于对经理助理级以上管理人员人文关怀慰问基金，20%用于对经理助理级以上管理人员企业文化建设奖励。本部门管理人员对员工违反员工守则及部门制度罚款的100%。其中80%用于对员工人文关怀慰问基金，20%用于员工执行企业文化奖励。物业部依据员工守则、管理人员守则、物业部制度对其他部门员工、管理人员违纪者的处罚，所获资金中的50%由被处罚人所在部门用于人文关怀慰问基金，50%用于物业部人文关怀慰问基金。对于施工队伍在公共区域的违纪处罚金，100%用于社区服务部业主文化活动建设基金。对于施工队伍在业主院内违纪处罚金的100%返还业主。物业部客服部负责统计、管理业主文化基金。每月15日行政部将各部门的企业文化基金、业主文化基金和返还业主的违纪处罚金管理情况和社区服务部业主文化活动建设基金情况报执行总经理、行政部总监（详见企业文化基金管理汇总表-附件5）。（2）行政部总监负责公司奖励资金的划分、月度统计和使用前的批准，机要室负责奖励资金的日常收支管理，分部门单独设立台账，人力资源部经理按行政部总监的批准意见执行。（3）每年5月、8月、11月末对经理（助理）由部门总监或行政部总监提名，总监、副总经理由执行总经理提名，行政部总监负责组织奖励方案的实施；每年5月、8月、11月末对员工由本部门领班或经理（助理）提名，报部门总监批准，行政部总监负责审核，员工所在部门负责组织奖励方案的实施，各部门的罚款金额可在月度、季度、全年使用或累计结转到下一年度文化建设基金使用。6、奖励、人文关怀慰问资金的发放标准：由行政部总监向执行总经理和总经理提报奖励、人文关怀慰问资金的发放标准，总经理办公会批准后执行（详见奖励、人文关怀慰问资金的标准-附件6）。（二）处罚管理：1、处罚类别：警告过失、一般过失、严重过失、辞退、开除。2、处罚范围：对违反员工守则、管理人员守则、公司三项管理制度和部门业务制度的处罚。3、处罚标准：警告过失：50元/次；一般过失：100元/次；严重过失：每次处罚违纪人当月实发绩效工资的5%；一个月内累计处罚不超过当事人实发绩效工资的30%。当月对员工经济处罚后仍有赔偿责任时，不足部分金额可从当月或下月岗位基本工资或绩效工资中扣除。辞退、开除：按本节第七条劳动合同中的辞退、开除要求执行。4、处罚权限：（1）执行总经理、副总经理、行政部总监、社区服务部总监可对各部门员工违反员工守则的及管理人员违反管理人员守则的给予严重过失处罚或辞退、开除处罚。总监级以上管理人员可对本部门违反员工守则、管理人员守则和公司三项制度、部门业务制度的员工、管理人员给予警告过失、一般过失、严重过失处罚或作出辞退、开除处理决定。对管理人员和员工的处罚，被处罚人应24小时内上报行政部总监，否则从严加倍处罚。（2）具有处罚决定权的人对违纪者的处罚需填写“处罚单”并留档存查，所有罚款由行政部在违纪者绩效工资中扣除，行政部总监对经理级以上管理人员、工程师过失的处罚统计表在每周一上午9：00前上报总经理。各部门文员负责将本部门员工警告过失、一般过失、严重过失、辞退、开除的处罚决定在每月第一周上午9：00前例会中通报本部门。5、申诉：管理人员和员工对处罚决定（不包括违反员工守则、管理人员守则中的行为规范的处罚）有异议时可在事后24小时内以书面形式上报部门总监，部门总监在员工上报后24小时内代为向执行总经理申诉，执行总经理负责和行政部总监研讨，以及和做出处罚决定部门的总监和被处罚人所在的部门总监等有关人员进行复议，复议结果是最终结论，由被处罚部门总监负责向被处罚人解释。对执行总经理、行政部总监做出的处罚决定有异议时，可由被处罚部门总监向总经理申诉。第二节 人力资源管理第一条 人力资源规划：人力资源规划是通过围绕实现公司经营目标，编制组织架构、部门职责、公司管理人员岗位职责。人力资源管理遵循“人尽其才、才尽其能、唯才是举、唯才是用”的原则。（一）组织架构：1、编制组织架构流程：各部门提报初步组织架构规划 行政部总监审核 总经理报董事会批准。公司的最高权力机构为董事会，经营管理机构为总经理领导下的总经理办公会。公司实行的是董事会批准的组织架构。2、组织架构设立：业务部门依次为京都颐和城、东京都颐和城，京都颐和城包括销售部、社区服务部、项目部；东京都颐和城包括社区服务部；管理部设有行政部、财务部，另设有安全经营管理小组（详见组织架构图-附件1）。（二）部门职责：1、京都颐和城：（1）销售部：负责公司房产产品的设计、市场推广和营销，负责公司品牌推广与宣传工作。（2）社区服务部：社区服务部包括俱乐部、酒店部、物业部。俱乐部：负责接待中心的经营服务、高尔夫球场的竞技服务、运营产品的销售工作。酒店部：负责利兹假日酒店和温泉酒店及商业街的经营服务工作。物业部：负责对业主房产的物业服务、物业费收取、运营产品的销售、商业招商、建材经营销售、练习场服务工作和管理。负责社区公共区域和样板间等保洁工作。负责员工生活的保障工作。负责京都颐和城接待中心、酒店、物业社区公共区域维修、设备养护工作。负责对京都颐和城区域的秩序维护、防火、防盗等安全防范工作。（3）项目部：负责工程项目的设计对接工作、负责5年工程项目施工计划的编制、立项、工程预算编制工作及工程项目的组织施工管理工作。负责竞技场地和物业社区、生活社区环境养护工作。2、东京都颐和城：（1）社区服务部：社区服务部包括俱乐部、环境部、物业部。俱乐部：负责接待中心和商业街经营服务和运营产品的销售工作，负责高尔夫球场的竞技服务。环境部：负责竞技场地和物业社区、生活社区环境养护工作。物业部：负责对业主房产的物业服务、物业费收取，运营产品的销售、商业招商、练习场服务工作和管理。负责社区公共区域和其它保洁工作。负责员工生活的保障工作。负责东京都颐和城接待中心、物业社区公共区域维修、设备养护工作。负责对东京都颐和城区域的秩序维护、防火、防盗等安全防范工作。3、管理部：包括行政部、财务部。 （1）行政部：人力资源部：负责行政管理制度第二章第一节企业文化、制度建设、奖惩管理工作；第二节人力资源规划、管理人员标准、人员招聘、满编率、后备和竞岗、试用和录用、劳动合同、调动管理、考勤、作息时间和休假、薪资管理、福利管理建设和管理工作；第三节办公管理中会议、培训和考试、沟通、报告、工作计划、工作日志、检查管理；信息化系统规划及高尔夫管理系统维护工作。机要室：负责行政管理制度第二章第三节办公管理中统计表格、文书、合同及附属法律文件建设和管理工作；第四节档案建设和管理工作；第五节印章管理工作；第六节接待管理的调度和统计工作；负责银行信贷辅助工作和财务管理制度的完善执行；负责与涿州政府职能部门的业务衔接工作；负责建筑公司财务核算和税务管理工作。工程采购部：负责工程物资的采购信息的采集、衔接，采购工作。（2）财务部：经营财务部：财务核算室负责运营资金管理、收入组织、经营政策监督、成本控制、财务核算、银行信贷和税务管理工作。库管组负责运营物资及建设物资的验收和保管工作。经营采购组负责经营物资、部分建设物资的采购信息的采集、衔接，采购工作。房地产财务部：负责房地产公司财务核算、银行信贷、按揭服务和税务管理工作。负责土建、装饰、市政等工程预算编制、审核工作。4、安全经营管理小组：负责公司安全经营防范管理工作；根据涿州市公安局关于京都旅游度假区派出所建设及运行的会议纪要内容，负责配合交警队管理旅游大道工作。（三） 公司管理人员岗位职责：1、总经理办公会：公司总经理办公会由二名总经理、执行总经理、主管安全经营管理的副总经理、主管公共关系副总经理共五位成员组成。总经理、执行总经理、副总经理由新加坡佳骏公司董事长委任。2、一号总经理：一号总经理负责公司全面宏观管理工作，一号总经理不长期驻场，当一号总经理不在岗时，二号总经理代理一号总经理职责，一号总经理不在岗超过6个月时，由新加坡佳骏公司董事长委派一名一号总经理。3、执行总经理：执行总经理依据公司各项管理制度负责公司常务工作，负责公司企业文化建设和人力资源管理工作，负责公司管理部职责履行工作，负责涿州、保定区域的公共关系工作，负责东京都颐和城的全面管理工作。负责行政管理制度、财务管理制度、经营服务管理制度第二章第一节、第二节、第三节、第四节的建立、执行、完善和监督检查工作。对公司的资金、财务核算和税务工作负有全面管理责任。4、副总经理：负责经营服务管理制度第五节、第六节、第七节的建立、执行、完善和监督检查工作。负责项目部经营管理工作，负责京都颐和城的工程管理、交房工作。负责公司的安全经营管理工作，对公司的安全经营工作负有全面管理责任。5、主管公共关系副总经理：负责北京区域的公共关系接待工作。6、销售部总监：负责房产营销、品牌推广工作。7、京都社区服务部总监：负责京都俱乐部、酒店部、物业部经营服务业务管理工作，负责京都颐和城员工守则、管理人员守则的落实工作，负责对京都颐和城的安全经营工作负有全面直接管理责任。8、东京都社区服务部总监：负责东京都俱乐部、环境部、物业部经营服务业务管理工作，负责东京都颐和城员工守则、管理人员守则的落实工作，负责对东京都颐和城的安全经营工作负有全面直接管理责任。9、项目部总监：协助副总经理负责项目部经营管理工作，负责配合副总经理完成京都颐和城的公司全面工程管理和交房工作，对项目部的工程质量、工程进度、工程成本负有全面直接管理责任。 10、行政部总监：全面负责公司和各部门的行政管理工作，协助执行总经理做好企业文化建设工作，负责人力资源部和机要室的全面管理工作，负责工程采购部企业文化、人力资源建设和工作计划组织工作，对公司的人力资源管理工作负有全面直接管理责任。 11、人力资源部经理：负责公司行政管理制度的执行和监督工作，负责公司高尔夫系统维护及对接远古公司技术方面工作，负责公司总体网络信息建设和规划工作。12、机要室经理：全面负责公司机要室服务管理工作，配合执行总经理衔接涿州、保定政府职能部门业务工作，负责机要室档案、公司的公章管理工作，负责接待的调度和统计工作，负责建筑公司的资金、财务核算、银行信贷和税务管理工作，对公司永久保存的机要档案、公章，建筑公司的资金、财务核算和税务工作负有全面直接管理责任。13、经营财务部经理：全面负责公司经营财务部的资金、财务核算、银行信贷和税务管理工作，负责采购、库房的服务管理工作，对公司经营财务部的资金、财务核算和税务管理工作负有直接和全面管理责任。14、房地产财务部经理：全面负责公司房地产财务部的资金、财务核算、银行信贷、按揭服务和税务管理工作，对房地产公司的资金、财务核算和税务管理工作负有直接和全面责任。 （四）工作代理职责：当执行总经理不在岗时由总经理代理履行岗位职责；当副总经理不在岗时由项目部总监代理履行副总经理主管的项目部岗位职责，安全经营工作由社区服务部总监代理履行岗位职责，京都环境部工作由京都社区服务部总监和项目部总监助理代理履行岗位职责；当销售部总监、东京都社区服务部总监、行政部总监不在岗时由执行总经理代理履行岗位职责；当京都社区服务部总监、项目部总监、京都环境部总监助理不在岗时由副总经理代理履行岗位职责；当京都/东京都社区服务部总监不在岗时由副总经理履行部门安全经营管理职责；当部门经理不在岗时由本部门总监代理履行岗位职责。以上代理工作的时间原则上不超过一年。（五）编制岗位职责要求：各部门总监（助理）负责于每年的12月20日前根据组织架构和岗位设置，编制部门各岗位职责，报行政部总监审核，由行政部总监报总经理办公会批准后执行。详见销售部（附件2-1）、京都社区服务部（附件2-2）、东京都社区服务部（附件2-3）、项目部（附件2-4）、管理部（附件2-5）。第二条 管理人员标准：聘用和评价管理人员是否称职的标准：（一）诚信、忠诚：管理人员要诚信，决不说或做言行不一致的话或事，管理人员要忠诚于自己的岗位职责，忠诚于公司，忠诚于客人，忠诚于国家。（二）工作责任心和业务能力：管理人员要有工作责任心，对任何同事、领导、客人交办的事情要及时依据制度解决，没有制度的在思考方案后及时上报领导解决。要善于学习，不断提高业务能力，要善于把专业知识和实践工作经验相结合开展工作。（三）原则性、组织能力：管理人员要有原则性，严格按公司制度、部门制度、合同、国家法规开展工作。管理人员要有组织能力，要具备想办成事和能办成事的工作能力。（四）每年行政部总监通过基层调研，依据管理人员标准对经理助理级以上管理人员（包括后备管理人员）进行二次评议（6月一次，12月一次），执行总经理负责对行政部总监调研评议，并在6月30日和12月30日将评议结果报总经理。对不符合管理人员标准的管理人员，行政部总监报总经理办公会批准可将管理人员调岗或辞退、开除处理。第三条 人员招聘：（一）各岗位用人标准： 1、用人标准批准流程：各部门总监（助理）负责于每年的12月20日前根据组织架构和岗位设置，编制部门各岗位用人标准，报行政部总监审核，由行政部总监报总经理办公会批准后执行。详见销售部（附件3-1）、京都/东京都社区服务部（附件3-2）、项目部（附件3-3）、管理部（附件3-4）。如在年度中增加新岗位,各部门总监（助理）需同时向总经理提报增加编制和用人标准的请示，总经理办公会批准后执行。2、超出用人标准批准流程：应聘人员中超出招聘区域范围的优秀者，由部门总监书面报行政部总监同意后，行政部总监报总经理特批可以录用。（二）部门招聘职责：1、销售部：负责本部门员工的招聘工作。2、社区服务部：负责本部门员工的招聘工作，负责和行政部共同招聘本部门管理人员、后备管理人员工作。3、项目部（环境部）、东京都环境部：负责本部门员工的招聘工作。4、行政部：负责销售部员工、项目部（除环境部）、管理部和公司各业务部门经理助理级以上管理人员、后备管理人员的招聘工作。负责参加河北区域范围内石家庄、保定、涿州的院校招聘会。负责参加保定、涿州的社会招聘会。（三）招聘渠道和招聘信息管理：1、招聘渠道管理：行政部负责院校和社会招聘渠道的维护工作。负责建立和维护网站渠道工作。行政部总监负责在每年12月5日前向总经理办公会提报下一年度渠道建设计划和招聘预算，该计划应包括渠道分类、渠道名称、联系人、联系方式、我公司责任人、联络时间、合作方式、合作条件、资金预算等内容。2、招聘信息管理：（1）人力资源部经理和人力资源专员依据岗位职责对各部门每个缺编管理岗位的应聘信息每日下载1份或以上（当日外出招聘或休假时除外）简历。人力资源部经理或人力资源专员下载符合用人标准简历后，转发给各部门负责人，各部门接到简历后须在2日内将电联结果书面汇报人力资源部经理，行政部总监根据各部门汇报结果决定是否转报总经理决定面试。各部门负责面试的管理人员须在3日内完成面试，并将结果书面或电子邮件汇报行政部，如在3日内不能完成面试工作，须书面或电子邮件汇报行政部未按时面试的原因和确定延后面试的时间。人力资源部经理、人力资源专员同时不在岗时由行政部总监代理履行岗位职责（行政部总监当日外出招聘或休假时除外）。（2）对外发布招聘信息，必须报行政部总监批准。3、销售部可使用网络招聘渠道，其使用网络资源的权限由行政部总监在每年3月1日分配。（四）面试和复试管理：1、总经理面试或复试的岗位：总监（助理）、经理（助理）、厨师长、后备管理人员。面试或复试时间、地点按照总经理的安排由行政部总监提前两日通知参加面试或复试人员。2、执行总经理面试或复试的岗位：财务部所有员工。面试或复试时间为每周六、周日，地点为执行总经理办公室。 3、副总经理面试或复试的岗位：项目部所有员工，面试时间为每周日、周一，地点为副总经理办公室。 4、销售部总监、总监助理面试或复试的岗位：销售部所有员工，面试或复试时间按部门行政管理制度细则执行，对行政部推荐的应聘员工和文员面试情况，面试人须当日将面试结果以电子邮件或书面形式回复行政部总监。 5、京都社区服务部总监面试或复试的岗位：部门各岗位所有人员，面试或复试时间为每周日、周一，地点为行政部办公室。6、东京都社区服务部总监面试或复试的岗位：部门各岗位所有人员，面试时间为每周日、周一，面试地点分别在俱乐部、环境部、物业部办公室。 7、面试和复试结果要求：以上所有负责面试的管理人员在面试或复试结束当日，将面试结果以电子邮件或书面、电话形式报行政部总监。行政部总监负责对各部门所有面试人员进行把关，对不符合岗位用人标准的有权予以否决。8、上报人员情况要求：各部门文员每周日下午15：00时前按照行政部制定的表格以电子邮件形式向行政部上报部门在岗员工和缺编情况。第四条 后备和竞岗：（一） 后备人员培养管理责任人：1、行政部总监：为公司各部门后备人员培养管理的总责任人。2、销售部：后备人员培养管理责任人为总监、总监助理。3、京都社区服务部：后备人员培养管理责任人为总监，俱乐部责任人为经理，酒店部责任人为总监、物业部责任人为经理。4、东京都社区服务部：后备人员培养管理责任人为总监，俱乐部责任人为经理，环境部责任人为经理，物业部责任人为经理。5、项目部：后备人员培养管理责任人为副总经理、总监，环境部责任人为总监助理。6、管理部：后备人员培养管理责任人为执行总经理、行政部总监、经营财务部经理、房地产财务部经理。（二）后备人员培养指标：1、销售部：总监须在合同期满（不再与公司续签合同）一年前向公司培养符合管理人员标准的1名总监和1名总监助理、2名行政助理。总监助理须和总监共同履行。2、京都/东京都社区服务部：总监须在合同期满（不再与公司续签合同或职位发生变化时）一年前向公司培养符合管理人员标准的1名部门总监、1名经理、1名经理助理。经理须在合同期满（不再与公司续签合同或职位发生变化时）向公司培养部门经理1名及经理助理1名。3、项目部：副总经理、总监须在合同期满（不再与公司续签合同）一年前向公司培养符合管理人员标准的1名总监或1名总监助理和1名行政助理。总监须和副总经理共同履行。4、管理部：执行总经理、行政部总监须在合同期满（不再与公司续签合同）一年前向公司培养符合管理人员标准的1名总监。人力资源部经理、机要室经理、经营财务部经理、房地产财务部经理须在合同期满（不再与公司续签合同）一年前向公司培养符合管理人员标准的1名部门业务经理助理或1名行政助理。 （三）后备管理人员培养及退出管理：（详见第二节后备管理人员管理细则-附件4）。（四）外部储备人员管理：1、管理责任人：外部储备人员管理责任人为行政部总监。2、外部储备人员范围：面试人员、内部（外部）介绍人员、合同到期或个人原因已离职人员、院校学生。3、管理要求：行政部总监每月5日前将外部储备人员汇总表审核签字后转人力资源专员和机要室存档（详见第二节外部储备人员汇总表附件-5）。（五）竞岗管理：1、晋升岗位要求：竞聘岗位只能竞聘比自己职级高的上一级岗位。越级竞聘需由部门推荐人报总经理批准。2、竞聘考核方案如下：（1）须具备管理人员标准。（2）本人申请或本部门上级提名后，本人填写竞聘岗位书，包括入职时间、现任岗位、合同期限、竞聘岗位等，由部门总监批准后报行政部总监。（3）行政部总监根据竞聘岗位要求，组织相关人员，对申请人进行考核评估，考核评估内容包括竞聘述职、本部门评估、横向部门评估、行政部评估。行政部根据考核评估情况进行汇总，上报总经理。（4）竞聘合格升职人员在新岗位的劳动合同期限，按本制度第二节第七条规定执行。（5）经理助理级以下竞聘人员，试用期间将根据部门要求，参加本部门相应级别的晋升培训，试用期满后部门填写员工考核评估表履行报批手续。对竞聘升职人员试用后不合格的可回原岗位工作或调整至相应的其他同级岗位工作。第五条 满编率：每年依据总经理办公会批准年度满编率考核办法执行（详见第二节满编率考核办法-附件6）。（一）人员满编率责任人： 1、行政部总监：对公司各部门人员满编率负有管理责任，对各部门经理助理级以上管理人员、后备管理人员、文员、行政部员工满编率负有直接责任。人力资源部经理或机要室经理不在岗时由行政部总监承担人力资源部经理或机要室经理责任。2、销售部：总监对部门人员满编率负有管理责任，对总监助理、行政助理满编率负有直接责任；总监助理、行政助理对客户顾问满编率负有直接责任。总监助理不在岗时由总监承担总监助理责任；行政助理不在岗时由总监助理承担行政助理责任。3、京都社区服务部：（1）总监：对社区服务部人员满编率负有管理责任，对部门管理人员、后备管理人员、文员满编率负有直接责任。（2）俱乐部：经理对俱乐部人员满编率负有管理责任，对部门管理人员满编率负有直接责任；经理助理对竞技部人员满编率负有直接责任，厨师长对厨房人员满编率负有直接责任。（3）酒店部：经理助理对酒店部人员满编率负有直接责任；厨师长对厨房人员满编率负有直接责任。（4）物业部：总监助理对维修部、安保部人员满编率负有管理责任，对维修经理助理、安保队长满编率负有直接责任；经理对客服部、巡逻队人员满编率负有管理责任，对客服经理助理、巡逻队长满编率负有直接责任；客服经理助理对客服部人员满编率负有直接责任；维修经理助理对维修部人员满编率负有直接责任；安保队长对安保部人员满编率负有直接责任；巡逻队长对巡逻队人员满编率负有直接责任。（5）安保队长或巡逻队长不在岗时由总监助理或物业部经理承担队长责任，经理助理不在岗时由经理或总监承担经理助理责任，经理不在岗时由总监承担经理责任。4、东京都社区服务部：（1）总监：对社区服务部人员满编率负有管理责任，对部门管理人员、后备管理人员、文员满编率负有直接责任。（2）俱乐部：经理对俱乐部人员满编率负有管理责任，对部门管理人员满编率负有直接责任；经理助理对竞技部满编率负有直接责任；厨师长对厨房人员满编率负有直接责任。（3）环境部：经理对环境部人员满编率负有直接责任；各组管理员对本组钟点工满编率负有直接责任。（4）物业部：经理对客服部、维修部、安保队人员满编率负有管理责任，对安保队长满编率负有直接责任；安保队长对安保部人员满编率负有直接责任。（5）安保队长不在岗时由物业部经理承担队长责任，经理助理不在岗时由经理承担经理助理责任，经理不在岗时由总监承担经理责任。5、项目部：（1）副总经理对项目部人员满编率负有管理责任，对部门管理人员满编率负有直接责任；项目部总监或总监助理不在岗时由副总经理承担总监或总监助理责任。 （2）总监对项目部技术组、土建装饰组人员满编率负有直接责任；经理或经理助理不在岗时由总监承担经理或经理助理责任。（3）总监助理对环境部人员满编率负有直接责任；社区经理助理对本组人员满编率负有直接责任；各组管理员对本组钟点工人员满编率负有直接责任，管理员不在岗时由经理助理或总监助理承担管理员责任，经理助理不在岗时由总监助理承担经理助理责任，总监助理不在岗时由副总经理承担总监助理责任。6、管理部：（1）执行总经理对东京都社区服务部管理人员、管理部管理人员和员工满编率负有直接责任；经营财务部经理或房地产财务部经理不在岗时由执行总经理承担经营财务部经理或房地产财务部经理责任。（2）人力资源部经理对销售部客户顾问、京都/东京都会员部、客服部、维修部满编率负有直接责任；机要室经理对本部门人员满编率负有直接责任；经营财务部经理对本部门人员满编率负有直接责任；房地产财务部经理对本部门人员满编率负有直接责任。（二）满编率统计管理：每月1日17：00点前（3月-11月）由行政部人力资源专员负责汇总上一个月的各部门管理人员、员工满编率情况报行政部总监审核，行政部总监根据各部门人员满编率和经公司总经理办公会批准的各岗位满编率绩效考核办法，计算各岗位满编率绩效考核工资。第六条 试用和录用：(一) 试用管理：1、试用报到：面试通过的人员由行政部负责打电话或短信方式通知可报到人员，通知内容包括：报到时间、乘车路线、联系人、携带物品、证件及其他事项。新员工需持学历学位证书、职称证书、身份证、一寸免冠照片1张。对各部门自行招聘面试合格的人员，由本部门负责通知报到事项，行政部总监负责设计固定短信通知格式，各部门按短信格式要求执行。人力资源专员对新入职人员提供的所有证件、学历学位证书、职称证书、证明原件进行审验并留存复印件和扫描件，个人电子档案和员工入职登记表在行政部存档。2、报到人员宿舍分配：行政部人力资源专员负责在新员工入职后依据公司宿舍分配原则分配宿舍，符合住宿条件的新入职员工报到当天由物业部安排宿舍并负责管理。 3、要求：未经总经理批准不得录用公司已婚员工的配偶、在职员工的直系亲属以及因违纪被公司辞退、开除的员工。（二）录用管理：1、试用期限：公司所有新入职员工、管理人员试用期六个月，劳动合同在试用期一个月内签订。 2、试用转正、辞退批准：员工试用期满一个月的第一周，其直接上级需填写员工考核评估表，对员工进行考评后做出转正、延期一个月转正、调整岗位或辞退的鉴定，对员工的考评鉴定及员工在试用期培训结果考试（试卷及资料）报送行政部，员工转正考评鉴定逾期未报的，行政部总监对该员工按延期转正处理，由部门负责人承担逾期期间该员工的全部工资。具体批准程序：（1）总监级转正、辞退、开除批准人为行政部总监提出建议，执行总经理或总经理批准。（2）总监助理、经理（助理）级转正、辞退、开除批准人为部门总监（助理）初审，行政部总监或总经理批准。（3）销售部人员的转正、辞退、开除批准人为销售部总监，报行政部备案。（4）其他部门员工的转正、辞退、开除批准人为部门经理（助理）初审。部门总监（助理）批准，报行政部备案。3、录用要求：（1）行政部总监如发现试用期内员工提交的证件、证明、学历证书和简历等有虚假情况或经培训考试不合格以及其它不符合用人标准的，有权决定通知部门立即停止试用并予以辞退。（2）对试用期六个月内因达不到履行岗位职责要求的员工，经原岗位批准人同意调整岗位的，可继续试用，连续累计出勤天数，执行调整后岗位薪资，但最多不得延长一个月，对不同意调整岗位的，由部门批准人决定直接辞退。（3）根据岗位要求需持有健康证的球童、服务员、厨师、水疗坊员工、客服部食堂员工须保证其个人健康证在有效期内，健康证由个人自费办理，行政部负责监督各部门执行，健康证原件由部门保存，复印件存放于行政部和机要室，行政部检查时发现员工健康证不在有效期的对当事人和部门经理按一般过失处罚，并限期十日内办理完毕后报行政部备案。第七条 劳动合同：（一）劳动合同类别：1、非季节性劳动合同：指各部门经理助理级以上管理人员、后备管理人员；销售部员工；社区服务部物业部（除客服部练习场）员工；管理部员工；安全经营小组员工。2、季节性劳动合同。指每年在公司工作时间3月1日至11月30日期间。京都/东京都社区服务部：俱乐部员工；酒店部员工；物业部客服部练习场员工；项目部、东京都环境部各区域钟点工管理员 。（二）劳动合同签订：试用期为六个月，劳动合同在试用期第一个月满7日内签订，签定劳动合同时员工、管理人员须填写申请表。（详见第二节劳动合同签定申请表-附件7）1、非季节性劳动合同签订年限及规划：（1）销售部：管理人员、员工试用合格首次签订合同期限和续签合同期限按部门行政管理制度细则执行。劳动合同规划为根据部门编制，管理人员签订劳动合同年限交错管理，员工签订劳动合同年限交错管理，每年劳动合同年限预到期人员为20%左右。（2）社区服务部：管理人员、后备管理人员试用合格首次签订合同期限四年或五年，续签合同二至三年。劳动合同规划为根据部门编制，对京都社区服务部总监、经理与东京都社区服务部总监、经理签订劳动合同年限分年度交错管理，经理助理与后备管理人员签订劳动合同年限分年度交错管理，每年劳动合同年限预到期人员为20%左右。（3）项目部：试用合格首次签订合同期限三年或五年，续签合同二至三年。劳动合同规划为根据管理部编制，管理人员签订劳动合同年限分年度交错管理，员工签订劳动合同年限分年度交错管理。（4）管理部：试用合格首次签订合同期限三年或五年，续签合同二至三年。劳动合同规划为根据管理部编制，管理人员签订劳动合同年限分年度交错管理，员工签订劳动合同年限分年度交错管理。（5）安全经营小组：所有人员试用合格首次签订合同期限四年或五年，续签合同一至三年。（6）换签劳动合同：因公司原因需换签劳动合同的，按试用合格首次签订合同剩余年限执行，也可以同时延长一至三年。合同期内如有晋升职级的，该员工须重新签订劳动合同，晋升经理助理合同期限四年或五年，晋升经理级以上管理人员合同期限四年或五年。2、季节性劳动合同签订年限及规划：试用合格首次签订合同期限三年至五年，续签合同二至三年。劳动合同规划为根据部门编制，员工签订劳动合同年限交错管理，每年劳动合同年限预到期人员为20%左右。 3、续签劳动合同管理：（1）总监级以上管理人员：当本人劳动合同期限执行剩余十三个月时，如本人需续签劳动合同的要主动与总经理沟通续签劳动合同事项，如未主动沟通视为放弃续签劳动合同。（2）经理、经理助理、厨师长：当本人劳动合同期限执行剩余十三个月时，如本人需续签劳动合同要主动与部门总监沟通续签劳动合同事项，如未主动沟通视为放弃续签劳动合同。（3）销售部、会员部、客服部、维修部员工：须提前六个月向主管领导沟通是否续签劳动合同事宜，如未主动沟通视为放弃续签劳动合同，本人须递交书面合同到期离职申请，上报行政部总监备案。（4）各部门员工（除以上人员）：须提前三个月向主管领导沟通是否续签劳动合同事宜，如未沟通视为放弃续签劳动合同，本人须提前一个月递交书面合同到期离职申请，上报行政部总监备案。（5）劳动合同盖章：经理助理级以上管理人员、销售部、管理部由执行总经理签字，其他部门员工由行政部总监签字，机要室负责盖章，人力资源专员存入员工档案。（6）社会保险和户籍条件：员工在签订劳动合同时可按第二节社会保险管理细则-附件8的有关规定选择是否缴纳或放弃缴纳社会保险。可以按第二节优秀人才户籍管理细则-附件9的规定办理本人户籍迁移至公司集体户，落户涿州开发区。4、劳动合同期限调整、要求：行政部总监、执行总经理有权按本条规定的劳动合同年限区间，确定应聘者劳动合同的年限。所有员工每年在6月30日前入职的员工签订合同日期自当年算起截止日为12月31日，7月1日后入职的员工签订合同日期自第二年1月1日算起截止日为12月31日。5、每年11月30日前行政部总监、执行总经理提报下一年的劳动合同签订计划和未来5年的劳动合同签订规划：内容包括部门、岗位、原劳动合同年限、续签劳动合同年限规划、劳动合同与签订公司（详见第二节劳动合同规划-附件10）。（三）劳动合同终止与解除：1、劳动合同终止与解除类别：合同期满离职、合同期内申请离职、自动离职、辞退或被公司开除。2、劳动合同终止与解除管理：（1）员工离职后，劳动合同关系随即终止与解除。离职人员批准流程：总监、经理级管理人员：本人办理离职手续 上报行政部总监批准 行政部总监报总经理备案。经理助理级管理人员：部门逐级批准 上报行政部总监批准 办理离职手续。员工：部门逐级批准 上报行政部总监批准 办理离职手续。（2）离职人员手续办理流程：离职人员须在部门同意正式离职日期后7日内办理完毕离职手续，办理离职手续交接工作期间不计考勤，停止计算薪资，如遇特殊情况超过7日的须由离职人员所在部门的总监（助理）或行政部总监报总经理批准后可以延长交接时间。 合同期满离职：本人在本部门和行政部办理离职人员结算表。 合同期内申请离职：合同期内员工因个人原因不能继续在公司工作申请离职的，员工在行政部领取和向本部门总监（助理）递交离职批准表，经批准人批准一个月后，离开前须到行政部办理离职人员结算表或在部门文员处办理，业务部门离职员工如在部门文员处办理离职手续时，员工的直接上级领导和文员须同时在场签字，离职员工没有特殊情况不允许代办离职手续，如遇特殊情况（个人身体原因或家人生病）本人无法办理离职手续的，须本人申请经行政部总监同意并到行政部签署委托书方可代办离职手续，不按上述规定办理离职手续的离职人员一切后果自负。如部门根据本岗位情况无需留用预离职员工一个月时，须在离职批准表上注明批准离职时间，离职员工依据部门批准人签字的离职时间到行政部办理离职人员结算表。 自动离职：员工未履行离职批准手续、未请假离开公司或请假未归超过一天的，视为自动离职，该员工所在部门总监和文员须在当月末向人力资源部提交联名签字的员工自动离职证明。 辞退：员工试用期不合格或合同期内由于个人能力等非过错原因，不适合继续在公司工作的由用人部门予以辞退。辞退员工时，由该部门负责填写员工考核评估表说明辞退原因，员工在本部门和行政部办理离职人员结算表。辞退管理人员，依据管理人员标准执行。 开除：员工、管理人员严重违反公司制度造成员工、客人、公司损失，予以开除。开除员工时，由部门总监负责做员工考核评估表。员工在本部门和