酒类销售有限公司行政制度汇编.doc

重庆金耕酒类销售有限公司行政制度汇编(试 行)第一章 员工行为规范1第二章 办公环境管理规定3第三章 公共卫生管理规定5第四章 出入管理规定6第五章 保密管理规定7第六章 公文管理制度11第七章 请示文件办理规定16第八章 档案管理制度16第九章 印章管理规定21第十章 办公用品管理规定23第十一章 行政费用管控规定24第十二章 接待管理制度25第十三章 出差管理制度32第十四章 车辆管理制度48第十五章 驾驶员管理办法51第十六章 会议管理规定53第十七章 计算机及附属设备管理制度56第十八章 证照管理60第一章 员工行为规范第一条 基本原则 员工的一切职务行为，都必须以维护企业利益、对社会负责为目的，任何个人理由都不应成为其职务行为的动机。第二条 着装规范（一）公司员工上班时间男士不得穿背心、短裤，女士不得着吊带裙、超短裙（裤）、拖鞋上班，公司正式对外活动场合中高层管理人员要求着西装。（二）服装正规、整洁、完好、协调、无污渍，扣子齐全,不漏扣、错扣。（三）工作牌规定正确配戴于胸前，正面朝外。（四）衬衣下摆束入裤腰和裙腰内,袖口扣好,内衣不外露。（五）着西装时, 上衣袋少装东西,做到不挽袖口和裤脚。（六）鞋、袜保持干净、卫生, 在工作场所不穿拖鞋、拖式凉鞋、短裤、吊带装。第三条 仪容规范（一）男员工修饰得当,头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。（二）女员工淡妆上岗,修饰文雅,与年龄、身份相符。整理仪容及化妆须在卫生间。（三）保持口腔清洁,工作前忌食葱、蒜等具有刺激性气味的食品。第四条 举止规范（一）精神饱满,保持微笑,目光平和,不左顾右盼、心不在焉。（二）避免在他人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。实在难以控制时,应侧面回避。（三）工作期间坐姿良好。上身自然挺直,两肩平衡放松,后背与椅背保持一定间隙。（四）同事之间上班初次见面应互相问候，男性主动问候女性，下级主动问候上级，年轻的主动问候年长的。（五）公司领导检查工作或问询时，员工应起立回答问题，以示尊敬。第五条 语言规范（一）语音清晰、语速适中、语调平和，注意控制音量，不高声喧哗影响他人办公。（二）与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。（三）不随意打断别人的话。（四）严禁说脏话、忌语。（五）多使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不远送”、“您走好”等文明用语。（六）接听电话必须使用普通话且礼貌用语，通话用语力求简明扼要，避免因占用电话而影响公司正常工作，禁止用电话聊天或长时间占用电话。接听电话规范用语如下：1、电话响三声之前应接听，开头语为“您好，这里是重庆金耕酒类销售有限公司”。2、查看语为“马上为您查看，请稍候”。3、抱歉语为“很抱歉，您找的人现在不在公司，请留下您的姓名和联系方式，我会转告*先生（女士），让他（她）及时回电”。4、结束语为：“谢谢您的来电，再见！”。第六条 职业行为规范（一）作为下级，应对自己的直接上级负责，原则上不接受更高层管理者的指令，不得越级汇报工作。工作方案实施前可提出自己意见，一旦决定后必须无条件服从。（二）作为上级管理者，应当把主要精力放在对自己直接下级的管理上，应尊重下属员工，致力于培养和指导，原则上可以越级检查但不得越级指挥。（三）尽忠职守，保守企业秘密，不该知道的事情不打听，不该看的资料不看；极力维护公司信誉，不擅用公司之名在外违反或侵害公司利益及毁谤公司名誉。（四）在执行公司职务的同时，不畏难规避，互相推诿。（五）进入领导办公室前应轻敲房门，得到允许后方可入内；领导在谈话、办事时不得随便打扰，遇有急事需请示时，应在征得同意后，再插话。第七条 涉及企业利益行为（一）员工在经营管理活动中，不得索取或收受业务关联单位的利益，否则构成受贿。（二）只有在对方馈赠的礼物价值较小（按公认标准）接受后不会影响处理与对方的业务关系，而拒绝会被视为失礼的情况下，才可以在公开的场合下接受。（三）员工以公司名义参加各类社会活动或会议所得的礼品，抽取的奖品等，其所有权均归公司所有，不得占为私有。（四）员工在对外业务活动时，遇业务关联单位按规定合法地给回扣、佣金的，一律上交公司作为营业外收入或冲减成本，个人侵吞的，以贪污论。（五）员工不得将自己亲朋好友介绍到有业务往来关系的单位工作。员工的直系亲属从事可能会与公司利益发生冲突的业务时，员工应向公司申报，并提出回避。（六）出差人员在出差时间里不能作私事安排（特殊情况需报行政人事部并经部门主管同意，否则相关费用不给予报销）。出差后带回的涉及公司的相关资料等须交行政人事部作相应处理，财务管理部应在其完善资料上交手续并经行政人事部确认后方可报销差旅费，上交资料需借用的按借阅程序处理。第八条 员工行为的自我判断与咨询员工在不清楚自己的行为是否违反公司准则时，可按以下方法处理：以该行为能否毫无保留地在公司公开谈论而不使其他员工反感为简便的判断标准；向行政人事部门提出咨询。第九条 员工基本行为准则 爱岗敬业、忠于职守、积极进取。遵纪守法、严于律已、廉洁奉公。服从领导、团结协作、开拓创新。第二章 办公环境管理规定第一条 办公环境管理将实行5S管理，公司行政人事部将实行日常管理和不定期抽查，考核成绩纳入绩效考核。附件：办公室5S评分表第二条 保持办公室采光良好、空气清新，过道通畅，由行政人事部进行检查。未经行政人事部同意，个人不得私自调换座位、办公设备、椅凳、改变办公室布局。第三条 办公桌面布置（包括电脑位置、水杯、办公用品等）须执行行政人事部制订的统一规范，不在墙面或办公卡座内随意张贴、涂写。第四条 保持办公桌面、办公设备、椅凳的清洁，办公用品摆放整齐，与工作无关的物品不得摆设到桌面上。第五条 员工衣物不得搭放于办公椅背上。第六条 下班离开办公室应将桌面收拾整洁，椅凳归位于桌洞内，关掉电灯、电脑等电器设备并关掉电源。 第七条 妥善保管好办公资料、文件，长时间离开办公室应锁好各种重要资料、文件。第八条 不在会议室闲谈、进餐或午休。第九条 禁止公共办公区内吸烟(有独立办公室除外)。第十条 办公区内不准串岗闲谈，不准打瞌睡，不准吃东西，不做与工作无关的事。第十一条 接待客人应在办公区外或接待室、会议室(有独立办公室除外)。第十二条 办公区内不大声喧哗，员工间交谈应以不影响到其他同事办公为原则。第十三条 上班时间不阅读与工作无关的杂志、书籍。不上网浏览与工作无关的网站，不打游戏。第十四条 讲究卫生，维护公共环境清洁，不准随地吐痰、倒水，不准乱扔纸屑、烟头、杂物等。全体人员应保持饮水区域的清洁，不将水溅洒到地上。第十五条 办公区域内的空调使用规定：夏季：室内温度28使用空调，但空调温度24 ；冬季：室内温度10使用空调，但空调温度 20。以上温度以办公室壁挂式温度计为准，由前台负责定时核查。第十六条 以上各款，若有员工违反按照员工奖励处罚制度执行。附件：检查项目查检内容满分实际得分缺点事项整理整顿1、整理自己的文件资料，将不需要的及时处理，需要的进行分类整理，整齐放于文件夹或文件柜中，做到需要的文件资料能快速找到。52、整理自己的办公用品及个人用品，及时处理不需要的物品。53、办公桌上文件、电话、笔筒、水杯等办公用品摆放整齐；拎包、衣服等其它与办公无关的物品不得放在桌面上或吊挂在椅子上。4、文件柜中物品要做好分类，摆放整齐，并做好标识。5、墙壁、办公室隔栏屏风、文件柜上不得粘贴任何纸张。6、电话线、网线要整齐布线，杜绝凌乱。57、员工离开办公室一小时以上、中午休息及下班时间，须整理好桌面物品，定置放存，并将座椅推到办公桌下摆好。5清扫清洁1、个人的办公区域无垃圾、纸屑及其他杂物。62、办公桌、文件柜、电脑、电话、键盘、鼠标及其它办公用品表面无灰尘。63、垃圾筐内套有垃圾袋，垃圾每天及时清理。64、饮水机、复印机、打印机、微波炉、会议室内用品等公用物品无灰尘，污渍。65、每天清扫，保持整洁，自我检查，发现的不符合项随时整改。6素养1、上班时间佩带工作牌，穿戴整洁，仪容整齐大方，精神面貌好。72、言谈举止文明礼貌，对人热情大方，不在办公区内大声喧哗、争吵。73、上班时间不串岗、不聚众聊天。74、下班后，关闭电脑、打印机等电器设备的电源，做到节约用电。75、自觉遵守公司各项规章制度7办公室5S评分表第三章 公共卫生管理规定第一条 为了保持公司办公区域公共环境卫生，营造良好的办公环境特制定本管理规定。第二条 公共区域包括公司内公共通道、会议室、接待室、休息室等。第三条 公共环境卫生要求（一）地面无垃圾、污垢、积水、水果皮、烟蒂等。（二）墙面无污垢、赃物，保持清洁，无乱张贴物。（三）台面、镜面、玻璃门等无灰尘，光亮清洁。（四）室内绿色盆景无灰尘，无枯萎。第四条 清洁要求和标准（一）公共区域的卫生必须每天清洁。清洁工须在上班前做好清洁卫生，保证所有清扫工作、垃圾处理工作在上班前完毕。（二）清洁工应保证绿色植物的泥土水分充足，及时清除杂草、枯叶、垃圾等。如发现枯萎的植物需通知更换。（三）玻璃门、镜面要保持清洁光亮、无污迹，使用专用清洁剂进行清洁处理。（四）复印机、打印机、投影仪等公用办公用品应定期进行清洁维护。（五）洗手间应做到每天清洁两次并随时保洁，使用专用的清洁用品和工具进行清洁，做到无水锈、无异味、无污迹。（六）空调过滤网应定期清洁，做到内外清洁、无灰尘、通风顺畅。（七）饮水机每季度清洁一次，贴好标签。清洁时用清洁剂擦拭，清水冲洗数次，出入口进行消毒处理。做到清洁无尘、无水垢污渍，保持出入水口通畅、无污染。（八）地毯应每日清扫，定期保养，保证清洁无污迹。（九）墙面、墙角应每日清洁，保持无灰尘、无蛛网。第五条 其他管理规定（一）所有员工必须将垃圾（纸屑、烟头、果皮等）放入指定的垃圾桶，不得随地乱扔。（二）所有员工不得在墙壁上乱贴乱画，不得损坏公司的一草一木。（三）员工须保持自己办公桌面的整洁卫生，不得摆放、粘贴与工作无关的物品。下班前需整理好自己桌面的办公用品、文件等物品。（四）对于违反公司环境卫生管理规定者，一经发现、举报或查处，将强制按要求义务清扫。第六条 公司办公区域范围内环境卫生由行政人事部归口管理，制定卫生清洁标准，并定期组织检查。第四章 出入管理规定第一条 为维护公司人身、财产的安全和日常经营管理秩序，特制订本规定。第二条 凡人员、物品出入本公司均须遵守本制度，前台文员有责任与权利按本制度执行。第三条 本公司员工（一）办公区域内必须佩戴工作牌，否则前台人员可拒绝其入内。（二）下班离开或节假日期间，公司员工应锁好各类门锁、柜锁，妥善保管好自己的现金、贵重物品及机要文件。（三）工作时间外进、出公司时，须在前台打卡机上打卡确认。（四）各部门人员凡上班期间需外出办事者，需填写外出登记表，并得到部门领导签字认可，将外出登记表交前台后方可外出。 （五）外出办事未登记、外出办事的事由不属实者或利用工作时间外出办私事者，对当事人以旷工论处。第四条 非本公司人员(一) 来访人员前台必须登记，不得让来访人员自行进入办公区域。接待时应文明用语、热情接待，首先询问客人来意，然后电话联系或引荐对口接待部门或接待人。（二）未经批准，公司员工不得擅自带私人朋友或亲戚进入公司逗留。（三）夜间严禁外来人员进入公司。第五条 办公设备（电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等）带离公司时，须到行政人事部开具公司盖章的出门条。第六条 夜间、节假日带离设备离开公司而无出门条时，应电话请示主管领导同意，并在事后到行政人事部补办出门手续。第五章 保密管理规定第一条 为保障公司秘密事项的安全，维护公司的利益，特制定本规定。第二条 保密工作应坚持“内外有别，既方便工作又确保秘密”的原则，准确划分保密范围，确保公司核心机密安全。第三条 公司各部门均有实施保密管理的职责。（一）行政人事部：负责组织公司保密工作的开展（包括保密制度、规定等的制定，保密检查的部署），公司密级文书档案的保密管理；负责公司全体员工的保密教育、员工档案、员工工资的保密管理以及相关方面的保密工作指导。（二）营销部：负责公司战略发展、营销策略、产品经销价格、市场政策等的保密工作。（三）产品推广部：负责公司新产品设计开发、各类设计源文件、管理软件、网络的保密工作。（四）财务管理部：负责公司财务资料、资金等的保密管理及相关工作的指导。第四条 保密范围：根据其内容划分为：治理结构、行政管理、人力资源、业务经营、财务报表等方面的资料及数据、公司证照和其它，包括文字、数据、符号、图形、声音、图像等表示形态，以及纸介质、磁介质、光盘等不同载体类型。各类内容所涉及的秘密事项及其等级应每年进行一次审核、调整、补充，并在有关范围内重新公布。第五条 密级界定（一）绝密：处于最高保密等级，限极少人知悉的事项，一旦泄密会对公司安全、发展造成特别严重或最严重损害的资料，是公司的核心部分，具体由主管领导决定。主要包括：1、公司董事长、总经理指定的绝密事项资料；2、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；3、公司的重大经营决策、战略投资计划；4、本公司自己的科研成果和专利等资料；5、资金运作计划、协议等相关财务资料；6、公司重大项目的资料。（二）机密：保密等级次于绝密，限于高层领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给公司安全、发展造成严重损害的资料。主要包括：1、公司领导指定的机密事项资料；2、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；3、公司决策性的一些会议纪要、股东会及董事会决议；4、关于公司商业利益，发展的合同；5、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；6、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；7、公司变更资料、投资计划书、项目协议、项目运作方案；8、公司财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；9、公司人事档案、工资；10、公司内部重大改革及人员变动的方案。11、涉及董事长或总经理个人的收发文件。12、房产证、物业所有权证等重大资产类证书原件。（三）秘密：保密等级在绝密和机密之下，高层领导、部门领导和相关人员所知的资料，如果非法泄露，会给公司带来损害和影响，主要包括：1、外单位发来的资料，只针对某个事项，不专指人；2、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；3、固定资产相关资料、物业管理档案；4、公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；5、具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；6、公司谈判方案和总结；接待重要领导及外宾的方针、工作计划和总结；7、技术、项目上的通知，检查报告、更改通知、项目方针；8、合同，技术协议；9、证照原件、音像资料；10、只针对公司部分人员下发的会议纪要。（四）内部资料：指本公司员工均可阅读获知的资料，但不可泄露给外单位。主要包括：1、公司内部通知；2、公司章程及制度；3、对全体员工下发的会议纪要；4、技术标准；5、公司员工手册；6、外来资料（不涉及到专门的事项或人）如传真、EMAIL、信函。第六条 秘密事项管理：在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则，进行管理；秘密事项以载体形式归档后，由行政人事部负责管理。没有明确标明秘级的档案按公司秘级分类标准执行。（一）绝密事项1、由绝密事项形成部门指定专人负责做好标识（盖上标识印章），妥善保管，并建好记录、台帐；2、绝密资料不能复制和外借，必须经总经理批准同意后方可发放和传阅，并限制在一定时间内返还；3、绝密资料经对外披露即可视为降低保密管理等级或解密（部分内容、局部范围披露除外）。允许知悉的范围是：公司核心领导层，形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象。（二）机密事项1、由机密事项形成部门指定专人负责做好标识，妥善保管，并建好记录、台帐；2、机密资料的发放、传阅一般由该秘密事项形成部门的部门负责人审核，报分管职能部门总监批准，必要时须报请总裁同意。发放要编号、签收，传阅必须有传阅签名记录，并限时返还；3、机密资料等级的变更或解密由公司保密管理部门和相关领导共同商定。允许知悉的范围是：公司高管层及以上的干部、机密事项形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象。（三）秘密事项1、由秘密事项形成部门指定专人负责做好标识，妥善保管，并建好记录、台帐；2、秘密资料的发放要编号、签收，传阅要有传阅签名记录，并及时返还保管；秘密事项保密等级的变更或解密由公司保密管理部门和相关领导共同商定；3、秘密资料允许知悉的范围是：公司各相关部门的负责人以上的干部，秘密事项形成部门的相关人员及该部门负责人认为需要让其知悉的对象。第七条 秘密载体管理规定（一）公司秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、光盘等各类物品。（二）各部门生成的秘密载体应严格管理，确保安全，并标明秘密等级，记录发放范围及制作数量，建立登记台帐，定期归档；对秘密载体生成过程中形成的不需归档的材料，应及时销毁或交资料室统一进行保密销毁。（三）秘密载体的发放应分别不同性质载体按公司有关文件、资料等发放规范及载体所记录的秘密事项等级在允许的范围内发放，并做好登记、编号、签收等手续。（四）秘密载体在公司内部的借阅、传递、复制必须严格按允许的范围控制，由需求者递交书面申请，并经过有关部门和领导的批准。所有秘密载体的借阅、传递、复制都必须由载体持有者或保管部门做好记录台帐；所有秘密载体均不得擅自带离公司，或向外界提供；特殊需要时，均必须经总经理批准。（五）秘密载体应落实专人妥善保管。秘密载体不得随意摆放，当工作人员离开时必须将秘密载体存放好；秘密载体归档时应编制清单，双方核对无误后办理移交手续：涉密人员、秘密载体管理人员离岗、离职前，应当将所有保管的秘密载体全部清退，并办理移交手续。秘密载体移交时，应连同用于记录秘密载体收发、使用、清退、销毁的登记本一并移交。（六）秘密载体需销毁时，应由部门递交书面申请及清单，经行政人事部审核批准并视秘级（绝密、机密载体销毁需报总裁）报总经理批准后，指定专人会同相关责任部门负责监督销毁并完善签字备案手续，统一定点销毁。禁止将秘密载体作为废品出售。第八条 公司重点岗位员工在与公司建立劳动关系的同时，由公司行政人事部代表公司与其签署保密协议，以此互相监督，共同保障公司商业秘密的安全和利益。 第九条 员工在日常工作中，必须严格遵守保密规定的各项条款，按相关保密要求做好公司秘密的保守和保护工作，并接受保密管理部门的工作指导和监督、检查。对公司的秘密事项，全体员工都应做到不该问的不问，不该说的不说，并在知悉秘密事项的情况下都负有保密义务，且有权制止一切泄露公司秘密事项的行为。第十条 员工个人在劳动合同期限内，不得将直接或间接获悉的本公司秘密事项内容擅自泄露给非本公司、非本岗位的其他人员；不得以任何形式将所知悉的公司商业秘密泄露给他人或利用公司的商业秘密谋求个人利益。第十一条 凡涉及公司秘密事项的内容，不论其为何种载体形式均属保密范围，任何员工不得直接或间接、口头或书面擅自对外提供涉及公司秘密内容的，否则均属泄密。第十二条 对新进员工必须在入职时由行政人事部进行保密培训，学习保密制度和各项工作条例，各部门要经常性地对员工进行保密教育和检查。第十三条 对涉密岗位的涉密员工，行政人事部除进行常规的入职教育外，应会同该部门主管共同进行入职保密教育和家访；涉密员工因工作需要进行岗位变更时，部门主管应监督其对保密工作的移交，行政人事部应对其进行离岗保密教育。第十四条 公司行政人事部应定期对相关涉密人员的岗位工作进行保密检查，原则上每年不少于两次。检查中发现的问题应及时指导、指正，落实整改措施，并及时总结和推广涉密员工在保密管理中好的做法和经验。检查结果应向涉密员工所在部门负责人反馈，纳入该员工月度、年度的岗位和绩效考核中，作为奖惩的依据之一。第十五条对发现他人失密、泄密或出卖公司秘密，能及时举报，采取补救措施的员工，公司给予奖励。奖励方式分别为：精神鼓励，即公司通报表彰；物质奖励，指发给一次性奖金；提供培训机会、提职、晋级等。第十六条 对违反公司保密守则及各项保密规定的部门或个人，均可列入惩戒范围。视性质、情节的不同，惩戒方式分别为给予通报批评、罚款、解除劳动合同直至追究法律责任等。（一）保密观念淡薄，警惕性不高，致使秘密泄露者；（二）在工作中违反保密规定，造成秘密泄露者；（三）为谋取私利，将公司秘密通过各种非法手段提供或出售给他人。第六章 公文管理制度第一节总则第一条宗旨为适应公司工作的需要，实现公司文件处理工作的科学化、制度化、规范化、制定本规定。第二条 定义公司的文件，是公司实施领导、处理公司事务的具有特定效力和规范格式的文书。文件处理是包括文件办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条 处理原则文件处理应当坚持实事求是、精简、高效、及时、准确的原则。第四条发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工作联系函、请示、报告、简报等形式流转，力避随意发文。公司无纸化办公条件日趋完善，所有请示报告等文件能用OA流程的必须使用OA流程。第五条 主管部门公司行政人事部主管公司的文件处理工作。并对其它部门的文件处理工作进行业务指导。行政人事部应当逐步改善办公手段，努力提高工作效率和质量。文秘人员应当具有较高的业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。第二节 文件种类第六条 文件种类公司文件种类有:（一）决议 适用于经会议讨论通过的重要决策事项。（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。（三）通知 适用于批转有关单位公文、发布规章、传达公司要求员工办理或者共同执行的事项及召开会议、人事任免等事宜所使用的文书。（四）意见 用于对公司重要问题提出见解和处理办法。（五）通报 适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或者情况。（六）报告 适用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级部门的询问。（七）请示 下级向上级请求指示，批准事项时所用的呈请性文书。请示只能一文一事。（八）批复 适用于答复下级部门请示事项。（九）函 适用于不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题。（十）会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。第三节 文件格式第七条 文件格式文件一般由发文机关标识、发文字号、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。（一）发文标识发文标识“重庆金耕酒类销售有限公司”上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的文件，发文标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文标识规定使用加粗的方正姚体，用红色标识。（二）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号在发文标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份/序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。公司发文代字：“金耕酒发”。冠以此发文代号的文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志,由行政人事部统一编号。（三）文件标题文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，文件标题中除制度名称加书名号外，一般不用标点符号。文件标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（四）主送部门主送部门指文件的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送部门在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使文件首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。（五）文件正文文件正文在主送部门名称下一行开始书写。正文每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行，正文用3号新宋体字。（六）附件文件如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空2字，用3号新宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识文件的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。（七）成文时间用汉字将成文的年、月、日标全；“零”写为“”。（八）成文日期及发文印章成文日期以负责人签发的日期为准。成文日期右空4字。文件除“会议纪要”外，应当加盖印章。加盖印章应上距正文2mm-4mm,端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。（九）特殊情况说明当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（十）主题词文件应当标主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。（十一）抄送、抄报部门(或人)抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓文件的其它部门(或人)，抄报部门(或人)是指除主送部门外需要告知的上级部门(或人),应当使用全称或者规范化简称、统称。文件如有抄送部门，在主题词下1行；左右各空1字，用3号新宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送部门对齐；在最后一个抄送部门后标句号。抄报部门(或人)在抄送之上,标识方法同抄送部门。版记如有主送部门，主送部门在主题词之下，标识方法同抄送部门。（十二）印发部门和印发日期印发部门指具体拟文单位，公司文件印发部门可为公司行政人事部，印发部门及印发日期位于抄送部门之下占1行位置；用3号新宋体字。印发部门左空1字，印发日期右空1字。印发日期以文件复印的日期为准，用阿拉伯数字标识。（十三）反线和位置版记的主题词、主送抄报抄送部门、印发部门印发日期之间均加一条反线，宽度同版心，最后一个要素置于最后一行。（十四）会议纪要格式会议纪要标识由“会议纪要”组成。其标识位置同“发文标识”，用红色方正姚体。会议纪要不加盖印章。其它要素同本规定相关要素说明，发文字号由年份和序号组成。第四节发文管理第八条公司对内对外发文必须按以下程序办理：（一）拟搞要求1、观点须明确、条理清楚、层次分明、文字简练、书写工整、标点正确、篇幅简短。2、公文中涉及的人名、地名、数字、名称、引文须准确无误。3、公文中所涉及的日期一般用汉字表示。4、公文的结构层次序数要规范化：第一层为一，第二层为（一），第三层为1，第四层为（1）、依次类推。5、公文内不得使用简称，如要简称，必须先用全称，然后在括号内注明简称。（二）审核拟定的稿件须符合文件格式，无错别字，用词恰当，数据准确，所有以公司名义的对外发文必须经公司总经理在印章使用申请单上签字后方可对外报送；所有以公司名义的对内发文须由行政部拟稿，经行政总监审核后报总经理审批同意后方可发文，具体审核程序根据公文签发权限增减。行政人事部审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟文的有关要求，文件格式是否符合本规定的要求等。（三）编号并打印发文单位的公文管理部门对已签发的文书进行编号登记并打印，原稿存档。（四）用印发文单位对打印的文件进行校对，准确无误后填写印章使用申请单，经部门分管领导和公司行政总监或总经理批准后加盖公章。（五）登记行政人事部文员对所发文书进行登记，内容包括：顺序号、发文日期、发文字号、文书标题、附件、密级、份数、发送单位、归卷日期、归入卷号等。（六）分发经总经理批准下发的对内发文由行政部统一在OA上公布。（七）报送公司各部门对外报送加盖公章的文书，由拟定部门送达主送和报送部门，并填写收文回执，由送达单位签收后交行政部存档。第九条公文传阅对所需传阅的文书须填写公司文件处理表，各部门须根据传阅范围组织传阅。（一）各部门必须配备公司文件处理表，已阅过的文书，传阅人员必须在公司文件处理表上签字，以示阅知文书有关事宜。（二）同一文书的传阅，涉及多个部门的，其文书不得横向传阅，一个部门的员工阅毕，须交回行政部门，再进行下一个部门传阅。（三）文书传阅时，须保持文书的整洁，不得在文书上批划、不得损毁文书，传阅必须及时、保证文书的安全、完整。第十条文书的归档各部门的公文处理完毕后，必须归档保存。对档案的保存必须完整、有序，便于查找、安全。第五节收文办理第十一条 外来文件的处理（一）签收登记行政人事部文员将收到的外来文书填写公司收文登记表，内容包括：来文编号、来文单位、标题、密级、份数、签收人、归档卷号等。前台接收文件应在接收后20分钟内转交相关部门，私人文书应交其部门及本总经理的信函由行政部签收。（二）分送由行政人事部对外来文书按性质、内容和要求分类，并及时将之送达有关领导或部门。（三）批办收到文书的有关领导或部门，须填写公司文件处理表并在文件处理表上批示处理意见，并指明承办人员和办理时限。（四）承办承办部门或承办人员须按批办事宜予以督办，直到办妥。第七章 请示文件办理规定第一条 办理流程部门意见经办人分管领导意见总经理意见总经理意见职能部门办理行政人事部存档一般请示重大请示第二条 流程说明公司所有需请示的报告事宜一律由经办人在OA上填写请示报告办理表，经提交部门签署意见、分管领导及总经理签署意见，超越权限的再报董事长审批，经公司审批同意后交职能部门办理，最后电子档案由档案管理员在OA文档里存档。第三条 办理范围公司正常发文，日常事务，组织各项活动，突发事件等需请示报告的事情均属此列。第四条 办理要求（一）属于各单位职责权限范围内或各主管领导有权解决的问题不得按请示报告程序办理；（二）对经营管理中出现的问题，各层级领导应首先提出明确意见，不能没有明确意见而将“矛盾上交”。否则按管理人员奖惩规定进行相应处罚。第八章 档案管理制度第一节 总则第一条 为进一步加强公司档案管理，有效地保护和利用档案资料，维护、保障公司合法权益，特制定本制度。第二节 细则第二条 管理规定（一）公司档案是指公司在各项业务活动中形成应归档、保存、备查具有保存价格和参考利用价值的文件材料。（二）归档范围大致可分为：行政档案、人事档案、财务档案、项目工程档案和营销客户档案、合同协议、外来重要公函等。公司档案所涉及的职能部门是档案的重要来源。各部门应按规定完整、准确、及时地向档案管理员移交归档案卷资料,并做好档案归档记录，由档案管理员签收，档案管理员应做好来文登记，并合理分类整理归档。（三）岗位设置1、公司设档案管理人员一名，负责公司文书类档案的收集、整理与妥善保管，并提供利用。按照系统、科学的原则，建立案卷目录。2、各部门设专员或兼职档案员负责本部门的档案管理工作。各部门档案人员应对本部档案进行划分，该入公司档案的应及时将原件交公司档案人员处归档，对于本部门须经常使用的档案资料，应将复印件留存本部门存档，以便及时查阅。第三条 文书档案立卷归档办法及原则（一）各单位在工作活动中形成的各种具有保存价值的文件材料，必须按年度分别立卷归档。（二）归档的文件材料必须对公司和社会当前及长远发展具有参考作用、凭证作用和研究价值。（三）归档的文件材料必须反映各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。（四）归档的文件材料必须遵循其自然而然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。（五）对规定应立卷归档的文件材料，必须按照规定定期及时向档案室移交，集中统一管理，任何个人不得据为已有。第四条 归档的文件材料的范围：凡是反映公司各项管理工作活动所直接形成的具有保存和参考利用价值的文字、图表、照片、音像等各种文件材料均属归档范围。（一）上级机关的文件材料1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级机关颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；3、上级机关转发本公司的文件。（二）本公司的文件材料1、公司召开的工作会议、专业会议材料；2、公司颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；3、公司的请示与上级机关的批复文件；4、公司及其内部职能部门活动形成的计划、总结、报告；5、反映本公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；6、公司汇总的统计报表和统计分析资料；7、公司形成财务报表、凭证、帐簿、审计、验资等文件材料；8、公司内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；9、公司领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与本公司有关和未经文书处理登记的文件材料；10、公司营业执照、资质证件及其它重要证照。11、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；12、公司制定的章程、管理制度、工作条例等文件材料；13、公司的大事记、年鉴，反映本公司重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像文件材料；14、公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，干部及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；15、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；16、公司编印的画册、招商手册等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；17、公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；18、反映本公司重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像文件材料；19、本公司各部门报送的报告、请示、申请、典型材料、预、决算等文件材料；20、本公司形成的具有保存价值的其它文件材料。第五条 归档文件材料的立卷、归档整理（一）对立卷归档文件材料的要求1、归档文件材料必须齐全完整，文件的初稿、正本、主件、附件、请示与批复、转发件与原件均应齐全、完整。2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。 3、文件的排列要遵循文件材料的形式和特点，按规定排列。4、公文处理的情况和结果要有详细记载。5、上报的的请示、报告，没有文字批复的拟稿人应注明回复的情况和意见后一并存档。6、存档文件的份数：统编文号的文件，含与其它单位联合发文编其它单位文号和未编文号的重要文件，存二份。一般的存一份，重要的，需批复、批转的存二份，会议文件存二份。存档文件的份数原则上为一份，对于重要的文件材料备份一份电子文档，对于易损坏的文件材料应复制一份。7、以OA形式形成的电子文档存于OA系统里的文档管理中的公文档案中。（二）归档文件的整理要求1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2、归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订等应符合档案保护要求。3、归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。4、归档文件的整理单位，一般每份文件为一件，文件的正本定稿为一件，正本与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。5、归档文件应按件装订，装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。6、归档文件分类，采用“年度问题保管期限”的方法进行分类。7、归档文件排列，按分类档案的最低一级类目，按事由结合时间，重要程度排列。8、归档文件编号，应依分类方案和排列顺序逐件编号在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写归档章的相关内容。9、归档文件编目应依据分类方案逐件进行编目，并编制归档。（三）文件目录内容1、件 号：卷内文件件号。2、责任者：拟发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者。3、文 号：文件的发文字号。4、题 名：文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加 号。5、日 期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20040227。6、页 数：每件归档文件的页数，文件中有图文的页面为一页。7、备 注：注释文件需要说明的情况。8、归档文件目录应装订成册并编制封面。9、将归档文件装盒编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊背及备考表项目。第六条 关于文书档案保管期限的划分文书档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年，短期为十五年以下。第七条 档案管理的组织和分工（一）公司行政人事部为公司档案管理部门，对公司其它部门档案负有领导、指导、监督、检查的职能。行政人事部设专人负责档案管理工作。（二）行政人事部负责收集、整理、保管和统计公司的档案资料；负责指导各职能部门的档案管理工作，把应归档的文件材料整理、立卷、归档；负责督促其按规定时间及时向公司移交档案，检查其工作落实情况；负责办理档案的借阅，做好档案利用的服务工作和日常管理工作。（三）财务会计档案由财务部门负责收集、整理、立卷、归档，并按规定期限移交公司档案室。（四）影音、设计稿源资料文件由产品推广部负责收集、整理、立卷、归档，并按规定期限及时移交公司档案室。（五）按档案管理有关规定，对已经超过保管期限的档案，由行政人事部档案管理员负责提出存毁意见，由行政人事部经理审核、行政总监审定，总经理审批后，对应销毁的档案。第八条 档案的查阅、借阅、复印确因工作需要需借出或复印档案，应完善以下手续：（一）各部门只能进行查阅与其工作内容有关的档案，若查阅其它无直接关系的资料、文件，则必须经本部门经理及公司领导的审核、批准，并在档案管理人员处办理相关手续，方可查阅。（二）各类情况的借阅1、属绝密内容范围内的档案，须经总经理批准，方可直接借出/复印；属机密内容范围内的档案资料应经分管总监同意后方可借出/复印；属密级内容范围内的档案资料由行政人事部经理同意后方可借出/复印。2、特别规定：凡借阅公司执照等证件原件、借阅/复印一般合同协议、外借电子产品（如摄像机、数码相机、硬盘）须经部门领导确认同意并报行政总监批准后方可办理；外借笔记本电脑的须总经理批准后方可办理。（三）借阅档案一般不得超过三天。超过三天的应向档案管理人员提交书面情况说明，情况说明中应明确归还日期，并有公司领导的签字。（四）档案借出期间，借出人员应爱护档案资料，必须保证文件完整与安全，不得转借、拆散、涂改、污损、圈划、折角或撕页等。（五）档案管理借阅人员、借阅文件人应遵守公司保密制度的相关规定，不得向外泄漏公司秘密，违反者按公司保密制度执行。第九章 印章管理规定第一节 总则第一条 为加强对企业印章的管理，规范申请及使用流程，特制定本规定。第二条 本规定所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的资料上，因需以公司名称或职能部门名义证明其权威作用而使用的印章。第三条 公章及合同专用印章的刻制由行政人事部负责，应将每枚印章登记在“公司印章登记表”上留“印模”，永久保存；财务专用章由财务部负责刻制及保管。第二节 印章的种类第四条 正式印章，指公司公章。第五条 专用印章，指公司的财务专用章、发票专用章、合同专用章等。第六条 人名用章，指以公司法定代表人个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。第三节 印章的使用范围第七条 公司印章主要用于公司内外公务活动，原则上不应出现非公务使用情况。第八条 专用印章主要用于专项业务活动，用于其他活动无效。公司对外签署合同时应使用合同专用章。第