固定资产购置管理规定.doc

固定资产购置管理规定第三章 固定资产购置第十一条 预算控制公司各部门每年末根据公司发展规划和部门工作需要，采用科学的方法对本部门下年度各类固定资产需用量分季度进行预测（不包括下年度新开门店购置的固定资产），填制下年度“固定资产年度需求预算表”（见附表2，一式一联），于9月30日前报公司行政部。行政部将各部门需求汇总审核后交财务部、总经理分别审核，于10月10日前以电子文档形式报总部行政部。总部行政部汇总，经财务管理部审核后报总部公司领导审批。公司领导审批后，总部行政部、财务部、各保留复印件一份，作为下年度审核各公司固定资产申购的依据。第十二条 申购1、 申购要求：新设门店的设备申购要求：新设门店的设备申购时间为门店租赁合同或购买合同签定后一个月内，原则上只进行一次，如因特殊情况，需单独报总部公司领导审批。日常设备的申购要求：以一个月为申购周期，每月20号前将申购计划上报总部，在一个申购周期内一般不允许重复申购同一品种。如属特殊情况需由使用部门知会行政部或信息部，经同意后，按申购程序办理。固定资产申购应区分预算内申购和预算外申购。对预算内申购，按正常的申购程序办理。对预算外申购，必须在申购前就所要申购的资产以专门的报告形式报总部公司领导审批，报告中必须详细列明所要申购资产的规格型号、数量、金额、用途及使用部门；经总部公司领导审批后，申购部门再按正常的申购程序办理。2、 申购程序：（1） 新开门店固定资产申购程序：使用部门 企业发展部/信息部 公司财务部 公司总经理 对于新开门店的固定资产购置，公司的企业发展部和信息部（企业发展部为主要负责，如未设立企业发展部由行政部代替其职责，信息部配合完成电子设备的审核）应于门店租赁合同或购买合同签定后一周内通知各相关部门提出固定资产申购计划，各部门于接到通知后根据实际需求一周内向企业发展部或行政部报申购计划；公司企业发展部和信息部根据各部门的需求制定出新开门店总的申购计划，填制“新开门店固定资产需求表”（见附表3，一式一联）报公司财务部和总经理审核；公司财务部和总经理在一周的时间内审核完毕后，将“新开门店固定资产需求表”报企业发展本部；企业发展部、信息部会同财务管理本部（成立联合评估小组）审核完毕后由企业发展本部报总部公司领导审批。（2）日常固定资产的申购程序：使用部门 公司行政部 公司财务部 公司总经理 各部门根据本部门需求提出申购计划，报公司行政部。公司行政部根据各部门的需求，制定各公司下月总的申购计划，填制申购单（见附表4，一式一联），报公司财务部和总经理审核。公司财务部和总经理审核后，于每月20日前将下月的申购计划，报给行政部。备注：电子设备由信息部审核。3、 申购单/需求表的传递形式：采取手工单与电子文档相结合方式。各部门以手工单的形式报公司总经理审批。总经理审批完毕后，总部行政部/企业发展部据此予以购置固定资产。第十三条 审核要求1、 行政部/信息部应进行实地考察，对其种类和数量进行审核。2、 严格按照经公司领导审批的年度预算进行审核，对于预算外固定资产的购置，必须具有经总部公司领导审批的预算外申购报告，否则不予申购。第十四条 购置1、 购置的原则固定资产的购置，应充分体现规模优势进行统一采购，在总部不便直接采购的情况下，可指定相关部门进行采购。2、 购置方式的确立总部行政部/信息部在审核各申购数量时应确立购置方式，购置方式分统一采购、自行采购、调拨及向外租赁四种方式。在确定购置方式时，行政部在确定购置方式时应首先通过公司内部固定资产信息网查找可供调配的闲置固定资产，在同一区域有同类型闲置固定资产的应采取调拨方式，否则应采取采购或租赁方式；对于选用采购方式，凡本公司同类商品进价不高于外部市价的，应优先考虑从本公司内部采购。采取外部采购时，应在充分考虑节约费用及可操作性的前提下采取统一采购或自行采购。3、 供应商的评估（1）公开投标：对每类固定资产每次采购金额在15万元以上的（车辆购置除外），应采取公开投标方式确定合作的供应商，公开投标的时间为半年一次，对供应商的评估方式为：经办部门应选取三家以上合适的供应商采取公开投标的方式进行采购，供应商投标后，由联合评估小组（成立联合评估小组，联合评估小组由财务、企业发展、信息、行政人员各一名组成，联合评估小组直接对公司领导负责）对各家商品的质量和价格进行综合评估，之后以评估报告的形式报公司领导确定一家供应商。（2）直接采购：对每类固定资产采购金额在10万元以下的，经办部门应选择三家以上合适的供应商洽谈，比较各家商品的质量和价格，进行综合评价，并将评价结果报联合评估小组审核。联合评估小组进行审核时，应按照所需资产的质量、规格等要求另外进行询价，如所咨询价格明显低于经办部门的提供的价格，经办部门应对存在的差异作出解释，对无合理理由的较大差异，公司将给予警告一次，同时将经办部门的采购业绩纳入年度考核中。经联合评估小组审核后，报公司领导确定一家供应商进行资产购置。采购时，原则上要求供应商在规定的时间内将物品送到指定地点。第十五条 验收1、验收要求：负责验收的部门，验收时应根据已审批的申购单、调拨单逐一清点数量及抽查其质量，对质量不合格的物品应拒收。2、单据填制：自行采购由经办部门与行政部负责验收，统一采购由实物接收公司的行政部负责验收，对验收合格的物品行政部应于验收时填制“固定资产验收单”（见附表5，一式三联，第一联行政部，第二联财务部，第三联供应商），同时以使用部门为单位编制“固定资产签收明细表”（见附表6，一式三联，第一联行政部，第二联财务部，第三联使用部门），并为每个使用部门复制一份；编制完毕后，传各使用部门实物保管人签名。对需要安装的固定资产，使用部门应出具固定资产安装验收报告，将其附在相应的验收单之后。对于专业性较强的固定资产，经办部门与行政部应邀请相关专业技术人员协助验收。4、 标签的粘贴：行政部门按下文规定的编号要求统一编制固定资产标签（见附表7），发放给各使用部门，并监督其自验收签字之日起一周内粘贴在实物明显的位置，以便实物和账簿一一对应。第十六条 付款1、付款审核：财务部对购入的固定资产数量、单价等方面进行审核，对于实际购入数量大于申购数量的，财务部将不给予报帐，对于实际单价与前述确定的单价不符的，必须注明原因，如无合理原因，超出部分的金额由经办人承担。2、付款方式：（1）统一采购的固定资产由统一采购的公司付款，实物接收公司的行政部办理好“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”后，将财务联传统一采购的经办部门，经办部门凭已审批的申购单、发票、“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”到财务部报帐，经财务审核，报经办部门所在公司的公司领导审批后付款。经办部门所在公司财务部对所付的固定资产款挂往来帐。（2）自行采购的固定资产由采购地部门/门店自行付款，经办部门凭已审批的申购单、发票、“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”到财务部报帐，经财务部审核，报公司总经理审批。第十七条 入账手续固定资产凭供应商发票、“固定资产验收单”和“固定资产签收明细表”入账。关于发票的索取，电子设备