销售报销制度.doc

.销售报销管制程序文件编号：HZ-XS-001日期：2017-1-1版本号：01编制：审核：批准：1、 目的 为明确销售部各类费用在报销付款中的管理责任、权限和流程2、适用范围 本文件适用于销售部所有费用的报销3、职责3.1、报销人员按文件规定内进行报销，并承担相应的责任和对费用真实、合法、合理性的义务；3.2、所有报销单据需总经理审核方可生效报销4、费用报销程规定 4.1、公司一切费用支出必须按先申请，后办理的原则进行，对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况下必须总经理批准。 4.2、公司所有费用支出报销原则上依据总经理批准的资金限额凭有效票据实报实销；报销人员所报销的费用必须真实、合规，严禁杜绝白条入账和费用支出项目与所附票据不符以及其它违规行为。 4.3、报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证，待逐级审核批准后，方可报销。 4.4、在填写费用报销单时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自已的名字，费用报销单的填写一律不允许涂改，费用金额的大小写必须一致，否则无效。5、费用报销流程 5.1、公司所有资金支出报销按报销人整理报销单据并填写对应费用报销单办理资金申请总经理（董事长）审批到财务处办理报销。 5.2、销售部的日常费用主要包括差旅费及住宿费用、业务应酬费、交通费和车辆费用等，在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 5.2.1、差旅费报销规定 5.2.1.1、拟出差人员首先填写出差申请单，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，并按审批程序和权限进行报批。 5.2.1.2、出差人员将审批过的出差申请单交财务，按借款管理规定办理借款手续，财务按规定支付所借款项。 5.2.1.3、出差人员应在出差归来五个工作日（以报销原始票据日期为准）内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写费用报销单，并按审批程序和权限进行费用报销，结清借款。 5.2.1.4 出差人员借款原则上前款不清不再预借差旅费。 5.2.1.5 住宿费按实际出差夜数，凭有效的实际住宿发票报销，写明住宿日期、住宿天数。5.2.1.6 同性别员工一起出差时，原则上两人合住1间。5.2.1.7 出差处单位免费提供住宿者，不报销住宿费。 5.2.2、业务应酬费报销规定 5.2.2.1、应酬费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来中招待有关人员所发生的餐费、礼品费及其它相关费用，应酬费报销原则上实行“事前申请，确认标准，按标准报销”的规定，对超出标准的应酬费公司不予报销，由经办当事人承担。 5.2.2.2、公司所有应酬必须填写应酬费用申请表，经逐级批准后，方可办理。特别情况，在外办事期间需发生应酬而无法填写应酬费用申请表，需电话请示并做好备注，在发生应酬次日补齐手续。所有应酬必须在申请表写明真实宴请人员和陪同人员姓名、时间、客户名称、地点及事因等。应酬费用凭应酬费用申请表和发票报销，并由经办人在发票背后签字，无审批应酬费用申请表的或发票背面无经办人签字的不予报销。 5.2.2.3、所涉及购买招待礼品、招待日常用品（招待烟、茶以及其它招待用品）等按物品申购程序办理。 5.2.2.4、应酬费用超过1000元（包含1000元）时，需提前申报销售部负责人批准才可执行，应酬费用超过5000元时，需申报总经理批准才可执行，未经批准签字的，一律不报销。 5.2.3交通费的报销规定5.2.3.1、凭正规发票（公交车票、出租车票）进行报销手续。5.2.3.2、需要在费用报销单上注明起始地、目的地、办理事项。员工办公无紧急情况不允许打车。（如特殊原因需打车，需本人在费用报销单上注明打车原因）5.2.3.3、 市内公交卡充值报销，仅为工作交流使用，禁止私用。5.2.3.4、 如目的地距离出发地点的公路里程在600公里以下时，不得搭乘飞机，特殊情况下需搭乘飞机的，需总经理批准，飞机票统一为公司购买，非公司购买的飞机票不予报销。5.2.3.5、员工出差需要乘坐高铁时，应选择二等舱以下座位，乘坐火车的大途时间不超过6小时的不得购买卧铺票。 5.2.4 车辆费用的报销 5.2.4.1 、车辆费用是指公司车辆工作过程中发生的油料费、高速费、停车费、维修费、检车费、保险费及车辆肇事费应由公司负担的费用等。 5.2.4.2、 车辆外出发生的高速费、停车费、加油费，用车人必须当天在每张发票上签字，并注明目的地、公里数等费用原因。6、出差生活补贴规定 6.1、 生活补贴包括行程中的膳食及杂费，按实际出差天数报销，生活补贴及市内交通补贴按费用报销单分开填写，不得算在一起。 6.2 、由出差地单位免费提供膳食，或以公司名议招待宾客用餐者，不得领取当日生活补贴，仅提供一餐免费膳食的可申请当天生活补贴的50%。 6.3 、出差费用每天每人按50元计算，在工作地所在城市办公的，不得申领生活补贴。 6.4、生活补贴时间以中午13点为界，13点之前出发的为一天，13点之后的为半天；反之，13点之前出差回到办公地点的为半天，13点之后的为一天。7、报销发票的要求 7.1、发票必须合法、真实、有效。 7.2、发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符。 7.3、发票用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单上。 7.4、发票抬头与公司名称应一致，并具有规定印章（公章、财务专用章或发票专用章）。8、其它 8.1 规定每月报销2次，每次15天为一个报销周期，即15天为截止日（1-1