[工程科技]CLE大量函数公式外加300种技巧.doc

一般简单实用方法 1 编辑技巧 1 分数的输入 如果直接输入 1 5 系统会将其变为 1 月 5 日 解决办法是 先输入 0 然后输入空格 再输入分数 1 5 2 序列 001 的输入 直接输入 001 系统会自动判断 001 为数据 1 解决办法是 首先 输入 西文单引号 然后输入 001 3 日期的输入 如果要输入 4 月 5 日 直接输入 4 5 再敲回车就行了 如果 要输入当前日期 按一下 ctrl 键 4 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹 可以利用对齐方式中的填充功 能 先在一单元格内填入 或 等符号 然后单击此单元格 向右拖动鼠标 选中横向若干单元格 单击 格式 菜单 选中 单 元格 命令 在弹出的 单元格格式 菜单中 选择 对齐 选项卡 在水平对齐下拉列表中选择 填充 单击 确定 按钮 如图 1 5 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时 可以选中一张工作表 然后 按住 ctrl 键 再单击窗口左下角的 sheet1 sheet2 来直接选择需要 输入相同内容的多个工作表 接着在其中的任意一个工作表中输入这 些相同的数据 此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中 输入完毕之后 再次按下键盘上的 ctrl 键 然后使用鼠标左键单击所 选择的多个工作表 解除这些工作表的联系 否则在一张表单中输入 的数据会接着出现在选中的其它工作表内 6 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格 按住 ctrl 键 用鼠标单击其他单元格 就将这些单 元格全部都选中了 在编辑区中输入数据 然后按住 ctrl 键 同时敲 一下回车 在所有选中的单元格中都出现了这一数据 7 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的 想要快速知道每个单元格 中的公式形式 以便编辑修改 可以这样做 用鼠标左键单击 工具 菜单 选取 选项 命令 出现 选项 对话框 单击 视图 选项 卡 接着设置 窗口选项 栏下的 公式 项有效 单击 确定 按 钮 如图 2 这时每个单元格中的分工就显示出来了 如果想恢复公 式计算结果的显示 就再设置 窗口选项 栏下的 公式 项失效即 可 图 8 利用 ctrl 选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时 可以通过选定表格中某个单元 格 然后按下 ctrl 键可选定整个表格 ctrl 选定的区域为 根据 选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域 这样我 们可以方便准确地选取数据表格 并能有效避免使用拖动鼠标方法选 取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象 9 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注 就不能简单地 应用选定该单元格 然后按 delete 键的方法了 要彻底清除单元格 可用以下方法 选定想要清除的单元格或单元格范围 单击 编辑 菜单中 清除 项中的 全部 命令 这些单元格就恢复了本来面目 2 单元格内容的合并 根据需要 有时想把 b 列与 c 列的内容进行合并 如果行数较少 可 以直接用 剪切 和 粘贴 来完成操作 但如果有几万行 就不能 这样办了 解决办法是 在 c 行后插入一个空列 如果 d 列没有内容 就直接在 d 列操作 在 1 中输入 b1 红色 999999 0 m 吨 999 k m 千克 k 克 可以看到 使用条件 格式 千分符和均匀间隔指示符的组合 不用增加公式的数目就可以 改进工作表的可读性和效率 另外 我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的 比如 格式 0 只显示负数和零 输入的正数则不显示 格式 则隐藏所有的输入值 自定义格式只改变数据的显示外观 并不改变数据的值 也就是说不影响数据的计算 灵活运用好自定义 格式功能 将会给实际工作带来很大的方便 5 绘制函数图象 做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧 如果想快速 准确地绘制一条函数曲线 可以借助 excel 的图表功能 它能使你 画的曲线既标准又漂亮 你一定会问 是不是很难学呀 其实这一点 儿也不难 可以说非常简便 不信你就跟我试一试 以绘制 y lg 6 x 3 的曲线为例 其方法如下 在某张空白的工作 表中 先输入函数的自变量 在 a 列的 a1 格输入 x 表明这是自 变量 再在 a 列的 a2 及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个 值 实际输入的时候 通常应用等差数列输入法 先输入前二个值 定 出自变量中数与数之间的步长 然后选中 a2 和 a3 两个单元格 使 这二项变成一个带黑色边框的矩形 再用鼠标指向这黑色矩形的右下 角的小方块 当光标变成 后 按住鼠标拖动光标到适当的 位置 就完成自变量的输入 输入函数式 在 b 列的 b1 格输入函数式的一般书面表达形式 y lg 6 x 3 在 b2 格输入 abs log10 6 a2 3 b2 格内 马上得出了计算的结果 这时 再选中 b2 格 让光标指向 b2 矩形右 下角的 当光标变成 时按住光标沿 b 列拖动到适当的位置 即完成函数值的计算 图 绘制曲线 点击工具栏上的 图表向导 按钮 选择 x y 散点图 如图 7 然后在出现的 x y 散点图 类型中选择 无数据点平 滑线散点图 此时可察看即将绘制的函数图像 发现并不是我们所 要的函数曲线 单击 下一步 按钮 选中 数据产生在列 项 给 出数据区域 这时曲线就在我们面前了 如图 8 图 需要注意 如何确定自变量的初始值 数据点之间的步长是多少 这 是要根据函数的具体特点来判断 这也是对使用者能力的检验 如果 想很快查到函数的极值或看出其发展趋势 给出的数据点也不一定非 得是等差的 可以根据需要任意给定 从简单的三角函数到复杂的对数 指数函数 都可以用 excel 画出 曲线 如果用得到 你还可以利用 excel 来完成行列式 矩阵的各 种计算 进行简单的积分运算 利用迭代求函数值 如 x 2 x 7 4 可 用迭代方法求 x 值 等等 凡是涉及计算方面的事 找 excel 来帮 忙 它一定会给你一个满意的答案 6 自定义函数 虽然 excel 中已有大量的内置函数 但有时可能还会碰到一些计算无 函数可用的情况 假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买 者的折扣 如果有一个函数来计算岂不更方便 下面就说一下如何创 建这样的自定义函数 自定义函数 也叫用户定义函数 是 excel 最富有创意和吸引力的功 能之一 下面我们在 visual basic 模块中创建一个函数 在下面的例 子中 我们要给每个人的金额乘一个系数 如果是上班时的工作餐 就打六折 如果是加班时的工作餐 就打五折 如果是休息日来就餐 就打九折 首先打开 工具 菜单 单击 宏 命令中的 visual basic 编辑器 进入 visual basic 编辑环境 在 工程 vbaobject 栏中的当前表上单击鼠标右键 选择 插入 模块 在右边栏创建下面的函数 rrr 代码如下 function rrr tatol rr if rr 上班 then rrr 0 6 tatol elseif rr 加班 then rrr 0 5 tatol elseif rr 休息日 then rrr 0 9 tatol end if end function 如图 9 图 这时关闭编辑器 只要我们在相应的列中输入 rrr f b 那么打完 折后的金额就算出来了 如图 10 图 10 7 矩阵计算 excel 的强大计算功能 不但能够进行简单的四则运算 也可以进 行数组 矩阵的计算 1 数组和矩阵的定义 矩阵不是一个数 而是一个数组 在 excel 里 数组占用一片单元 域 单元域用大括号表示 例如 a1 c3 以便和普通单元域 a1 c3 相区别 设置时先选定单元域 同时按 shift ctrl enter 键 大括弧即自动产生 数组域得以确认 一个单元格就是一个变量 一片单元域也可以视为一组变量 为 了计算上的方便 一组变量最好给一个数组名 例如 a a1 c3 b e1 g3 等 数组名的设置步骤是 选定数组域 单击 插入 菜单 选择 名称 项中的 定义 命令 输入数组名 单击 确 定 按钮即可 更简单的命名办法为 选择数组域 单击名称框 直接输入名称就行了 矩阵函数是 excel 进行矩阵计算的专用模块 用 插入 函 数 命令打开 粘贴函数 对话框 如图 11 选中函数分类栏中 的 数学与三角函数 在右边栏常用的矩阵函数有 mdeterm 计算一个矩阵的行列式 minverse 计算一 个矩阵的逆矩阵 mmult 计算两个矩阵的乘积 sumproduct 计算所有矩阵对应元素乘积之和 图 11 2 矩阵的基本计算 数组计算和矩阵计算有很大的区别 比如下面这个例子中 a 和 b 都是定义好的数组 因为这两个数组都是 3 3 的 输出结果也 是 3 3 个单元格 计算时先选定矩阵计算结果的输出域 为 3 3 的单元格区域 然后输入公式 如果输入 a b 或 a b 计算结果是数组对应项相加或相减 输入 a b 表示数 组 a 和 b 相乘 输入 a b 表示数组 a 除数组 b 如果要进行 矩阵计算 就要用到相应的矩阵函数 矩阵相加 相减与数组的加 减表达形式是一样的 也是 a b 和 a b 表示矩阵相 乘可以输入 mmult a b 而矩阵相除是矩阵 a 乘 b 的逆 矩阵 所以计算公式是 mmult a minverse b 公式 输入后 同时按 shift ctrl enter 键得到计算结果 对于更复杂 的矩阵计算 可以采用分步计算 8 自动切换输入法 在一张工作表中 往往是既有数据 又有文字 这样在输入时就需要 来回在中英文之间反复切换输入法 非常麻烦 如果你要输入的东 西很有规律性 比如这一列全是单词 下一列全是汉语解释 你可以 用以下方法实现自动切换 方法是 1 选中要输入英文的列 单击 数据 菜单 选择 有效性 命令 在弹出的 数据有效性 对话框中 选中 输入法模式 选项卡 在 模式 框中选择 关闭 英文模式 命令 单击 确定 按钮 如 图 12 图 12 2 选中要输入汉字的列 在 有效数据 对话框中 单击 ime 模 式 选项卡 在 模式 框中选择 打开 命令 单击 确定 按钮 这样 当光标在前一列时 可以输入英文 在下一列时 直接可以输入 中文 从而实现了中英文输入方式之间的自动切换 9 批量删除空行 有时我们需要删除 excel 工作薄中的空行 一般做法是将空行一一找 出 然后删除 如果工作表的行数很多 这样做就非常不方便 我们可 以利用 自动筛选 功能 把空行全部找到 然后一次性删除 做法 先在表中插入新的一个空行 然后按下 ctrl a 键 选择整个工作表 用鼠标单击 数据 菜单 选择 筛选 项中的 自动筛选 命令 这时在每一列的顶部 都出现一个下拉列表框 在典型列的下拉列表 框中选择 空白 直到页面内已看不到数据为止 如图 13 图 13 在所有数据都被选中的情况下 单击 编辑 菜单 选择 删除行 命令 然后按 确定 按钮 这时所有的空行都已被删去 再单击 数据 菜单 选取 筛选 项中的 自动筛选 命令 工作表中的 数据就全恢复了 插入一个空行是为了避免删除第一行数据 如果想只删除某一列中的空白单元格 而其它列的数据和空白单元格 都不受影响 可以先复制 此列 把它粘贴到空白工作表上 按上面的 方法将空行全部删掉 然后再将此列复制 粘贴到原工作表的相应位 置上 10 如何避免错误信息 在 excel 中输入公式后 有时不能正确地计算出结果 并在单元格内 显示一个错误信息 这些错误的产生 有的是因公式本身产生的 有 的不是 下面就介绍一下几种常见的错误信息 并提出避免出错的办 法 错误值 含义 输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大 使结果在单元格中显示不下 或是日期和时间格式的单元格做减法 出现了负值 解决办法 增加列的宽度 使结果能够完全显示 如果是由日期或时 间相减产生了负值引起的 可以改变单元格的格式 比如改为文本格 式 结果为负的时间量 错误值 div 0 含义 试图除以 0 这个错误的产生通常有下面几种情况 除数为 0 在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用 解决办法 修改单元格引用 或者在用作除数的单元格中输入不为零 的值 错误值 value 含义 输入引用文本项的数学公式 如果使用了不正确的参数或运算 符 或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式 都将产生错误信 息 value 解决办法 这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确 并且公 式引用的单元格中包含有效的数值 例如 单元格 c4 中有一个数字 或逻辑值 而单元格 d4 包含文本 则在计算公式 c4 d4 时 系统 不能将文本转换为正确的数据类型 因而返回错误值 value 错误值 ref 含义 删除了被公式引用的单元格范围 解决办法 恢复被引用的单元格范围 或是重新设定引用范围 错误值 n a 含义 无信息可用于所要执行的计算 在建立模型时 用户可以在单 元格中输入 n a 以表明正在等待数据 任何引用含有 n a 值的单 元格都将返回 n a 解决办法 在等待数据的单元格内填充上数据 错误值 name 含义 在公式中使用了 excel 所不能识别的文本 比如可能是输错了 名称 或是输入了一个已删除的名称 如果没有将文字串括在双引号 中 也会产生此错误值 解决办法 如果是使用了不存在的名称而产生这类错误 应确认使用 的名称确实存在 如果是名称 函数名拼写错误应就改正过来 将文字 串括在双引号中 确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号 例如 sum c1 c10 注意将公式中的文本括在双引号中 错误值 num 含义 提供了无效的参数给工作表函数 或是公 式的结果太大或太小而无法在工作表中表示 解决办法 确认函数中使用的参数类型正确 如果是公式结果太大或 太小 就要修改公式 使其结果在 1 10307 和 1 10307 之间 错误值 null 含义 在公式中的两个范围之间插入一个空格 以表示交叉点 但这两个范围没有公共单元格 比如输入 sum a1 a10 c1 c10 就会产生这种情况 解决办法 取消两个范围之间的空格 上式可改为 sum a1 a10 c1 c10 11 宏的应用 宏是一个指令集 用来告诉 excel 来完成用户指定的动作 宏类似 于计算机程序 但是它是完全运行于 excel 之中的 我们可以使用 宏来完成枯燥的 频繁的重复性工作 宏完成动作的速度比用户自 己做要快得多 例如 我们可以创建一个宏 用来在工作表的每一行 上输入一组日期 并在每一单元格内居中对齐日期 然后对此行应用 边框格式 我们还可以创建一个宏 在 页面设置 对话框中指定打 印设置并打印文档 由于宏病毒的影响和对编程的畏惧心理 使很多人不敢用 宏 或 是不知道什么时候可以找宏来帮忙 其实你尽管放心大胆地去用 如 果只是用 录制宏 的方法 根本就没有什么难的 只是把一些操作 象用录音机一样录下来 到用的时候 只要执行这个宏 系统就会把 那操作再执行一遍 下面给出了宏的应用场合 只要用 录制宏 就可以帮你完成任务 而不需要编程 如果想对所录制的宏再进行编辑 就要有一定的 vba 知识了 设定一个每个工作表中都需要的固定形式的表头 将单元格设置成一种有自己风格的形式 每次打印都固定的页面设置 频繁地或是重复地输入某些固定的内容 比如排好格式的公司地址 人员名单等 创建格式化表格 插入工作表或工作薄等 需要指出的是 excel 中的宏与 word 中的宏有些不同之处 对于 录制的操作 它会记住单元格的坐标 即所有的引用都是绝对的 所 以在涉及到与位置有关的操作时 要格外注意 如果相用相对引用 可以借助于 offset 方法 比如下面的语句 activecell offset 1 0 range a1 select 宏的应用是很广的 上面提到的只是一点点 如果 真的用起来 你会发现它有更丰富的内容和更灵活的应用方法 12 图表的应用技巧 excel 提供了 14 种标准的图表类型 每一种都具有多种组合和变换 在众多的图表类型中 选用那一种图表更好呢 根据数据的不同和 使用要求的不同 可以选择不同类型的图表 图表的选择主要同数据 的形式有关 其次才考虑感觉效果和美观性 下面给出了一些常见 的规则 面积图 显示一段时间内变动的幅值 当有几个部分正在变动 而你 对那些部分总和感兴趣时 他们特别有用 面积图使你看见单独各部 分的变动 同时也看到总体的变化 条形图 由一系列水平条组成 使得对于时间轴上的某一点 两个或 多个项目的相对尺寸具有可比性 比如 它可以比较每个季度 三种 产品中任意一种的销售数量 条形图中的每一条在工作表上是一个单 独的数据点或数 因为它与柱形图的行和列刚好是调过来了 所以有 时可以互换使用 柱形图 由一系列垂直条组成 通常用来比较一段时间中两个或多个 项目的相对尺寸 例如 不同产品季度或年销售量对比 在几个项目 中不同部门的经费分配情况 每年各类资料的数目等 条形图是应用 较广的图表类型 很多人用图表都是从它开始的 折线图 被用来显示一段时间内的趋势 比如 数据在一段时间内是呈 增长趋势的 另一段时间内处于下降趋势 我们可以通过折线图 对 将来作出预测 例如 速度 时间曲线 推力 耗油量曲线 升力系数 马 赫数曲线 压力 温度曲线 疲劳强度 转数曲线 转输功率代价 传输 距离曲线等 都可以利用折线图来表示 一般在工程上应用较多 若 是其中一个数据有几种情况 折线图里就有几条不同的线 比如五名 运动员在万米过程中的速度变化 就有五条折线 可以互相对比 也 可以对添加趋势线对速度进行预测 股价图 是具有三个数据序列的折线图 被用来显示一段给定时间内 一种股标的最高价 最低价和收盘价 通过在最高 最低数据点之间 画线形成垂直线条 而轴上的小刻度代表收盘价 股价图多用于金融 商贸等行业 用来描述商品价格 货币兑换率和温度 压力测量等 当 然对股价进行描述是最拿手的了 饼形图 在用于对比几个数据在其形成的总和中所占百分比值时最有 用 整个饼代表总和 每一个数用一个楔形或薄片代表 比如 表示不 同产品的销售量占总销售量的百分比 各单位的经费占总经费的比例 收集的藏书中每一类占多少等 饼形图虽然只能表达一个数据列的情 况 但因为表达得清楚明了 又易学好用 所以在实际工作中用得比 较多 如果想多个系列的数据时 可以用环形图 雷达图 显示数据如何按中心点或其他数据变动 每个类别的坐标值 从中心点辐射 来源于同一序列的数据同线条相连 你可以采用雷达 图来绘制几个内部关联的序列 很容易地做出可视的对比 比如 你 有三台具有五个相同部件的机器 在雷达图上就可以绘制出每一台机 器上每一部件的磨损量 xy 散点图 展示成对的数和它们所代表的趋势之间的关系 对于每 一数对 一个数被绘制在 x 轴上 而另一个被绘制在 y 轴上 过两点 作轴垂线 相交处在图表上有一个标记 当大量的这种数对被绘制后 出现一个图形 散点图的重要作用是可以用来绘制函数曲线 从简单 的三角函数 指数函数 对数函数到更复杂的混合型函数 都可以利 用它快速准确地绘制出曲线 所以在教学 科学计算中会经常用到 还有其他一些类型的图表 比如圆柱图 圆锥图 棱锥图 只是条形图 和柱形图变化而来的 没有突出的特点 而且用得相对较少 这里就 不一一赘述 这里要说明的是 以上只是图表的一般应用情况 有时 一组数据 可以用多种图表来表现 那时就要根据具体情况加以选择 对有些图表 如果一个数据序列绘制成柱形 而另一个则绘制成折 线图或面积图 则该图表看上去会更好些 在 exce 中 l 允许这创建这样的组合图表 但如果想创建一种 excel 不允许的组合图表类型 比如不可能将一个二维图同一个三 维图表混在一起 这种组合是不可能的 系统就会显示错误信息 怎 么建立混合图表呢 单击 图表向导 按钮 选择 自定义类型 选 项卡 这里还躲着二十种图表类型 如图 14 也有各种组合形式 如 果你对这些内部定义的形式还不满意 就单击 自定义 选项钮 按 照向导自己定义全新的图表类型 excelexcel 使用技巧集锦使用技巧集锦 163163 种技巧种技巧 目目 录录 一 一 基本方法基本方法 7 1 快速选中全部工作表 7 2 快速启动 excel 7 3 快速删除选定区域数据 7 4 给单元格重新命名 7 5 在 excel中选择整个单元格范围 7 6 快速移动 复制单元格 8 7 快速修改单元格式次序 8 8 彻底清除单元格内容 8 9 选择单元格 8 10 为工作表命名 9 11 一次性打开多个工作簿 9 12 快速切换工作簿 9 13 选定超级链接文本 微软 office技巧大赛获奖作品 10 14 快速查找 10 15 修改默认文件保存路径 10 16 指定打开的文件夹 10 17 在多个 excel工作簿间快速切换 10 18 快速获取帮助 11 19 创建帮助文件的快捷方式 11 20 双击单元格某边移动选定单元格 11 21 双击单元格某边选取单元格区域 11 22 快速选定不连续单元格 11 23 根据条件选择单元格 11 24 复制或移动单元格 12 25 完全删除 excel中的单元格 12 26 快速删除空行 12 27 回车键的粘贴功能 12 28 快速关闭多个文件 12 29 选定多个工作表 12 30 对多个工作表快速编辑 13 31 移动和复制工作表 13 32 工作表的删除 13 33 快速选择单元格 13 34 快速选定 excel区域 微软 office技巧大赛获奖作品 13 35 备份工件簿 14 36 自动打开工作簿 14 37 快速浏览长工作簿 14 38 快速删除工作表中的空行 14 39 绘制斜线表头 14 40 绘制斜线单元格 15 41 每次选定同一单元格 15 42 快速查找工作簿 15 43 禁止复制隐藏行或列中的数据 15 44 制作个性单元格 16 二 二 数据输入和编辑技巧数据输入和编辑技巧 16 1 在一个单元格内输入多个值 16 2 增加工作簿的页数 16 3 奇特的 f4 键 16 4 将格式化文本导入 excel 16 5 快速换行 17 6 巧变文本为数字 17 7 在单元格中输入 0 值 17 8 将数字设为文本格式 18 9 快速进行单元格之间的切换 微软 office技巧大赛获奖作品 18 10 在同一单元格内连续输入多个测试值 18 11 输入数字 文字 日期或时间 18 12 快速输入欧元符号 19 13 将单元格区域从公式转换成数值 19 14 快速输入有序文本 19 15 输入有规律数字 19 16 巧妙输入常用数据 19 17 快速输入特殊符号 20 18 快速输入相同文本 20 19 快速给数字加上单位 20 20 巧妙输入位数较多的数字 21 21 将 wps word表格转换为 excel工作表 21 22 取消单元格链接 21 23 快速输入拼音 21 24 插入 21 25 按小数点对齐 22 26 对不同类型的单元格定义不同的输入法 22 27 在 excel中快速插入 word表格 22 28 设置单元格字体 22 29 在一个单元格中显示多行文字 23 30 将网页上的数据引入到 excel表格 23 31 取消超级链接 23 32 编辑单元格内容 23 33 设置单元格边框 23 34 设置单元格文本对齐方式 24 35 输入公式 24 36 输入人名时使用 分散对齐 微软 office技巧大赛获奖作品 24 37 隐藏单元格中的所有值 微软 office技巧大赛获奖作品 24 38 恢复隐藏列 24 39 快速隐藏 显示选中单元格所在行和列 微软 office技巧大赛获奖作品 24 40 彻底隐藏单元格 25 41 用下拉列表快速输入数据 25 42 快速输入自定义短语 25 43 设置单元格背景色 25 44 快速在多个单元格中输入相同公式 26 45 同时在多个单元格中输入相同内容 26 46 快速输入日期和时间 26 47 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 26 48 在 excel中不丢掉列标题的显示 26 49 查看与日期等效的序列数的值 27 50 快速复制单元格内容 27 51 使用自定义序列排序 微软 office技巧大赛获奖作品 27 52 快速格式化 excel单元格 27 53 固定显示某列 27 54 在 excel中快速编辑单元格 27 55 使用自动填充快速复制公式和格式 28 56 为单元格添加批注 28 57 数据自动输入 28 58 在 excel中快速计算一个人的年龄 28 59 快速修改单元格次序 29 60 将网页上的数据引入到 excel表格中 29 三 三 图形和图表编辑技巧图形和图表编辑技巧 29 1 在网上发布 excel生成的图形 29 2 创建图表连接符 30 3 将 excel单元格转换成图片形式插入到 word中 30 4 将 word内容以图片形式插入到 excel表格中 30 5 将 word中的内容作为图片链接插入 excel表格中 30 6 在独立的窗口中处理内嵌式图表 31 7 在图表中显示隐藏数据 31 8 在图表中增加文本框 31 9 建立文本与图表文本框的链接 31 10 给图表增加新数据系列 31 11 快速修改图表元素的格式 32 12 创建复合图表 32 13 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 32 14 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 32 15 复制自定义图表类型 33 16 旋转三维图表 33 17 拖动图表数据点改变工作表中的数值 33 18 把图片合并进你的图表 33 19 用图形美化工作表 34 20 让文本框与工作表网格线合二为一 34 21 快速创建默认图表 34 22 快速创建内嵌式图表 35 23 改变默认图表类型 35 24 快速转换内嵌式图表与新工作表图表 35 25 利用图表工具栏快速设置图表 35 26 快速选取图表元素 36 27 通过一次按键创建一个 excel图表 36 28 绘制平直直线 36 四 四 函数和公式编辑技巧函数和公式编辑技巧 36 1 巧用 if 函数清除 excel工作表中的 0 36 2 批量求和 37 3 对相邻单元格的数据求和 37 4 对不相邻单元格的数据求和 37 5 利用公式来设置加权平均 38 6 自动求和 38 7 用记事本编辑公式 38 8 防止编辑栏显示公式 38 9 解决 sum 函数参数中的数量限制 39 10 在绝对与相对单元引用之间切换 39 11 快速查看所有工作表公式 39 12 实现条件显示 39 五 五 数据分析和管理技巧数据分析和管理技巧 40 1 管理加载宏 40 2 在工作表之间使用超级连接 40 3 快速链接网上的数据 40 4 跨表操作数据 40 5 查看 excel中相距较远的两列数据 41 6 如何消除缩位后的计算误差 微软 office技巧大赛获奖作品 41 7 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 41 8 web查询 41 9 在 excel中进行快速计算 42 10 自动筛选前 10 个 42 11 同时进行多个单元格的运算 微软 office技巧大赛获奖作品 42 12 让 excel出现错误数据提示 43 13 用 超级连接 快速跳转到其它文件 43 六 六 设置技巧设置技巧 43 1 定制菜单命令 43 2 设置菜单分隔线 43 3 备份自定义工具栏 44 4 共享自定义工具栏 44 5 使用单文档界面快速切换工作簿 44 6 自定义工具栏按钮 44 一 一 基本方法基本方法 1 1 快速选中全部工作表快速选中全部工作表 右键单击工作窗口下面的工作表标签 在弹出的菜单中选择 选定全部工作表 命令即 可 2 2 快速启动快速启动 excelexcel 如果想在启动系统自动运行 excel 可以这样操作 1 双击 我的电脑 图标 进入 windows 目录 依次打开 start menu programs 启动 文件夹 2 打开 excel 所在的文件夹 用鼠标将 excel 图标拖到 启动 文件夹 这时 excel 的快捷方式就被复制到 启动 文件夹中 下次启动 windows 就可快速启动 excel 了 如果 windows 系统已启动 你可用以下方法 快速启动 excel 方法一 单击 开始 文档 命令里的任一 excel 工作簿即可 方法二 用鼠 标从 我的电脑 中将 excel 应用程序拖到桌面上 然后从快捷菜单中选择 在当前位置创建 快捷方式 以后启动时只需双击快捷方式即可 3 3 快速删除选定区域数据快速删除选定区域数据 如果用鼠标右键向上或向左 反向 拖动选定单元格区域的填充柄时 没有将其拖出选 定区域即释放了鼠标右键 则将删除选定区域中的部分或全部数据 即拖动过程中变成灰色 模糊的单元格区域 在释放了鼠标右键后其内容将被删除 4 4 给单元格重新命名给单元格重新命名 excel 给每个单元格都有一个默认的名字 其命名规则是列标加横标 例如 d3 表示第 四列 第三行的单元格 如果要将某单元格重新命名 可以采用下面两种方法 1 只要用鼠 标单击某单元格 在表的左上角就会看到它当前的名字 再用鼠标选中名字 就可以输入 一个新的名字了 2 选中要命名的单元格 单击 插入 名称 定义 命令 显示 定义名 称 对话框 在 在当前工作簿中的名称 框里输入名字 单击 确定 按钮即可 注意 在 给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字 它最多可包含 255 个字符 可以包含大 小写字符 但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同 5 5 在在 excelexcel 中选择整个单元格范围中选择整个单元格范围 在 excel 中 如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围 按下 ctrl shift 注 意 该命令将选择整个列和列标题 而不是该列表周围的空白单元格 你将得到所需的单 元格 这一技巧不同于全选命令 全选命令将选择工作表中的全部单元格 包括那些你不 打算使用的单元格 6 6 快速移动快速移动 复制单元格复制单元格 先选定单元格 然后移动鼠标指针到单元格边框上 按下鼠标左键并拖动到新位置 然后释放按键即可移动 若要复制单元格 则在释放鼠标之前按下 ctrl 即可 7 7 快速修改单元格式次序快速修改单元格式次序 在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时 按住 shift 键可以快速修改单元格内 容的次序 方法为 选定单元格 按下 shift 键 移动鼠标指针至单元格边缘 直至出现拖 放指针箭头 然后进行拖放操作 上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平 工 状标志 左右拖拉时会变成垂直 工 状标志 释放鼠标按钮完成操作后 单元格间的次序 即发生了变化 8 8 彻底清除单元格内容彻底清除单元格内容 先选定单元格 然后按 delete 键 这时仅删除了单元格内容 它的格式和批注还保留 着 要彻底清除单元格 可用以下方法 选定想要清除的单元格或单元格范围 单击 编辑 清除 命令 这时显示 清除 菜单 选择 全部 命令即可 当然你也可以选择删除 格 式 内容 或 批注 中的任一个 9 9 选择单元格选择单元格 选择一个单元格 将鼠标指向它单击鼠标左键即可 选择一个单元格区域 可选中左 上角的单元格 然后按住鼠标左键向右拖曳 直到需要的位置松开鼠标左键即可 若要选 择两个或多个不相邻的单元格区域 在选择一个单元格区域后 可按住 ctrl 键 然后再选 另一个区域即可 若要选择整行或整列 只需单击行号或列标 这时该行或该列第一个单 元格将成为活动的单元格 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮 即可选定整个工作表 10 10 为工作表命名为工作表命名 为了便于记忆和查找 可以将 excel 的 sheet1 sheet2 sheet3 工作命名为容易记忆的 名字 有两种方法 1 选择要改名的工作表 单击 格式 工作表 重命名 命令 这时工作 表的标签上名字将被反白显示 然后在标签上输入新的表名即可 2 双击当前工作表下部 的名称 如 sheet1 再输入新的名称 11 11 一次性打开多个工作簿一次性打开多个工作簿 利用下面的方法可以快速打开多个工作簿 方法一 打开工作簿 xls 所在的文件夹 按住 shift 键或 ctrl 键 并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿 将它们全部选中 然后按右键单击 选择 打开 命令 系统则启动 excel 2002 并将上述选中的工作簿全部 打开 方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到 c windows application data microsoft excel xlstart 文件夹中 以后启动 excel 2002 时 上述工作簿也同时被 全部打开 方法三 启动 excel 2002 单击 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 点击 常规 标签 在 启动时打开此项中的所有文件 后面的方框中输入一个文件夹的完整路径 如 d excel 单击 确定 退出 然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中 以后 当启动 excel 2002 时 上述文件夹中的所有文件 包括非 excel 格式的文档 被全部打开 方法四 在 excel 2002 中 单击 文件 打开 命令 按住 shift 键或 ctrl 键 在弹出的对话 框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿 然后按 打开 按钮 就可以一次打开 多个工作簿 方法五 用上述方法 将需要同时打开的多个工作簿全部打开 再单击 文件 保存工作区 命令 打开 保存工作区 对话框 取名保存 以后只要用 excel 2002 打开该 工作区文件 则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开 12 12 快速切换工作簿快速切换工作簿 对于少量的工作簿切换 单击工作簿所在窗口即可 要对多个窗口下的多个工作簿进 行切换 可以使用 窗口 菜单 窗口 菜单的底部列出了已打开工作簿的名字 要直接切换 到一个工作簿 可以从 窗口 菜单选择它的名字 窗口 菜单最多能列出 9 个工作簿 若多 于 9 个 窗口 菜单则包含一个名为 其他窗口 的命令 选用该命令 则出现一个按字母顺 序列出所有已打开的工作簿名字的对话框 只需单击其中需要的名字即可 13 13 选定超级链接文本 微软选定超级链接文本 微软 officeoffice 技巧大赛获奖作品 技巧大赛获奖作品 如果需要在 excel 中选定超级链接文本而不跳转到目标处 可在指向该单元格时 单 击并按住可选定单元格 14 14 快速查找快速查找 在执行查找操作之前 可以将查找区域确定在某个单元格区域 整个工作表 可选定 此工作表内的任意一个单元格 或者工作簿里的多个工作表范围内 在输入查找内容时 可以使用问号 和星号 作为通配符 以方便查找操作 问号 代表一个字符 星号 代表一个或多个字符 需要注意的问题是 既然问号 和星号 作为通 配符使用 那么如何查找问号 和星号 呢 只要在这两个字符前加上波浪号 就可以了 15 15 修改默认文件保存路径修改默认文件保存路径 启动 excel 2002 单击 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 在 常规 标签中 将 默认文件位置 方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径 以后新建 excel 工作 簿 进行 保存 操作时 系统打开 另存为 对话框后直接定位到你指定的文件夹中 16 16 指定打开的文件夹指定打开的文件夹 我们可以指定打开文件的文件夹 方法如下 单击 开始 运行 输入 regedit 命令 打开 注册表编辑器 展开 hkey current user software microsoft office 10 0 common open find places userdefinedplaces 在下面新建主键 名称为 mydoc 然后在该主键中新建两个 字符串值 名称分别是 name 和 path 值分别为 我的文件 可以随意命名 和 d mypath 定位文件夹的完整路径 关闭 注册表编辑器 重启电脑 以后在 excel 2002 中进行 打开 操作时 打开对话框左侧新添了 我的文件 这一项目 点 击该项目 即可进入 d mypath 文件夹 17 17 在多个在多个 excelexcel 工作簿间快速切换工作簿间快速切换 按下 ctrl tab 可在打开的工作簿间切换 18 18 快速获取帮助快速获取帮助 对于工具栏或屏幕区 按组合键 shift f1 鼠标变成带问号的箭头 用鼠标单击工 具栏按钮或屏幕区 它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息 19 19 创建帮助文件的快捷方式创建帮助文件的快捷方式 excel 帮助文件是编译的 html 帮助文件 xlmain10 chm 存放在安装目录 office10 2052 目录中 单击并拖拉此文件到 windows 快速启动工具栏上 此后 不管 excel 是否在运行 而且也不用调用 office 助手 单击 windows 快速启动工具栏上的这个 图标将引出 excel 帮助 20 20 双击单元格某边移动选定单元格双击单元格某边移动选定单元格 在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法 将鼠标指针放置于选定单元格的一边 注 意要选择与移动方向相关的一边 即要向下移动 就将鼠标指针放置于单元格的底部 如果 要向右移动 就将鼠标指针放置于单元格的右边 依此类推 这时鼠标指针变为白色箭头的 形状 双击选择单元格的某边 鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中 如果此 方向相邻单元格为空白单元格 则将移动到连续最远的空白单元格中 如果此方向相邻单元 格为非空白单元格 则将移动到连续最远的非空白单元格中 21 21 双击单元格某边选取单元格区域双击单元格某边选取单元格区域 与上一技巧类似 如果在双击单元格边框的同时按下 shift 键 根据此方向相邻单元格 为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域 22 22 快速选定不连续单元格快速选定不连续单元格 按下组合键 shift f8 激活 添加选定 模式 此时工作簿下方的状态栏中会显示出 添加 字样 以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定 而不必按住 ctrl 键不 放 23 23 根据条件选择单元格根据条件选择单元格 单击 编辑 定位 命令 在打开的 定位 对话框中单击 定位条件 按钮 根据你要选 中区域的类型 在 定位条件 对话框中选择需要选中的单元格类型 例如 常量 公式 等 此时还可以复选 数字 文本 等项目 单击 确定 按钮后符合条件的所有单元格将被 选中 24 24 复制或移动单元格复制或移动单元格 把单元格从一个位置复制或移到另一个位置 其方法为 选择源单元格 单击 编辑 菜 单中的 剪切 或 复制 命令 选定目标单元格 从 编辑 菜单中选择 粘贴 命令 则源单元 格便被移动或复制到目标单元格中了 25 25 完全删除完全删除 excelexcel 中的单元格中的单元格 想将某单元格 包括该单元格的格式和注释 从工作表中完全删除吗 只要选择需要 删除的单元格 然后按下 ctrl 减号 在弹出的对话框中选择单元格移动的方式 周 围的单元格将移过来填充删除后留下的空间 26 26 快速删除空行快速删除空行 有时为了删除 excel 工作簿中的空行 你可能会将空行一一找出然后删除 这样做非 常不方便 你可以利用自动筛选功能来实现 方法是 先在表中插入新的一行 全空 然后 选择表中所有的行 单击 数据 筛选 自动筛选 命令 在每一列的顶部 从下拉列表中 选择 空白 在所有数据都被选中的情况下 单击 编辑 删除行 然后按 确定 所有 的空行将被删去 注意 插入一个空行是为了避免删除第一行数据 27 27 回车键的粘贴功能回车键的粘贴功能 回车键也有粘贴功能 当复制的区域还有闪动的复制边框标记时 虚线框 按下回车 键可以实现粘贴功能 注意 不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的 单元格间进行切换 此时你应该使用 tab 键或方向键进行单元格切换 28 28 快速关闭多个文件快速关闭多个文件 按住 shift 键 打开 文件 菜单 单击 全部关闭 命令 可将当前打开的所有文件快速 关闭 29 29 选定多个工作表选定多个工作表 若选择一组相邻的工作表 可先选第一个表 按住 shift 键 再单击最后一个表的标签 若 选不相邻的工作表 要按住 ctrl 键 依次单击要选择的每个表的标签 若要选定工作簿中全 部的工作表 可从表标签快捷菜单中选择 选定全部工作表 命令 30 30 对多个工作表快速编辑对多个工作表快速编辑 如果想一次操作多张相同的工作表 省略以后的复制 粘贴操作 可采用以下方法 按住 shift 键或 ctrl 键并配以鼠标操作 在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表 标签 就可以实行多方面的批量处理 一般情况下 进行的操作主要有如下几种 1 页面设 置 可快速对选中工作表设置相同的页面 2 输入相同的数据 可快速在多个工作表中输 入相同的数据 3 快速操作 在多个工作表中进行一系列相同操作 如设置字号 字体 颜色 进行单元格的合并撤销等 4 输入公式 快速输入相同的公式 进行公式汁算 31 31 移动和复制工作表移动和复制工作表 不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表 还可以把表移动或复制到其它工作簿里 若要移动工作表 只需用鼠标单击要移动的表的标签 然后拖到新的位置即可 若要复制 工作表 只需先选定工作表 按下 ctrl 键 然后拖动表到新位置即可 当然 用这种方法 可以同时移动和复制几个表 移动后 以前不相邻的表可变成相邻表 32 32 工作表的删除工作表的删除 单击 编辑 删除工作表 命令 然后单击 确定 按钮 则这个表将从工作簿中永久删 除 注意 删除工作表 命令是不能还原的 删除的工作表将不能被恢复 33 33 快速选择单元格快速选择单元格 在选择单元格 行 列 时 同时按住 shift 键可以选中连续的单元格 行 列 在选择 单元格 行 列 时 同时按住 ctrl 键可以选中不连续的单元格 行 列 34 34 快速选定快速选定 excelexcel 区域 微软区域 微软 officeoffice 技巧大赛获奖作品 技巧大赛获奖作品 在 excel 中 要想在工作簿中快速选定某块区域 只需单击想选定的区域的左上角单 元格 同时按住 shift 键不放 再单击想选定的区域的右下角单元格即可 另外 按住 ctrl 键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域 事实上选定区域和顺序无关 只需首先选定矩 形区域的一个角的单元格 在按下 shift 的同时单击对角单元格 35 35 备份工件簿备份工件簿 单击 文件 保存 命令 打开 另存为 对话框 按右上角的 工具 旁的下拉按钮 单 击 常规选项 在随后弹出的对话框中 选中 生成备份 选项 单击 确定 按钮保存 以后修改该工作簿后再保存 系统会自动生成一份备份工作簿 且能直接打开使用 3