建立电子学籍档案 改进技校学籍管理.doc

建立电子学籍档案 改进技校学籍管理学籍指学生录取后，按规定的时间报到注册并经过入学资格复核后取得的合法资格，学籍信息库是广州白云工商技师学院信息分析的基础数据来源。技校学籍管理是一个多方面、多层次、多角度的动态过程，它包括学生入学资格审核、报到注册、课程操行成绩考核、学籍异动处理、毕业资格审查、学历证书办理等，关系到学生学习资格、学习状态及学习成果的认定，是广州白云工商技师学院学生管理工作的一项重要内容。一、学籍管理工作的发展传统的学籍管理工作依靠手工填写纸质文档。庞大的学生学籍资料收集、整理及分类分析会使学籍管理工作者难以招架，学籍管理人员很难保证在资料整理和统计分析中万无一失。随着教学班级和学生人数不断扩大，学校设置的专业门类、课程科目随社会的需求逐年调整，传统的学籍管理手段已不能适应日益发展的学校教育的需要。落后的学籍管理手段成为推动教学管理改革、提高教学管理效率的一大障碍。近年来，技工学校学籍管理工作领域进行了改革，主要体现在两个方面：第一，实行学籍电子注册。学籍电子注册是运用现代信息技术，实行计算机网络注册管理的方法，实行国家、省、市、学校四级管理，是传统学籍管理工作在新形势下的发展。2007年11月15-16日，原劳动保障部培训就业司组织召开了技工院校电子注册与统计软件使用研讨会，提出“劳动保障部门对其管理的技工学校实行电子注册”的要求，并统筹做好技工学校学生电子注册工作，组织开发了全国技工院校电子注册和统计信息管理系统软件，并投入使用。统一使用技校管理软件对于规范全国技工院校学籍管理、及时掌握技工院校数据信息具有重要的作用，确保了全国技校相应数据能够全面、及时、准确地汇总。第二，实行学籍和学历统一管理。2008年起，广州市人力资源与社会保障局要求各市属技校的学籍管理部门利用广州市学籍学历管理系统对当年录取的新生进行网上数据核准工作，各市属技工院校必须登录广州市学籍学历管理系统，将核对无误的学籍信息上传，经市职业技术教研室、市人力资源与社会保障局两级审核通过后，才算完成新生的学籍注册。学籍学历管理系统对规范技校的学籍管理起到了监督检查的作用。只有学籍管理工作做到准确无误，才能确保学历证书的准确性，从而减少学历证书办理过程的重复劳动以及在重复劳动中可能出现的纰漏，以维护学历证书的权威性。二、技校学籍管理存在的问题 随着国家对技工院校的政策支持和鼓励，技校办学规模的扩大，自2005年以来，各技工院校学生人数急速增加给学籍管理工作带来了极大的压力，传统的学籍管理手段遇到了很多新的问题和挑战，工作量增加、工作难度变大，管理过程及结果的正确性、公正性、合理性、实效性很难保证。现阶段技校学籍管理急需解决以下几个问题。（一）学籍管理工作不规范大部分技校学籍管理工作依靠学籍管理人员个人处理，缺乏指导和培训。学籍管理制度不完善，加上技校学生流动性大，且各校对学籍管理人员的工作待遇及激励措施不得力，影响了工作积极性和主观能动性，导致异动处理不够严谨、统计信息不够及时等。此外，对班主任、辅导员的指导和监督力度不够，导致新生入学时学生信息收集不及时、不全面。（二）学籍管理手段落后没有应用与上级主管部门电子注册数据兼容的学籍管理信息系统。学籍管理人员的工作量大，重复性劳动繁多，如果校内没有较完善的网络信息平台，就无法实现各班、系与学校的无缝对接，也更谈不上与上级主管部门的两级管理。工作过于集中在学籍管理人员一身，造成准确度不能得到很好的保证。 （三）学籍档案材料信息量少纸质学籍档案的整理不规范，传递不方便，管理较为混乱，档案材料记载和整理工作滞后或没有完整记录，不能真实地反映学生的综合素质。纸质档案记录的信息需人工核对，增加了工作量，且容易产生错误和遗漏。 三、以学籍学历管理系统为基础建立学生动态电子学籍档案 解决上述问题的办法是技工学校以国家人力资源与社会保障部电子注册所要求的内容为导向，以上级部门学籍学历管理系统为蓝本，结合学校自身情况开发校园信息平台，其中必须包含“学籍管理信息系统”子模块。该系统模块应满足以下几个条件：第一，必须达到和全国技工院校电子注册与统计信息管理系统、市学籍学历管理系统数据兼容，减少数据整理的工作量。第二，可以实现学生上网查询与修改功能，建立动态的学生电子学籍档案。第三，应具备班、系、校三级管理功能，实现数据共享，分散工作强度，达到分工明确、集散合理、强化数据精确度。 （一） 电子学籍档案的功能动态电子学籍档案是把学生的个人信息输入学籍管理信息系统，每人一条记录，每个输入的字段都可以作为检索查询的入口，通过查询能直接在网络上调阅学生的个人信息及在校表现情况，从而能核实、确认在校学生情况或毕业证书的真伪，便于统计各类学籍信息，保证学籍异动处理的及时性、准确性，提高学籍管理的工作效率。动态电子学籍档案应具备以下功能：1、查询在校基本信息、学生课程成绩及操行成绩，以便为学校领导和老师提供所需的各项统计数据。2、毕业生毕业资格审查及毕业证书查询，以便于对学生毕业资格的审核及对学生毕业证书真假的检验。3、对学籍异动及学生奖惩情况的查询。通过学籍管理系统数据的更新维护，保证对学生在校期间档案信息的准确、完整，并在学生毕业后将每个学生的电子学籍档案输出转交给档案室保管。 （二） 电子学籍档案的内容电子学籍档案应尽可能完整的反映学生在校期间的真实情况，记录学生的思想、学习、体质、纪律等方面的情况和变化过程。学生学籍档案内容有：新生入学登记表、学生学籍表、学生成绩册、在校学生花名册、学生异动情况（插班、休学、复学、退学等）、学生奖惩情况（奖学金、三好学生、优秀干部、先进班级、违纪处分等）。这些信息都应录入或导入到学生电子学籍档案，也是学籍管理信息系统的基本组成部分，是电子注册工作的依据。三、建立、完善学生动态电子学籍档案 根据学籍档案的内容和所要实现的功能，以学籍学历管理系统的数据结构为基础设计学生动态学籍档案信息数据库的基本结构。学生基本信息库必须在新生入学之日起开始建立，它主要内容包括姓名、性别、身份证号码、电子相片、系、专业、班级、政治面貌、家庭地址、户口性质、家庭成员情况、主要学习经历、联系方式、在校期间奖惩情况、学籍异动情况等。可通过以下的四个步骤完成学生基本信息库的建立： 1、直接利用第二代身份证阅读器读取新生的电子信息，这样可以免去对学生个人信息的录入工作，大大减少学籍管理人员的工作量。此外，可以从招生部门调取新生的其他信息，进一步完善学生基本信息库。 2、入学后组织学生在校园网上的学籍管理信息系统平台上填写或修改本人的学籍表信息，并导入个人电子相片，确认无误后提交。这样使电子档案更加完整，完成入学初的学生电子档案建设。将电子学籍表输出打印建立纸质学籍册。 3、学生在校期间的学籍、成绩管理。运用学籍管理系统及时处理学籍异动，同时更新学籍异动学生的电子学籍档案，由班主任负责将学生平时的操行评定及各类奖惩情况填入学生的电子学籍档案。学籍管理系统与教务部门的学生成绩管理系统兼容，使学生在校期间的课程成绩与电子学籍档案相连接。 4、学生通过毕业资格审核后，经有关责任人确认无误，将学生的电子学籍档