五星级酒店财务部管理手册岗位职责操作流程.doc

福成国际大酒店管理手册 财 务 部 管 理 手 册 人员结构 岗位职责 规章制度 操作流程汇编 福成国际大酒店管理手册 117 目目 录录 第一节第一节 财务部职责范围财务部职责范围 119 一 财务部架构和编制 119 二 财务部职责范围 121 第二节第二节 财务人员岗位职责财务人员岗位职责 122 一 财务经理岗位职责 122 二 总帐会计岗位职责 122 三 成本会计岗位职责 124 四 出纳岗位职责 125 五 运作主管岗位职责 125 六 收银员岗位职责 127 七 采购收货主管岗位职责 129 八 收货员岗位职责 129 九 保管员岗位职责 130 十 采购员岗位职责 131 第三节第三节 财务部有关制度财务部有关制度 131 一 财务管理制度 131 1 固定资产管理制度 131 2 低值易耗品管理制度 135 3 存货管理制度 137 4 运作品管理制度 139 5 差旅费报销管理制度 141 6 业务招待费管理制度 143 7 三项补助及市内交通费报销制度 143 8 办公用品管理制度 145 9 酒店钥匙管理规定 145 10 酒店员工丢失 损坏酒店物品的处理办法 146 11 客人丢失 损坏酒店用品的赔偿办法 146 12 废旧物资处理办法 146 13 实行办公用品领用定额管理的考核制度 147 14 电脑使用管理规定 147 15 发票管理规定 149 16 应收帐款管理规定 149 17 应付款项管理制度 151 18 会计档案管理制度 153 19 财务部内部督导 培训工作管理办法 154 20 应收款帐单管理规定 155 福成国际大酒店管理手册 118 二 财务运作制度 157 1 登记入住及常住客结算规定 157 2 核实应酬制度 157 3 客人挂帐签字的有关规定 157 4 结帐服务程序及有关规定 158 5 财务运作部内部督导管理的规定 160 6 收入控制制度 161 7 宴会 会议收支统计的运作制度 162 三 采购收货部工作制度 163 1 收货工作制度 163 2 收货秩序管理制度 164 3 双重验货制度 165 4 仓库物资管理制度 165 5 使用部门提货管理规定 166 6 领料单填写规定 167 7 物资比价采购管理规定 167 8 紧急采购程序和制度 170 9 收货证明填制及签返时间的规定 171 10 收货仓库部职员工作行为规范 171 11 高档原材料的专项管理规定 172 12 采购申请单程序的关规定 173 13 自购蔬菜运作监控程序 174 14 采购结算工作的要求 175 15 采购资金专款专用的管理规定 176 17 零用现金单报销制度 176 第四节第四节 财务部运作程序财务部运作程序 177 一 财务核算工作程序 177 1 总帐会计工作程序 177 2 成本会计工作程序 179 3 财务管理表格 181 二 运作 审计工作程序 189 1 前台收银员工作程序 189 2 PDA 点菜单传递的程序 194 3 投款收款程序 199 4 夜审工作程序 200 5 日审的工作程序 208 三 采购收货工作程序 210 1 采购收货部主管工作程序 210 2 收货部工作程序 211 3 收货证明制单 审核制度 212 4 仓库工作程序 213 福成国际大酒店管理手册 119 第一节第一节 财务部职责范围财务部职责范围 一 一 财务部架构财务部架构和编制和编制 根据酒店人员编制 福成酒店定编 34 名 财务经理 负责财务部下属各部门员工的人事工资调整 工作计划制定 员 工考核 负责本部财务控制和审计 税金 工资及其它款项的计算和审报支付 控 制成本和费用 提报预算 资金平衡管理 监督上级领导 协调其辖下各分部门与 酒店其它部门之关系 负责培训属下员工及解决日常运作之疑难等工作 总帐会计 协助财务经理搞好会计核算和财务管理工作 具体负责对经济活 动进行反映和监督 并将问题及时向经理汇报 负责记帐 出纳等工作制导和定期 检查负责编制月度 季度 年度财务分析 分管总帐及总帐与明细帐的核对 凭证 审核 年度财务收支计划的编制 平衡 应收帐款的管理及税务方面相关工作 成本会计 负责成本 费用 收货 仓库发货控制 应付科目的明细核算 酒店资产的核算盘查管理 手续变更 档案管理等工作 出纳 负责每日现金收入的回收及清点 银行存款与支票的核对管理 总出 纳日报表的制作 费用的核实与报销等工作 总 帐 会 计 收 银 员 采 购 收 货 部 主 管 运 作 运 作 审 计 主 管 主 管 财 务 经 理 采 购 员 保 管 员 收 货 员 会 计 出 纳 福成国际大酒店管理手册 120 运作主管 负责收款结算工作的组织 指挥协调 大型业务的结算 清欠 月末结帐 对帐 盘查工作 运作流程的控制 逃帐的防范工作 财务收银软件的 维护 下属员工考核 酒店日审及夜审工作 收银员 负责为客人提供完善的服务 做好客人结帐的收款工作 上交收入 现金支票及信用卡凭证 餐饮销售分析报告 香烟销售报表编制等工作 采购收货主管 负责采购计划 程序 规定等文件的制定 采购申请单的审 核 供应商的选择 市场的价格调研 下属员工的培训 酒店各种物资的申购 验 收 保管和发放业务的组织管理及收货仓库部的检查等工作 收货员 负责货物的核对验收 收货证明的开具 库存帐的登记等工作 保管员 负责检查入库货物并分类存放并及时登记货卡 货物的存量控制和 日常管理 货物的发放等工作 采购员 负责安排工程物品 食品 饮料 日用办公用品的采购单的报价 招标比价 择商 订货 货物的把关 市场的调研 新产品的开发 供应商关系的 维护等工作 关于岗位设置具体安排 见下表 部 门工 作 内 容 经理经理内部关系协调 预算 经济活动分析 招标采购 绩效考核 报表 总帐 公司内外报表 日报表 费用管理 凭证稽核 税务 对外统计 对外客户往来 协议管理 应付款等 客房成本 餐饮成本 单据审核 兼资产管理员 市场讯价等 会计核算会计核算 收入盘点 资金调拨 银行业务 票证管理 运作主管 审计 运作管理运作管理总计 6 人 主管兼收货以及保管工作协调工作 验货 冷库 酒水库 调料库 餐厅库 副食库打单 分类和单据传递 酒水 副食 餐具 调料的收发及各类物品摆放 仓库卫生清理 检查物品使用 期限 传送收货单据提报补计划等工作 采购 收货 采购 收货 保管保管 物品采购 注 此配置为酒店核定定编 由于北京店规模比较比潍坊店大 又有客房业务 同时在北京办理对外业务需要时间比较多 因此财务工作量比较大 再加上北京财 务人员对工作时间要求比较敏感 前期雅悦招聘的分店会计和区域会计因为工作量 大而辞职 因此上述人员很难保证正常业务的管理和控制要求 总体上缺 3 个岗 位 现潍坊店配置为 18 人 其中缺往来会计 1 名 负责对外客户往来 协议管理 应付货款 税务 对外统计等工作 收银员 1 名 收银点设立 3 个 最少需要 7 名收银员 夜审员 1 名 现在仅有 1 名运作主管兼审计 无法实施夜审的功能 缺少必要的监督环节 酒店开业后 应根据实际情况进行调整 福成国际大酒店管理手册 121 二 二 财务部职责范围财务部职责范围 福成酒店财务部是对整个酒店经营管理工作的参谋和管家的职能机构 担负酒 店资金核算 监督和指导业务部门进行资金运用和管理 增加营业收入 节约费用 开支的职责 财务部的主要职责范围包括 管理和审核每天的收入 对内对外的费用支出 对外的合同签定 包括购物 工程的合同和其他的合同 制定酒店每年度预算计划 监管酒店的固定资产和其他资产 跟进所有的保险事宜 需要时联系索赔事宜 有 效地管理现金 分配资金的周转 与有关政府部门及银行建立业务关系 保障酒店 的利益 执行国家财务规章制度和控股公司的制度 具体职责是 记录 分析酒店经营活动 资金动态 营业收入和费用开支的资料 定期向总 经理 投资方报告 了解同行业信息和市场动态 提出改善经营管理和提高经济效 益的建议及措施 供总经理作决策的参考 1 组织各部门编制收支计划 根据董事会 总经理的指令 结合酒店的情况 进行 综合平衡 编制酒店的月 季 年度营业计划和财务计划 定期对执行情况进行分 析 并作出书面报告呈总经理 2 严格执行国家颁布的会计准则和财务制度 根据总经理的指令 完善酒店的财务 管理制度 严格遵守财经纪律 并督导财务人员遵章守法 做好财务会计工作 3 按权责发生制及时完成收支核算 做好财务记载 正确核算营业成本 费用 利 润 按时 准确编报会计报表 做出财务分析 债权 债务清楚 准确 并及时清 算 4 管理和控制各项资金 做好资金收支计划 平衡工作 严格检查备用金的使用 严格执行库存现金限额制度 对应收帐款按协议时间及时催收 组织回笼 负责全 酒店资金运用的组织和调度工作 及时掌握外汇汇率的变动 并定期把资金变化情 况向总经理汇报 5 负责全酒店各项财产的登记 核对和抽查 调拨 并按有关规定摊销折旧费用 以保证资产的资金来源 达到更新换代的目的 6 收集 保存各种企业的资料和文件 经济法规和本酒店财务经济的资料 报表帐 册 凭证 报告 总结 随时向总经理提供有关资料 7 检查 督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律 按会计法办事 检查各 部门经济活动的情况 防止套汇 挪用 贪污盗窃 违法乱纪的行为 8 充分发挥电脑各管理功能的作用 利用电脑储存客户 财会数据等资料 编报各 种报表 逐步实现软件自编程序 硬件自行维修 定期进行整个电脑系统的维修保 养 对软件程序中与酒店现实情况不适应的部分随时进行改进 保证电脑系统的正 常操作 9 员工培训 负责本部员工的业务培训工作 在职员工每季度进行一次考核 试卷 评阅存档 作为员工业绩的资料和升职晋级的参考 福成国际大酒店管理手册 122 第二节第二节 财务人员岗位职责财务人员岗位职责 一 财务经理岗位职责一 财务经理岗位职责 职职 位 财务经理位 财务经理 直属上级 总经理直属上级 总经理 直属下级 总帐会计 成本会计 出纳 运作审计主管 采购收货主管直属下级 总帐会计 成本会计 出纳 运作审计主管 采购收货主管 岗位职责 1 负责财务部下属各部门员工的人事工资调整 工作计划制定和落实 监督考核员 工表现和行为 2 制定建立信用协议 按法律过程执行信用收集 3 负责本部财务控制和审计 保证酒店有价物品 日常营运结果的有效监督 检查 监督酒店设备设施 控制流转并确保其不受损害 4 负责核准并签发所有对外报表 5 履行财务法规 掌握合同契约及营运中有关财务方面的法律文件 6 负责酒店税金 工资及其它款项的计算和审报支付 7 审核所有报损 折价等事项并报总经理批准 8 控制成本和费用 9 帮助各部门经理和总经理准备预算 提供实际数目和预测 比较指出采购物品和 预算的差距 10 负责精确计算现金平衡状况 避免超支 透支和缺乏资金 11 负责监督总经理分配万能钥匙 12 协调其辖下各分部门与酒店其它部门之关系 13 负责培训属下员工及解决日常运作之疑难 二 总帐会计岗位职责二 总帐会计岗位职责 职职 位 总帐会计 兼应收 税务岗位 位 总帐会计 兼应收 税务岗位 直属上级 财务经理直属上级 财务经理 福成国际大酒店管理手册 123 总帐岗位职责 1 正确贯彻执行酒店各项规章制度 政策法规 协助财务经理制订有关的财务制度 2 协助财务经理搞好会计核算和财务管理工作 具体负责对经济活动进行反映和监 督 并将问题及时向经理汇报 3 负责记帐 出纳等工作制导和定期检查 发现问题及时纠正 4 监督按时编制各类报表 认真做好财务分析工作 及时反映问题 5 加强财务信息收集 整理 随时为领导决策提供资料依据 6 协助财务经理编制全酒店年度 季度财务计划 成本计划和年 季 月收支计划 并组织实施 7 加强财务档案管理工作 保管好重要凭证 负责财务部门的安全卫生工作 8 分管总帐 统计方面工作 9 负责检查和督促会计 应收 出纳人员的工作 对出纳 应收的帐实情况进行监 督检查 10 负责督促相关人员按权责发生制原则及时处理帐务 确保日清月结 11 负责核算总帐与明细帐 含日记帐 的余额核对 12 负责确定会计科目 审核所有记帐凭证及所附原始凭证 13 负责会计岗位对内 对外报表的编制或审核 14 负责编制月度 季度 年度财务分析 15 负责年度财务收支计划的编制 平衡 应收岗位职责 其他往来科目 1 执行酒店各项规章制度 2 熟悉信用卡的收帐程序 3 整理信用卡款项 4 分析所有挂帐收目 包括员工 管理人员 本地和海外的 5 每日归档挂帐和信用卡帐目的总额 6 处理客房和餐饮的押金和预订费用并做好记录 7 每月底核对帐薄的预付款部分 8 准备并发出帐单 9 将客人帐单及其附件归档 福成国际大酒店管理手册 124 10 向各客户收取应收款项交总出纳 11 其他往来科目的管理工作 除应收应付外 税务岗位职责 1 协助总帐会计进行税务方面的凭证审核 帐务处理 2 负责按规定计算 交纳各项税金 3 负责发票的申领 核销 4 编制税务方面的报表 三 成本会计岗位职责三 成本会计岗位职责 职职 位 成本会计岗位位 成本会计岗位 直属上级 财务经理直属上级 财务经理 成本岗位职责 1 执行酒店各项规章制度 2 负责酒店的各项成本 费用控制 3 审核各部门的采购申请单 4 组织并监管月底盘点 5 审批所有的成本报表 6 提出有助于成本控制 收货 仓库发货及控制程序的建议给管理当局 7 监督酒店物资的采购价格 8 负责组织仓库 运作品 布草 小型厨具等的盘点工作 应付职责 1 负责应付科目的明细核算及对帐工作 2 负责审核收货转至的收货凭证并填制支付凭证 3 负责审核所有供应商付款单据 4 编制有关应付方面的报表 5 负责保管所有应付方面的合同 文件 并统计其执行情况 6 归档所有应付方面的单据 报表 7 按照控股规定及酒店要求全面负责酒店资产的核算盘查管理 并保证帐帐 帐实 相符 负责办理酒店资产变动手续 资产管理 福成国际大酒店管理手册 125 1 执行酒店各项规章制度 2 按照控股规定及酒店要求全面负责酒店资产的核算盘查管理 并保证帐帐 帐实 相符 3 负责办理酒店资产变动手续 4 负责会计档案的装订及日常管理 5 负责酒店上报控股公司文件的整理并统计执行情况 6 负责酒店财产的保险事务 四 出纳岗位职责四 出纳岗位职责 职职 位 出纳位 出纳 直属上级 财务经理直属上级 财务经理 岗位职责 1 执行酒店的各项规章制度 2 在有证人的情况下 整理并清点由收银交来的所有现款 支票和外币兑换款项 3 核对所有支票 4 收取非酒店客人交来的其它应交款项 开出收据 5 将所有营业收入支票 现金 信用卡凭证存入银行 6 与银行汇总外汇 7 从银行取回各种入帐凭证 8 填写出纳报表 9 将现金 支票及其它银行入帐通知单等有关增加银行存款或现金流入的情况输入 电脑 做出总出纳日报表 10 核对银行回单 确保报表与回单相对 11 妥善使用 保管备用金 12 按已经审批 零用现金单 数额向指定的人员支付零用现金 13 将已付款的 零用现金单 汇总 向应付款报帐取回相应的现金款项补回备用 金 14 准备足够的零钱以供收银兑换 15 完成上级主管布置的其他工作 福成国际大酒店管理手册 126 五 运作主管岗位职责五 运作主管岗位职责 职职 位 运作主管和审计员位 运作主管和审计员 直属上级 财务经理直属上级 财务经理 直属下级 收银领班和收银员直属下级 收银领班和收银员 运作岗位职责 1 在部门经理领导下 负责收银收款服务工作 负责收款结算台各项工作的组织 指挥和协调 保证收款台工作有条不紊 准确及时 2 直接负责大型业务的结算工作和外欠业务款项的清理工作 并及时向财务部汇报 对拖欠帐款的客户要组织进行监督 3 负责每日业务票据及报表的审核工作 对于部门工作完成质量 报表正确与否负 有全部责任 4 负责月末结帐 对帐 盘查工作并将情况报告给财务经理 5 负责将审核后的业务票据 报表等分别送有关部门 属前厅留存的应妥善保管 以便查阅 6 负责检查各旅行社 团体 协议单位 公司长包房以及各记帐单位的帐务结算是 否正确及时 并督促员工对应收帐款及时追收入库 7 督促收入会计按帐务处理规定及时衔接帐务 核对出纳现金票据 按时编制平衡 表 8 督促和检查员工执行外汇管理规定 外币兑换规定 现金管理制度 银行信用卡 使用规定 帐单及发票管理规定情况 9 督促各收款班组的现金 票证及时交收 年个定期和不定期抽查收款人员的业务 周转金 10 严格各项工作程序 重点防范逃帐 错帐的情况发生 对工作中出现的较 大问题 及时上报财务经理 有必要时报保安部经理 11 严格检查电脑系统的运作情况 发生问题要立即与有关人员共同研究解决 并及时报告上级领导 12 督促和教育所属员工爱护和正确使用各种机械设备 如电话 电脑收银机 打 字机等 保证各项设备的正常运转 13 每天上班必须先检查各种电脑 收银机的数据和交接本上的留言及稽查报 告 对稽查报告中需要进行处理的内容及时作出处理或向部门经理报告 14 向财务经理报告所属员工的工作表现 评定员工奖惩和晋升情况 解决客人在 结算工作中的投诉及其它问题 15 完成财务经理安排的其它工作 16 每天下班时 必须作出交班报告 交代各项未办的事宜 福成国际大酒店管理手册 127 审计岗位职责 1 监管运作程序的执行 保证酒店各项政策 制度的贯彻执行保证政令畅通 2 执行酒店的经营政策及各项规章制度 3 核对夜审的营业报告 由日审发送至相关管理人员 4 审核每日的调整单据是否合理 是否有前堂经理及相关管理人员的签批 5 审核免费房 酒店内部自用房有没有经过批准 6 审核特殊房价是否有批准 7 检查酒店招待应酬有无理由 是否有调整单及批准 8 审核挂帐的帐单和单据是否有完备的手续及符合酒店的规定 9 检查酒店店用办公电话 防止滥用 10 审核收银的投款情况 11 突击检查收银处的备用金及对营业部门的巡查 12 控制各种单据的领用 使用情况 避免滥用 13 布置执行酒店的新政策 14 训戒 监督部属 确保酒店政策执行 15 确保酒店应得收入已收齐 16 审核呈报的各项帐单和单据 17 确保部属上交的营业报告 财务报告正确 18 及时处理下属交接的遗留问题及下属预其他部门的争议 六 收银员岗位职责六 收银员岗位职责 职职 位 前台收银员 餐厅收银员位 前台收银员 餐厅收银员 直属上级 运作主管直属上级 运作主管 前台收银员岗位职责 1 执行和维护酒店的各项规章制度 2 为客人提供完善的服务 确保帐目钱款相符 3 处理客人各种询问 主动为客人提供服务 4 保证备用金的完整性 5 协助其他部门作好客人拒付帐单的解释工作 福成国际大酒店管理手册 128 6 确信所有需入帐的单据都已入到客人帐目中并保证客人帐目中单据的完整性和准 确性 7 及时送交营业收入 8 为客人进行外币兑换服务 收发各部门的钥匙服务 9 严格执行上级的指令 10 及时汇报工作中的问题 11 做好上下班的交接工作 有问题的要留言 12 保证每天帐目的准确性和清晰性 餐饮收银员岗位职责 1 负责处理餐厅内所有销售情况记入餐单 做好收款 入帐工作 填写各类销售报 告 2 执行酒店财务规章制度及酒店的经营政策和运作程序 3 按台号收集餐厅帐单与入厨单 4 为客人结帐时准备帐单 5 做好客人结帐的收款工作 收取现金的 准确无误 无假钞 挂帐的手续齐全 信用卡结帐的 确认信用卡不在黑名单内 并填写好有效的信用卡单据 确信所有 客人签名的单都已记入客人帐内 6 处理招待餐单 7 处理办公人员餐单 8 填写餐单修正报告 9 填写餐饮销售分析报告 填写香烟销售报表 10 上交收入现金支票及信用卡凭证 11 交回未用过的帐单及香烟 12 严格执行收银主管下达的指令 13 保持收银台周围清洁卫生 14 及时汇报工作中问题 15 特殊原因手写帐单的要详细注明原因 填写 调整单 并经营业部门经理签署 证明 16 下班时要检查所结帐单与电脑记录 ORDER 单及所做的营业报告是否一致 正确 并结束更期 退出电脑系统 17 检查各银行 POS 机系统是否结帐 与实收信用卡金额是否相符 福成国际大酒店管理手册 129 七 采购收货主管岗位职责七 采购收货主管岗位职责 职职 位 采购收货主管位 采购收货主管 直属上级 财务经理直属上级 财务经理 采购岗位 1 制订采购计划 程序 规定等文件 一经管理部门批准保证贯彻执行 2 审批所有采购申请单 订货单 3 根据酒店需求与市场供应审定价格合理 货品质量可靠 信誉好 服务优的供应 厂商 确立供应关系 4 负责与厂商进行重要业务谈判 审查所有购货合同及其它业务合约等文件 5 负责组织市场调查研究 及时向管理当局提供市场信息 购买策略 指导下属努 力降低采购成本 6 明确每个采购员的工作范围和职责 协助酒店经理及财务经理编制酒店的采购预 算 7 负责国外的订货工作 8 积极开发国内货源 不断推荐新产品 扩大货品国产化 9 经常检查本部门执行经济 海关 检疫卫生等法律法规的情况 及时处理 发现 的问题 10 对采购部工作人员的招聘 录用 考核 奖惩 调动等方面提出意见 11 有计划的培训本部门工作人员 组织学习业务知识 进行思想教育 提高思想 业务 管理水平 收货岗位 1 负责酒店各种物品 食品 饮品 工程用品等物资的申购 验收 保管和发放业 务的组织管理 2 经常对收货 仓库部的各项工作进行检查 3 严格按程序进行工作 4 严格控制货物验收及出入库手续 监督检查货物存放问题 5 检查控制每天收货情况 协调各部门的供求关系 福成国际大酒店管理手册 130 八 收货员岗位职责八 收货员岗位职责 职职 位 收货员位 收货员 直属上级 采购收货主管直属上级 采购收货主管 岗位职责 1 执行酒店的各项规章制度 2 根据采购单 发票核对货物重量及有关项目 3 检查货品数量 质量 价格 供应商是否与采购单上的一至 4 检查验收货物后 为供应商开具收货证明 5 整理收货证明和采购单等有关单据 6 查证退货 废品等并及时向领班或经理汇报 7 向酒店用货部门分发收货记录单 8 保持收货区域干净 整洁 9 完成上级主管布置的其它工作 九 保管员岗位职责九 保管员岗位职责 职职 位 保管员位 保管员 直属上级 采购收货主管直属上级 采购收货主管 岗位职责 1 严格检查入库货物 符合要求后方可入库 并分类码入整齐 2 加强库存物资管理 落实防火及卫生措施 杜绝不安全因素 3 保证货物存放完好无损 摆放合理整齐美观 4 负责填写采购申请单 保持货物的合理存量 保证物资的供应 5 货物入库后要准确登记货卡 及时入帐 6 严格按工作程序进行货物的提取出库工作 7 与使用部门保持联系 掌握货物的供需情况 8 积极配合成本会计做好盘点工作 做到物卡相符 帐卡相符 帐帐相符 9 仓库发货以提货单为依据 收到提货单后 保管员应该核查所要求的数量以及有 无批准人签字 如无有效人签字不得发放任何物品 10 发放货物时应当场更新货物记录卡中剩余物品的数字 11 保管员应与提货人复查发放物品的质量和数量 12 在处理好当日帐目及记录后 保管员应将提货单副本送交成本控制部 13 如遇特殊情况需紧急发货时 必须得到其上级主管批准后方可办理 福成国际大酒店管理手册 131 14 未经部门主管许可 严禁擅自为非相关人员查找 透露任何库存物资资料 15 工作中发现的问题及时解决或向直属上级汇报 十 采购员岗位职责十 采购员岗位职责 职职 位 采购保管员位 采购保管员 直属上级 采购收货主管直属上级 采购收货主管 1 与各部门密切配合 组织安排工程物品 食 品 饮料 日用办公用品的采购单 的报价 择商 订货 并经常听取各部门意见 改进工作 2 配合收货对工程用品 食品 饮料 日用百货等严格把关 对不合要求的货物负 责交涉退换 3 开展市场调查研究 不断开发货源渠道 推荐新产品 提供市场信息 提出降低 采购成本措施方法并予以实施 4 做好食品 饮料等物资的管理和统计计划 5 完成经理交办的一切工作 6 及时将商品信息 市场信息提供给经理和经理助理 7 按照控股与酒店的相关管理制度 做好招标以及比价工作 争取实现最低的采购 成本 8 发展有竞争力的供应商 建立长期有效的供应商管理体系 9 统一筹划 科学采购 保证合理库存 第三节第三节 财务部有关制度财务部有关制度 一 一 财务管理制度财务管理制度 1 1 固定资产管理制度 固定资产管理制度 1 总则 为了提高固定资产投资效益 保证固定资产有效使用及其安全完整 根据国家 有关规定 结合酒店实际情况制定本办法 固定资产 是指公司使用期限超过 1 年的房屋 建筑物 机器 机械 运输工 具以及其他与生产 经营有关的设备 器具 工具等 不属于生产经营主要设备的 福成国际大酒店管理手册 132 物品 单位价值在 2000 元以上 并且使用年限超过 2 年的 也作为固定资产 2 固定资产购建 1 固定资产购建审批权限 各部门购建固定资产须严格执行酒店年度固定资产购建计划 原则上不准超 计划购建 购建固定资产要上报酒店审批 没有酒店的批准 各部门不得擅自购建固定 资产 2 固定资产购建程序 各部门根据年度固定资产购建计划编报具体购建计划 说明购建原因 向酒 店提报固定资产购建报告 购建报告中要说明购建原因 规格性能 开支范围 属 投资性的支出 要有可行性研究 确定投资回收期 同时按照控股公司的 投资管 理制度 执行 购建计划报酒店财务部经理和总经理签署意见 固定资产的购建需要招标采购的 严格按照酒店的 招标采购管理办法 执行 3 外购设备及管理工具 对于外购置设备以及管理工具 要分别比较两家以上的厂商报价 从性能质 量 公司信誉 售后服务等情况择优编制采购方案 交工程部审核和财务部门备案 购建部门根据审核意见修改购置方案后 再交工程部和财务部门会签意见后 方可与选定的供应厂商签订供销合同 对合同中有关设备维修等售后服务要明确规 定 并在付款条件中预留 10 20 的质保金 即设备到货验收合格后最多付全部价 款的 90 所有固定资产购建合同 须经律师或法律顾问审核 固定资产购建后 财务部门凭固定资产采购方案 手续完备的发票 供货合 同 固定资产验收单作固定资产帐务处理 4 土建工程 包括土建维修 购置部门 工程部和采购部等相关责任部门 要联合进行公开招标 或经两 家以上的报价比较 施工单位须提供工程预算 购建部门对其经过初步审核后交财 务部门复审备案 并由工程部审查后 本酒店工程部不能审核的须到专门审计部门 审核 再由购建部门和财务部复审并会签意见 购建部门根据会签意见 确定承建单位 签定建设合同 合同中注明 在工 程预算价格范围内仅供参考 一切结算以最后审定的工程决算价格为准 竣工决算 不准超出预算 如果超出预算 要写出书面报告 写明超支的原因 数额 竣工结 算付款时至少留出 10 20 的工程款作为质保金 程建设过程中 以基建 工程部门为主 协同财务部门 对工程进行事中控 制 基建部门对工程进度 工程质量 工程材料进行确定和监督检查 财务部门根 据工程进度 质量及工程部意见 进行工程进度割算付款 福成国际大酒店管理手册 133 工程竣工后 须由基建部门 工程部门验收合格 提出验收证明书后 方允 许承建单位进行工程决算 对工程决算 本酒店工程部不能审核的必须到专门审计 部门审核 工程竣工 工程决算报告 审定后 财务部门凭 工程预算报告 建设 合同 工程验收证明书 审定认可的 工程决算报告 进行工程决算 并根据合同 规定至少留出 10 20 的工程款作为质保金 5 设备维修工程 对设备维修工程因分别属于外购设备 土建维修工程或以上几项的组合 须分 别情况 按外购设备及管理工具和土建工程 包括土建维修 的条款执行 3 固定资产的保管与转移 1 建立资产管理员制度 各部门应指定资产管理员 对资产进行专人专管 由 资产管理员负责各部门资产的实物保管工作 资产管理员应与负责记账的财务人员 职务分离 2 建立资产实物管理责任制 按照使用者 使用部门落实使用 保管责任 各 类资产属于个人保管使用的 由资产管理员建立 个人资产卡 同时登记 领用 清册 个人新领用物品须持本人资产卡 属于部门使用的物品 包括部门内部公 用的和部门对外接待或应客户要求的 由部门资产管理员保管 登记在本人的 个 人资产卡 上 3 对外接待用物品或因客户因素领用的物品不能挪作他用 不得用作办公用品 更不能个人所用 一经检查发现 对部门负责人 部门资产管理员和责任人以挪用 公物按酒店相关条款追究责任 4 员工调出本部门或本酒店须交回 个人资产卡 由部门资产管理员核实无误 后签字 方可办理其他手续 部门资产管理员因工作调动时 须向财务部资产管理 员移交 资产台帐 领用清册 和 个人资产卡 或者在财务部门资产管理员 见证下交接给新的部门资产管理员 5 部门资产调动须统一部署并经部门资产管理员和财务部资产管理员办理交接 手续 盘点后填写 资产移交单 一式三份 财务部 调出和调入部门的资产管理 员各执一份 擅自挪用 按酒店规定有关公物使用规定处理 6 各类资产应爱惜使用 领用部门负责人 资产管理员和使用个人应负保管责 任 并尽力延长其使用期限 对因使用不当造成的损坏 按酒店有关规定追究责任 4 固定资产使用 保养与维修 1 新设备资产在投入使用之前必须由专业人员对使用人进行必要的操作培训和 日常维护保养培训 资产的使用人必须严格按照操作规程进行操作 严禁违章使用 未经批准禁止利用公司设备做与公司经营管理无关的操作 使用 资产使用人负责 对所使用的资产进行必要的日常维护 保养并作到天天进行例保 例保的内容包括 检查 调试 润滑 紧固 清洗等 发现故障及时报修 并配合设备工程部门定期 检修 始终保持资产的 100 完好率 2 定资产损坏维修时 必须出具损坏经过报告 经部门主管签字确认 随维修 福成国际大酒店管理手册 134 单一起送交工程部 工程部接到维修单后 首先须查证资产保修卡 若在保修期限 内 则要求供应商或原施工单位进行维修处理 同时通知财务部门暂缓支付保质金 然后查证损坏的原因 若属使用不当或其它人为原因损坏 须支付维修费用的由当 事人承担 工程部建立资产维护 维修 保养及其费用开支记录备案存档 3 产除在日常使用中作好维护保养 发现问题及时报修外 工程部还要建立计 划检修制度 分资产类别结合资产性质 制定详细的年度 季度 月度检修计划 并严格执行 对重点设备资产要制定单独的维修保养及检修计划 由专人负责 重 点对待 资产使用部门与工程部密切配合彻底消除资产管理隐患 延长资产使用寿 命 5 固定资产的盘点与清查 酒店对固定资产每半年实地盘点一次 固定资产的清查主要抓好两方面的工作 一是查物点数 核对账目 财务人员要深入现场逐项清查固定资产 核对每台设备 的主机 附机的实存数与账面数是否一致 核对设备存放地点与账面记录是否相符 发现固定资产盘盈 盘亏 要认真记录 查明原因 弄清责任 据实填写 盘点报 告单 写出书面报告 报企业相关部门和人员 二是检查固定资产的保管 使用及维护情况 要弄清固定资产有无长期闲置 使用不当的情况 有无保管不善 维护不够精心的情况 管理制度有无不完善之处 发现不需用的设备 应建议转让 将死钱变活钱 发现毁损的设备 要建议及时修 复 保证设备完好 发现报废的设备 应立即办理报废手续 6 固定资产的闲置与报废 1 各部门因业务变更或其它原因出现闲置固定资产 部门资产管理员应及时办 理退库手续 并说明闲置的原因 退库之前须对资产设备进行清洁保养 若资产有 损坏 应先修理完好后方可入库 否则仓库管理人员有权拒绝接收 2 退库的闲置固定资产设备 由仓库保管员单独存放 妥善管理 以备后用 3 出现报废固定资产 由使用部门及时填写 资产报废申请单 参考表附后 经工程部和财务资产管理员共同鉴定提出意见后报财务部 总经理批准 财务部定 期汇总集中上报董事会批复意见后进行处理 属非正常原因造成报废损失的须追究 责任人 赔偿损失 4 工程部门应指定专人负责修旧利废工作 批准报废的固定资产及时转修旧利 废部门 已报废清理的资产卡片由资产管理员收回集中保管 5 确实不能重新利用或无利用价值的报废资产 按规定进行报废处理 7 固定资产的处置 对固定资产的出售 出租 盘盈 盘亏和报废等 都必须经过财务经理和总经 理批准 同时对于上述业务应当办理会计手续 并设置固定资产明细账进行明细核 算 8 基建 安装及维修项目预决算审计 2 价值 5000 元以上的土建 安装 装修 维修等工程实行预决算审计制度 3 建设工程在公开招标或三家以上的报价的基础上由施工单位提供工程预算 福成国际大酒店管理手册 135 经各单位认可后 由中介机构负责审核 4 酒店建设 维修工程合同必须审查中介机构预算后才能签订 5 在工程竣工验收合格后 根据施工单位提供的决算 对工程的增减部分由中 介机构审核才能最后确定工程决算的价格 6 审查预决算需提供的材料 合同 施工图纸 现场签证 材料差价 施工单 位资质证明 承包方式等有关资料 经办人员要配合中介机构审查 7 酒店的基建 维修工程必须由中介机构审核后财务部才能付款结算 未经中 介机构的审核付款的 将追究公司负责人和财务负责人的责任 9 奖罚规定 1 在资产日常管理中做出突出贡献 或提供资产管理的合理化建议 延长资产 使用寿命 带来明显经济效益的 酒店酌情给予奖励 奖励的方式包括通报表扬 物质奖励 评选先进等多种奖励方式 2 有下列行为之一者 酒店将对部门负责人 财务负责人 购建负责人 资产 管理员 资产使用人按有关规定给予罚款 降职处分 超计划购建固定资产的 未经批准 擅自购建固定资产的 或虽经酒店批准 但超出酒店批复范围之 外的 土建工程未进行公开招标 给酒店造成经济损失的 购建固定资产未经购建部门 工程部门 财务部门会签意见的 工程竣工后未提出验收证明 工程决算未进行审核就进行决算付款的 财务部门未按规定进行帐务处理的 资产使用不当 造成不良后果的 管理不善造成资产丢失 损坏 报废的 资产购置后不满一年又出现闲置 不能充分利用的 其它违反固定资产管理规定的行为 2 低值易耗品管理制度 低值易耗品管理制度 低值易耗品是酒店资产的重要组成部分 为了提高低值易耗品的管理质量 根 据控股公司低值易耗品管理制度 结合酒店实际 特制订以下酒店低值易耗品管理 制度 1 低值易耗品范围 低值易耗品指不作为固定资产核算的各种用具 包括家具 器具 营业设备 消防 通讯 维修工具等 福成国际大酒店管理手册 136 2 低值易耗品的帐务管理 财务部资产管理员对酒店全部低值易耗品的增减按照五五摊销法进行明细及总 分类核算 按部门设置明细帐页 统一编号 各部门低值易耗品由部门资产管理员 建立卡片台帐 按类别 如工具 家具等 分别设置帐页 对本部门低值易耗品的 变动进行统计 卡片中详细登记低值易耗品的名称 规格 数量 启用日期 资产 编号 资产状况等内容 3 低值易耗品采购 低值易耗品采购严格按照酒店年度采购计划 特殊情况除外 进行 首先由申 购部门提报申请 总经理批准 财务部协助核实酒店内不能调剂的 按照 物资比 价采购管理规定 及 采购申请单 的规定程序进行采购 采购收货部会同使用部 门根据使用说明书对购入的低值易耗品进行验收 同时核对保修卡 合格证 使用 说明书等资料 以上资料由相关技术部门保管 并出具资产验收单 验收合格 直接进入使用部门 新购的低值易耗品由财务部资产管理员及时详细填制资产卡片 交使用部门资产管理员入帐 确定责任人 做好资产编号及标记 4 低值易耗品制作 各部门需自制低值易耗品 先由申请部门填制制作单 经工程部 财务部审核 批准 总经理审批后 交工程部按照造价及技术要求制作 制作完毕 由工程部填 制 工程移交单 交使用部门验收 验收合格 将 工程移交单 一联由工程部 转财务部资产管理员处 资产管理员填制低值易耗品卡片交使用部门资产管理员 确定责任人 按照低值易耗品的管理标准进行管理 5 低值易耗品的使用管理 1 管理责任划分及日常管理 各项低值易耗品的管理责任应分解落实到人 由责任人对各自负责的资产进行 具体管理 为了利于管理 分清责任 易于盘点 各部门低值易耗品按照卡片中的 资产编号 进行资产标记 根据具体情况分别采用打钢印 铝制标牌 不干胶标签 三种形式 效果要求达到标记明显 不影响观瞻且不宜脱落 对机械 电器类低值 易耗品 应严格按照操作规程正确使用 并进行例行保养 对列入工程部检修范围 的 工程部应按照检修计划及时检修 对工具及家具类等低值易耗品 应时刻注意 维护其完整及清洁 始终保证各项低值易耗品的 100 完好率 2 报修制度 低值易耗品损坏 应及时报修 若属正常原因损坏 持手续齐全的工程维修单 交工程部维修 若属人为因素 须出具损坏经过说明 部门主管签字后 工程技术 部门核实损坏原因 维修费用统计到每月 非正常原因损坏资产及发生维修费用明 细表 中 每月汇总交财务部审核 报总经理审批 转行政人事部 从工资中扣款 3 低值易耗品调拨 由部门资产管理员及时填写资产调拨单 经双方部门主管签字同意 财务部批 准后 办理资产调拨 自办理调拨之日起三日内办完调拨手续 未经批准严禁调 拨 若由于私自调用 造成资产丢失 损坏或帐实不符 将追究有关人员的责任 卡片随资产转移而转移 双方部门及时调整台帐 在卡片中注明变动情况 福成国际大酒店管理手册 137 6 低值易耗品处理 1 低值易耗品的闲置 因业务变更及其他原因造成资产闲置 部门应及时办理退库手续 以书面 形式说明闲置原因 若属采购不当所致 当事人应按低值易耗品净值进行赔偿 部 门内不得存放闲置 报废资产 退库前必须对资产进行故障清除及清洁卫生 否则 库管员有权拒收 对存放于闲置仓内的闲置低值易耗品 由库管员根据转来的资产卡片分别 建立帐页 进行帐务管理 2 低值易耗品的报废 对报废的低值易耗品原值 由使用部门填写 资产报废申请单 由工程 部 财务部审核后 报总经理审批 低值易耗品若出现报废 使用部门出具资产报废申请单 说明报废原因 经工程技术部门鉴定 财务部审核 总经理签批后 由财务部资产管理员对报废低 值易耗品每月集中拟文上报控股公司审批 批准后 部门及时将报废资产转修旧利 废小组或闲置仓定期对外处理 并填写 废旧资产处理清单 报财务部存档 对 属于人为原因造成的资产报废 由责任人承担全部损失 部门办理资产报废手续后 及时将报废低值易耗品卡片交财务部资产管理 员 放入财务部报废资产台帐中 并进行报废资产帐务处理 7 低值易耗品的盘点及管理检查 各部门每月对所负责的低值易耗品进行盘点一次 财务部每半年组织一次全面 盘点 确保酒店资产完好 财务部与各部门做到帐帐 帐实相符 对发现的问题 及时查明原因 及时处理 各部门经理应加强对本部门低值易耗品管理进行日常检查 酒店资产管理检查 小组 对各部门的低值易耗品管理状况进行定期检查或不定期的全面或局部抽查 对检查结果出具书面报告 报总经理批准后 进行奖惩 本制度解释权规财务部 3 存货管理制度 存货管理制度 存货管理的好坏 直接影响酒店的经济效益 为规范管理程序 提高存货管理 水平 结合酒店具体情况 制定存货管理制度如下 1 存货范围 存货是指企业为销售或耗用而储存的各种资产 包括各种原材料 燃料 库存 商品 物料用品等 2 存货的帐务管理及核算 财务部按存货的种类进行明细分类核算 每日根据入库收货证明及领料单 出 库单编制记帐凭证 登记存货明细帐 同时编报 存货购入 发出 结存报表 福成国际大酒店管理手册 138 序时反映存货的动态状况 存货的发出计价统一按照移动加权平均法 领出的存货 记入期间费用或成本 月末将各部门实盘结存数做假退库处理 以准确核算当期损 益 各仓库设置存货数量帐及实物卡片 定期与财务部对帐 确保双方帐帐相符 各部门须规范领料手续 领料单填写应字迹清楚 项目齐全 数字无涂改现象 从仓库领出的可规范管理的材料物品 特别是价值高的高档原材料应单独建立台帐 登记使用 结存情况 作为月末盘点的参考记录 3 存货的采购与验收 存货的采购公司的 物资比价采购管理规定 结合酒店现行的 市场询价制度 的要求 严格按照酒店既定的采购程序进行 确保所采购存货质量优良 价格合理 保质期 卫生标准 包装 性能等符合酒店要求 切实避免假冒伪劣及国家明令禁 止的商品进入酒店 存货的验收实行双重验货制度 收货部根据必须具备的有效采购申请单与存货 的品牌 规格 数量 有效期等进行核对 对存货的直观表象质量进行验收 对技 术性强 质量不易鉴定 高档贵重存货 由收货部出具质量检验单 使用部门主管 到场验货 验收合格 签署意见后 收货部方可出具收货证明 直入部门的存货 必须由使用部门主管对所收存货与收货证明所列项目进行复核 检验合格后签收 对于抽检合格但在使用过程中出现质量问题的存货 使用部门必须在第一时间内通 知采购收货部 由收货部办理退货手续 4 存货的库存管理 1 每个仓库要设专职库管员负责存货的验收 领发 帐卡登记及日常管理 未 经许可 闲人不得进入仓库参观 逗留 仓库钥匙要有专人负责管理 2 确定入库管理的存货种类 对入库的存货种类有质量鉴定标准 非入库范围 存货不得进入仓库存放 3 每种存货须有固定的摆放地点区域 分类摆放整齐 便于查找和管理 4 确保仓库温度适宜 卫生清洁 库容整洁 物资安全 完整 5 建立存货分析制度 区别存货种类确定其合理经济的库存周转期限及最低 最高库存限额 有合理的补仓批量 在保证营业需要的前提下减少资金占用 6 建立存货预警制度 对接近保质期限的存货定期汇报 书面通知相关部门及 时采取措施 减少损失 7 食品 酒水等有保质期限的存货必须按照先进先出的次序发货 确保存货无 过期 变质 损坏现象等 5 存货损失的责任及处罚 1 员对所采购材料的质量负永久责任 对因收货人把关不严出现质量问题或收 货部不按规定程序擅自收货 给酒店造成损失的 追究收货人的责任 并由其承担 全部损失 2 经过双重验货进入部门的存货在部门内出现问题 部门没有及时采取补救措 施 给酒店造成损失的 追究部门主管及其相关责任人的责任 并由其承担损失 3 货在仓库内过期或保管不善导致存货变质 丢失 损坏 由库管员承担全部 福成国际大酒店管理手册 139 责任 4 因过量采购造成存货闲置或报废 属补仓的由仓库部主管承担责任 由部门 申购 直入部门或办理部门补仓通知单存放仓库 的存货 责任由部门主管承担 5 于各部门举办各种活动而采购的物品支出 部门应做好支出预算 在批准的 支出限额内采购物品 物品直入部门 财务部对活动费用支出结合工作成果进行考 核 部门主管对购入物品的过期报废 费用超支承担全部损失 6 待报废的存货 应由使用部门填制 存货报废申请单 注明原因 成本会计 人员核实 财务经理审批后处理 对仓库存货的报废 经总经理批准后方可 属个 人原因造成损失的应追究相关责任人责任 6 存货的盘点 直入厨房的食品材料采用定期盘存法盘点 其他存货采用永续盘存法盘点 各 仓库