第六章 文书处理.ppt

第六章文书处理 学习目标 1 熟悉文书处理工作的概念及特点2 熟悉文书处理工作的基本原则3 明确发文处理和收文处理的基本程序4 能独立进行发文和收文处理 引导案例 鹏程公司管文书收发的张秘书 一贯严格执行交接手续 一天经过清点 对号 查看封口 发现无问题后 他签收了一批外来公文 但是 在启封 登记过程中 他发现一份属于某某单位的机密文件混装在普件中 这是他多年工作中第一次遇到这种情况 张秘书没有随便把此文件退回去 而是将此事报告了办公室主任 通过正常文书处理程序将文件退给了发文单位 资料来源 分析 上述案例提示我们 机密文件不能按普发文件的发文渠道发送 更不能混装在普通文件中 一些办文人员不熟悉文书处理的有关规定 往往在一些具体环节上出差错 结果酿成事故 甚至产生严重后果 本例中 如果张秘书将机密文件的内容看后透露出去 或将机密文件不归还 就会酿成更严重的后果 秘书人员应按规定办事 严谨工作 严格把关 第一节文书处理工作概述 文书处理的概念文书处理就是对文书的创制 处置和管理 具体说 是在文件完整的生命周期当中 用特定的方法 原则 对文书进行制作 加工 使用 保管 使其完善 并且获得必要功效的行为 它是使文书得以形成并产生实际效用的全部行为过程 是机关企事业单位实现管理职能的重要形式 无论是收来或发出的文书 都必须经过一定的处理过程 由于文书的性质和内容不同 处理的程序也不同 例如 收来的文件 有的只需传阅 有的要办复 承办 外发文件 都要经过拟稿 审核 签发 法规性文件 需经一定会议通过和法定的批准手续 一般的领导性文件只要机关领导人签批就可生效 而有的则需经上级机关审核备案 因此 文书工作人员需要熟练地掌握文书处理的各个工作环节 加快收发文的运转处理速度 提高办文质量和工作效率 二 文书处理的特点 一 独立性文书处理的每一个环节都有自己单独的工作内容和工作要求 各个环节的工作都具有相对的独立性 由此构成环环相扣的文书运转机制 二 有续性文书处理工作必须按既定程序进行 各环节的先后顺序与工作步骤均有规定的次序 不能任意颠倒或打乱 体现出文书生成 运转和机关企事业单位管理实践活动的客观规律 从而为提高工作效率和办公自动化的全面实施创造有利条件 三 规范性文书处理的每个工作环节都必须遵循严格的工作规范 通过制定工作制度 科学规划 标准设计等方式 对每个工作环节及整个工作流程做出明确规定 所有部门共同遵照执行 是文书处理工作准确产 高效的重要保证 三 文书处理的基本原则 一 实事求是原则文书处理工作必须发扬深入实际 密切联系群众 认真负责的工作作风 因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实际问题 不能为办文而办文 行文要注重效用 讲究工作效果 文书处理是一种有效的信息沟通 文书处理的实践者应该从客观实际出发 如实地反映真实情况 同时对搜集上来的各种情况和材料的性质 真伪 是非 可行性做出准确的分析判断推理 运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论 能够发现问题 提出问题 分析问题 最终还是要能有效地解决问题 二 精简原则精简是使文书处理活动能够更加准确 便捷 高效的保证 文书处理活动的时效性要求很高 质量要求严格 因此必须要化繁为简 删繁就简 首先 文稿拟写要简明 在保证质量的前提下简化数量 提高内在质量 其次 文书运转程序的环节要力求精简 减少不必要的层次和工作环节 合并一些环节和手续 有效地控制程序 减少出现差错的机会 最终实现逐步简化过程 第三 文书处理的实践者必须树立起精简意识 采用多种方式或方法 相互配合 处理文件要方便读者 管理文书要利于使用 三 优质原则坚持优质原则在文书处理过程中具有重要意义 因为文书处理的质量是文书的生命所在 它涉及到文书处理活动构成的各个要素和工作过程的每个环节 涉及到评估审核的指标体系 切实提高文书处理人员的业务素质 同时健立健全文书处理工作制度 对文书处理程序的各个环节提出具体要求 是保障文书处理质量的有效途径 四 高效原则文件有特定的时间范围 所以要维护文件在流转过程中的时效性 这就要在文书处理过程中坚持高效原则 只有将每项工作 每个环节都做到准确 细致 严谨 周到 使文书处理这一系统工程 群体行为能够按质完成 所有人员都能各司其职 文书处理的高效才可能实现 在处理文件时 要依据文件的轻重缓急程度 坚持先主后次 先急后缓的原则 四 文书处理工作的内容文书处理工作是机关企事业单位工作的重要内容 文书处理程序是指文件在机关企事业单位内部运转处理过程中所经过的一系列环节 这些环节前后衔接 环环紧扣 排列有序 形成一个有序的整体 构成一个文书运转与处理的科学流程 文书处理工作由发文处理 收文处理两部分构成 一 发文处理发文处理是公文形成的重要阶段 是各单位答复来文或根据需要主动发出文件的过程 具体环节包括 拟稿 审核 签发 注发 复核 缮印 用印 登记 分发等 二 收文处理收文处理是指对收到的外机关或单位的文书的办理过程 收文处理程序主要由接收和办理两个阶段构成 接收阶段包括签收 拆封 登记 分送等环节 办理阶段包括传阅 拟办 批办 承办 催办 注办 归卷等环节 图6 1文书处理流程图 五 文书处理的分工情况文书处理工作是由一定的职能部门承担的 文书处理工作的各个环节 也是在机关各有关部门和承办人中分工负责完成的 因各机关企事业单位类型的不同 文书处理部门设置也有所不同 文书工作的分工形式大致情况如下 一 总收发室各单位一般设置总收发室 隶属办公厅 室 负责单位的全部文书收发工作 完成每天文件的收进 发出以及简要登记工作 将收件分送单位领导及各办公 秘书 部门和业务部门 二 办公 秘书 部门及业务部门1 内收发 由各单位的文书工作人员担任 负责函件拆封 装封 对收发文件的详细登记 分发运转 催办 查办 用印 清退 整理归档等工作程序 2 承办人 指办公厅 室 秘书处 科 室 及业务部门的工作人员 负责文件的拟办 拟稿 校对 注办 催办等工作程序 3 负责人 指办公厅 室 秘书处 科 室 及业务部门的负责人 负责一般文件的批办 签发 承办 重要文件的拟办 审核等工作 三 单位领导人负责重要文件的批办 签发工作 四 文印部门负责文件的排版 校对 印制工作 第二节发文处理程序 一 拟稿即起草文件 是把领导意图变为书面文字的行为过程 它是制文阶段的开始 起草文件一般由机关单位办公部门的秘书人员 业务部门的有关人员完成 重要文件由机关单位领导人亲自撰写 拟稿包括以下两个步骤 一 交拟交拟是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程 这些任务包括机关 单位 含会议的组织者 的主动发文和作为收文承办的被动发文 交拟的重点是行文目的 对像和指导思想 行文意图 依据和具体要求 从整个发文处理程序来看 交拟这一环节是由本机关 单位的领导人和文秘部门的负责人负责实施的 是一种领导的组织能力和指挥能力的体现 二 草拟草拟是关系公文质量优劣的关键性环节 要求内容准确 结构严谨 条理清楚 文字精练 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 文种正确 符合国家的法律 法规及其他有关规定 如提出新的政策 规定等 要切实可行并加以说明 拟制紧急公文 应当体现紧急的原因 并根据实际需要确定紧急程度 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引标题 后引发文字号 引用外文应当注明中文含义 日期应当写明具体的年 月 日 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 应当使用国家法定计量单位 文内使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中文译名 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 二 审核指在文件送负责人签发前 由机关办公部门对文件的格式 体式 文字等进行全面审核修改的工作 对于大机关单位而言 做这项工作的一般由专人负责 由有经验的 高水平的秘书人员负责 小机关一般由承办人核稿 审核的重点是 1 是否确需行文 此为审核的第一步 一般而言 发文的前提有两个 凡是现实生活中亟待解决的问题 而且是有条件解决的问题 凡是在此之前没有文件谈及的问题 或者虽谈及但没有从根本上解决的问题 在实际工作中 凡是遇到以上两方面的问题 才需要发文 另外 通过其他途径可以解决问题 一般不要发文 2 是否符合方针政策 对文件内容而言 这部分居于核心地位 文件的内容不仅要符合党和国家的有关方针 政策 还要符合国家的有关法律 法规 并且保持与本机关单位历来规定相吻合 使所发布的政策 规定有一定的连续性和稳定性 3 处理程序是否完备 审核文稿在处理程序上是否妥善完备 如发文的名义是否合适 是否还需交一定的会议讨论通过 涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等 4 是否正确使用了文种 文种适当 格式规范 是合格文件的必备条件 不能出现缺少文种 文种混淆 文种错误的现象 5 文字表达是否准确 规范 语言文字是表达思想内容的工具 核稿人员要把好这一关 检查文字叙述是否通顺 简练 准确 是否合乎语法逻辑 有关数字是否已经核对 写法是否得当 标点符号是否正确等 在审核中发现的问题 必须逐一加以纠正 一般性的问题 可直接修改 如需作较大的改动 应附上具体修改意见 退回草拟人或承办部门共同研究解决 三 签发即机关单位领导人对文稿进行最后审定并签署意见的工作 实质上就是决定是否发文的环节 文稿一经签署即可生效 两个以上机关联合发文 共同签发的叫会签 如认为有必要再经上级同意签字的叫核签或加签 签发是领导人履行职权的一种形式 因此 签发人只是对自己职权范围内的有关文件 才有权签发 不得越权签发 文件法定签发人因公外出 可以授权或委托其他负责人代行签发 各个机关部门一般都应根据自己的具体情况制定有关文件审批签发权限方面的规定 签发文件的原则是 1 凡以机关名义发出的文件 应由机关正职或主持日常工作的副职领导签发 内容重要或涉及面广的文件还必须经领导班子集体讨论通过 然后由主要领导人执笔签发 2 一般业务 事务性工作的文件 可由具体分管的副职领导人签发 如是重要问题 也可请正职领导人加签 有关日常性工作的文件 经授权可由秘书长或办公厅 室 主任签发 经会议讨论 修改通过的文件 整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发 3 几个机关或部门联合发文 或内容涉及其他机关部门的公文 应实行会签 会签是指这些准备联合发文的机关或部门 对文稿通过协商 取得一致意见后共同签发行文 送请会签 应由主办该公文的机关或部门负责 4 签发公文过程中 应再次认真审阅文稿 如发现问题需作重大改动 应作出明确批示 签发时应写明意见 并亲署姓名和具体日期 代行签发的要注明 代签 字样 签署意见必须明确 不能模棱两可 字迹要清楚 端正 如需要送机关领导人审阅的 要写明 请某某领导同志审阅后发 若审批人圈阅或签名 应当视为同意 5 几个机关或部门联合发文 一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签 单独发文的成文日期 应以领导人签发的日期为准 联合发文的成文日期 应以会签的最后一位领导人签发的日期为准 四 注发注发是对文件注明如何印发的工作 是文件承上启下的环节 居于两个环节的衔接处 关系到文件的去向 紧急程度 秘密等级 份数等等 只有经过注发环节 文件才可顺利送达 因此 它的位置重要 作用突出 注发工作内容主要包括 1 注明发送范围 确定文件的主送机关和抄送单位 2 注明阅读权限 确定该文件发至哪一级别和阅读传达的范围 涉及党和国家机密的文件 一定要按照阅读权限传达和阅读 不得随意扩大阅读权限 3 紧急程度 根据文件的送达和处理的时间要求来确定 其标注方式一般为 速送 即送 限时送达 或 特急 急件 4 秘密等级 即密级 我国统一将秘密等级划分为三级 绝密 机密 秘密 其标注方式有两种 一种是明式 即在文件首页注明 另一种是隐式 即采用限制阅读范围的办法加以控制 5 发送方式 根据文件的紧急程序 秘密等级等因素 确定以什么方式发出 是用普通件发 还是用密件 急件发 是用印送件发 还是用电报 传真发等 6 确定文件的发文字号 按发文机关的有关规定 编制拟发文件的发文字号 反映机关发文的先后顺序 7 印刷格式 公文的印刷格式 可根据国家标准 国家行政机关公文格式 等统一规范化要求标注 同时 要对公文标题 正文用字 版面安排 使用纸张和相关印制工作 提出设计要求 8 标注公文印制份数 五 缮印缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制文件正本的过程 一般都是通过打印 胶印 铅印或复印的方式来印制 缮印公文的具体要求如下 1 以签发的定稿为依据 从文字到格式 都不得擅自改动 如发现定稿中确有错漏之处需要更正 也应向上汇报 由拟稿人或审核人进行重新审核和修改 2 严格按规定的公文格式制版 3 在规定的时间范围内印制完成 急件要先印制 保密件要指定专门的印制单位或专人印制 要建立完善的文件印制管理规章制度及登记制度 登记的内容见表5 3 表6 2缮印登记表 六 校核校核就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照 并对文件的审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全的检查过程 为了保证公文质量 在缮印过程中必须建立严格的校核制度 校核的具体要求 1 要逐字逐句 逐个标点地进行校对 对数字 地名 人名等关键词语 更要反复校核 对公文的发文字号 密级 紧急程度 标题 主送单位 抄送单位 日期 印刷份数 页码等尤须逐一校核 2 注意纠正排版错误 注意字体 字号 格式的统一 3 每次校对最好由不同的人员进行 以免先入为主和一些个人因素的局限 通常文稿不长 一校 二校即可 较长或很重要的文稿 校对的次数相对要多一些 4 应使用统一的校对符号进行校对 防止因校对符号不一致而发生误解 5 检查审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 补充阅读材料 校对的方法1 折校法 方法是将原稿与打印稿进行比照 找出并修改异同 适用于没有改动或改动很少的原稿 最适合翻版稿 2 点校法 将原稿放在左边 校样放在右边 先读原稿 后看校样 左手指着原稿上要校对的文字 右手执笔 逐字逐句校对 长句可以分为两三段校对 适用于改动较大的原稿 或者原稿与校样横竖不一 3 读校法 一个人朗读原稿文字 另一个人看着校样进行核对改正 读稿人口齿要清晰 校对人要避免跳行漏行 适用于原稿抄写比较清楚 内容比较浅显 格式不太复杂的稿件 4 人机结合校对 采用计算机软件对电子文本进行自动校对 然后采用人工方式对校样进行二次校对 输出校样后由机器再次进行校对 机器校对具有速度快 准确率高等优点 特别适合于校对常见错别字 专名错误和成语错误 可以消除30 以上的常见错误 有利于减轻校对负担 资料来源 七 用印用印是指在印好的文件正本的落款处 正确加盖单位公章 以示文件生效的过程 加盖单位公章是机关行使职权的凭证 是公文是否有效的标志 印章是各种图章的总称 目前我国各级各类机关单位所使用的印章大致分这么三大类 1 机关单位的公章 2 财务 税务 合同等专用章 3 机关负责人名章 这些印章从文字到规格 从使用到制发 都有其专门的规定 用印时要注意 1 按规定用印 用印的位置在落款处成文日期的上侧 要求上不压正文 下要骑年盖月 2 要庄重清晰 3 以签发为依据 领导签发的文件才可用印 八 登记登记是指发文登记 是对本单位将发出的文件按照规定的项目进行统一文字登记 以便对发出文件进行统计 核查等管理 具体内容见表5 4 发文登记簿 表6 3发文登记簿 九 分发分发又叫封发 是指对印制完毕 需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程 分发是发文工作的基础环节 分发文件总的要求是要使文件准确 合理地进行定向 定速 定量的流动 文件分发由文秘部门承担 包括书写封面 装入文件 封套封口 登记 发送文件等一系列工作 做好分发工作的总体要求是 份数准确 书写正确 封口牢靠 发送安全 确认收文 具体要求如下 1 封装文件前要先看发文稿纸注明的发送单位 密级 有无附件 然后根据发送文件份数 要对发出的文件数量作认真清点 确认份数无误 特别要注意附件是否有漏缺 文件有无缺页 倒页 错页等现象 文件有无漏盖印章等问题 2 文件封面的书写必须清楚 明白 正确 邮编地址 部门名称 姓名称谓都要书写工整 不得滥用简称和不规范的字体 文件如有紧急 密级等特殊要求的必须在封面上盖上相关戳记 3 文件装入封套时要注意短于封口 封口要牢靠 严实 不能用订书钉封口 有密级的文件还要按密封的要求贴上密封条并骑缝加盖密封章 4 文件发送要按照文件自身的情况通过不同的渠道 机密文件的传输必须采用加密方式 5 大批寄发的普发性文件 可印制成套的信封 以节省书写时间 避免书写差错 文件封装发出以后 文秘人员应将发文稿纸 定稿和两本文件正本及时归卷 以留待查考和年终立卷归档 对办复的发文 要履行注办手续 公文的发送就是将已封装完毕的公文通过一定的形式传递给受文者 这项活动主要是机关外收发 通信部门 的职责 公文除需直接专门投送给规定的收文机关之外 大多数情况下是通过间接传递通道转投 这些通道主要包括 邮局传递 机要交通传递 公文交换 会议发送 网络传递等 第三节收文处理程序 一 签收签收就是单位文秘人员收到文件材料后 在对方的文件投递单或送文登记簿 见表3 1 签字 以表示文书收到 目的是明确交接双方的责任 保证公文运转的安全可靠 表6 4送文登记簿 机关单位经常要收进大量的文件材料 并不是每份文件和材料都要进行签收 只有对那些重要的文件和材料才履行签收手续 如对机要部门送来的机要件 邮局送来的重要文件 外机关直接送来的文件等都必须履行签收手续 签收的具体操作步骤如下 1 检查 核对所收公文的件数是否与文件投递单或送文登记簿登记的件数相符 2 核对所收公文封套上注明的收文机关 收件人是否确与本机关相符 核对封套编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符 检查公文包装是否有破损 开封等问题 如有错误 要及时退回 如有包装破损 开封等现象要当场声明并及时查明原因 3 经检查无误后 在文件投递单或送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期 普通件注上收到的年 月 日即可 急件则要注上收到的年 月 日 时 分 以备事后查考 二 拆封拆封也叫启封 指将装有文件的信封或文件包 拆开取出文件的过程 拆封是办公室人员特有的职责 除被授权者外 其他人员不得擅自拆封 拆封时要注意清点封内文件的份数是否短缺 查看有无缺页 重页 倒页等情况 核对文件标题 主送机关 正文 附件编号等 是否与文件回执单上注明的情况相符 如发现问题要及时给予处置 对于写明由机关领导人 亲收 亲启 的函件 应交领导人的秘书或本人拆封 凡标有机密 绝密的机要件 应交机要室或机关指定负责管理机要文件的人员拆封 一般情况下 文件的封套可以不保留 群众的信访函件 或来文中漏掉发文单位名称或发文时间的 应该保留封套 以备查用 三 登记每个大型机关内部 基本都设有内收发和外收发两种文书处理机构 不论是发出的文件还是收到的文件都要经过这两个部门 一般小的单位的收发工作常由办公室的专职或兼职人员负责 内外收发部门就是专门负责登记的部门 登记就是对收进的文件在收文登记簿 见表5 5 上编号和记载文件的来源 去向等 以保证文件的收受和处理 目的是便于对收文数量进行统计以及以后的查考利用 登记是文书工作中的一项重要环节 表6 5收文登记簿 四 分送分送也称分办 是指文秘人员在文件登记后 按照文件的内容 性质和办理要求 及时 准确地将收文分送有关领导 有关部门和承办人员阅办 分送工作的原则和要求如下 1 亲启件 直送领导本人 业务性文书 按业务分工直送各业务部门 综合性文书 直送综合办公部门 回复性文书 直送原承办部门或主办人员 已注明具体阅知对象和要求的文书 直接组织传阅 2 文件分发时要注意文件的缓急程度 并履行分发交接登记制度 无论是分送给本单位领导人和各部门的文件 还是转发给外单位的文件 都要履行签收手续 3 要求退回归档的文件 要在文件上注明 阅后请退回归档 字样 以便及时收回 防止散失 五 传阅传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件 需要传阅的文件有两种情况 一是文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅 以掌握文件精神和主要领导的批示意见 二是来文属于抄送件 不需要特别办理 只要求有关单位 部门和人员了解的 收文后 文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅 传阅文件的要求 1 注意传阅的对象 分清主次先后 传阅工作应以负责组织传阅的文书人员为中心点 有时也可采用集中传阅 设立阅文室 横传 指派专人传递等方法进行传阅 2 有密级的文件 应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作 即按不同的密级要求限定传阅范围 3 传阅文件要有时间限制 尤其对有办理时限要求的文件 更要严格控制好传阅时间 4 文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管 不得随意存放在个人手中 5 每份传阅文件 都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单 见表5 6 凡传阅人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期 表6 6文件传阅单 六 拟办拟办是指秘书部门负责人 有关业务部门或承办人对需要办理和答复的文件提出初步办理意见 供领导批示时参考 拟办的意见是一种参谋性意见或建议 可以协助领导及时 有效地处理文件 为领导节省时间和精力 提高办文效率 在收文过程中 并非全部需要拟办 需要拟办的主要有以下几种文件 1 上级单位主送本单位并需要贯彻执行的文件 2 本单位所属部门或下级单位主送本单位的请示性文件 3 平行单位或不相隶属单位主送本单位需要答复的文件 4 其他需要贯彻和承办的文件 拟办的要求 1 抓住中心 有针对性 考虑全面 切实可行 文字表述简明精练 2 了解文件需要解决的问题 根据不同问题 不同要求和不同情况 分别提出具体的切实可行的拟办意见 如 对上级来文 要根据来文的内容指向和具体要求 提出送请哪位领导批示 哪个部门承办 以及还要送请哪些领导与工作部门阅知的意见 下级请示要根据来文提出的问题 表述的要求 明确提出由哪个部门承办和如何办理的意见 尤其是对一些内容复杂需要两个以上部门承办的请示 文秘人员要在拟办意见中写明主办部门 并明确主办部门牵头 同其他部门会办等 3 在传达 贯彻方面 来文有时限要求的 应一并注明 七 批办批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求 批办通常由单位主要负责人对来文作出批示 这是领导人参与公文处理的重要环节 是领导人行使其职权的过程 也是收文办理中最重要的程序 直接关系到文件的准确 及时处理 批办文件 要求单位领导人认真阅读文件 琢磨拟办意见 提出原则批示意见 批示中要给文件承办部门指明办理原则 应注意的问题和办理要求 做到表态明朗 词义明确 并将批办内容写在文件处理单 见表5 7 批示意见 一栏内 密级 收文日期 年月日收文号 表6 7文件处理单 八 承办承办一般指贯彻落实文件精神和要求 按领导人批示执行办理有关事宜的过程 就业务部门来说 承办是完成领导布置的工作 就文书工作部门来说 主要指文件的草拟工作 是收文 须办复的 处理的最后程序 也是发文程序的开始 承办应严格遵循以下要求 1 遵循指示意见办理 按批办人的批示及有关规定 惯例 对文件中反映的情况具体办理和执行 承办人必须认真研究批示意见 明确办理原则 加强调查研究 分清轻重缓急 按照批办意见准确及时地进行办理 对几个部门合办的文件 应由主办部门提出意见 协办部门积极配合 2 及时办理 任何公文都具有时效性 对需要承办 而本身没有明确规定办理时限的公文 承办人员应根据公文的性质与重要程度及以往惯例 确定办理的时限 对于紧急公文 应当按时限要求办理 确有困难的 应当及时予以说明 通常 特急件应随到随办 尽快在当时或在一日之内办理完毕 急件原则上也是随到随办 最迟不超过三天 对于限时完成的公文 应在限定的时间范围内必须办理完毕 3 依据惯例规章办理 遵循有关的方针政策 法律法规 依据惯例及实际情况 实行岗位责任制 对公文承办人员明确职责 提出具体要求和指标 做到目标明确 各司其职 权责相符 赏罚分明 以保证承办工作准确 及时 顺利完成 4 填写承办结果 为了日后查考公文承办的过程 方式 结果以及承办的责任者 便于维护正常的承办工作秩序 防止出现重复办文的现象 需简要注明公文的办理经过与结果 并向原交办任务的领导人 负责人及时汇报办理结果 在文件处理单 见表5 7 处理结果 一栏内填写承办的经过与结果 包括承办人姓名与日期 以备日后查询 发文承办的 注明复文号 复文日期 会议承办的 注明会议名称 会议时间 议定事项 电话回复的 注明时间 地点 人员 主要内容 当面解决的 注明时间 地点 解决方式方法 措施与结果等 九 催办对需要办复的文件 根据缓急和承办时限的要求 适时对承办情况进行督促检查 以防积压或延误 此环节可以有效解决文件积压和延误 加快公文的正常流转 催办分两种 一是对内催办 二是对外催办 对内催办 是指对单位内部承办文件情况的督促检查 一般由秘书部门 专人或由内收发兼管 对外催办 是指向发往外单位的文件办复情况的督促 一般由承办单位或承办人负责 因为承办人了解办文情况