供电所基础资料微机信息“三化”管理.doc

供电所基础资料微机信息“三化”（规范化、台区化、精细化）管理延川县供电分公司二0一一年三月延川县供电分公司隶属陕西省地方电力（集团）有限公司，共有在册正式职工96人，下设4部两室，汇丰电力开发有限责任公司为下属的多经企业，共设8个供电所7个35KV变电站，维护管理35KV输电线路132.38KM/8条，10KV配电线路1215.05KM/23条，配变容量56365KVA/901台，0.4KV线路3343.2KM，年售电量8500万KWH左右，担负着延川县工农业生产和居民供电任务。一、成果背景供电所的基础档案资料是供电所经营管理活动的第一手材料，它反映了用电客户生产经营的重要信息和供电所经营管理工作的全过程。加强基础档案资料标准化管理，对充分发挥基础档案资料的反映、监督和预测职能，实施精细化、科学化管理，都具有十分重要的意义。供电所基础资料实行“规范化、台区化、精细化”管理，不仅可以提供科学先进的管理手段，极大提高供电所的管理水平，进一步规范业务流程，提高全员劳动生产率，而且可以为供电所人员考核提供有力的工作业绩支持依据，同时在总体上为客户提供全方位的优质服务，提高企业的社会形象，增强企业的竞争力，为供电所的各项管理及作业带来质的飞跃，为实现“一强三优四到位”的发展目标提供坚实的技术支持。延川供电分公司自2008年以来，不断强化各项基础管理，夯实安全基础，规范作业行为，把供电所建设作为全公司工作的重中之重，以创建规范化供电所为切入点，先后出台了一系列的规章制度和管理标准，制定了科学、严密的考核标准，采取了多种有效措施，投入了大量的人力和物力，加强规范化供电所的建设。截止2009年底，全公司8个供电所已有7个被授予规范化供电所称号，其中永坪供电所已申报规范化供电所示范所。规范化供电所建设取得的成效也为全面提高供电所内部管理水平打下了良好的基础。为了切实抓好各项基础管理工作，营造规范、安全、精细化的发展环境，延川分公司在各供电所规范化创建达标的基础上，广泛开展了资料微机化、台区化、精细化建设，在各职能部门的指导帮助下，此项工作逐步趋于规范化、常态化运作，并取得了显著效果。延川分公司在供电所资料管理方面的典型经验，也得到了延安供电分公司相关部门的充分肯定，各县级分公司主管领导也利用2010年一季度经营分析会在延川分公司召开的时机，对延川分公司永坪供电所在基础资料管理上的先进做法进行了交流和借鉴。在供电所规范化建设取得的成绩的同时，也不能忽视目前一些规范化供电所建设出现的流于形式、注重表面，忽视供电所的内在素质、管理水平提高的现象，部分供电所存在着“重供电任务轻资料管理”的片面认识，简单地认为只要供电管理任务完成，花费人力、财力规范档案资料意义不大。有的甚至认为基础档案资料就是应付上级部门检查的“摆设”，只要本年检查不出现问题，来年再说来年的话，严重影响了基础档案资料的系统性、真实性和连续性。由于思想认识不到位和管理思想不重视，供电所基础档案资料管理普遍存在以下的问题：1、软件条件的制约。资料专职管理人员缺乏，绝大多数都是兼职管理人员或者是各行其是，普遍缺乏系统的资料档案管理的认识和知识，管理能力低，这些问题制约了供电所基础档案资料的保管和综合利用。 2、管理基础工作不扎实。供电所的基础资料条件差、人手紧，没有专门的档案管理人员，再加上人员正常调动，对档案的交接疏漏，资料散失严重，内容不全，查阅不便，导致供电所基础档案资料整体利用率较低，没有发挥应有的价值，不利于用电营销管理的精细化。据了解，许多供电所三年以前的基础性档案资料现在都难以找到，就是上一年度的管理资料也没有规范、系统的归档管理，日常的档案资料清理整理工作陷于面临一检查就集中“救火”的怪圈，影响了档案资料管理的延续性。 3、传递流程不清。供电所的基础档案资料收集传递、录入利用、整理归档，档案室管理等都没有一个统一的标准，或者执行起来不符合当前基层的工作实际，资料传递流程没有涵盖整个经营业务流程，传递手续不严格、不规范。这些问题影响了基础档案资料管理水平的提高和作用的有效发挥。 针对基础档案资料管理中存在的问题，结合供电所经营管理工作实际，延川分公司积极采取措施，按照“教练式领导，标准化管理，数字化考核，常态化落实”的要求，遵循科学规范、安全集中、真实准确、简便实用的原则，把经营管理信息化与供电所的基础档案资料管理相结合，标准化管理与供电所的基础档案资料管理相结合，把个人绩效管理与供电所的基础档案资料管理相结合，对基础档案资料实行标准化管理进行了积极、有益的探索，创新资料档案管理机制，全面推进基础档案资料“一户式”存储管理，进一步完善规范化供电所各项基础资料管理，达到本质性规范化。 二、供电所基础资料信息管理的主要内容开展供电所资料信息管理，必须要对供电所基础资料进行分类汇总，为此，根据资料类别，将规范化供电所46种记录制定了目录，将台帐类记录进行了归类。1、资料记录规范化结合延安分公司统一的供电所记录格式，延川分公司结合供电所的实际情况，对标准记录格式又做了细化。比如安全活动记录：把全年的所有星期一全部制作成表格，打开安全活动记录，就能清晰的看到哪月哪天进行的安全活动和月度安全分析。家用漏电保护测试记录，前边大量的是固定信息，用户姓名、漏保型号，额定动作电流，额定动作时间等，按要求家保每年测试一次，手工只需填2栏，一个是手动，一个是合格或不合格，而固定格式的信息大大加大了填写的工作量，在09年延川分公司就已经将家保测试记录进行了微机化管理，现在仅需要复制，粘贴，然后再手工填写2栏就可以了，很大程度减低了工作量。这样的细化不仅方便了供电所填写，而且也使全公司的资料统一有序。 供用电合同管理记录，可以借助客户电能表台帐将供用电合同管理中的客户名称直接进行复制，合同台帐只需填写合同编号及客户身份证、电话号码等信息，这样大大减轻了工作量，而且方便了查询。2、 台区资料标准化 台区资料涵盖了用电客户的基础资料及相关的配电运行维护等工作资料。台区基础资料包括现场标识、公变台区考核计量装置档案、营销信息系统中的台区基础资料、台区用户资料等。按台区归类整理基础资料，给供电所管理提供了便利。 以台区为单位，根据台区供电范围、客户信息、设备信息、计量装置等信息建立了用户资料档案，规范绘制线路走径图、台区设备台帐等，编制完整的客户信息统计表、计量装置统计表、台区设备统计表等，对包括台区资料变更、新装用户、用户申请变更、台区计量装置故障引起的变更、计量装置轮换引起的变更、新增和更换公变引起的变更、变电站新增公用线路引起的变更等在内的台区考核基础资料变动进行了详细的说明。保证了供电范围清晰、客户标注到位、资料绘制完整。例如，一但有用户报修，在微机资料中可查到该用户所在馈路、台区、编号，并能掌握该用户的全部相关信息，为抢修工作提供便利。 3、资料流程精细化为了体现营销管理是经营管理的核心，当年度的基础档案资料由供电专责负全责，历年的基础档案资料进行“一户式”存储移送供电所资料室，由专职人员进行管理；供电所具体确定专门人员（专职资料管理员）负责管理资料的中间传递与管理档案的归档工作，进行分类管理、统一编号、集中归档，做到制度化、规范化；将档案管理与岗位责任考核、个人绩效管理挂钩，要求注意收集、保管好资料，实现计算机检索档案的功能，方便了查找管理信息，更好地体现服务经营质量与效率。 结合供电管理信息化、精细化、规范化的发展要求，对供电所的档案资料的采集、录入、整理、移交、保管、归档等过程，制定出科学规范、系统完整、简便实用的管理流程。如：要求供电员工将每月的缺陷登记类、业扩报装类、电费收缴类及生产经营检修类报表、资料，在限时整理完毕后传递相关管理部门，年度结束后，由供电专责整理后归档资料室。通过明确供电所的基础档案资料归集、传递流程，使得供电所内部各岗位工作更加衔接紧凑，进一步确保管理资料归档的完整性、准确性、可靠性、及时性，达到精细化目的。 4、管理职责明确化强化责任是搞好基础档案资料管理工作的保障。供电所把资料采集、录入与资料整理、归档等工作，列入个人绩效管理，通过资料传递清单等量化数据进行平时工作考核，明确供电所员工各自职责，加强沟通，形成有机的相互制约又相互协调、相互促进的管理链条，管理资料做到“收齐无漏及时归档”。尤其是无法录入微机的最原始资料，如带有客户签字的用电申请资料、对客户的询问笔录、催缴通知书等，对于供电企业至关重要，特别是越来越规范化的今天，保留好这些信息，对可能发生的用电纠纷、供电诉讼都有极大作用和价值，切实解决“疏于管理、淡化责任”的问题。 5、档案资料信息化深化基础档案资料管理，其落脚点就是让“死资料”变成“活信息”，切实加快供电管理信息化建设的进程，实现一次采集、反复利用、信息共享。充分利用微机的录入功能、存储功能、查询功能和维护功能，及时对基础档案资料的信息进行添加和删除，确保信息准确完整，确保供电管理政策落实到位，又同时减轻用电客户重复报送相关资料的负担。通过以上做法，不但使资料建设更加具体化，而且在程序上也实现了规范化，使供电所基础资料管理由过去的无从下手转变为有章可依。规 范 化 记 录 分 类安全生产营销管理专业技术设备运行安全活动记录事故障碍记录工作票记录经济责任制考核记录业扩报装台帐（高压）业扩报装台帐（低压）线路设备巡视记录线路设备缺陷及检修记录设备接地电阻测量记录电压监测点记录10KV线路台帐10KV设备台帐优质服务基础资料停送电记录停电通知记录客户来访及报修服务记录值班记录会议记录农电工情况一览表供电所工器具检查记录供电所工器具领用记录供电所仪器仪表台帐客户电能表台帐电能计量装置台帐营销指标完成情况一览表交叉跨越及对地距离测量记录漏电保护器运行及实验记录家用漏保运行、测试、试跳记录10KV线路走径图10KV杆位明细表低压线路、设备台帐行风监督员登记表客户意见薄投诉举报记录领导检查巡视记录供电所工器具台帐培训考试记录台区线损统计表电能计量装置周期检定计划用电检查安排用电检查记录用电营业分析记录配电变压器负荷测量记录设备绝缘电阻摇测记录客户双电源及自备记录电压合格率统计表功率因数统计表三、供电所基础资料“三化”管理的主要做法为使所有供电所基础资料管理水平再上一个新的台阶，延川分公司通过以下几方面来实现规范化、台区化、精细化。 1、成立机构。为了切实加强对此活动的组织领导，延川供电分公司成立了以经理为组长，其他两名副经理为副组长，市场营销部、安监部负责人为成员，领导小组下设办公室，由分管营销的副经理担任办公室主任，负责供电所基础资料微机信息“三化”（规范化、台区化、精细化）管理活动的日常具体工作。为了使活动有序开展，主管领导及部门人员每周下基层进行指导。2、加大基础设施投入，实现资料管理现代化。设置专门基础资料管理室，配置档案柜、办公桌、电脑等设施，对资料管理进行定制管理，专人负责。供电所资料管理涵盖了供电所的营销管理、安全生产、设备运行、专业技术、优质服务等方方面面，为了使工作出效果，统一为8个供电所配备了微机及网络配套设备，保证每个所有1台以上的资料专用微机运行。对有关人员从如何通过计算机录入信息资料入手，熟悉各工作流程和业务流程控制，进一步学习供电所规范化管理标准，在学习和充分掌握标准的基础上与自己的实际工作紧密结合，达到上下贯通。3、 加强基础数据和技术参数的管理，确保基础资料的完整性和准确性。基础资料是供电所的家底，底数不清就有可能带来管理上的混乱或决策上的失误，为此将所有录入的基础数据正确与否作为供电所规范化管理动态考核的重要内容，把好第一关，为微机化运行奠定基础。4、 加强对资料员素质培训，提高资料管理水平。首先加强资料员的思想教育，重点是解决其思想认识问题，帮助资料员定好位，纠正资料管理搞好搞坏无所谓的心理，增强其事业心和责任感。其次加强资料员的业务技能培训。资料员在供电所的特殊地位，决定了其必须是个全能人才，对供电所的各项业务了如指掌，只有这样在整理起资料时，才能驾轻就熟，有的放矢。为使广大基层供电所资料员熟悉并掌握基础资料信息微机管理的内容和要求，延川分公司对供电所的资料员、安全员和所长集中进行微机培训，并将所有资料文本下发各供电所，采用现场操作、观摩、讨论、相关部门轮流进行授课等方法，强化学习培训。实践证明抓好学习培训，是抓好基础资料管理的十分重要的环节，它对确保基础资料信息微机管理的落实和活动的实际效果起到了很好的促进作用。5、检查考核。检查考核是供电所基础资料微机管理中承前启后的工作，对于保证供电所基础资料微机管理工作的深入、持久性有着十分重要的作用。在检查考核中，延川供电分公司按照领导包片负责原则，每月定期到各供电所进行督导、检查、指导和核查情况，肯定成绩，指出不足，明确整改措施，并定期通报存在问题。同时在检查过程中，注意各种资料的闭环对应关系，保证各类资料的连续性、相关性，做到齐全整洁、内容真实、数据准确、填写清楚、项目齐全、及时更新、定期备份、妥善保管、按时上报。四、在资料规范管理中要注意的几个关系 1、内容与形式的关系。对管理档案实行微机标准化管理，不仅仅是按档案管理要求进行组卷装订，达到形式美观，更重要的是要把管理资料进行分类、归并，使其在内容上有完整性、统一性，能够反映供电管理的全过程，有利用价值，防止重形式、轻内容的错误倾向。 2、集中与分散的关系。实行集中管理是基础档案资料工作的基本要求，它可以防止档案丢失，保证材料齐全。基础档案资料统一由基层供电所管理各自的基础档案资料，一是方便查阅，二是可以提高利用价值。因而各基层供电所都应建立档案室，由档案管理专职人员或兼职人员管理基础档案资料，也不应由供电专责各自管理，以防止人员调动或岗位调动导致资料丢失，但当年度的基础档案资料由供电专责负全责，不应分散到其他人员手中。 五、供电所基础资料微机信息管理的成效1、将供电所基础资料进一步细化，按照安全生产、营销管理、设备运行、专业技术、优质服务、基础资料6大类划分，提高了资料规范化管理水平。2、进一步提高了安全生产管理水平。例如，通过翻阅巡视记录中发现的设备缺陷，可以对照缺陷与检修记录中对该缺陷是否及时安排处理，消除设备隐患，确保电网安全运行；通过点击某天的值班记录可以检查出对应的日常安全活动的安排，每周一的安全例会是否开展，是否进行安全教育培训，使安全例行工作做到常态化落实。3、提高了工作效率。重新编制了供电所各类资料归档目录，在运用基础资料微机信息管理后，以资料管理为依托，统揽全所工作，大大提高了工作效率和决策水平，从根