唐乐宫高端论坛接待方案

“文化的高度”从唐乐宫20年看中国旅游的发展高端论坛接待方案一、工作组搭建接待小组成员数量成员单位成员要求工作职责组长1名唐乐宫方在旅游业界具有较高威信，高度责任感，具有丰富的接待经验1. 协调接待小组接待工作2. 帮助小组成员解决接待过程中出现的问题副组长1名创典方广阔眼界，精力充沛，具有丰富的接待经验配合组长完成接待工作首长接待员1名西安国旅（内定）有重要领导接待经验、形象好、气质佳、知识面广、对唐乐宫历史熟悉并感情深厚1. 只向接待组长负责2. 负责首长的全程陪同（全天候）3. 严格遵循接待流程安排首长行程4. 协调处理首长生活要求5. 处理突发事件外埠接待员5名西安国旅（外事）形象好、气质佳、知识面广、对唐乐宫历史熟悉并感情深厚、有丰富外事工作经验1. 只向接待组长（副组长）负责2. 负责外埠领导的全程陪同（全天候）3. 严格遵循接待流程安排行程4. 协调处理外埠领导生活要求5. 处理突发事件本埠接待员5名西安国旅（导游）形象好、气质佳、知识面广、对唐乐宫历史熟悉并感情深厚1. 只向接待组长（副组长）负责2. 负责本埠领导的活动陪同3. 遵循接待流程安排领导行程4. 处理突发事件机动接待员2名西安国旅（导游）形象好、气质佳、知识面广、对唐乐宫历史熟悉并感情深厚1. 只向接待组长（副组长）负责2. 顶替出现紧急状况不能在岗的其他接待员司机（奥迪A6轿车7台、豪华大巴1台）7名唐乐宫驾驶经验丰富、能妥善应付道路情况、对唐乐宫有粗略认识1. 只向接待组长负责2. 负责安全接送领导（机场西宾机场）二、工作时间推进表接待前期时间流程责任人验收人22日中午12：00前确定工作组组长、副组长杨英王文理贺平安23日中午10：00前邀请函制作副组长组长23日中午12：00前1. 确定工作组待选接待员30人名单2. 确定工作组待选司机名单15人名单3. 确定车辆出勤安排7台4. 西安宾馆房间确定（豪华标准间8间、套间1间）（秘密）5. 西安宾馆导游休息房确定（3间）6. 向所有外埠领导发放邀请函（电邮、快件、传真）组长组长24日中午12：00前1. 向所有外埠领导确定抵达西安时间及航班号（秘密）2. 确定首长接待员1名3. 确定外埠领导接待员5名4. 确定本埠领导接待员5名5. 确定车辆出勤安排7台6. 确定接送路线（机场西宾）（秘密）7. 同机场方确认贵宾通道使用事宜8. 唐乐宫历史培训稿组长组长1. 领导房间使用宣传资料准备到位（光碟、陕西日报、会议议程、唐乐宫资料、接待手册）2. 首次见面标准话术（接待礼仪）培训稿副组长组长24日下午18：00前1. 告知接待任务2. 所有接待员及司机参与唐乐宫历史培训组长组长所有接待员及司机参与首次见面标准话术（接待礼仪）培训副组长25日中午12：00前1. 统一接待人员（司机）着装、发式、胸牌2. 随机提问抽查接待人员素质3. 接待用接机牌、鲜花准备到位4. 最终确定首长、各领导房间号（秘密）5. 领导房间使用宣传资料准备到位（光碟、陕西日报、会议议程、唐乐宫资料、接待手册）6. 领导房间用“中华香烟”、“铁观音”准备到位7. 确定司机接待人员配对方案（秘密）组长副组长王文理贺平安26日中午11：00前1. 组长到达机场并同机场方确认贵宾通道使用事宜2. 最后确定所有外埠领导抵达西安时间3. 布放领导房间使用宣传资料（光碟、陕西日报、会议议程、唐乐宫资料、接待手册）到位4. 布放领导房间使用“中华香烟”、“铁观音”到位（后附详细规格）5. 告知司机接送路线6. 告知司机导游配对方案7. 确定所有领导相关信息（手机号、航班次、房间号、会程安排），并（一对一保密）配发到对应接待员手中8. 接待组长向所有外埠领导发送短信息（*领导您好，我是您此次西安之行的总负责人，我叫*。在此我衷心地希望您旅途愉快，工作顺利）9. 首长接待员、外埠接待员向对应领导首次发送短信息（*领导您好，我是您此次西安之行的全程负责人，我叫*，非常荣幸我将全天候为您提供服务，我的手机号是13*。）10. 配发唐乐宫重要客户满意度调查表到每位外埠接待员手中，并告知在领导离开西安后要将本表交于接待组副组长1. 副组长2. 外埠领导接待员3. 司机组长（电话验收）接待中期时间流程接待领导责任人验收人26日中午12：00车队由唐乐宫出发，每车配备一名导游，一名司机首长外埠领导组长组长26日下午18：00前1. 对应外埠接机接待员持接机牌及鲜花迎接领导2. 引导领导至停车处3. 车辆行驶途中向领导介绍西安及唐乐宫情况4. 先接到领导的接待员将领导送至西安宾馆相应房间，安排领导休息并告知相关资料布放位置5. 回接待员休息处向副组长报告接待情况首长外埠领导首长外埠领导1. 首长接待员2. 外埠领导接待员副组长26日下午17：50豪华大巴停靠西安宾馆主入口1. 副组长2. 司机组长26日下午18：001. 引导领导上豪华大巴2. 豪华大巴绕长安立交至唐乐宫3. 引导领导至唐乐宫主厅并安排落座4. 到工作区等待晚宴结束首长外埠领导1. 首长接待员2. 外埠领导接待员组长26日晚21：30豪华大巴停靠唐乐宫主入口1. 副组长2. 司机组长26日晚21：351. 引导领导上豪华大巴2. 豪华大巴绕草场坡十字至西宾3. 引导领导至对应房间主厅并安排休息首长外埠领导1. 首长接待员2. 外埠领导接待员组长27日早07：001. 所有（首长、外埠、本埠）接待员至西安宾馆大堂集合2. 副组长重述27日活动流程副组长组长27日早07：251. 所有接待员向对应领导发送提醒短息“尊敬的*领导，您早，文化的高度从唐乐宫20年看中国旅游的发展高端论坛将在今早8：30准时开始，我是您的全程接待员*，我的电话是13*，如果您有什么需要，您可以随时通知我”2. 豪华大巴停靠西安宾馆主入口1. 首长接待员2. 外埠领导接待员3. 司机组长27日早07：30首长接待员、外埠领导接待员引导领导上豪华大巴豪华大巴绕长安立交至唐乐宫引导领导至唐乐宫3楼宴会厅并安排就坐到工作区等待午宴结束首长外埠领导1. 首长接待员2. 外埠领导接待员组长本埠领导接待员至唐乐宫门厅待命由车辆停靠为引导本埠领导至唐乐宫3楼宴会厅并安排就坐到工作区等待午宴结束本埠领导本埠接待员副组长27日早11：30引导领导至唐乐宫中餐厅首长外埠领导本埠领导接待后期时间流程接待领导责任人验收人27日下午13：006辆奥迪A6停靠在唐乐宫主入口1. 副组长2. 司机组长27日下午18：00前1. 引导领导至奥迪A62. 绕草场坡十字回西安宾馆，车辆停放在停车场3. 引导领导回下榻房间4. 等领导收拾行李5. 引导领导至相应车辆6. 送至机场7. 向领导道别并请领导填写唐乐宫重要客户满意度调查表8. 回唐乐宫向副组长述职9. 上交唐乐宫重要客户满意度调查表首长外埠领导1. 首长接待员2. 外埠领导接待员副组长27日晚21：00前工作总结会所有接待员司机组长副组长三、接待工作重点事项时间事项责任人验收人26日早09：00前1. 6辆奥迪汽车侧门需张贴唐乐宫标志车贴2. 豪华大巴侧门需张贴唐乐宫标志车贴3. 接待环境最后确认（唐乐宫会场布置、西宾正门欢迎横幅）副组长组长外埠领导下榻房间显眼位置布放宣传资料（光碟、陕西日报、会议议程、唐乐宫资料、接待手册）副组长副组长25日下午18：00前购买到位，26日早09：00前领导房间布放到位1. 张希钦局长下榻房间需上好普洱茶200克、中华香烟2包2. 魏小安会长下榻房间需上好铁观音200克、白色万宝路香烟2包3. 其他外埠领导均标准配备上好铁观音200克、中华香烟2包副组长副组长附件： 唐乐宫重要客户满意度调查表非常感谢您对西安及唐乐宫给予的大力支持，为了完善我们的各项服务，提高客户的满意度，烦请填写此客户服务调查表，我们将在日后的服务中进行改进。谢谢您的帮助！请按