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办公室章程闽江学院软件学院社团联合会 办公室第一章 总 则 闽江学院软件学院学生社团联合会办公室是社联主席团下属部门，由原来的社联办公室和社联财务人员改革合并而成的。负责社联的调研工作，协调社联各部门、社团工作，加强部门、社团及各院校间联系；负责全院各类学生社团的注册、管理工作；负责学生社团联合会的人事档案管理工作和各社团档案管理；负责起草社联各项工作活动汇报；对每次社团联席会议、干事大会、各社团中大型会议等进行会议情况的登记及其办公室日常值班；配合督察部对社团开展的大型活动进行参与和监督,处理各社团的活动申请、审核工作及社团的考核、评优等工作；负责学生社团联合会财务管理；负责全院各大学生社团的财务清理和检查工作；并监督各学生社团的财务支出和活动开展情况。第二章 组织机构设主任一名，副主任两名，干事若干名。第三章 工作职责一、负责起草社联各项工作活动汇报（活动策划、总结，以及现场记录）；二、负责社联相关重要档案的管理工作，及时收取社团活动策划、总结、日常活动记录及部门、社团章程等重要文档；三、负责联系会议、干事大会及部门、社团中大型会议的记录工作及考勤。协助主席健全社联各项规章制度；四、负责社联的调研工作，协调社联各部门工作，加强部门间及各院校间联系；五、负责协助主席团完成社联日常工作；六、负责社联办公室值班安排及考勤，处理日常事务登记；七、贯彻院社联工作方针政策，协调主席团督促各部门履行职责；八、负责院社联、校团委、社联主席团紧急事务及重要文件的下达；九、定期向社联主席汇报有关工作，及时向各部处传达主席团的有关工作部署；十、负责社联整体活动教室申请、大型活动申请手续；十一、参与社联的宣传工作，坚决维护学生会形象并监督干部形象；第四章 办公室成员权利及义务一、主任的权利与义务（1）主任是办公室的主要负责人，统筹安排部门各个阶段性的总体工作，制定办公室学期总体工作计划，并进行合理分工，对部门内一切重大事情负最终责任；（2）主任有权利招聘、任免干事；（3）主任对内全面主持本部的日常工作，向外代表办公室参加各种相关会议，行使职权；（4）主任拥有本部门的最终决定权，并对本部门一切重大事件负最终责任。二、副主任的权利与义务（1）副主任必须协助部长做好日常工作，配合监督并负责部门内部的考核工作。（2）副主任有组织策划开展大型活动的权利；（3）副主任有协助部长开展活动以及协调活动的义务；（4）副主任有日常管理好日常财务，并做好相关账目的义务；（5）主任不在时，副主任行使主任权力，主持办公室的全面工作；（6）两名副主任各司其职。一名负责主管财务，一名负责协助主任管理日常事务及工作的分配。账本由相关副主任掌管，主任监督。三、干事权力及义务： （1）做好日常工作，值班工作，以及部门正常的各项工作； （2）认真及时地完成分配的工作，在活动时发挥创新意识； （3）团结互助，注重团队协作精神； （4）始终保持着对工作的热情；工作态度要求良好，做到心平气和，耐心周到，友好待人； （5）干事要严于律己，遵守社联的管理制度，互助共勉，在履行职责时，不与同学发生冲突，要正确处理发生的意外情况，树立办公室良好的形象和声誉；（6）不得以权谋私，不得以办公室或社联的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退；（7）干事有参加相关会议，参加社联各项活动及提议工作方案，讨论工作计划的权利；（8）干事应不断提高自己学习，工作，生活等各方面的综合素质。（9）部门内各项人事竞选的选举权和被选举权（10）干事有权对本部门的各项工作提出批评、建议和要求第五章 部门制度为了办公室自身管理及更好的完成各项工作，同时也更好的发展社联，特制定以下管理制度。一、人事制度1、具体指导下工作；协助主席团及各部部长处理社联的日常事务并管理社联的日常工作；2、在各部举行活动后要及时督促其上交活动总结，并对各部资料进行分类整理，方便以后资料的调用；3、定期举行例会，公布下一时间段内的工作内容，并明确自己的工作，按时完成，做到分工明确，责任到人；4、在每学期开始前要对下个学期的工作有一个明确的目标，并在工作过程中及时总结工作方法和经验，对已完成的工作进行阶段性总结；二、会议制度1、会议主要包括部门例会和民主生活会；2、会议时间:办公室例会每两周一次,逢隔周五进行;民主生活会每月一次并进行部门总结,具体时间由部门成员商议决定.如遇特殊情况由主任做相关变动决定；3、根据实际工作需要召开工作会议，办公室成员应准时参加例会，有事不能出席会议的要做好请假工作，会前由一位指定的干事登记本次例会的出勤况； 4、办公室成员应遵守例会纪律，参加例会时须注意仪容仪表，严令禁止穿拖鞋、背心及尺度过大的奇装异服。会议过程中不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的工作顺利进行，会上保持手机震动、静音或关机；5、干事应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决；6、没有特殊情况要求办公室成员按时到场参加会议，如有特殊情况，需在会前及时向主任或副主任说明情况，请假应有正当理由，事后明确会议内容。未履行请假制度将做缺席处理；具体参考干事考核标准；7、在每次开会或举行活动之前，办公室至少有一人提前十分钟到会场负责签到，以保证会议准时召开；8、例会的考勤将作为干事考核的一大标准。三、值班制度1、办公室值班人员为各部门一天两个，有需要时可作调整；时间：每天的晚上7:00-8:30；地点：社团联合会办公室；部门值班人员应按时值班，并在值班本上登记；2、值班人员到办公室后，应先检查办公室的卫生情况，如不干净应及时打扫； 3、值班期间严格遵照值班注意事项，不得在办公室内大声喧哗，参与吸烟、赌博等违纪事项。做好值班情况登记，及时反馈当晚值班情况。不得在值班时间擅自离岗；4、值班人员对进入办公室的社团成员应礼貌待人，态度平和，维护社联形象；5、办公室内存放各社团档案的铁柜无纸屑、口香糖、墨汁痕迹及其他各种不卫生物品，各社团档案摆放整齐；值班人员未经许可，不可随便动用文档。保管好共有财产，如值班过程中因值班人员的疏忽造成的财产损失应由值班人员负责； 6、值班人员结束值班后，应对在值班期间产生的垃圾做到清理，禁止将垃圾放入办公桌抽屉，一经发现，将严肃处理；拖把、扫帚等打扫工具应放在指定的位置摆放整齐，办公室内铁柜内物品摆放整齐； 7、离开办公室前，应检查电器是否关闭，并关好、锁好门窗。 四、请假制度.为规范本系统的成员管理制度,严格部门成员的请假手续,根据本系统的具体情况,规定如下:1、必须遵循事前请假的原则,事后补假均无效,视为无故缺勤.特殊情况除外；2、请假手续:副主任请假须向主任提前一天递交请假条,经批准方可；干事请假报相关部门负责人, 应提前一天递交请假条,经批准方可；联席会议上，各部长会长请假应须向办公室主任提前一天递交请假条,经批准方可；副主任、干事必须主动事前找好同级人员代班,不得延误相关工作. 3、因紧急情况不能亲自办理请假手续者,须请相关人员凭有关证明代为请假；4、凡未经请假擅自缺勤或无故不到岗者,均以旷工论处.依据相关考核条例予以处分,并在部门例会上予以批评；5、假后应主动找部门相关成员了解各项工作情况。五、学生社团的财务管理制度1、闽江学院学生社团财产归学校所有，学生社团的经费必须用于章程规定的业务范围和社团事业的发展，任何个人、集体不得侵占、私分或挪用学生社团的财产。学生社团终止时，其财产由学生社团联合会负责处理；2、学生社团应设立经费收支账目，并由专门人员负责，社团负责人原则上不能兼任财务人员，不能干涉财务人员工作，各个社团应该制定一个科学、透明的财务制度及报销制度；3、社团每学年年初一律按照每年本社团会员费总额的30上交院社团联合会，作为社联的管理运作、大型活动的筹备、材料的印刷、会员证制作、社团的奖励、优秀社团的扶持等相关费用。院社联将返还10%给未设立分会的理事单位，而返还20%给已设分会的理事单位，作为运作经费。其余70会员费留予社团作为运作经费。具体如下：统一纳新之后的两周内（具体时间另行通知），学生社团及各系理事单位负责人须将所收会员费及会员联（包括有效会员联、剩余空白会员联、以及作废会员联）净数交予院社联财务人员，各社团及系理事单位财务负责人应事先做好统计。系理事单位各社团上交30%，十三协会全部上交，其中70%用于社团内部的活动开支，由社办公室负责管理。4、社团财务人员应履行以下职责：（1）将资金来源、去向逐项登记清楚；（2）定期向社团成员汇报财务状况，并接受社团成员监督；（3）在学生社团更换负责人时，由社团联合会负责组织对其进行财务审计。并移交新一届社团负责人和财务负责人，监督其做好财务交接工作；（4）接受院学生社团联合会财务人员的工作检查，学期末社团经费决算需上交社联办公室备案。5、学生社团经费主要来源：（1）院主管部门的拨款或奖励院团委、各系（院）为鼓励社团开展形式多样的社团活动，活跃院园氛围，陶冶师生文化情操，有针对性地给予部分社团适当的拨款或奖励；（2）社团会员费学生社团在招收会员时，可向会员收取一定的会费。收费标准：收费只能以年度为单位收取，一般定于每学年初，每人会费为10元；注：收费必须使用院社联的统一发放的会员联；纳新时院社联可派人进行监督检查。纳新完后，各社团负责人将会员联、会费交于社联办公室。会员名单上交社联办公室并领取会员证。学生社团在办理培训班时，不得向学员收取任何费用。如有违反上述规定的，均视为违纪行为，会员有权拒绝交纳会费，并向院社联投诉。 6、学生社团经费支出和使用：（1）各社团开展活动的开支；社团组织内部的组织管理开支及有关总结表彰活动开支；社团办公日常开支、内部培训、交流；（2） 经费使用前，必须先交工作计划和活动策划，坚持先审批后使用的原则。社团开展活动必须有前期的经费预算和后期的财务结算；社团每学期的工作计划和工作总结中必须有经费的安排。 （3）社团获得的赞助费应用于社团活动及发展，社团获得赞助应提前向院社联社团财务人员上交书面介绍及协议书，未经各系（院）团委等相关部门批准，各社团不得为赞助商进行任何宣传或商业活动。（4）社团活动结束后由社团财务负责人做好发票统计表，将发票与统计表统一拿到团委张薇老师处审批签字，而后拿到院社联财务人员报销；（5）发票必须为正规、有效的发票，发票之间的编号不得相邻;（6）在发票背面须用黑色水笔注明社团名称、活动项目、经手人姓名、财务负责人（或证明人）姓名，由团委张薇老师审核、签名后方可报销； （7）单张发票不能超过400元，否则不予报销（定额发票除外）；（8）发票提交社团联合会时须列出详细的支出条款；注：社联及各社团在每学期结束时对该学期的财务收支情况进行总结，以书面形式如实向院团委、院社联上报，并对外公布，接受全院师生监督。7、 社会赞助费用的管理和使用：（1）社团联合会积极为各社团争取校外资源提供一切便利。社团在争取校外资源时，必须遵守国家法律、法规及我校的相关条例。（2）有赞助的活动该社团负责人须向院社联反映,并与社团挂靠单位老师进行商讨。各社团不得与赞助商进行纯商业性经营活动。（3）在社团与企事业单位签定协议之前，应向社团联合会提供活动策划书和赞助协议及所获得的赞助情况。（4）社团取得的社会赞助，除去个人抽成外，应及时、悉数交由社团联合会财务人员转入社团的经费，作为活动的经费。对于赞助的剩余部分，作为社团的经费统一管理和支配。（5）社团取得的社会赞助，是社团公共财产的一部分，任何人不得侵占、私分或挪为私用。一经发现，社团联合会将取消该社团评优资格、对该社团财务进行 全面的审查，并对有关人员进行严肃处理。（6）社团经费开支的票据须有协会会长的签字方可报销。需社团联合会报销的须有指导老师的签字方可在社团联合会办公室报销；（7）经费结余自动转入下一会计年度。8、主席团按规定对社联、社团实行财务督察，对不真实、不合法的原始凭证不予受理并交由办公室处理，对记录与实物、款项不符的应当按照有关规定进行处理；每个月主席团成员都应查看财务账本并签字确认。9、主席团对社联、社团的财务实行统筹管理、督察与指导。资金（包括学院拨款、活动收入、商业机构赞助及其他组织资助等）的支出大于200元人民币的最终由主席审批。对500元以上的经费支出须由院团委审批拨款；10、办公室的经费管理应做到收支记账，账目清楚，并保留原始凭证。社团联合会主席团将定期进行账目审计。学生社团应有本社团专门的财务账本和财务负责人,并做好财务登记管理.对于学生社团账目混乱不清者，将责令其进行财务整顿，并对当事人给予批评教育或纪律处分。社团整顿期间取消其一切活动资格；11、各部门日常支出以及活动支出一律凭报销凭证（发票或收据）统一到办公室报销，凭证应写清明细即具体写明所买物品，需有税务局、销售单位的印章（如是由非销售单位代开发票，还需有代开发票的单位的印章）。报销时发票背面应注明用途、日期，并且必须要有该经费的经手人、证明人（或者是部长）的签字，否则不给予报销。第六章 成员考核制度 本部门制度本着对所有部门成员公平的原则制定，每位成员的初始分数为满分100分，按下面条例执行各项分数加减，由部门专门人员负责记录。本分数的最终所得为学期末综合测评、学年末推优推先的主要评判标准。(1)无故缺席会议，每一次 减0.02分。(2)无故缺席值班，每一次 减0.02分。(3)无故缺席部门的活动，每一次 减0.03分。(4)在活动中没按安排工作，造成事故者 减0.01分。(5)本学期会议、值班、活动考勤一项全勤者 加0.03分。(6)在机构完善方面有突出贡献者 加0.04分。(7)在外校联合方面有突出贡献者 加0.03分。(8)其他的一些没有详述的违反本章程或违纪违规按情节性质减分。第七章 辞退、退出与弹劾 为了保证本部门的更好、更全面的发展，对于一些表现恶劣或不能正常工作的成员进行辞退与退出事项遵循以下条款。辞退：(1)在活动中由于不正常操作造成人员财产等损失者。(2)未经过部长同意的随意以本机构本部门的名义为提供自己方便者。(3)对于不能胜任本职工作，且经帮助仍不见效的学生干部，则予以劝退。退出：允许成员由于个人、家庭等原因不能继续本部门工作时，可以提出退出。同时也可进行职位保留，待可以继续本部门工作时继续工作。弹劾：对于不能胜任本职工作，且经帮助仍不见效的学生干部，部门成员有权要求弹劾其，弹劾要求：3/5以上部门成员同意弹劾，1/5以下部门成员反对弹劾。第八章 活动第一条 策划与提出 本部门的成员都有策划和提出的权利，是否实行由部门会议决策，其中部长拥有最高决策权。第二条 实行与运作 本部门成员都有义务共同完成，时间、条件允许情况下不能推托、无故缺席。第三条 在活动的实行过程中，要求部门成员严格遵守以下条款：1、务必严格遵守国家及地方各相关法律法规。2、务必严格遵守学校的各项规定及社团联合会的各项规定。3、工作人员必须听从负责人的指挥和安排。4、始终把活动的安全放在第一位，活动之中必须要组织一个专门负责安全机构。5、不能做出任何有损本部门名誉的行为，用最大的热情面对活动参与者。6、其他事项遵循成员考核制度。第九章 档案管理制度 为使学生会档案管理规范化，对社联各种文字材料实行科学有效的管理，形成一定的历史资料，为今后的社联工作提供必要的依据和经验、教训，特制定社联档案管理制度； 1、社联办公室负责档案管理工作，对社联的文件、会议记录活动资料、报刊及其他形式的材料进行分类、归档并实施有效的管理；对各项工作进行综合总结； 2、社联各职能部门各学期初必须递交一份本部工作计划，并归入社联档案；任期届满时须递交一份工作总结，介绍任职期间的工作内容、计划落实情况及经验教训，并归入社联档案； 4、社联各职能部门举行活动,应将策划交主席团审核，并将相关资料（包括提案、策划、财务预算、活动安排、学生活动宣传资料、活动参与者及活动结果等，重要