公司办公室规章制度(1116).doc

学 生 会办公室章程第一章 总则为了进一步加强对厦门大学嘉庚学院学生会办公室工作的规范化、制度化，以提高工作效率，传承工作方式及部门文化增强成员凝聚力和归属感，特制定厦门大学嘉庚学院学生会办公室规章制度。第二章 成员守则第一条 学生会办公室作为厦门大学嘉庚学院学生会的内务部门，在整个学生会当中起着纽带作用。其内设有一名主任，三名副主任。其中主任负责统筹领导学生会办公室工作及办公室日常值班工作；一名副主任具体负责学生会失物招领、部门网络化办公的规划，大型讲座后勤以及活动申报；一名副主任负责学生会财务管理、学生会档案管理；另一名副主任负责固定资产管理及横幅、灯布管理。四名干部由院学工部及院学生会主席团直接领导，应积极配合上级工作，服从工作安排，认真负责，及时高效完成工作任务。第二条 学生会办公室设有45名部员。部员负责日常值班，以及学生会的其它相关事务工作。学生会办公室部员由学生会办公室主任及副主任直接领导，应积极配合院学工部和学生会主席团的工作，服从上级工作安排，认真负责，及时高效完成工作任务。 第三条 学生会办公室成员的行为准则：服从上级的工作安排，认真负责，积极及时高效地完成工作任务；朴实肯干，敢于创新；尊重师长，礼貌待人；同事间互相学习，互相尊重，积极配合，共创一个团结的大家庭。第三章 值班制度第一条 日常值班以两人为一组（通常为一男一女）。根据部员课程设置编制值班安排表，部员应安表准时出勤值班。（上班时间需要佩戴工作证）第二条 值班地点：中区办公室：学生活动中心128室 南区办公室：南光1#架空层玻璃房第三条 值班时间 内部：中午 12：15-13：45 晚上 19：00-21：00对外：中午 12：30-13：30 晚上 19：30-20：30其中，对外值班开始前、后的时间分别为第一、二次巡视时间。第四条 值班流程：第一次巡视与检查：值班人员要在内部值班时间段做好巡视工作（带好笔纸以便记录巡视信息），值班人员需在对外值班时间之前到达办公室，做好对外值班的准备工作巡视中的工作有以下三项： （1）根据批条信息，撤掉已过期海报。 （2）登记宣传栏空栏编号，食堂海报板数量，记录于值班记录本上。 （3）根据批条信息检查横幅灯布是否过期，过期的要把其申请人电话记录下来，回到办公室及时电话通知申请人撤除。 （4）内部时间期间不对外受理任何业务。 （5）失物招领待定2、正式值班：巡视完毕后，于对外值班时间结束前回到办公室，在整理和发送好网上预订活动的信息后开始接受灯布、海报、通知的张贴申请和活动申报、资产借用的申请。灯布、海报、通知、活动申报及资产借用的审批流程：（1）内容审核：接受灯布、海报、通知申请时，注意审查以下几点。A、灯布、海报、通知是否具有商业性质（包括商家地址、联系方式等），有则不予张贴。B、各系学生会通知是否使用厦门大学嘉庚学院通知统一模板，没有则不予张贴。C、如为社团灯布、海报、通知，则要求社联值班人员先行批准。D、所张贴海报是否符合固定规格（100cm *80cm），不符合则不予张贴。（详见厦门大学嘉庚学院海报通知横幅管理条例）（2）灯布：填写横幅及灯布使用申请单（一式两份，一份贴于所悬挂横幅或灯布上，另一份与当周其他申请单装订在一起），指定灯布悬挂位置，申请单贴于灯布右下角，登记悬挂人姓名及联系方式。记录于值班记录上。 海报：发放海报批条，指定海报张贴位置，批条贴于海报右下角。记录于值班记录上（且注明张贴位置、张数）。 通知：粘贴通知批条，批条贴于通知有下角并负责在对外时间结束后张贴通知。记录于值班记录上。 活动申报：符合以下情况之一者必须申报：1. 活动范围为跨校区、全校区、全院、跨系（即两个或两个以上的系）的大型活动 2. 活动总资金大于或等于1000元的大型活动。3 若活动符合申报条件，其活动承办方须于活动正式开始的一周之前将活动资料交至院学生会办公室并填写相应表格进行备案。活动资料包括活动申请表、活动的策划书、举办活动的时间、活动经费、赞助情况、涉及的活动范围、所需要的宣传方式等。 资产借用：填写资产借用批准表格及资产借用登记簿，资产借用批准表格贴于所借物品之上。 失物招领：填写失物招领登记册，办理认领招领手续，把当天更新的失物招领信息发送到网站管理员邮箱。3、第二次巡视与检查：对外值班结束后，整理好办公物品，打扫办公室卫生。进行第二次巡视。巡视中的工作有以下三项：（1）检查本次值班中所批海报是否按要求张贴。未按要求张贴者撤掉卷好将其放在相应的宣传栏下方，并作好记录，在下一次值班人员值班前转告知。（因没有张贴好的海报而被撤除或丢失的办公室概不负责）（2）整理食堂门口的海报板，使之摆放整齐。（3）检查本次值班中所批灯布是否按要求悬挂。未按要求悬挂者撤掉拿回办公室，并在值班记录上做相应登记。（4）按指定区域张贴通知。巡视完以后可以直接下班（第二次巡视的突发信息务必要在下一次值班人员值班前转告知）.【详见厦门大学嘉庚学院通知海报横幅灯布管理条例、厦门大学嘉庚学院学生会资产借用管理条例、厦门大学嘉庚学院学生活动申报制度、厦门大学嘉庚学院失物招领策划书（主要参见学生会的管理条例）】第四章 会议制度第一条 学生会办公室召开例会时，各部员必须准时到场，将不定期进行抽查点名，并列入考勤，原则上不予缺席，有事请假须提前半个工作日（突发情况除外），得到批准后才可不到场，但是会后必须向其他与会者了解例会的重要事项。第二条 与会人员应保持积极的态度参与到会议中，对学生会的工作提出自己的看法和建设性建议，对于上级布置的工作任务，应该认真接受对待。第三条 各与会成员必须遵守例会秩序，不得在会场内喧哗、交头接耳或做其他与会议无关的事情，文明开会。对手机等通讯工具必须进行关机或消音处理，不得在会议期间进出会场，影响会议进行。确保会议严肃性，提高会议效率。第四条 例会需指定人员做好会议记录。第五章 学生会档案管理第一条 学生会档案分类为:会议记录,人事档案,考核记录,财务档案以及各部工作的计划总结、活动记录及工作费用报销凭证等(有关档案都将据此分类)。由学生会办公室负责整理和归档。第二条 档案管理工作统一由学生会办公室负责，并对学生会所有文件进行分类、整理、归档，并及时对各项工作进行总结，在例会上汇报情况。听取各部的意见和建议，及时总结经验,确保学生会的工作顺利进行。第三条 学期初学生会办公室负责收集学生会各部门详细的学年工作计划。对日常各部门组织的活动要做好记录和资料收集，学期末学生会办公室负责收集学生会各部门详细的学年工作总结。第四条 学生会各部门在组织活动结束后一周之内，学生会办公室负责书面活动的策划书，活动记录，活动照片录像，活动经费报销凭证的收集整理。另外，学生会办公室负责收集学生会宣传部关于该部门活动的相关报道新闻稿，一并分类归档。办公室将其送交学生会网络部进行电子形式的建档。第六章 学生会固定资产管理第一条 学生会资产包括院学生会固定资产、学生会流动资产、学生会无形资产。第二条 学生会所有资产统一由学生会主席团负责，由学生会办公室管理。第三条 学生会办公室须加强对学生会固定资产的管理。每个学期初学生会办公室要对学生会的固定资产进行彻底的核查，列出详细的学生会固定资产清单，并在学期初第一次学生会部长级会议上向学生会所有部门作书面报告。书面报告应做好备案。学年中的每个月底学生会办公室都要对学生会固定资产进行核查，以确保学生会固定资产的完整，避免学生会资产流失。每个学期末学生会办公室要对学生会固定资产进行彻底的核查，并在学期末的最后一次学生会部长级会议上向学生会所有部门做出书面报告，书面报告应做好备案。特别是要做好学生会换届交接工作。对于学生会固定资产遗失或损坏，学生会办公室应查明原因，追究相关责任人的责任。另外，固定资产的申请购买由学生会办公室负责列出详细物品清单并做出书面策划，经过学生会主席团审批后递交院学工部批准。第四条 其他组织或个人需要借用学生会固定资产的必须向学生会办公室提出申请，经过学生会办公室批准并使用专门的借用条后方可。借用方必须在借用期限到期前将学生会固定资产归还学生会办公室。若出现损坏、丢失或到期未归还的现象，将根据相关规定对相关责任单位（人）追究相应责任。第五条 学生会各部门应配合学生会办公室做好学生会流动资产的管理工作。学年中的每个月底学生会各部门都应列出本部门详细的收支状况，并交由学生会办公室备案。学生会各部门应在每学期末对部门流动资产做彻底的核查，特别是做好学生会部门换届交接工作。第六条 学生会无形资产包括：学生会名称、名义、会徽、会旗等。任何部门和个人未经学生会主席团的审批，严禁一切擅自以“厦门大学嘉庚学院学生会”名义开展的任何活动。一经发现，学生会将采取相关措施勒令活动停止、取消，并对违规的部门和个人进行相关的惩处。以其他任何形式侵犯厦门大学嘉庚学院学生会（正当）权利的行为，对于在校生可根据厦门大学嘉庚学院学生违纪处分管理规定进行相关处罚。另外本学生会有权力在法律允许的范围内做出解释和采取措施。第七条 资产赔偿办法。如果出现物品损坏的，（物品不能正常使用或搬运即视为财产损坏）。由学生会办公室负责调查找出造成财产损失的责任人。根据财产的具体损坏程度，相关责任人应在一定期限内照价赔偿。赔偿资金用于修缮破损物，添置新物。第八条 各组织自备板可暂时存放在值班室，领用必须出示工作证或学生证等相关证件，学生会对所存放资产不负任何责任。第九条 发生资产迟还、未经审批占用及资产损坏等违规情况，由学生会办公室处罚小组根据处罚细则做出处罚，借用单位承担相应责任接受处罚。第十条 各区资产摆放数量上限规定：展板：南区食堂15块，中区食堂10块，公一、人文、经管均为3块，主三报告厅门口只对得到报告厅使用许可活动审批，审批时间为报告厅使用时间，不超过2块。活动用桌：南区食堂3张，中区食堂2张。【详见厦门大学嘉庚学院学生会资产借用管理条例和厦门大学嘉庚学院学生会办公室违规处罚细则】第七章 学生会财务管理制度厦门大学嘉庚学院学生会财务管理采用由学院学工部、团委领导，院学生会主席团负责，学生会办公室统一管理、备案的方式。1、预算管理（1）学期初，办公室负责收集学生会各部门学年的书面预算及备案，并统一上交学生会主席团审批。（2）各部门在举办大型活动之前45天，学生会办公室负责对大型活动策划书的备案。主要内容应包括：活动预算，活动场地，活动赞助商等。其中活动预算分为两种，一份为内部活动参考预算，该内部参考预算应按照实价单据表进行制订，并符合合理开支，回收利用的原则。另一份为外联赞助预算，该策划预算可包含部门活动资金（预算10）和个人奖励（预算5）。（3）预算策划在执行过程中一般不予调整，如部门活动计划有较大调整且对收支影响较大时，应以书面形式呈报办公室，由主席团商议决策，并积极协调。（4）活动如有赞助，预算申请时应提交与赞助方的签约合同，严禁虚假与舞弊。2、收入管理（1）学生会的收入包括学院划拨资金；校外赞助；专项活动收入；捐赠所得收入。（2）学生会所有收入统一由学生会主席团负责，由学生会办公室管理、备案。3、支出管理（1）学生会的支出包括学生会常规、日常用品支出；学生会大型活动支出。（2）学生会所有支出统一由学生会主席团负责，由学生会办公室管理、备案。（3）每个月20日前院学生会办公室相关财务负责副主任收集每个部门下个月所需的常规、日常用品支出详细清单，统一上交嘉庚学院学工部报批。逾期所报资金申请一律不批。（4）学生会各部门的常规、日常用品支出。每个部门必须在每个月20日前将该部门本月所需的常规、日常用品支出列出详细清单，以及整理该月活动产生的发票，背面写明活动、经办人等详细备注，交予院学生会办公室相关财务负责副主任，统一上交嘉庚学院学工部报批。逾期所报资金申请一律不批。（5）学生会各部门大型活动支出由相关学生会部门向学生会主席团提交书面策划书，经过学生会主席团协商审批后，由学生会办公室备案后将相关资金分发到所需部门。4、具体的活动走帐流程：（1）部门将内部参考预算交给学生会办公室，由学生会办公室负责根据实价单据表进行核实。（2）学生会核实后讲内部参考预算上交学生会主席团。（3）主席团审批通过后，报交嘉庚学院学工部审批。（4）院学工部审批同意后，由学生会外联部负责将内部参考预算修改制作为外联赞助预算，并交由学生会办公室备案。（5）部门活动开始时，向学生会办公室领取活动资金。另外，学生会办公室将预留15的赞助资金。活动结束后其中10的赞助资金将付给赞助取得部门，5的赞助