采购人员操作流程.doc

采购一般操作流程一、 目的规范公司采购环节，节省开支，保障采购工作正规、流程化特制定此制度。二、 工作流程（一） 采购原则1.采购规范化、流程化、制度化。2.综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。3.打样、签订合同、付款手续完整化。（二）采购申请1.一般采购：询价报价-需求部门(研发部）1） 询价需以邮件或者图稿的形式提供给采购人员，并注明询价产品的要求，包括但不限制于尺寸、材质、工艺、数量等。2） 报价采购跟踪报价供应商报价采购签字总经理确认签字交财务部3）打样-需求部门（研发部）需出打样单或电子图稿，并对图稿文字、尺寸材质及图片确认签字，并在打样单上注明需要样品的时间、数量及要求，并由部门经理签字确认。4）合同-需求部门（销售部）需出采购单，采购单需注明采购数量、交货日期、图稿，制单人签字并由部门经理签字确认-财务部门签字确认-总经理签字确认采购整理合同。2.大货采购：以签合同方式：采购人员整理采购合同财务人员初审总经理助理终审出纳盖章 以下订单方式：采购人员整理订单市场部总监签字财务人员审核总经理审批3.紧急采购，由需求部门注明“紧急采购”字样，采购部门根据需求部门的要求与工厂协商，尽量保障交货期，但是风险采购部门需及时反馈，如质量，交货期等。4.终止采购，需求部门需持部门经理签字的终止通知，立即通知采购部门终止采购计划，采购部门接到通知应立即通知工厂终止，产生损失的，采购部门立即联系工厂交涉，双方协商进行后续处理。（三）采购单据1. 报价单：供应商给出产品的具体报价信息，由采购员跟踪报价签字。报价单是打样单、采购合同审核、财务付款的依据。2. 图稿：需报价产品的信息，打样与采购的依据，由研发部负责设计师出具。3. 打样确认单：报价、打样、采购的依据，由采购人员出具并跟踪签字确认。4.采购合同：大货采购、财务付款的依据。由采购人员整理，财务人员初审，总经理助理终审。由采购人员跟踪合同签定与执行、付款、发票等事项。已签定的合同由财务人员保管并存档。5.采购终止单：由相关负责人出具，终止采购、终止采购产生损失财务付款的依据。(四)采购员的职责1. 建立供应商资料、价格、图稿档案；2. 供应商管理，供应商评审；3. 询价、比价、打样；4. 采购合同的签订；5. 管理货品物流及验收入库（实际应归物流）；6. 付款；7. 不良品的退换货；8.发票事宜的协商与跟踪。（五）采购付款方式1.预付款：一般新合作的供应商采取的方式，这种方式伴随风险，一般情况为预付款30%-50%，发货前付清余款。 安全预付方式：预付30%-50%货款，其余款项货到付清。2.货到付款：信誉好的合作，一般收到货以后验收合格后付款。3.月结：针对大规模、长期信誉好的合作，一般为每月月初对账，月中结算上一个月的货款。（六）付款流程由采购人员跟踪付款1.（打样费预付）申请人携各流程签好字的打样单、报价单、合同等填写付款申请，由财务人员审核，总经理审批，出纳付款。2.（合同预付）申请人携各流程签好字的采购申请、报价单及合同填写付款申请，财务人员审核，总经理审批，出纳付款。3.（货到付款）申请人携各流程签好字的采购申请、报价单、合同及入库单填写付款申请，财务人员审核，总经理审批，出纳付款。4.（月结）签订长期合同，单次采购以订单为准，下订单流程同合同签订流程，申请人携各流程签好字的报价单、订单、入库单填写付款申请，由财务人员审核，总经理审批，出纳付款。七、采购流程图：询价，采购定单审批流程需求部门提供邮件或图稿/打样单及图稿/采购申请需求部门提交需求：询价比价/打样采购报价反馈/安排打样 /安排生产 （一 份） 打样单及合同/报价单合同或报价单订单财务审核合同 实施采购并保证交货期 预付付款/货到