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档案知识简报青岛远洋船员学院档案室 2010-第003期（总第024期）档案工作动态 4月6日，学院召开2010年档案工作会，各部门分管档案工作的负责人及兼职档案员参加，院长高玉德出席并讲话，院办主任姜仕倩主持会议。高院长要求全体档案员认真学习刘义权同志先进事迹，并就学院档案工作，提出五点要求：一要提高档案服务能力，全方位服务学院改革发展需要，要实施跟踪服务，及时跟进胶南新校区建设项目及职工住宅楼建设项目，指导项目建设单位加强档案建设与管理；二要加强档案业务建设，建立健全学院档案管理工作制度，使学院档案管理工作有法可依，有章可循；三要强化管理措施，确保档案安全，加强内部和计算机网络信息系统安全管理，杜绝档案安全管理事故发生；四要强化档案资源建设，采用新的信息管理技术，不断提高档案的管理水平，增强档案信息开发能力；五要提高档案管理队伍素质，增强创新意识，不断推进学院档案工作取得新的成绩。 4月14日，学院全体专兼职档案员在第一会议室参加了国资委组织召开的中央企业档案工作视频会，副院长周明顺出席。与会人员认真收听收看了国家电网等四家中央企业档案管理经验交流、国家档案局杨东权局长关于中央企业如何做好档案工作的讲话以及国资委副主任李伟的讲话。李伟在讲话中对中央企业档案工作提出七点要求：做好档案工作必须要任务到位、责任到位、机构到位和投入到位；加强档案基础建设；加强档案业务管理；加强档案信息化建设；加强档案信息资源的利用开发水平；加强档案工作队伍建设；提升档案工作管理水平。学院将按照国资委和中远集团的要求，进一步学习领会会议精神，力争在档案制度建设、信息化建设、兼职档案员培训、提高档案管理水平等方面实现新的突破。学院档案室根据档案会议精神，实施跟踪服务，及时跟进职工住宅楼建设项目，与基建部门及时沟通，掌握职工住宅楼的第一手资料。根据山东省教育厅、山东省档案局关于对高等学校档案管理办法贯彻落实情况进行检查的通知，档案室正按照要求，牵头组织迎检材料、撰写自查报告。 2010年的归档工作已经开始，档案室将按照下发的2010年归档范围及收发文目录来对各部门移交的档案进行归档率的考核。档案知识知多少档案是人的主观意识的产物 什么是档案，一般人很难说清楚，中外档案学者对档案的内涵与外延从不同的角度进行了深入的分析，给出了许多定义，但至今，尚未有一个定义被大家所普遍接受。这现象与文化的研究有着诸多相似之处。为什么时候会出现这种状况呢？是因为档案与人的主观意识有着极大的关系。一旦涉及人的主观意识，要想取得一致的认识，就会存在许多的困难。 档案不是一种自然物，而是人类社会发展一定时期后创造出来的事物，是人类的创造物。同人类社会的许多其它工具一样，档案是人类为延伸和拓展自身的记忆功能而创造出来的记忆工具。档案的出现克服了人的生物记忆的容量、保真、传播、集中等诸多缺陷，构成为一种社会的记忆系统。与其它的人类创造物不同，档案并非是一种新的物质产品，而是通过将现实生活中产生的原始记录材料进行选择留存下来的，并被赋予新的职能而转化过来的，而这些被视作“档案”的创造物，在转变的过程中其物质外观上并没有发生任何变化，而使之发生变化的是人们的主观意识档案意识。档案意识包括对原始记录材料的选择、鉴定、控制，以及档案利用的设计。正是这种特性，使得许多档案学者也在档案理性认识信手拈来关系上纠缠不清。档案是对社会信息系统的一种控制机制。因此，我们从根上来判断，档案的形成过程中发生决定性作用的是人们的主观意识。 在人类社会之初，形成档案的主观意识很单纯，主要是为了提升人的记忆功能，完成文化积累，并实现社会共享。但当档案构成一种社会资源之后，对社会生活的影响越来越大，逐渐被社会中的强势者所控制，成为一种垄断资源而掌控社会的话语权，成为了维护自身利益的重要工具，如同社会的其它财富一样，档案的留存和供给方式也形成了分配与再分配的利益权衡的格局。由于档案与利益发生联系，档案的意识便会因体制、意识形态、文化习俗等社会因素的影响而有不同的内涵，在对档案的判定上也会有不同的标准，正是这些原因使档案的定义变得难以琢磨。同时，档案在发展的过程中，也被不断地赋予新的社会功能，这种动态发展演变的态势，使得档案的内涵难以确认。 我们提出“档案是人的主观意识的的产物”的观点的理论指导意义在于：第一，我们不能从物质外观的角度将档案与其前身（文件、照片、录像、录音等原始记录材料）混为一谈，档案在经过了人的主观意识之后，已形成为一种新的具有不同于其前身的社会职能的新事物，不能忽视这一本质差别。第二，我们在判断是否具有档案属性时，应该先考察是否具有有意留存、经过选择、集中保存并以备再次查考的档案意识，不能从地底下一挖出来的具有原始记忆意义的材料，便断定其为档案。第