档案移交进馆工作指南.doc

档案移交进馆工作指南一、档案接收工作流程移交准备移交办理移交手续移交准备：移交单位对应进馆档案对照本单位制定的文件材料归档范围和文书档案保管期限规定进行收集，做到应进馆各种门类、各种载体档案齐全完整。按照四川省文书立卷与案卷构成的一般要求、归档文件整理规则的要求进行规范整理，做到分类科学、合理并相对稳定，整理时要遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值、不同载体，便于保管和利用。整理工作可采取两种方式进行，一是自行整理，二是委托具有资质的档案服务中介机构进行整理（推荐机构：重庆世纪科怡科技发展有限公司遂宁分公司）。档案馆工作人员到移交单位审核验收，审核合格后出具档案质量检查认定书。移交：审核合格后移交单位与档案馆联系，确定移交时间，自行将应移交档案及案卷级、文件级著录和电子档案备份数据光盘、案卷目录、归档文件目录、全宗卷及有关资料移交进档案馆。办理移交手续：档案馆工作人员按案卷目录、归档文件目录清点移交的实体档案，审验备份数据后，填制接收文据，双方签字盖章办理移交手续。注：1.移交方式逐年滚动移交方式。从2011年开始，市直国有档案移交、接收工作采取逐年滚动移交的方式进行。2011年移交2003年形成的档案，2012年移交2004年形成的档案，以此类推。“双移交”方式。档案移交时，纸质档案与该纸质档案的电子档案一并移交。2.移交时间每年10月底前全面完成对应交年度文书档案的移交接收工作，其它门类和载体的档案从其相关规定。3.数字化处理移交单位与纸质档案同版本的电子文件及机读目录要同时移交，没有形成或者原有电子文件及机读目录已经丢失要数字化处理后一并移交。数字化处理可采取两种方式进行，一是本单位自行处理，质量要求为：扫描类型为彩色；扫描的光学分辨率应达到200dpi； 扫描的图像应保存为jpg格式。二是委托具有资质的档案服务中介机构进行处理（推荐机构：重庆世纪科怡科技发展有限公司遂宁分公司）。4.移交地点。各移交单位在确保国家档案完整和安全的前提下，与市档案馆协商具体时间，自行把档案运送到遂宁市档案馆。（地点：河东新区东升路1号市档案馆）5.联系方式联系地址：遂宁市河东新区东升路1号联系部门：遂宁市档案局保管利用科联系人： 王强联系电话13980184665投诉电话政编码：629000网 址： /电子信箱：二、接收范围（一）建国后档案接收的范围：1.中共遂宁市委、市人大常委会、市人民政府、市政协、市纪委等机关及其工作部门和直属临时性单位所形成的具有永久、长期（或30年）保存价值的档案； 2.市总工会、共青团遂宁市市委、市妇联、市科协、市文联、市侨联、市工商联等人民团体形成的档案；3.市各民主党派机构形成的档案；4.已经撤销的遂宁市委、市人民政府直属工作部门及其所属单位形成的档案；5.市人民政府派出单位形成的属永久、长期（或30年）保存的档案；6.涉及全市民生工程如：婚姻、招工、知青、土地第二轮承包、林权改革、社保、医保等形成的档案。7.国有企业、事业单位形成的档案。8.遂宁市人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企事业单位。如：市交运局下属的海事局、公路管理处、运管处、收费中心，市文化局下属的文化馆、图书馆、市教委下属的各专门学校，市卫生局下属的各专科医院形成的属永久、长期（或30年）保存的档案；9.属于本市和上级主管部门双重领导的单位和在本市的中央、省属单位形成的反映地方某项事业或建设的可移交的档案； 10.经协商同意，收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案； 11.本行政区内重大活动、重要事件形成的档案；12.在本级人事管理权限内的被中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府授予英雄、模范称号的人物和社会各界知名人士在社会活动中形成的档案；13.市委组织部管理的干部和知名人士死亡后的人事档案。（二）专业档案收集的范围1.属永久保存的市属各机关的会计档案、审计档案、财务报告档案（主要指各级财政部门的业务报表）、纪检案件档案、司法诉讼档案、公证档案、商标档案、工商登记档案（指具有典型意义的已关闭或破产企业的登记档案）、勘界档案、地名（图）档案、环保档案（如环保规划、设计、监测、查处等活动形成的档案）。2.特殊载体档案，指反映本机关在职能活动中形成的具有保存价值的实物、照片、录音带、录像带、电子文件（光盘、硬磁盘）。3.各类普查档案（如工业普查、农业普查、人口普查、地名普查）。 （三）收集属于中华人民共和国成立以前本市革命历史档案及旧政权机关和其它单位形成的档案和资料。（四）收集有助于了解档案内容和立档单位历史，以及有助于了解各项工作的各种资料。1.上级和本市各机关编印出版或内部出版的各种文件汇编、资料汇编、统计资料及专业性刊物。2.本市各机关、团体、企事业单位编印的大事记、发展史、组织史、历史沿革、机关年鉴等。3.本市和所属各县（市、区）各种版本的县志、市志、乡土志以及反映本市风土人情的资料。4.本地区各种史料，如革命斗争史料、文史资料及族谱、家谱。5.以本地区事件为背景（或素材）的各种著述或文学创作。6.各级政府公报和主要报刊合订本。国家、省、市重点工程项目，获市级以上奖励的科研、产品、农艺、文学艺术、教育等档案，由市档案馆与有关单位协商后收集进馆。三、进馆档案执行标准（一） 文书档案：1.以案卷为单位实行立卷归档的按照四川省文书立卷与案卷构成的一般要求（db51/t171-1993）、遂宁市档案馆接收文书档案标准（案卷级）（附件1）执行。2.实行以件为单位进行整理归档的按照归档文件整理规则（da/t22-2000）、遂宁市档案馆接收文书档案标准（文件级）（附件2）执行；其中重大活动档案按遂宁市重大活动档案整理要求（附件3）执行。（二）科技档案：按国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求(gb/t 11822-2000)执行。（三）会计档案：按照会计档案管理办法(财会字199832号)执行。（四）特殊载体档案 1.照片档案按照照片档案管理规范(gb/t 11821-2002)执行。2.磁性载体档案按照磁性载体档案管理与保护规范 (da/t 15-1995)执行。3.电子文件按照电子公文归档管理暂行办法（国家档案局第6号令）、电子文件归档与管理规范（gb/t 18894-2002）、四川省电子文件归档与管理暂行规定（川网办20037号）、遂宁市档案数字化规程执行。4.实物档案（省部级及以上机关頒发或领导人题写）：包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当分类按件编写说明和编制目录。（五）专业档案：专业档案是反映专门领域活动的档案，包括会计档案、审计档案、财务报告档案（主要指各级财政部门的业务报表）、纪检案件档案、司法诉讼档案、公证档案、商标档案、工商登记档案（指具有典型意义的已关闭或破产企业的登记档案）、勘界档案、地名（图）档案、环保档案（如环保规划、设计、监测、查处等活动形成的档案）等；按国家档案局和有关专业主管机关共同制定的管理办法执行。附件1：遂宁市档案馆接收文书档案标准（案卷级）附件2：遂宁市档案馆接收文书档案标准（文件级）附件3：遂宁市重大活动档案整理要求附件1遂宁市档案馆接收文书档案标准（案卷级）为了保证进馆档案的案卷质量，有利于保管和利用，根据机关档案工作业务建设规范、四川省文书立卷与案卷构成的一般要求（db51/t171-1993）规定和要求，特制定本标准。一、按全宗整理移交档案1.进馆档案必须以全宗为单位，分门类进行整理，分阶段移交。2.保证全宗内文件材料的齐全完整。凡反映本机关主要职能活动（包括党、政、工、团等内部机构），具有科学历史研究价值，需要永久、长期保存的各种门类、各种载体形态的档案，均应按照机关文件材料归档和不归档的范围的规定收集齐全，经过系统整理按规定向档案馆移交。各机关在工作中自编、购买的资料、报刊杂志等，也应随同档案一并向档案馆移交。二、分类清楚，前后一致1.一个全宗应编制统一的分类方案，并做到类别设置合理，类和类之间界限清楚，类与属类之间层次分明、归类准确。2.一般要求按年度组织机构（或问题）分类。三、进行鉴定，划分保管期限进馆档案必须是经过鉴定，保管期限划分准确，具有永久、长期（或30年）保存价值的档案。四、案卷质量要求（一）组卷以文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用为原则，灵活运用文件主要特征进行组卷。具体要求：1.归档文件种类、份数以及每个文件的页数均应齐全完整。2.同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与原件等应在一起。3.文、电应合一立卷。4.音像、财会等专门档案与文书档案分类整理、编目，分别存放。5.案卷厚度一般不超过1.5厘米。（二）卷内文件排列卷内文件排列要有条理、系统，保持文件之间的联系，一般要按重要程度、作者或文号（时间）顺序排列。以下情况的排列方法是：1.密不可分的文件应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前，附件在后；印件在前、定稿在后。2.重要文件的历次稿，最后定稿在前，其它历次稿依次排列在后。3.案件档案卷内文件排列：结论、决定、判决性文件在前，依据材料（罪证、旁证）在后。司法部门形成的案件档案，按有关规定排列。（三）编卷内文件张（页）号、件号1.装订归档的案卷，不论单面、双面书写的文件，还是同字页、折叠页、大小页、均应在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角编页号。2.不装订的案卷，要逐件编件号，并按份装订，同时应在每件文件的右上方加盖档号章。（四）填写卷内文件目录进馆档案必须填写卷内文件目录。卷内文件目录上的项目要填写齐全，字迹工整美观。对文件标题不随意简化或更改；没有标题或标题不能反映文件内容的应重新拟写；没有作者、时间的文件，要考证清楚；会议记录应写明某次会议的时间和内容。（五）填写卷内备考表每个案卷卷末都应有卷内备考表，填写需要说明的问题，同时应将立卷人、检查人的姓名和时间填上。（六）案卷装订与文件修复1.案卷装订时要去掉卷内文件上的金属物，对破损的文件要按要求进行裱糊，装订线上有字迹的应加边；字迹已扩散或用圆珠笔、复写纸形成的文件材料，应进行复制并与原件一起立卷装订。2.案卷用细绳装订，装订要求结实、整齐、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；装订打（钻）孔间距要适度，一般在案卷正面的左边为三孔一线，正面穿线，背面打结。（七）规范档案装具1.进馆档案必须统一使用国家颁布的由档案行政主管部门监制的标准卷皮、卷盒。2.案卷封面上的各条款要填写齐全，用毛笔或书法钢笔书写，字迹工整、清晰。档号要按规定填写。3.案卷标题要简明确切，反映卷内文件的内容，一般应包括作者、问题、名称三部分；文字简练，不超过五十个字，使用简称应通用易懂。（八）案卷排列案卷的排列应以全宗为单位，按年代、不同门类、载体分别排列；每类案卷一般应按作者、重要程度或问题排列。但各类案卷在排列方法上应力求一致，尽量保持案卷之间的联系。（九）编制案卷目录1.编制案卷目录以全宗为单位，不同门类、不同载体分别编制一本或若干本，一本为一个目录号，每本目录中的类目之间要隔开，并明文标出。2.案卷目录应有封面、目录栏、简称与全称对照表等。3.案卷目录上的项目要填写齐全，标题应与案卷上的标题一致。4.案卷目录编制一式二份；一份自己留作备查，一份随档案移交进馆。五、编写全宗介绍全宗介绍应包括单位沿革、全宗内档案概况两部分。1.立档单位沿革包括：立档单位成立、合并、更名、改组、撤销的时间及依据（原因），单位的性质、职能，内部机构和直属单位的设置、调整、增设、合并、更名、撤销日期，单位负责人和内部机构、直属单位负责人的姓名、任职时间等。2.全宗内档案概况包括：档案形成时间、数量、保管期限、档案完整情况，分类原则、整理、鉴定情况，重要文件、案卷介绍及档案检索工具的编制情况等。六、本标准适用于二二年及以前形成的文书档案。七、本标准由遂宁市档案馆负责解释。附件2遂宁市档案馆接收文书档案标准（文件级）为了保证进馆档案的案卷质量，有利于保管和利用，根据机关档案工作业务建设规范、归档文件整理规则（da/t 222000）规定和要求，特制定本标准。一、按全宗整理移交档案1.进馆档案必须以全宗为单位，分门类进行整理，分阶段移交。2.保证全宗内文件材料的齐全完整。凡反映本机关主要职能活动（包括党、政、工、团等内部机构），具有科学历史研究价值，需要永久、长期（30年）保存的各种门类、各种载体形态的档案，均应按照机关文件材料归档和不归档的范围或机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的要求收集齐全，经过系统整理按规定向档案馆移交。各机关在工作中自编、购买的资料、报刊杂志等，也应随同档案一并向档案馆移交。二、分类清楚，前后一致1.一个全宗应编制统一的分类方案，并做到类别设置合理，类和类之间界限清楚，类与属类之间层次分明、归类准确。2.一般要求按年度保管期限分类。即将文件按其形成年度分类和将文件按划定的保管期限分类。三、进行鉴定，划分保管期限进馆档案必须是经过鉴定，保管期限划分准确，具有永久、长期（或30年）保存价值的档案。四、归档文件整理（一）整理要求遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体要求是：1.归档文件以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文各为一件。2.归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。3.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 （二）装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。（三）排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（四）编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。1.全宗号：填写由档案馆统一编制的代号。2.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。3.保管期限：填写归档文件保管期限的简称。4.件号：文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。（五）编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。1.件号：填写室编件号。2.责任者：填写文件的发文机关或署名者的全称或规范化简称。3.文号：填写文件发文的代字代号。4.题名：填写文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。6.页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。7.备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型(长宽297mm210mm)，归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、全宗号、年度、保管期限、等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。（六）装盒将归档文件按室编件号顺序装入统一使用国家颁布的由遂宁市档案局监制的标准档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度不同保管期限的档案不能装在同一盒内。档案盒封面应标明全宗名称。在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项，其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。（七）填写备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。1.盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2.整理人：负责整理归档文件的人员姓名。3.检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4.日期：归档文件整理完毕的日期。五、本标准适用于二二年以后形成的文书档案。六、本标准由遂宁市档案馆负责解释。附件3遂宁市重大活动档案整理要求重大活动（事件），是指符合下列条件之一的社会活动或事件：1.省部级以上领导人在本市的重要公务活动及国内知名人士在本市的重大参观访问。2.外国政府、国际组织领导人、著名外国友人和著名华侨华人在本市的参观访问。3.市主要领导人的重要公务活动。4.全市具有重大影响的政治、经济、科技、社会、文化、体育等活动或者公益性活动。5.在全市产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共事件及处置活动。6.其它具有重大影响的活动（事件）。一、重大活动文件材料归档范围（一）视察、考察类1.党和国家领导人、省（部）级主要领导或知名人士来遂宁视察（考察）题词、活动照片、录音、录像、光盘。2.视察期间的讲话稿及会议纪要。3.日程安排，访问、随行人员名单。4.接待方案、接待工作总结。5.接待工作要求、接待参与人员名单、工作人员注意事项、警卫接待总结。6.来访者个人习惯、要求。7.各种汇报材料、接待工作会议纪要。8.视察（考察）期间区域管制任务、线路。9.其它材料（二）会议、活动类1.国家、省级在遂宁召开会议中形成的报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题词、会议材料、简报、总结、宣传报道等文字性材料，以及相关的录音带、录像带、照片(含底片)、磁盘、光盘等材料；市委、市政府关于举办重大活动、成立组委会、启用印章的通知、会议纪要、组委会内部任职的通知。 2.重大活动计划、总结、方案、细则、纲要（总体、分项）。3.市委、市政府领导人开幕词、闭幕词及其他重要讲话。4.记载开幕、闭幕、文艺演出、比赛、活动等过程的各种声像材料。5.贺信、贺电。6.各种分项活动的通知、结果。7.重大活动剪报、简报、论文及参会人员的发言材料。8.宣传资料（秩序册、活动指南）、画册、招商手册、门票、节目单、各种标志性图案或形象系统识别手册 。9.活动过程中形成的题词、纪念品、标志物等实物 。10.评奖过程中形成的评审材料以及奖杯、奖状、锦旗、证书的照片档案。11.国际组织、国际友人和国内外来宾赠送的纪念品、纪念册的照片档案。12.其它各种事务性文件材料（三）突发事件、自然灾害类1.突发事件、自然灾害情况报告 。2.反映现场的记录（文字、照片、录音录像等） 。3.灾害、事故处理的协调会议纪要、记录，领导批示、领导小组成立的文件材料 。4.处理措施的落实、情况调查、处理结果文件材料 。5.处理的汇总、总结材料 。6.其它材料二、重大活动档案的整理重大活动档案，是指我市在重大活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。其整理方法为：1.纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料）及相应的电子文件，其整理方法按归档文件整理规则（da/t 222000）执行。2.录音（带）光盘、录像（ 带）光盘磁性载体档案，其整理方法按按照磁性载体档案管理与保护规范 (da/t 15-1995)执行。3.照片及文字说明，其整理方法按按照照片档案管理规范(gb/t 11821-2002)执行。4.有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章等，应当分类按件编写说明和编制目录。三、重大活动档案管理重大活动档案实行告知登记制度，组织承办单位在活动确定后15个工作日内填写重大活动档案管理登记表(附表)报市档案局，单位档案员具体负责收集、整理、移交工作。市档案局根据档案管理工作的实际需要，可以派员直接参加有关重大活动档案收集工作。四、重大活动档案移交1.凡党和国家领导人来我市视察工作，国家在我市召开大型会议、开展大型活动，国家级的全市性创建活动，特大突发事件、自然灾害档案建立专档，由组织、承办重大活动的单位负责收集、整理，其它协办单位及负责新闻报道等工作的单位，应当及时整理本单位在重大活动中形成的档案，并在重大活动结束之日起30日内向承办主要工作的单位汇交，特种载体档案可以交复制件。组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束后60日内，向市档案馆移交重大活动档案原件。因特殊情况需要变更向市档案馆移交档案期限的，须经市档案局同意。2.其它重大活动档案归入当年的文书档案内，待到移交时限后随同文书档案一并移交市档案馆。附表重大活动档案管理登记表填报单位（盖章）： 填报时间： 年 月 日活动名称主办单位协办单位活动起止时间 年 月 日 至 年 月 日活动地点档案工作机构档案工作负责人联系电话活动主要内容及主办单位需要说明的问题备 注注：此表于活动举办前上报，一式两份，填报单位存档一份，报遂宁市档案局备案一份，联系电话：法规业务科 2660797。遂宁市档案规范化管理创建工作指南一、创建目的按照四川省人民政府办公厅四川省档案工作规范化管理办法(川办函2005103号)和遂宁市人民政府办公室关于进一步加强档案工作规范化管理的通知（遂府办函201223号）要求开展创建工作。以保障各机关、团体、企事业单位档案工作在组织管理、基础设施、业务建设、开发利用等方面管理科学、规范，使档案更好地为机关工作服务。二、创建要求凡列入创建规划的单位，要在当年一季度内与档案业务指导部门取得联系，组织创建，在市档案局法规业务科领取相关的申报表和评分标准，接受相应创建工作前期业务指导,初步确定出本单位评审验收的时间。创建单位要按照测评标准细则的要求，逐项进行梳理自查。具体业务要求如下：1.评审验收前，将本单位形成的各种门类和载体的档案进行规范化整理完毕。（主要包括文书、科技、财会、声像、重大活动等档案）2.准备评审验收时应提供书面依据材料。（见附表：遂宁市档案规范化管理创建评审材料）3.创建单位通过自查，认为可以进行验收，提出评审申请，将申请验收报告、申报表、自查评分表报市档案局法规科，经法规业务科预评通过后，再约定时间接受正式评审验收。（机关，企业、科技事业单位“申报表”、“规范化管理标准”见附表，也可在遂宁档案资源网“下载专区”下载）4.各区县档案局应在当年一季度内将省一级规范化评审单位名单报市档案局法规业务科。三、评审会及评审程序（一）评审会评审会议由考评组副组长主持。参会人员：1.评审小组由市档案局委派档案工作经验丰富的专家57人组成。到区县考评时，各区县档案局参与市评审组。2.创建单位创建工作领导小组成员及各科室专兼职档案员参会。 （二）评审程序1.评审组听取申请单位档案工作规范化管理及自查情况汇报。2.实地检查档案规范化管理情况，审查申请单位出示相关文件或依据材料。3.评审组进行测评打分，形成评审意见并通报结果。四、评审材料的归档一是评审小组将创建单位申报表、申请报告、自查报告、自查评分表和已填写评审小组意见的申请登记表、评审标准(评审分)、评审结论、评审小组成员签字名单等材料整理归档。二是创建单位对以上材料也应进行归档。创建工作中如有疑难问题，即时与市档案局法规业务科联系，届时将上门进行指导。联系电话：2660797附表1遂宁市档案规范化管理创建评审材料序号材 料 名 称备注1创建省（一、二、三） 级评审申请表2创建汇报材料3自查评分表(70分至79分为省三级;80分至94分为省二级;95分及以上为省一级)4单位档案管理领导小组（网络图）、文件5档案员参加业务培训证明6单位档案管理制度（档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等）7单位各种门类和载体文件材料的归档范围、档案保管期限表、分类方案8全宗卷9大事记10组织沿革11机关各类档案统计台帐（文书档案、重大活动档案登记、声像档案、专门档案统计等）12利用效果汇编注：以上材料应准备一式三份。附件2四川省机关档案工作规范化管理等级申报表单位名称地 址邮 编单 位分管领导职 务档案人员数档案部门负 责 人联 系电 话室藏档案总数(卷、件、册)起止年度文书档案（卷、件）会计档案（卷）基建档案（卷）照片档案（册、张）实物档案（件）科技档案（卷）其他档案（卷）磁性载体档案（盘、盒）档案室面积（m2）库房面积阅览室面积办公室面 积设备设施申报等级申报时间批准文号证书编号验收时间年 月已获得 级档案室自查意见盖 章年 月 日审查意见盖 章年 月 日考 评 组意 见 考评组组长签字： 年 月 日认定意见盖 章年 月 日附件3四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理等级申报表单位名称电 话地 址邮 编单 位负 责 人分管档案工作领导姓名职务档案部门负 责 人姓名职务档案人员数专职电话兼职文书档案卷科技档案（卷）件会计档案（卷）职工档案（卷）电子档案（件）实物档案（件）照片档案册磁性载体档 案盘张盒底图（张）资料（册）档案室面 积（m2）库房面积阅览室面积办公室面积申报等级申报时间批准文号证书编号验收时间年 月已获得 级档案室自查意见盖 章年 月 日审查意见盖 章年 月 日考 评 组意 见 考评组组长签字： 年 月 日认定意见盖 章年 月 日- 27 -附件4四川省机关档案工作规范化管理标准被考评单位: 考评等级: 考评时间: 年 月 日 考评得分:考核序号考 核 内 容标准分考评得分考 核 细 则 及 评 分 标 准1机构与组织管理211.1档案工作管理体制健全，档案工作渠道畅通，适应本单位、本系统档案工作的需要。配备了业务能力强、适应工作、相对稳定的专兼职档案工作人员。1.51、没有适应本单位、本系统档案工作需要的综合性档案工作机构（处、科、室）的，不得分。2、档案人员不能胜任档案工作，不能满足档案工作需要的扣1.5分。1.2档案工作纳入本单位工作计划、目标管理和相关部门及人员的岗位职责，同本单位各项工作同步发展，对本机关文件材料的形成、归档工作进行了监督指导。1.51、本单位5年规划和年度工作计划、目标管理中，没有安排布置档案工作，人员岗位职责中没有档案工作内容的，缺1项扣0.2分，扣完0.5分为止。2、对本机关文件材料形成归档工作实施了有效的监督指导，检查近3年实施监督检查的相关文字依据，没有的扣0.5分。3、监督指导不力、机关文件材料归档不及时的扣0.5分。1.3本单位档案工作实行综合管理，做到统一领导、统一机构、统一制度，对全部档案实施有效管理。11、各种门类和载体的档案未集中统一管理，且无制度规定的不得分。2、实行了集中统管，缺所管档案目录的扣0.5分。1.4有机关负责人分管、综合部门负责人主管档案工作。1出示相关文字依据（领导分工文件或会议记录），没有的酌情扣分。1.5档案工作列入领导议事日程，切实解决档案工作中的实际问题并有明显成效。1.51、出示领导听取档案工作汇报及研究检查档案工作的文字依据，无依据的扣0.5分。2、档案工作的实际问题未能及时有效的解决或效果不明显的扣0.51分。1.6档案工作经费能满足档案工作的发展需要。1.5提供档案经费开支情况，经费不能满足档案工作需要的扣0.51分，没有依据材料的扣0.5分。1.7档案人员具有大专以上文化程度。1提供档案人员学历证明，达不到要求的酌情扣分。1.8全部档案人员经过同级、上级档案部门或上级主管部门的档案业务培训。11、无继续教育证明或培训证明的不得分。2、3年内未参加一次档案业务培训的扣0.5分。1.9在机关工作中认真贯彻执行档案法律法规和相关规章。定期组织本机关和本系统档案人员进行档案法的学习。1未学习、宣传、贯彻执行档案法律法规和规章，且无文字依据的酌情扣分。1.10对本单位档案工作进监督、检查和指导，组织档案基础业务知识培训，开展评比检查。1.51、未开展监督、指导、检查且无文字依据的扣0.5分。2、未组织培训且无文字依据的扣0.5分。3、未开展评比检查且无文字依据的扣0.5分。1.11积极参加机关档案协作组活动；每年有本机关、本系统档案工作动态在本机关、本系统的工作简报、刊物或其他媒体上登载。11、检查参加协作组活动情况，未参与的扣0.5分。2、出示近3年登载有本机关、本系统档案工作信息的工作简报、刊物等，没有的扣0.5分。1.12对所属单位、本系统档案工作进行监督指导，组织档案业务培训，开展评比检查，建立档案工作管理网络，促进所属单位和本系统档案业务建设的协调发展。1.51、未对所属单位、本系统开展监督指导、业务培训且无文字依据的扣0.5分2、没有所属单位、本系统档案工作管理网络图的扣0.5分。3、未组织评比检查且无文字依据的扣0.5分。4、无所属单位和系统指导任务的，此项分记入1.10项且1.10项分值由1.5分变为3分，相应项目也各增加0.5分。1.13档案管理制度健全，建立了本机关档案的收集、整理、保管、鉴定（含销毁鉴定）、统计、利用、本单位重大活动档案登记、收集及资料收集等制度办法。21、缺一种扣0.2分，扣完1分为止。2、执行效果差，酌情扣0.51.5分。1.14制订了符合本单位实际的各种门类和载体文件材料的归档范围、档案保管期限表、分类方案并报同级档案部门备案。21、没有本单位自拟的文件材料归档范围、档案保管期限表和分类方案的不得分。2、没有报同级档案部门备案扣0.5分。3、有材料，但条款制定不规范、不科学，归档范围不准确，划分保管期限不准确，分类不准确的扣0.51分。1.15制定了本单位各种专门档案的管理制度、办法等。11、未制定管理制度、办法的不得分。2、有制度、有办法，但制定得不全、不详细、不符合有关规范的扣0.51分。3、没有专门档案的，此项分计入1.14条，且1.14条的2、3项各增加0.5分。1.16制定了电子文档管理制度和办法。11、未制定的不得分。2、制定得不规范、不详细、可行性不强的扣0.5分。3、执行不力的扣0.5分。2基础设施182.1机关在新建或改造档案专用库房时，应参照档案馆建筑设计规范的要求进行设计和布局并征求同级档案部门意见。21、未按规范设计和改造的扣0.5分。2、未征求同级档案部门意见的扣1分。2.2有档案专用库房，能容纳本单位全部档案资料（省、市级机关能容纳20年的档案资料，州、县及县级以下机关能容纳10年的档案资料）。21、无专用档案库房的不得分。2、专用档案库房容量不足的酌情扣分。2.3分设有档案阅览室和档案人员办公室。1未分设的不得分。2.4档案库房坚固、安全，适宜保管档案。11、档案库房不坚固，达不到有关规定要求的扣0.5分。2、有其他不安全隐患的扣0.5分。2.5档案库房有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫、防有害气体等设施设备。4档案库房配有防盗设施、消防器材、空调机、除温机、吸尘器、温湿度计、避光窗帘、消毒杀虫设备或药物等，缺1项扣0.5分。2.6档案室配有计算机、服务器、摄像机、录放机、扫描仪、光盘刻录机、复印机、防磁柜、照相机（数码摄像机带有照相功能的，可不配照相机）等设备。4.5缺1种扣0.5分。2.7有数量充足、质量较好的档案专用柜架和整理档案所需的用具。21、档案装具数量不足、质量较差的扣1分。2、无整理档案用具扣1分。2.8档案装具的样式、规格及质量符合国家标准。1.5文书、会计、基建、照片及有规定的其他专门档案的卷盒、卷皮、芯页等，不符合标准要求的酌情扣分。3业务建设463.1按本机关归档范围和归档制度及时接收各种门类和载体的档案，交接手续完备。1.51、无各处（科）室归档文件统计表扣0.5分。2、归档不及时扣0.5分。3、无规范的交接文据扣0.5分。3.2归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存。1.51、归档文件质量不符合国家行政机关公文格式（gb/t97041999）、中国共产党机关公文处理条例（中办发199614号）的扣0.5分。2、发现存档底稿、签批或修改文件中有不耐久字迹材料的扣0.5分。3、存档印件的底稿无印章扣0.5分。3.3文书档案齐全完整。2重点检查：1、缺历年的重要会议文件、记录，特别是党委、党组、机关办公会会议记录扣0.5分。2、缺主要职能活动形成的文件，特别是内部形成的调研材料、统计材料、各种工程审批文件及附件等扣0.5分。3、缺干部人事任免、奖惩文件材料扣0.5分。4、缺参加重要会议、出国考察等重大活动的相关文件扣0.5分。3.4会计档案齐全完整。1会计档案报表、帐簿、凭证及其他类档案不齐全、缺项的酌情扣分。3.5声像档案齐全完整。1.51、缺反映本单位重大活动的声像档案扣0.5分。2、照片缺底片（数码相机无底片须刻录成光盘）和相关文字说明的扣0.5分。3、录音带、录像带缺相关内容说明的扣0.5分。3.6设备档案、基建档案、科研项目档案齐全完整。2本单位基建档案的设计说明、征用土地批件、红线图、竣工图纸、决算报告等、科研项目档案的审批文件及附件不齐全完整的酌情扣分。3.7自动化办公过程中形成的各种归档的光盘、磁盘及背景信息等齐全完整。1归档电子文件的光盘、磁盘及背景信息不齐全完整的酌情扣分。无此项内容的不得分。3.8归档的各种其他专门档案齐全完整。11、各种专门档案（如诉讼、国土、审计、新闻宣传报道、艺术、教学等）不齐全完整的酌情扣分。2、无专门档案的，此项分计入3.7条，3.7条分值相应增加为2分。3.9本机关发文按“两套制”（即发文汇集）保存。1“两套制”的形式可以是光盘或纸质载体，不全的酌情扣分，没有的不得分。3.10收集与本机关业务工作有关的资料。如年鉴、刊物、文件汇编等。1没有资料的不得分，有资料未能规范整理的扣0.5分。3.11保管期限划分准确。1保管期限划分不准确达5件的扣0.5分，扣完1分为止。3.12档案按全宗进行分类、排列，符合机关档案工作业务建设规范（按卷整理的档案）、归档文件整理规则（按件整理的档案）的要求。其他门类的档案符合相关分类要求。1.51、有多个全宗的单位，全宗划分不清楚的扣0.5分。2、各种门类的档案分类不科学、不规范的扣0.5分。3、排列不规范、方法不统一或前后未保持一致的扣0.5分。3.13档号编制科学、规范。1.51、按卷整理的档案按国家档案局颁发的档号编制规则的要求编制档号，不符合要求酌情扣分。2、按件整理的档案按归档文件整理规则的要求编制件号、盒号、年度、保管期限等，不符合要求酌情扣分。3、其他门类档案按有关规定编制档号，不符合要求酌情扣分。3.14文书档案按卷整理的质量符合机关档案工作业务建设规范、四川省文书立卷与案卷构成的一般要求；按件整理的质量符合归档文件整理规则。21、按卷整理的案卷质量不符合要求的扣0.51分。2、按件整理的档案不规范的扣0.51分。3.15照片档案、会计档案、基建档案的质量符合有关规定。31、照片档案按国家档案局颁发的照片档案管理规范的要求整理达不到要求的扣0.51分。2、会计档案按会计档案管理办法和会计档案装具格式的标准要求进行整理不符合整理要求、装具不规范的扣0.51分。3、基建档案按基本建设档案管理办法进行整理达不到要求的扣0.51分。3.16磁性载体档案及光盘载体的档案质量符合有关规定要求。11、磁性载体档案按磁性载体档案管理办法的要求，每张磁盘（带）标明具体内容、时间、制式，缺标注的扣0.5分。2、光盘要编号，盘内要分别做好相关标记和说明，缺项的扣0.5分。无此项内容不得分。3.17其他专门档案的质量符合有关规定。11、其他专门档案（如审计、诉讼、新闻宣传报道等档案）的整理不符合规定的扣0.51分。2、无专门档案的，此项分计入3.16条且3.16条分值相应增加为2分。3.18全宗卷整理符合规范。31、无全宗卷的不得分。2、全宗卷未按川档发200229号文件分类的扣1分。3、每类内容未按全宗卷规范要求做到完整、详细的扣12分。3.19库内有档案资料存放示意图，档案柜架排放规范整齐，柜架上有明显的指引标记。11、无档案资料存放示意图、柜架排放不符合要求、柜架上无指引标记的扣0.5分。2、库内存放示意图、柜架指引标记不科学、不醒目0.5分。3.20档案库房的温湿度符合国家规定。1.51、无温湿度测记不得分。2、库内温湿度未控制在规定范围内扣1.5分。3.21每季定期检查档案并做好记录。档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象。11、无检查记录不得分。2、记录不全或不详的扣0.5分。3、有霉变、尘污、破损、虫蛀、鼠咬现象之一的扣0.5分。3.22建立了各类档案统计台帐，数据准确，帐实相符。11、无各类统计台帐（档案收进移出登记、室藏总量、档案分类、提供利用检索工具、编研资料等统计）酌情扣分。2、各类统计数据不全或帐实不符的扣0.5分。3.23及时准确填报统计报表。11、报表不及时的扣0.5分。2、报表不准确的扣0.5分。3.24及时开展档案鉴定工作。11、未及时进行鉴定扣0.5分。2、销毁档案手续（包括销毁报告、领导批准的签字、销毁清册）不齐全完备的扣0.5分。3.25移交进馆档案质量符合进馆要求。11、不按规定向档案馆移交档案的不得分。2、进馆档案的质量不符合要求的扣0.5分。3、移交时没有相关的检索工具和参考资料的扣0.5分。无移交任务的此项得1分。3.26档案的现代化管理工作纳入本单位信息化建设规划，与办公自动化工作同步运行。11、本单位信息化建设规划中无档案工作内容的不得分。2、内容不具