浅议人事档案中“三龄一历”确认工作.doc

浅议人事档案中“三龄一历”确认工作摘 要:干部职工人事档案中的“三龄一历”（即年龄、工龄、党龄、学历）是人事管理的信息基础，是选拔任用干部的重要依据。 “三龄一历”信息审核认定是一项长期的、政策性很强的工作，它贯穿于人事档案管理的全过程，必须从“严”、“细”、“准”、“慎”入手，强化措施，狠抓管理，做好“三龄一历”信息审核认定工作。关键词：人事档案“三龄一历”确认中图分类号：g27 文献标识码：a 文章编号：干部职工人事档案中的“三龄一历”（即年龄、工龄、党龄、学历）是人事管理的信息基础，是选拔任用干部的重要依据。“三龄一历”信息审核认定，更是一项严肃认真、政策性强的工作。它直接关系到每个职工的切身利益,也关系到组织人事部门的工作质量和效率，此项工作如何做到信息清楚、准确，是当前人事档案管理部门要进行研究的重要课题，我就近年来人事档案中出现“三龄一历”与实际情况及历史记载不符的现象,浅谈下自己的看法。一、“三龄一历”信息审核认定工作中存在的问题在工作中,经常会碰到“三龄一历”难以确认的事情。主要是因为人事档案中“三龄一历”的记载日期前后不一致,记录版本少则两种,多则数种;时间跨度前后有相差一两个月的,有相差一年的,甚至还有相差几年的，具体问题如下：1、基础材料不完整。一是入党材料不完整。不少职工曾在多个单位工作，入党时所在的单位并没有将他们的入党申请书、转正申请书等材料放入个人档案，未形成完整的入党材料。二是学历材料不完整，存在着缺少材料、填写不规范和学历学位名不符实等现象。由于广大干部职工取得学历的学校不一样，各个学校对入档材料的要求不同，导致某些职工档案中的学历材料不齐备，且无法补办。三是工龄材料、工资表不完整。有的干部的工龄材料没有及时归档；或许因政策原因，个别工资表中有空白年份，工资资料不齐全。2、填写内容不规范。主要表现在：一是“三龄一历”填写随意。个别职工的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”；二是“三龄一历”涂改现象较为严重。少数人员档案涉及出生时间、参加工作时间多处涂改，同一档案材料前后不一致的地方很多；三是档案用纸规格不一。现在新规定了档案材料统一用a4纸，但以往档案材料统一使用16开办公用纸，并且以往公文材料和高等院校印制的学历材料绝大部分都是a4纸。二、形成问题的原因：1、党龄。因个人记忆有误致使记载不准确;因对入党起止时间认识有误，致使记载有误。2、学历。干部个人缺乏归档意识，未将学校转递的学习材料及时归档；学历教育与非学历教育区分不明确；少数干部片面追求学历学位而弄虚作假或用其他形式换取文凭和证书等。3、工龄。因认识有误忽略试用期，错将参加工作时间从转正期算；将养老金的缴费年限作了连续工龄；知识青年下乡工龄计算有误；复转军人入伍时间与中间待业时间有误等。4、年龄。因历史原因造成出生日期遗忘或记载不准确;不固定填写,时而公历、时而农历;为了早上学或晚退休等个人原因刻意改写;填写人,包括干部本人、组织经办人、委托人等,填写时随意性太大等。三、改进“三龄一历”信息审核认定工作的对策干部人事档案“三龄一历”信息审核认定是一项长期的、政策性很强的工作，它贯穿于人事档案管理的全过程，必须从“严”、“细”、“准”、“慎”入手，强化措施，狠抓管理，做好“三龄一历”信息审核认定工作。1、全面，信息的入口处把好“严”关。在干部“三龄一历”信息的入口管理上，通过健全各项规章制度，严格日常管理，把好档案材料的收集和鉴别关。一是健全制度，全面收集，严审细甄。实行学历、学位认证制度，明确规定凡是干部在职取得的学历、学位都必须经过教育部网上学历认证，没有经过认证的学历、学位，一律不予承认。同时，结合单位实际制发了干部人事档案材料收集归档规定、干部档案提供利用暂行规定、干部档案转递暂行规定等三个文件，进一步提高了档案管理水平。对拟提拔干部和拟调入干部先调档审核，把“三龄一历”和身份作为审查重点，确保在档材料的真实性。二是严格按照有关规定，对干部“三龄一历”信息进行认定。对已形成的入档材料，查准核实后，经本人认可，形成认定材料，加盖档案部门公章后再装入本人档案。三是严把归档材料收集关，确保应归档的材料齐全完整。档案管理人员做到“手勤、嘴勤、脚勤”，严格按照干部档案整理工作细则和补充意见的标准和要求，做到收集材料“全”、材料分类“准”、档案装订“齐”。坚持经常性收集、定期收集和集中收集相结合的做法，落实档案材料归档制度，从材料形成的源头做起，确保档案内容完整。三是严肃纪律，加强监督。制定了档案管理人员工作职责，要求单位管档人员严格遵守各项保密制度，做到制度面前人人平等，秉公办事，不准向无关人员提供干部的“三龄一历”信息，干部档案库房及档案柜的钥匙由专职档案员负责保管，其他人员不能留用。为确保档案信息的准确，建立人事档案材料送交归档制度，提出“组织人事部门形成的材料应在材料形成之后的十五天内送交人事档案管理部门，其他部门形成的材料形成之后的一个月内送交人事档案管理部门”的要求。四是要求人事档案管理人员采取多种方式主动进行收集，做到嘴勤、腿勤、保证材料的收集齐全，努力做到档案管理日常化，干部档案信息及时更新。2、严审细甄，突出一个“细”字。一是对干部人事档案中记载的“三龄一历”信息进行全面、慎重、细致地审查和登记。根据档案中原始记载，反复核对干部的档案材料，逐一审核每个干部出生日期的记载，发现有不一致的地方，立刻做好详细记录，并认真填写干部人事档案“三龄一历”审核确认登记表、干部人事档案“三龄”信息确认表。二是把好归档材料鉴别关，做到归档材料真实可靠、准确翔实。对新接收的信息资料，要逐页逐项核对，保证材料完整、齐全、内容真实。发现材料缺少形成日期、本人署名、单位印章等情况的，应及时退回补齐手续再接收。对信息材料凡是有疑问、有差错的，尤其是成套材料，要立即组织调查，核实清楚。对涂改档案的，要查清责任，对违反规定的内容要予以纠正。3、规范操作，突出一个“准”字。在干部“三龄一历”信息审查过程中，坚持高标准、严要求，力求认定准确，不出差错。一是摸清情况，准确把握认定依据。全面掌握信息认定的标准。对年龄较大、参加工作较早、档案情况复杂的干部，除认真审核档案原始资料外，我们还向相关单位查找较早的原始材料或证明作为依据，通过与本人细致沟通，综合分析各种资料，根据有关政策，作出初步认定，对“三龄一历”信息界定做到一个“准”字。同时，主动与上级业务部门沟通联系，及时请示，避免疏漏。二是严格把关，相互印证，完善资料鉴别制度，做出认定结论。特别是对“三龄一历”问题加以认真核实。如对年龄的确定可采取“统一”原则，即利用档案中最早的记载、表中的记载和身份证三方统一，对出现前后年龄不一致的情况，可根据档案中的最早的记载反复推测，合理排除各种因素，从而确定最终的年龄。及时将认定结果通知本人，并做好沟通解释工作，避免在日后的工作中再次出现填写不一致的情况。4、充分运用，信息使用上突出一个“慎”字。一是出生日期有一处描笔的，采取与本人谈话核实、填写“三龄”审核确认登记表、个人签字、组织认证的程序完成确认工作。二是有一处涂改造成前后记载不一致的。此类现象多在入团志愿书、入学登记表或入伍登记表等处。经反复核查档案材料，认真分析逻辑关系，本着科学合理的态度，对此类人员以档案中出现次数最多或最早的年龄记载为依据进行认证。三是多处涂改的，及时与本人见面谈话核实，由个人上报出生日期更改情况说明并出具原始户籍证明，提交组织研究后认证。四、充分运用，在“三龄一历”信息的使用上突出一个“实”字在干部“三龄一历”信息使用上，始终坚持管用结合、综合利用的原则，提高了干部档案为干部工作服务的水平。在全总段近几年的干部人事任免方面提供信息，进行任前审档。根据审档结果，形成干部情况简介、干部推荐材料、干部考察材料、民主推荐结果、干部民意测评结果等主要材料。同时，充分利用干部人事档案管理信息软件，将审核认定后的干部“三龄一历”等基本信息录入微机。根据干部“三龄一历”信息，编制了职工花名册详细记录每位干部职工的姓名、性别、民族、籍贯、