物业入住管理制度.doc

物业入住管理制度1 目的保证业主顺利交房入伙。2 适用范围适用于竣工，具备交付使用条件的新建住宅小区的业主入伙验房。3 职责3.1 公共事务部负责入伙验房计划、交房文件表单的编制，部门协助力量的协调。3.2 管理中心客服主管负责协助安排现场业主入伙验收工作。 3.3 管理中心客服系统工作人员负责具体办理，其他相关部门工作人员负责协助办理入伙手续。 3.4 财务部负责核收各项入伙费用。 3.5 工程部负责收楼时发现的售后服务整改的跟进和水电的开通工作。3.6 程序要点3.6.1 办理入住手续的前提条件。 a. 小区（大厦）已经通过接管验收，达到入住条件。 b. 已经通过接管验收； c. 房屋无重大质量问题； d. 工程遗留问题基本得到解决；e. 工程资料已经齐备； f. 达到入住的条件，这里指： 1) 小区实现通路、通水、通电、通气、通讯、通邮、排水、排污等基本使用功能，可以满足日常生活所需； 2) 配套设施基本齐备，建成并能够使用； 3) 管理中心有固定的办公场所并开始办公。 4) 物业管理公司已经同委托方签订完毕物业管理委托合同。3.6.2 入伙准备工作入住资料的准备。 a. 根据小区的实际情况编写和印制业主临时公约、住户手册、消防安全责任书、前期物业管理服务协议。 b. 印刷以下各类入住材料： 业主证； 装修申报表； 住宅使用说明书； 住宅质量保证书； 钥匙领用登记表； 业主入伙验房表； 业主家庭情况登记表； 临时出入证。 c. 设计办理入住手续流程图。4.1.1 公共事务部在业主入伙前一个月制定入伙工作计划，计划中应明确： 4.1.2 入伙日期的确定，每天办理入伙的正式工作时间； 4.1.3 负责入伙工作的人员及其职责分工； 4.1.4 入伙手续的办理流程； 4.1.5 入伙过程中使用的文件和表格；4.1.6 入伙的现场布置,场地安排;4.1.7 安防/保洁/工程及公司总部人员的配合事项4.2 入伙工作计划应由公司领导批准，相关部门提前一个月向业主发出入伙通知 书，详细说明： 4.2.1 需业主准备的证明材料及证件 4.2.2 需业主填写的表格 4.2.3 办理入住手续的程序 4.2.4 办理入住手续的工作现场应张贴入住公告和明确的指示标识，并指定专人负责业 主办理入住手续时的各类咨询和引导，以便于业主办理各项手续。4.2.5 业主入伙时应缴纳的大致费用.4.3 入伙流程 4.3.1 凭地产公司财务部开具的.业主身份证件,确认业主款项缴清后, 方 能办理入伙手续；4.3.2 收讫/业主身份证复印件/业主及家庭成员照片,引导业主填写，表格填写应正确、清晰、完整，业主身份证件与登记表相一致；4.3.3 要求业主签署前期物业管理服务协议、业主临时公约、室内装修管理协议、消防安全责任书；4.3.4 向业主发放住宅使用说明书、住宅质量保证书、住户手册、装修须知、水电费存折、服务卡及其它需要向业主发放的物品、赠品,请业主签收。4.3.5 验房a. 按房屋交接验收标准向业主交付房屋；b. 与业主共同确认水电表底数；c. 对业主提出的整改事项应记录在案，及时转交工程部整改；d. 向业主交付钥匙；e. 为方便业主整改，在征得业主同意前提下，请业主留用入户门钥匙一把；f. 房屋验收合格的，管理员应请业主在业主入住验房表中签字确认。4.4 预交费用 财务部审查并收取各项费用，并开具相应票据给业主。费用项目包括：a. 预交三个月物业管理费b. 装修保证金，多层按500元/户收取，电梯房按1000元/户收取。c. 装修垃圾清运费等财务部建立费用登记表，对费用交纳完毕的业主，应在登记表中注明。 5. 入住时的环境布置：5.1 区内环境： -入口处挂横幅，内容有“欢迎您乔迁*”等，插彩旗，营造热烈的气氛； -入口处做红色气拱门；-入口处做彩色气球-插指路牌，由入口处到管理处，指路牌标明“管理处”字样； -入口处标明管理处办公地址和办公时间。-指示入伙手续办理处指示牌。5.2 管理中心办公环境： 挂灯笼，飘小彩带，摆放花篮、盆景，给人以隆重