物资比价采购管理制度.doc

物资比价采购管理制度1.总则1.1为了规范采购行为，加强物资采购的监督管理，降低采购成本，防止资产流失，特制定比价采购管理制度。1.2建立对采购物资过程中的决策、价格监督、质量检验等行为的基本规范程序。目的是规范管理科学有效、公开公正的比质比价，监督制约不正当行为的发生。1.3本制度适用于公司的物资采购过程。2.管理机构及职责公司成立物资采购比价监控领导小组，负责物资采购的审查、监督：组 长：主管经理副组长：总会计师成 员：审计监察部部长、有关虚拟经营体经理。3.比质比价采购3.1物资使用单位必须参加物流公司组织的各类物资比价采购、公开招标工作。3.2根据采购物资类别和金额的大小，明确划分各级管理者、各有关部门及人员的职责、权限，物资采购的决策实行分类、分级管理。3.3具备招标条件的大宗物资，由各使用部门列出，报交公司招标领导小组和采购部门，由采购部门负责组织，价格监控领导小组成员及使用单位人员参加，公开招标，比质、比价、择优采购。3.4不具备招标条件的金属材料、炉料、化工产品、外协件、标准件、配套、仪器仪表、砂轮等物资，采购前先由物流公司经办人负责填写公司统一制定的物资比价采购评审表，表中不但要写明采购物资的名称、材质、型号、规格、计划数量和质量要求，而且必须填写至少二家（只有一家的要积极寻找第二、第三家）合格分供方（经销单位）的名称、单价、联系电话以及联系人。3.5除仅有唯一供货单位或公司生产经营有特殊要求外，公司主要物资的采购应当选择两个以上受控合格分供方，从质量、价格、信誉等方面择优采购。3.6单一品种规格，年度采购金额在2万元以上的，经采购部门责任人和财务委派的财务主管审批后，进行比价采购，填制物资比价采购评审表报交使用部门，使用部门负责人根据审批表中提供的质量和价格进行审批，比质、比价选定一家合格分供方在备注栏标明，由物流公司负责采购，如果采购价格不合理，使用部门可建议物流公司整顿价格或财务管理部予以调价。3.7单一品种规格年度采购金额在2-5万元的，由使用部门负责人审批；5-20万元的，由使用部门负责人和主管副总经理审批，然后报交财务管理部审批后进行采购；单一品种规格，年度采购金额在20万元以上的、除由使用部门负责人和公司主管副总经理审批外，还须由财务管理部部长审核、价格监控领导小组长审批后，方可采购。3.8外协单位的选择确定由价格监控领导小组成员、采购业务归口管理部门及使用单位共同参与确定，经所有参与成员签字后，方可有效。3.9按招标、竞标方式确定的供货单位有效期一般为一年，若仅有唯一定点外协单位，经价格监控领导小组批准后，可单独管理。气体、废钢等市场供应充足的物资，根据生产需求，原则上按月度比价招标采购，超过有效期的供货单位，应按程序规定，重新进行竞标。在有效期范围内，若市场价格行情发生重大变化，应随时重新进行竞标确定。3.10在物资采购中，所有定点单位的选择确定均按公司质量保证体系确定的合格分供方选定方法确定，仪表、电器、钢材等首先选定生产厂家，然后在代销商中就近选择几家进行比价确定定点采购单位；备品备件首先确定在线设备的定点采购单位，对数量较少的备品备件可在本地就近确定几家定点采购单位；其他零星物资确定几家具有一定信誉的定点采购单位。3.11主要生产经营用物资，原则上一律从通过竞标确定的定点供货单位采购，因特殊情况需到非定点单位采购的，必须经价格监控领导小组批准后方可执行，严禁直接与“皮包”公司签订物资采购合同或发生贸易关系。4.采购价格监督4.1公司财务管理部负责日常采购业务的价格监控；价格信息档案的管理，建立市场价格信息网络平台。4.2财务管理部负责价格监督的人员应当及时了解、掌握主要采购物资的市场价格，并对其审核的物资采购价格承担相应责任。4.3作为公司比价监控领导小组常设机构的审计监察部，通过订阅大量信息报刊，建立价格信息网络和台帐，将大宗物资的采购价格输入微机进行追踪管理，以便随时掌握市场价格信息变化，为领导决策和价格审核提供可靠依据。4.4为便于对采购价格的事后审计监督，经评审确定的供货单位的投标资料及公司价格监控领导小组对供货单位评审过程的有关资料、文件，由物流公司建立档案，同时建立采购台帐制度，对每笔采购业务都要进行记录，以备公司审计监察部抽查。经过竞标确定的供货单位的中标价格，利用计算机网络建立价格信息台帐在网上公布，并将所有物资价格打印成册，接受使用单位及公司全体员工的监督。5.质量检验监督5.1公司质量保证部必须对采购物资进行质量检验或验证，未经报价审核的物资，质量保证部不予办理检验手续，未经质量保证部出据检验意见的，财务管理部不予办理财务结算手续，未经比价采购的，不能办理质量检验手续，经检验不符合质量标准的，不能办理正式入库和结算手续。5.2公司应积极创造条件完善必要的生产经营所需质量、计量检测条件，对暂时不具备条件检验的物资，可以委托检验或要求供货单位出具国家认定的检测机构的质量检验报告。5.3质量检验或验证人员应当严格按标准和程序进行检验或验证，并对检验、验证结果承担责任。5.4对主要采购物资，质量保证部可以根据需要留样存档，并进行复检。6.责任与奖惩6.1物资采购部门严格遵守物资比价采购制度，按照公司制定的管理制度，将物资采购计划按月度及时上报，公开批露，接受监督。6.2公司员工有权对违反本规定、损害公司利益的行为，向公司或政府有关部门举报。公司对举报人员应当保护，任何人不得打击报复。6.3具有下列情况之一的，公司物价监管部门应当向总经理建议予以奖励：（1）市场价格信息了解及时，向公司建议后带来明显经济效益的。（2）采购的物资质优价廉，节约资金额较大的。（3）检举、揭露有关违反公司规定的采购行为，经查证属实的。（4）严格履行职责，成绩显著的质量、价格监督人员。（5）为降低采购成本做出突出贡献的其他人员。6.4下列行为属于违规行为：（1）不执行公司有关采购管理制度，弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员。（2）采取以次充好、短斤少两、降低质量、抬高物资采购价格。（3）未办理入库手续对外付款的。（4）不执行公司采购控制价格的有关规定，泄露公司采购物资价格机密。6.5对有上述违规行为之一的，公司物价监管部门可根据情节轻重报总经理按下列规定处理：（1）直接除名的行政处分。（2）责令其将非法所得缴公司财务公司入账。（3）按一定比例扣罚奖金和承包所得。（4）对直接责任人员和部门主要负责人处以罚款或行政处分。情节严重者，可移