物业管理常用公文.doc

学习改变人生做成功物业管理人！物业管理常用公文第一节 一、国家行政机关公文的种类：2001年1月，国务院办公厅修改颁布了新的国家行政机关公文处理办法，将公文名称定简化为13种：一、 （一）、命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 二、 （二）、决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 三、 （三）、公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 四、 （四）、通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 五、 （五）、通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 六、 （六）、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 七、 （七）、议案 适用于各级人民政府按照法律程序，向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 八、 （八）、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 九、 （九）、请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 十、 （十）、批复 适用于答复下级机关请示事项。 十一、 （十一）、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 十二、 （十二）、函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 十三、 （十三）、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第24页，共24页中国物业服务教育网第二节 二、物业管理常用文书的种类、格式作为从事物业管理的管理处经理（部门）需掌握的常用文书有：通告、通知、通报、报告（总结）、函、请示、会议纪要、计划、备忘录等十种。其中最常用的文书有通知、总结、报告、函、请示、会议纪要、计划、备忘录一、 1、通告1.1定义： 在一定范围内公布应该遵守或周知的事项的文告。它有行政约束力，在某种情况下有法律效力。不仅限于政府机关使用，一般单位或有一定指挥的临时机构也可依法发布。1.2格式：标题：单列文种例：通告台头：根据正文内容可选择表述，也可不表述正文 署名、名称例：管理处 年月日注：此文种适用于向社会或某一区域公众公示有关事务。可单独发布，也可联合发布。二、 2、通知2.1定义：是指传达上级指示，公布、颁布、批转、转发、报送有关文件，部署工作任务，告知某些事项所用的公文文种。机关包括社会团体、企事业单位用的最为广泛的一种文书，适用范围比较广。不但适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属关系的公文，还可发布有关的规章制度。在要求下级机关办理或通知有关单位需要共同执行的事项，都可以用此种文书，甚至包括任免干部也可用通知。2.2格式：标题：通常单列文种，也可事由文种例：通知台头，根据需要可选择单位名或个人姓名+尊称或职位例：单位：（或先生、小姐等）正文署名、名称例：管理处年月日注：此文种可根据通知内容，确定适用范围和具体的单位或个人。三、 3、通报3.1定义：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。3.2格式：标题：单列文种例：通报（也可用“关于的通报”）台头：根据正文内容可选择表述，也可不表述正文署名、名称例：管理处单位年月日注：此文种适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。四、 4、报告4.1定义：是向上级报告情况。同时答复上级机关的询问，也要用报告。如上级机关询问一件事，这件事需要报给上级机关的，就不能用复函，一定要用报告报上去。报告有一个特点就是不要求被报告对象答复。4.2格式：标题：关于事由文种例：关于春季植绿后养护情况的报告文号例： 签发例：沪东物管0000签发： （托管物业名缩写） 年份末2位数发文流水号台头：名称（行文内可简称）例：上海东湖物业管理公司：正文附件：1、 2、署名例：管理处年月日主送：抄报：抄送：注：此为上行文，可一事一文，也可综合行文，可依据上级要求撰写、呈报，也可根据需要自行呈报，上级对此文种可不予批复批示。附件目录位置同“请示”。五、 5、请示5.1定义：请示适用于向上级机关请求、指示或者批准。请示和报告最大的区别就是请示的结尾有一个请上级答复的格式。另外，请示相对报告要简单一点。5.2格式：标题：关于事由文种例：关于申请开办费的请示文号例： 签发例：沪东物管0000签发：（托管物业名缩写） 发文流水号台头名称例：上海东湖物业管理公司（行文内可简称）：正文当否，请示。附件：1、 2、署名例：管理处年月日主送：抄送：注：此为上行文，要求一事一文，是工作实施前请求上级批复、批示的文种，其中附件目录位置在正文与署名之间，无附件可不表述。六、 6、函6.1定义：适用于不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，也有向有关主管部门请求批准的。“有关主管部门” 不是上级，而是平行的关系，向上级请求就不是函，而是请示。函包括：请复函、请求函、答复函。6.2格式：标题：关于事由文种例：关于电梯保养事宜的函台头：名称（行文内可简称）例：上海迅达电梯维修公司：正文附件：1、2、署名（名称）例：管理处年月日注：此文种适用于工作业务不相隶属行政关系的供应商等协作单位。附件目录位置同“请示”，如无可不表述。七、 7、会议纪要7.1定义：适用于记载和传达会议精神以及议定事项的一种文体。7.2格式： 标题：单列文种例：会议纪要时间：年月日时地点：会议室出席单位（人员）：内容（议题）：正文签字：署名：单位整理例：管理处整理年月日注：此文适用于二个（含二个）单位就重大问题进行协调及协调结果的记录，以界定分工和责任，内容包含协调成功的内容和遗留问题。会议记录经整理成“会议纪要”后，须经出席单位（人员）签字后方能生效。八、 8、总结8.1定义：总结可归入报告，定义同报告。例如写一个关于某某公司的年度工作总结，其中基本要素有：一是去年的工作的成绩，存在的问题及其教训；二是取得成绩的体会、经验；三是在结尾部分，对下一年度的工作做一个简单的描述，提出思路。个人总结也是一样，格式不变，包括成绩、体会、不足及今后打算。8.2格式：标题：可单列文种，也可时间单位名文种例：管理处2002年工作总结台头名称例：上海东湖物业管理公司：正文署名、名称例：管理处年月日注：此为上行文，适用于半年和年度工作总结。九、 9、计划9.1定义：计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定计划，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。9.2格式：标题：可单列文种，也可时间单位（部门）名文种例：管理处（部门）2002年工作计划 年月日制定正文例：1、2、3、 署名、名称例：管理处年月日注：此为上行文，适用于半年和年度工作总结。十、 10、备忘录10.1定义：类似函，主要用于对一些重大问题以书面形式告知对方。10.2格式：序号/发生时间/地点/波及范围/事件过程/事件造成的影响及后果。备忘录（）年度内流水号主题例：关于物业消防系统存留问题整改的建议台头名称例：物业筹建处： 正文附件：1、 2、署名名称例：管理处年月日主送：抄送：注：此文种适用于如工程质量等重大问题或事宜。递交受文单位留存备忘以界定责任。正文内可单列问题，也可提出相应解决问题的建议。第三节 三、举例一、 1、请示：关于大厦管理处配置电脑的请示 沪东大厦物管0401号签发：上海东湖物业管理公司：为了进一步树立东湖物业管理品牌，提高集团化管理的效率，本管理处在落实公司物业管理应用软件网络化管理的工作中，需配置电脑一台。经与上海百脑汇电脑公司联系，具体配置标准如下：奔腾，硬盘80G，17寸彩色液晶显示屏，价格为人民币6000元。当否，请示。 上海东湖物业管理公司大厦管理处 年月日二、 2、会议纪要：会议纪要时间：2004年3月6日10时地点：某大厦二楼会议室出席单位（人员）：发展商 总包方 监理方 管理处 内容（议题）：1、关于物业交接验收和接管的问题；2、关于整改项目的完成时间；3、关于大厦物业交接验收后的安全管理问题会议经与会各方讨论，就下列问题达成共识：1、会议决定，从2004年3月15日上午9时，由发展商、总包方、监理方、管理处共同参与对大厦的物业交接验收和接管。2、会议决定，自2004年2月以来，管理处汇总的各设备系统中需整改的项目，