物业档案资料目录.docx

物业管理档案资料目录序号具体内容1物业规划档案用地批准文件小区规划图建设用地规划许可证项目批准文件建设工程规划许可证施工许可证建筑物命名、更名审批资料用水指标批文用电指标批文2物业接管验收资料移交证明资料物业移交会议纪要或移交证明工程设备交接资料工程、设备技术资料交接清单房屋钥匙交接清单验收证明资料工程竣工验收证明消防验收资料环保达标（噪声）验收资料房屋验收表物业项目部专业化管理资料物业项目部简介物业项目部成立文件管理服务收费标准及批复停车场营业执照停车场组织机构代码证停车场税务登记证停车场收费许可证、价目表会所卫生许可证游泳卫生许可证3房屋本体维修基金管理当地房屋本体维修基金管理规定房屋本体维修基金管理制度三方返修合同本体维修基金收支账目（放季度管理报告中）及使用审批手续4房屋使用及公众制度房屋使用资料房屋使用说明书房屋质量保证书业主手册公众制度市容和环境卫生管理条例业主公约精神文明建设公约消防管理规定装修管理规定室外广告、招牌管理制度5业主委员会业主委员会筹建及成立资料筹建业主委员会的申请报告及批复筹建工作计划筹建委员会委员简介筹建委员会会议纪要业主委员会委员自荐/推荐表业主委员会委员候选人简介业主大会通知及会议纪要业主委员会选票、选举结果公告业主委员会备案申请报告（附委员名单、业主委员会章程、业主公约、物业委托管理合同）及批复业主委员会公章刻制手续6物业委托管理合同开发商物业委托管理合同业主委员会物业委托管理合同7争创规划和实施方案争创规划方案争创优秀示范小区规划和实施方案实施情况成立争创小组的通知实施过程的相关资料争创工作总结8管理制度及工作标准质量保证制度及工作制度公司质量管理体系文件标准政策法规清单标准政策法规收费管理制度物业项目部收费管理制度物业项目部财务公开监督制度安全管理制度控制中心管理制度无线电通讯设备管理制度空置房管理制度停车场管理制度非机动车辆管理制度停车场收费管理制度消防管理规定消防设施养护及使用规范防火岗位责任制维修管理制度维修服务承诺及回访制度房屋维修养护制度节能降耗管理制度设备机房管理制度环境管理制度保洁工具用品使用及管理方法绿化设备使用及管理制度保洁岗位责任制消杀类农药管理制度客户服务管理制度客户投诉处理、回访制度物业项目部值班制度接待参观来访管理制度商铺管理制度行政后勤管理制度公司人事行政管理制度文档资料管理制度信息工作管理制度工作例会制度办公室管理制度资料室管理制度培训室管理制度仓库管理制度食堂管理制度宿舍管理制度员工餐厅管理制度采购管理制度资产管理制度办公设备管理制度办公用品管理制度9人事、考核管理档案人事资料员工个人资料人事任免、调动记录员工培训记录年度培训计划月度培训计划培训签到表培训考核记录培训效果评估记录安全训练记录预案演习记录员工考核记录员工月/季度开合记录员工奖罚通知书10各类人员岗位资格证书持证上岗人员清单岗位资格证书复印件11服务人员仪容礼仪标准礼仪标准通用礼仪规范各岗位专业礼仪规范12物业项目部自治机构及岗位职责物业项目部组织结构图物业项目部岗位职责13办公自动化资料物业项目部办公自动化设备清单物业管理工作软件安装手册物业管理工作软件手册14财务管理档案财务管理制度物业管理企业财务管理制度物业管理服务收费指导标准公司财务管理制度物业项目部收费管理制度物业项目部财务公开监督制度各类收费标准批文会计科目表财务收支情况季度管理报告收入成本明细账完税证15工程档案竣工资料竣工总平面图地下管网竣工图单体建筑、结构、设备、附属配套设施竣工图绿化竣工图房屋种类、数量、用途的分类表技术资料设施设备安装、试验、调整、验收资料设施设备图纸、合格证明、使用说明的技术资料房屋及公用设施设备大中修、改造变更资料设施设备台账（设备管理软件）16产权资料房屋产权清册管理用房产权证明商业用房产权证明及清册配套设施产权证明及清册土地使用权出让资料地界界桩放点报告17业主档案入住通知书业主委托书业主及加糖成员等级资料委托银行代收款协议书房屋交付验收表钥匙（门禁卡）发放记录停车场车位租用协议书家庭服务协议书装修合同复印件装修施工单位资质证明装修申请表（附图纸）装修管理责任书装修施工人员登记表装修许可证装修现场监控记录18租户档案房产证租赁许可证暂住人员登记资料租户管理协议书停车场车位租用协议书停车场服务协议书家庭服务协议书19值班制度及记录物业项目部值班制度工作信息记录本20客户服务档案客户投诉处理、回访制度投诉/建议及处理回应投诉（建议/咨询）处理任务书客户来信21客户意见调整资料业主恳谈会议纪要客户意见调查表整改措施22维修服务资料维修服务承诺及回访制度居家服务情况记录表23各类标识清单开发商制作的各类指示牌清单（平面示意图、路标）物业项目部制作的各类标识清单24房屋管理档案房屋维修养护制度、记录空置房管理规定空置方检查记录25装修管理档案装修管理制度外立面配件(如：推拉闸、窗花、不锈钢防盗门、天顶遮阳棚、凉台遮阳棚、窗台遮阳棚)标准款式及安装要求26共用设施设备管理档案共用设施设备管理资料设备维修保养责任制设备维护分工表设备档案卡维修工具清单共用设施设备运行维护记录设备年度检查记录公用设施检查记录公用设施保养维护记录电讯系统检查、维护保养记录停电/点/气/试消防通知书27给排水系统管理档案给排水系统维护保养给排水系统检查记录给排水系统运行维护保养记录泳池、泳乐设施运行记录泳池、泳乐设施维护保养记录水景设施保养维修记录事故应急处理方案二次供水清洗资料当地生活饮用水二次供水管理制度二次供水清洗消毒许可证二次供水清洗消毒人员上岗证二次供水设施清洗消毒合同二次供水水质检测报告二次供水设施清洗消毒记录28供配电系统管理档案临时用电管理制度供配电系统检查记录发电机运行、维护养护记录供配电系统运行、维护保养记录停电应急处理方案29电梯系统管理档案电梯管理资料电梯故障应急处理方案电梯准用证年检合格证电梯维护养护记录电梯检查记录电梯系统维护保养记录电梯供方维护保养记录电梯供方维护保养评估记录30小区封闭式管理档案来访人员登记表公司进出人员登记表物资搬运放行条31安全管理档案安全管理资料安全岗位设置巡逻路线配置图巡逻签到点规划安全员装备清单安全工作记录控制中心交接记录安全员交接班记录安全员巡查记录暂住人员情况登记表拾遗物品登记表邮件签收记录安全工作检查记录夜间查岗计划安排表夜间查岗情况表32 安全防范措施治安事件应急预案应急预案演习记录紧急集合记录33消防管理档案消防管理资料当地消防管理条例物业项目部消防管理制度消防设施清单消防设施分部平面图消防设施养护及使用规范消防应急方案小区义务消防队资质架构及职责义务消防队员名单防火责任制区域防火责任人分工消防作战示意图及岗位职责消防工作记录消防演习情况记录表消防安全知识宣传资料消防系统运行维护记录消防系统检查记录消防主机运行记录消防联动柜运行记录消防主机/联动柜保养维修记录自动灭火系统保养维修记录消防管网系统保养维修记录消防器材保养维修记录方排烟送风系统保养维修记录34停车场管理档案停车场管理资料当地停车场管理制度物业项目部停车场管理规定停车场车位清单租、售车位登记表停车场管理记录停车卡发放记录停车场车辆情况登记表实处车辆异常情况登记表车辆收费情况登记表车辆进出凭证35非机动车辆管理档案非机动车辆管理规定非机动车辆停放点位置图非机动车辆检查记录36保洁管理档案保洁管理资料保洁工具清单保洁工作作业细则保洁人员分工表保洁岗位责任制保洁工具用品使用及管理办法保洁工作记录保洁工作检查记录洗手间定时清洁记录供方保洁工作检查记录保洁服务供方工作评估报告37消杀服务档案消杀农药管理制度消杀工作记录消杀效果检测评估记录38 商业网点管理档案商铺管理规定租赁合同从业人员登记资料商户管理协议书商户消防管理协议书（如购买包括人股数、业主档案）39宠物管理档案当地限制养犬规定物业项目部宠物管理规定小区宠物登记表宠物管理宣传资料40绿化管理档案绿化管理资料绿化工具清单绿化苗木清单绿化工作安排表绿化设备使用管理规定绿化工作记录绿化设备保养维修记录绿化养护巡查周记表41社区文化活动档案创建安全文明小区资料创建安全文明小区申请创建方案创建工作总结社区文化活动资料社区文件活动计划社区文化活动通知社区文化宣传资料社区文化活动记录及效果评估社区文化活动影集或录像新闻媒介报道剪辑42经营管理档案管理服务费收缴资料管理费收缴统计表便民有偿服务档案家政服务人员管理规定常规服务项目表长期家政服务清单43行政管理档案政府部门来文集团来文公司往来文件物业项目部日常行政管理文件44后勤管理档案采购文件资料物资申请供方评估服务评估仓库管理记录物资出入库登记物资领用登记物资报废处理不合格物资处理其他内务管理记录内务检查记录物业项目部书籍清单其他45质量管理档案质量推进