第三节 日程安排与值班工作.ppt.ppt

第三节日程安排与值班工作 一领导日程安排 一 领导日常活动与日程安排1 领导日常活动的范围 各种接待 走访慰问 庆典仪式 出席会议 参观考察 商务旅行 会见会谈 其他活动 2 领导日程安排的原则 领导日程安排 是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程 1 统筹兼顾 2 区分轻重缓急 3 围绕中心 突出重点 4 力戒排场 求真务实 二 日程表的种类与编制 1 日程表的种类 1 年计划表如一年一度的董事会 年会 早就接到邀请的学术报告 出国访问等 2 月计划表如每月一两次的工作例会 预先通知的上级检查 兄弟省市单位的经验交流 友好访问等 3 周计划表如经常性的工作 业务等 4 日志如各种临时性活动等 图为某高校周安排表 案例 王总一周活动安排表 2 编制日程表注意事项 a 简洁明了b 一般设日期 时间 地点 人员 内容 备注等栏目 c 弹性安排 留有余地 d 送领导审定 e 常提醒领导 f 领导者未通过秘书而作的日程安排 秘书应尽早掌握并纳入日程表 g 已进行完的日程要及时标出 h 日程表最好同时编制领导班子和每位领导者个人两种 案例思考 李秘书在一家效益很好的外贸公司工作 他的秘书工作一向很出色 一天 他突然接到了一个日本客户的电话 电话中日本客户很生气地说道 请问你们经理在不在 我已在 酒店等了你们经理 分钟了 不知道贵公司还有没有合作的诚意 没等李秘书说话 对方已将电话挂断 李秘书根本不知道经理与日本客户约会这回事 但接到此电话后李秘书已经感觉到客户的不满 于是他立即和经理取得电话联系 原来 经理确实是在上个月的经贸会上与这位日本客户有过口头约会 只是由于他当时很忙 忘记将此事告知李秘书 而自己又忘记赴约 经理很遗憾 也很着急 因为这关系到公司的发展和利益 请问李秘书是否该对此次事件负有责任 若你是李秘书 你又该怎么做才能挽回局面 三 日程表的落实和oa管理 1 日程表的落实2 日程表的变更与调整3 日程表的oa管理就是用电子计算机来编制 管理领导活动日程 现实日程管理自动化 a 电话 文书 重要会见 会谈的预定计划 b 提前一二天再次联系落实 c 秘书定期与领导者核对日程 d 月末 周末给领导送日程表 每天早晨核对当天日程以免遗忘 e 领导者主持的会议 提前二三天落实会议室 并再次落实参会的上级人员 f 提前一天将领导会见 会谈所需资料备齐并注意核对无误 g 会议 会谈时间延长迫近下一预定计划时 秘书可用恰当方式向领导提出 h 领导活动用车落实及与司机的联络 四 订约事宜 1 预先安排约会活动2 记好日历与备忘录3 提醒领导准时赴约4 保证领导顺利赴约5 做好约会前后的服务工作 知识应用 总经理王长春下午 点要和业务部共同讨论如何进行某商品在郊区的销售工作 这项销售工作的成败关系到公司今年度的销售预算是否能够达到 下午 点 王总又要和一位客户商洽一笔重要的交易 他希望花一个小时的时间和这个客户谈判 点结束 但是恰巧当天上午 办公室又收到某一政府单位的临时开会的通知书 开会的时间是下午 点 而且必须由王总亲自参加 通知书上又没有写清楚会议结束的时间 你要是王总的秘书 该怎么办呢 陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理 请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上 每周星期一上午10 30在办公室举行会议 所有经理都参加 要安排时间去银行取现金 12 30陈先生与王新西先生 北京代理商 在文华大酒店共进午餐 为人事部的朱迪小姐安排下午3 00见陈经理 在该天某一适当时间 秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作会议的日程安排 但不能占上午9 00 10 00的时间 因为陈经理想在这段时间里处理他的信件 陈经理和夫人晚上7 30分出发去康特公寓出席晚8 00的俱乐部聚餐会 秘书本人在晚上7 00要参加社交俱乐部举行的一个会 二值班工作 一 值班与值班工作1 定义 值班 是指在固定时间 岗位和场所轮流从事的日常事务工作 2 分类 按职责范围划分 综合值班与专项值班按人员分工划分 固定值班与轮流值班按时间特征分类 永久性值与临时性值班 3 作用 联络作用过虑作用应急作用窗口作用 二 值班的任务1 承接上级指示2 负责电话应对3 接待来访人员4 掌握领导者的行踪5 处理临时性 突发性事件突发性事件 及时向上司汇报请示 或就近组织人力物力抢险救灾 或向邻近的组织单位 部队求援 或保护好事故现场等 为保障人民群众的生命财产安全 尽量减少损失 值班人员有时在未得到上司指示前 便可在可能的范围内适当采取临时应急措施 要求 快 准 加强预测 积极主动 6 确保机关安全7 编写值班材料 三项记录 电话记录 接待记录 值班日志 案例一时忽略悔急交加某领导同志出差 秘书从外省给本单位值班室打来电话 某月某日将乘坐某车次回去 请与铁路部门联系 留一包厢 值班员只顾记下日期 车次 却少问一句 有事如何联系 值班人员与铁路部门联系后 得到的答复是所拟乘坐的车次包厢已经客满 只能改乘别的车次 此时想再次向领导同志反馈 请示 却到处寻不着领导的行踪 绞尽脑汁 对所有能想到的去处 均一一去了电话查问 结果全部落空 无人知晓 一番折腾 不仅值班员落得个又急又累 而且浪费不少电话费 最后还是误了领导的行程 有关人员悔急交加 万分遗憾 思考题 试述办公室值班人员应如何正确地做好电话记录 1983年6月的一天深夜 武汉市人民政府的值班秘书突然接到市属交通部门打来的紧急电话 告知 市装卸公司搬运站在装卸农药过程中 将一包甲基e605农药掉进了汉江 e605是一种剧毒农药 人畜饮用含有这种药物的水就会中毒 严重的有生命危险 值班秘书应该怎