大宗数码采购作业规范范文

大宗数码科技有限公司采购作业规范1、目的：为规范采购作业流程，明确采购职责，提高采购计划的准确性，通过对采购过程进行有效控制，确保产品的原（物）料、零件的品质、价格、交期与数量能满足本公司生产、出货的要求，以最低的库存保障生产的畅通，特制定此作业规范。2、范围：大宗数码科技有限公司A栋物资采购适用。3、职责： 3.1采购部：负责物料的需求管理、计划管理、采购订单管理、进度追踪、进/退货安排、物料异常处理、单据核对。 3.2业务部：负责客户需求计划提供，客户需求信息变更管理，订单管理，提供客户产品的生产配料表，更新及完善生产配料表。 3.3品保部：负责对原（物）料进货品质进行检验、监控管理。 3.4仓管部：负责仓库的日常管理维护，对物料进行验收、记帐和发放工作。 3.5财务部：采购价格审核、财务付款作业，生产过程中物料使用状况的监控管理。4、定义： BR：请购单，公司内部使用。PO：采购订单，公司对外使用。MRP：物料需求计划。5、作业内容： 5.1采购物资的分类：胶片类、油墨类及零件类。 5.1.1胶片类及由油墨类为管控物料，其采购订单的发放、物料的收货及入库程序跟零件类物料不同，详见5.8.1-2与5.10.1-2。5.2采购作业流程： 采购部依据大宗数码科技有限公司采购作业流程。采购部依据业务部的需求及生产配料表、生产部的上月物料使用汇总表、供应商的生产周期及交货周期，结合安全库存表等关联信息制定物料需求计划；采购人员依据物料需求计划订购，经管理部确认后编制采购订单，以传真的方式发送给供应商进行确认；供应商收到采购订单后在规定的一个工作日内进行确认并回传交期达成情况；5.3统计及异常处理5.3.1 生产部汇总每日实际生产数量之数据统计，对统计汇总的数据及时提供给采购人员进行物料备料及需求计划的展开。5.3.2 对临时变动的需求信息应及时、准确、书面通知相关人员进行物料、生产安排等确认。5.3.3对本公司临时异常（原料不良、来料不良、机器故障、批量不良、人为疏忽、运输延误等）造成交期延误不能达成客户需求时，业务人员应及时主动向客户反映，并与客户协商最佳补救出货日期，同时要求我司各部门共同全力配合，保证客户交期如期达成。5.3.4 对客户临时增加的订单（订单预测计划外的需求），业务需求填写紧急/临时订单备料单。5.4物料需求计划的编制： 5.4.1 物料需求计划的基本资料建立。5.4.1.1 根据生产配料表的信息，建立基本资料。5.4.1.2 展开各种配料的需求用量计划，即物料需求计划（MRP）。MRP的计算公式为：各种配料的需求量=各种出货产品配料的单位用量出货需求量。5.4.1.3下单量为采购人员给供应商所下达的采购订单需求量。 5.4.1.4 下单量是以上月物料使用的总量、客户的实际需求量、采购周期、安全库存量等信息作参考，从而确定采购下单量。5.4.1.5安全库存量=结合前月客户的需求量的每天的出货平均值（采购周期的天数+ 公司设置的标准安全库存天数），安全库存为采购人员下单的重要参考资料。5.4.2 MRP的日常资料更新及维护5.4.2.1 MRP需求信息的更新：业务部在更新需求信息时，采购人员应及时更新关联的配料需求信息，重算物料需求计划，结合供应商的采购周期、安全库存、每日物料动态分析等信息，确认物料的库存是否能满足需求。对变更后的需求，物料状况不能满足时，采购人员应该安排进货，若下单量已完成时，采购人员应结合供应商的采购周期立即通知供应商进行备料、生产安排。 5.4.2.2为全面掌握物料的使用动向，采购人员必须对物料的动态过程全盘掌握，对有出入库异动的物料进行统计分析。5. 5.需求信息的更新作业5.5.1. 计划内需求信息更新作业：计划内需求信息变更时，业务部应根据实际变动情况，作出相应说明，并以书面形式通知采购人员进行物料确认，同时按照5.4.2.1条执行。5.5.2. 计划外需求信息变更作业：计划外需求信息变更时，业务部应填写紧急/临时订单备料单经部门主管签核后交至采购部，由采购人员进行物料确认。采购人员应在24小时内回复业务人员最终确认结果，结果包括：准确的原材料供给时间，执行方案等信息。5.6 物料短缺处理5.6.1 物料短缺的原因：1. 采购部操作人员疏忽造成。2. 客户临时订单增量过大。3. 供应商自身因素（排产周期、设备故障、原料短缺、运输公司问题等）。 5.6.2物料短缺的处理方式：5.6.2.1采购部人员疏忽原因造成的物料短缺。采购人员在进行物料分析时发现因采购部人员疏忽造成物料短缺时，应立即根据仓库实际库存状况，确认异常造成的影响程度并寻求相应的解决方案，开出异常预警通知单提前知会相关部门。具体参照5.7条执行。5.6.2.2 客户临时订单增量过大原因造成物料短缺，采购人员依据物料需求计划确认物料状况，对物料短缺现象发生时填写异常预警通知单知会相关单位，并召集相关单位协调，制定解决方案，具体处理方案遵照5.7条执行。5.6.2.3对供应商自身因素造成的物料短缺，采购人员开具异常预警通知单知会相关单位，采购人员立即要求供应商提出解决方案，并召集其它相关部门协商制定解决方案，同时要求供应商承担相应的损失赔偿问题，具体处理方案遵照5.7条执行。5.7 物料短缺处理方案：5.7.1一般采购方案：5.7.1.1 采购人员发现物料短缺时，应立即与供应商进行确认。确认供应商是否有未交完的订购数量，若无时则进一步与供应商确认目前是否有我司特定规格的原材料；若无我司特定规格的原材料时，应立即安排生产进行补充。5.7.1.2 若供应商无法配合执行时，采购人员应根据目前仓库的实际库存状况，确认是否有可替代的原材料，采取替代的方式处理。在不影响正常生产需求的情况下进行。替代作业需要提前提出书面申请，经相关主管批准认可后，将申请单发至相关部门遵照执行。5.7.2 紧急采购方案：5.7.2.1 若一般采购方案均无法执行时，即采取紧急采购方案。紧急采购方案为非正常采购周期的采购模式，具体操作流程为：采购人员提出异常信息经管理部确认，一般方案可否执行确认不能执行报经经理核准由经理与供应商高层进行协商达成协议供应商紧急安排生产供应商出货满足我厂生产需求。5.7.2.2 紧急采购方案的采购周期一般23天左右可实现到货，仅适应于本地供应商。5.7.2.3 紧急采购方案将影响供应商的正常生产计划。除情况特殊外，不得采取紧急采购方案。5.8 采购订单（PO）的编制5.8.1胶片类及由油墨类管控物料的采购，必须采用本公司的采购订单，采购订单一式二份，一份由采购存档，一份由财务结算。5.8.2零件类的采购，必须采用本公司的采购订单，采购订单一式三份，一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪。5.8.3 采购人员根据业务部的需求，结合公司安全库存量、供应商生产周期等信息，定期拟定采购计划。5.8.4 采购人员在确认供应商能够满足本次采购交期时制定采购订单，并明确供应商名称、采购单号、产品型号、物料名称、物料编码(管控物料必须要有物料编码)、规格/颜色/材质、单位、订购数量、交货时间、包装要求及品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、样本或其它文件，应在采购订单上注明所附文件的识别方式。 5.8.5已下达的采购订单如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产前通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容。对供应商已生生产的订单，采购人员应牵头主导，协同相关单位共同商讨其处理对策。5.9 采购物料的交期控制 5.9.1采购人员在采购订单发出后要与供应商联系，要求供应商24小时内确认交期与数量并回传盖章(或签名)确认采购订单，急单采购人员要将约定交期回复需求部门，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商，跟催交期。如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明“异常原因”及“预定交货日期”，呈采购部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订处理对策。5.9.2仓管人员应根据零件类采购订单提供原(物)料到料的数量与质量信息，提醒采购人员是否按交期到货的信息，以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。 5.10验收及入库5.10.1采购人员或管理部依据采购订单，对胶片类及油墨类管制材料进行收货并回签供应商货单。收货签单后，供应商的送货单按规定不能直接给到仓库，由采购人员或管理部开出三联的入库单给仓库入库，入库单写明日期、物料名称、物料规格、物料编号、颜色及数量(注：特别注意供应商名称及单价等资料绝不允许出现在入库单上)，以便仓库管理人员能按正常流程办理入库手续。另入库单须写上供应商的送货单号，以便后续查找。5.10.2仓库人员依据采购订单，对零件类材料进行收货并回签供应商送货单，按正常流程办理入库手续。5.10.3仓库管理员在进货当日依入库单及采购订单对来料物资进行验证。验证内容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，合格后由品保部检验人员进行检验，公司规定3-4天为供应商入料检验时间，入料检验合格后，出具入料检验合格书，由采购、品保、使用单位及主管签名确认，OK后将入料检验合格书传真给供应商，供应商作为收款的依据(注：合作3次以上的应商可执行)。检验合格后由仓管员依照仓库管理作业指导进行归位摆放，并办理入库、退货等相关手续。对不符合要求的，仓库管理员应立即通知采购人员进行处理，在没有得到指示下，仓库管理员有权拒绝收料。5.10.4 仓库管理员入库作业遵照仓库管理作业指导执行。 5.11 采购费用的结报5.11.1采购人员依据约定的付款周期，到期办理付款申请书，由管理部签核后交经财务部，财务部核对无误后交总经理审批，审批后由财务出纳付款，财务出纳付款后知会采购人员，采购应做好相关记录。 5.11.2. 采购费用的结报作业参照大宗A栋财务请款作业须知。5.12存档5.12.1 采购人员应对物料需求计划、生产配料表、上月物料使用汇总表、紧急/临时订单备料单、异常预警通知单、采购订单、退货单、报价单进行分类整理，按时间序时顺序装订成册，并按规定进行存档。6.供应商管理6.1初期筛选供应商，采购人员约见供应商时需按项目类别填写新供应商访谈记录表及相关附件资料。6.2样板确认后由采购人员按要求填写厂商前期评鉴表，有实地参观供应商公司或工厂的填写供应商实地评估表，合格后进入下一步骤，纳入合格供应商。6.3纳入合格的供应商，采购人员要求供应商在空白的厂商合作期评审表下面进行签名或盖章确认，供应商在遭到相关部门投诉后，采购人员按要求填写厂商合作期评审表，由相关部门进行项目投诉并做扣分处理，依次累计，当供应商的所得分数低于60分后，将作为不合格供应商，予以淘汰。6.4纳入合格的供应商，由采购人员登记入物料供應商(A棟)资料一览表中。 7参考文件： 大宗数码采购作业流程AQL2.5与AQL4.0检验标准 仓库管理作业流程大宗A栋财务请款作业须知。 8. 相关记录：新供应商访谈记录表新供应商访谈记录表附件资料厂商前期评鉴表供应商实地评估表厂商合作期评审表大宗数码来料检验报告入料检验合格书 异常预警通知单 紧急/临时订单备料单物料供應商(A棟)资料一览表 制作人: 管理部: 核准: 2014年3月25日 AT-CGZYGF-001 第一版/REV.1在展览大厅，我认真观看学习了每个视频、展板和案例，通过对魏民洲、杨殿钟、赵红专、李益民、李大有等严重违纪违法分子犯罪事实的学习manufacturers of technical documents on the quality requirements applicable to this project. Construction quality inspection and evaluation standards issued by the national power company of the electric power construction standard for quality inspection and assessment of the 11 articles assessment inspection standards as well as other relevant regulations issued by the Ministry of electric power, the State power company executive. Does not verify in the specification within the evaluation criteria, implementation design, manufacturer or . Or issue a new national standards and regulations, bidders shall comply with new norms and standards. If there are conflicts or is inconsistent, whichever is the higher standards. 3.3 3.3.1 project of responsibility, authority and communication organization and project managers, at all levels of responsibility and authority see section II of chapter III of the present tender site management organization and part of workforce planning. 3.3.2 according ISO 9001, GB/T 50430 and compan