激励篇之时间(通用).ppt

激励篇之 时间 主讲 吴哲 我们若要生活 就该为自己建造一种充满感受 思索和行动的时钟 用它来代替这个枯燥 单调 以愁闷来扼杀心灵 带有责备意味和冷冷地滴答着的时间 高尔基 时间的概念合理分配时间有效利用时间时间与人生 时间 时间的概念 时间是人类用以描述物质运动过程或事件发生过程的一个参数 确定时间 是靠不受外界影响的物质周期变化的规律 例如月球绕地球周期 地球绕太阳周期 地球自转周期 原子震荡周期等 爱因斯坦说时间和空间是人们认知的一种错觉 大爆炸理论认为 宇宙从一个起点处开始 这也是时间的起点 时间的概念 在我们眼中 时间就是随时随地 在有效利用中 发挥出事倍功半的效益 在闲在时 悄然溜走 在荒废中 给我们惨重的教训 子曰 生无所息 告诉我们的是要充分利用时间 而不是慌慌张张 操劳一生 但又碌碌无为 合理分配时间 时间管理的重要性 占绩效1 4比重时间管理没做好 忽略事情轻重缓急的顺序 就如同把鹅卵石留到最后 却放不进罐子里的道理是一样的 重要性最高的事情 最后分配的时间所剩无几 怎可能有工作绩效可言 合理分配时间 我们认为 绩效 工作成果 工作品质 时效 成本控管 可知时间管理的能力 至少占工作绩效1 4比重 她举例说 假如a代表 已成交的客户 b是 有希望成为客户的人 c是 待开发的客户 一位有良好时间管理的员工 分配在a b c的时间 就应该是b c a 先将b培养成a 再将c培养成b 最后才是维系跟a的关系 如此才有良好的绩效 合理分配时间 对主管来说 时间管理更显重要 因为主管能处理事情的时间 比下属更有限 一位主管除了要处理自己的事情 还要兼顾下属的事情 并且确保团队绩效 然而偏偏很多事情 下属往往是到了无法处理 或是很紧急之际 才会往上呈报 这时已经没剩多少时间可以处理了 也因此 主管比下属更需要做好时间管理 有效利用时间 时间管理第一课 分辨轻重缓急 时间管理出问题的人 最常犯的毛病就是时间分配不对 没有按照事情的轻重缓急 给予每一件事情应有的时间 中华民国中小企业专业经理人协会理事涂绍懿说 鹅卵石就好比是第一类 重要且紧迫的事 小碎石是第二类 重要但不紧迫的事 沙子就是第三类 不重要但紧迫的事 水则是第四类 不重要也不紧迫的事 涂绍懿说 很多人抱怨时间不够用 关键原因是优先级搞错了 有效利用时间 涂绍懿曾任职于寿险公司 一位同事离职时 把某个从事土地代书的客户移交给她 刚接手没多久 代书先生就来电 劈头不停地抱怨 30秒后 涂绍懿挂掉电话 直奔天母拜访这位代书先生 她足足花了3个小时 听对方抱怨过去的服务品质 好几次她都恨不得站起来 拍拍屁股走人 但还是克制下来 最后总算抱怨够了 代书先生给她一句话 合约拿出来吧 我可以签了 为了那位客户的抱怨 涂绍懿将当天其它约访一一改期 很多人最不想碰的就是客户抱怨 可是客户抱怨往往是第一类 重要且紧迫的事 应该第一优先处理 如果压后 很可能就会失去这位客户 她说 合理分配时间 最大时间管理迷思 重要但不紧迫的事陈蕙儿曾经辅导过一个印象深刻的个案 一位企业家第二代的执行副总 每天都非常忙碌 总是在处理紧急状况 一天到晚抓着员工跟他一起加班 陈蕙儿到他办公室一看 哇 除了办公桌上堆满了公文 连茶几上也都堆积如山 陈蕙儿登场怔在那里 执行副总坦言 他并没有区分事情重要性与紧迫性的习惯 一律按事情发生的顺序处理 此外又有应接不暇的应酬 电话和访客 才会导致他经常积压公文 员工抱怨他的slowmotion 动作太慢 抱怨得要死 陈蕙儿辅导的第一天 就有不少员工向她诉苦 陈蕙儿看出他犯了两大时间管理通病 一是没有区分事情轻重缓急 二是事必躬亲 于是教导他执行目标管理 并且开始授权 之后 这位执行副总不再亲自批阅每一份公文 只检核每周各部门计画表 表中详列每周工作进度 以及即将到期的工作 此外 每月固定开一次主管会议 结果员工加班时间减少一半 陈蕙儿说 有效利用时间 时间管理的陷阱 主要出现在 人的惰性往往将 重要但不紧迫 的事 拖到变成 重要且紧迫的事 最容易浪费时间的则是 不速之客来访或者朋友请托 虽然不重要但紧迫 很容易让你放下手边工作 最可怕的就是 爱管闲事 交际应酬 对个人工作绩效毫无建设性 有效利用时间 谨守80 20法则分配时间 80 20法则 这本书提到 在我们所做的努力中 通常有80 的收获 来自于20 的时间付出 另外80 的时间付出 则只带来20 的结果 有效利用时间 大部分的人把80 的时间 花在无意义的事情上 却只留下20 的时间 给真正重要的事情 她举例说 客户抱怨的处理 和不速之客到访比较起来 前者就应该分配到更多时间 同样的80 20法则 陈蕙儿则认为 时间应该安排八分满就好 留下20 的时间处理突发事件 这样的分配方式 也可大大减轻工作压力 她说 有效利用时间 避免会而不议 准备大纲 准时开始 准时结束一般人最常浪费时间之处 涂绍懿归纳出五点 1陪客户吃饭 交际应酬 2接不完的电话 3处理不完的抱怨 4拚命上课 却没有吸收 5冗长的会议 有效利用时间 养成记录习惯 时间管理效果加倍时间管理有没有技巧 我们强调 真想做好时间管理 最重要的就是养成记录的习惯 就像写日记一样 把每天应该开的会 待追踪事项 待处理事项 以及上司交办事项 按类别条列下来 用不同颜色的笔 区分轻重缓急 同时 随时检讨改善 以提升管理效果 时间与人生 1 设定目标2 有效授权3 时间杀手 设定目标 哈佛大学关于目标对人生影响的跟踪调查 27 没有目标60 目标模糊10 有清晰但比较短期的目标3 有清晰且长期的目标 设定目标之 成功第一步 对自己的情况100 的负责停止责备 埋怨 接受责任 接受已存在的事实 想一想 如何来做 设定目标之 什么阻止了我的前进 自我局限消极消极的情绪包括 设定目标之 积极的态度 态度来自于对自己的期望期望来自于我们的信念相信自己能够 积极的期待 积极的态度 有效权 只有三种方法可以帮助你更好地利用时间中止用尽心血有效授权 有效权之 可以授权的工作 日常工作及专业技术型工作收集事实和数据可以代表其身份出席的会议某些特定领域中的决定准备报告 有效权之 不可授权的工作 下达目标解决部门间的冲突培养发展下属任务的最终职责维护纪律和制度 时间杀手 你工作中哪些事情是低回报的或是浪费时间的 时间杀手之 贪求过多心理的成因 需要成就感缺乏安全感无法授权对时间的估算不切实际不知道如何拒绝别人 有讨好别人的愿望 时间杀手之 如何抑制 别再告诉自己遇到压力才有最佳表现看