WHVK-QP-03-04文件与档案管理程序.DOC

1 目的明确规定对公司各类文件进行控制的方法、责任和要求，包括文件的收集、标识、归档、保管、借阅等，确保各类文件(档案)的清晰、完整，并得到妥善保管。2 适用范围2.1 公司质量管理体系文件（见5.1控制要点）；2.2 因工作需要各部门购买或订阅的图书、报纸、杂志；2.3 各部门接收的外来文件。3 职责3.1 总经理办公室负责公司档案资料的统一管理。3.2 各部门文档管理员负责部门文件的收集、编号、传递、保管与移交。3.3 ISO9000质量工程师负责起草质量记录一览表，管理者代表审批。4 工作程序a) 每年年底的管理评审会议后20天内完成下年度的收集计划b) 质量记录一览表草案c) 非质量体系文件的管理可取消此步骤ISO9000质量工程师制订质量记录收集计划a) 质量记录一览表b) 非质量体系文件的管理可取消此步管理者代表审批a) 质量记录应按照质量记录一览表进行收集，质量体系中已规定有标准表格（或格式）的必须使用相应表格（或格式），没有标准表格（或格式）的文件应标明文件名称、时间和记录人b) 程序文件中规定必须形成的各种记录，优先以书面形式保存，如果以电子文件的形式保存，须提供审批或往来的原始邮件作为证明c) 文件经办人有责任暂时保管文件，并在规定的时间内移交给本部门文档管理员各部门员工形成或收集文件a) 文件与档案保管和借阅指引b) 文件编号规范c) 文件登记表，登记内容包括文件名称、文件编号、类别、登记日期、经办人，除此以外各部门可根据业务开展需要增加登记内容d) 各部门须归档的电子文档，必须定期在公司文件服务器指定文件夹中备份各部门文档管理员编号、登记、保管a) 文件与档案保管和借阅指引b) 文件签收登记表c) 质量体系文件一览表d) 质量文件发放登记表e) 质量文件回收登记表各部门文档管理员/总经理秘书文件传递与分发否是否需要向公司归档a) 文件归档范围及档案编号规范是 a) 文件与档案保管和借阅指引b) 文件签收登记表c) 总办档案管理员每季度末检查一次各部门是否按要求归档a) 文件归档范围及档案编号指引b) 文件与档案保管和借阅指引c) 归档登记表d) 合同归档登记表e) 电子文档必须定期在公司文件服务器指定文件夹中备份a) 文件与档案保管和借阅指引b) 文件与档案借阅登记表c) 文件与档案借阅审批表公司员工向公司档案员移交各部门文挡管理员编号、登记、保管公司档案员借阅、使用5 控制要点5.1 公司质量管理体系文件，包括：5.1.1 质量手册、程序文件、工作指引5.1.2 国家法规和行业标准（此类文件的管理见行业规范类文件管理程序）5.1.3 集团管理规定5.1.4 项目管理方案和计划5.1.5 工程技术文件（图纸、资料）5.1.6 记录表格，包括:与项目设计、建造、销售和服务质量相关的各类记录；以及其它与体系管理活动相关的各类记录，如内部审核记录、管理评审记录、文件控制记录、培训记录等；6 相关文件6.1 文件编号规范 WHVK/WI-03-04-016.2 文件归档范围及档案编号指引 WHVK/WI-03-04-026.3 文件与档案保管和借阅指引 WHVK/WI-03-04-037 相关记录7.1 质量记录一览表 WHVK/QP-03-04-B017.2 文件签收登记表 WHVK/QP-03-04-B027.3 文件登记表 7.4 合同归档登记表 WHVK/QP-03-04-B047.5 归档登记表 WHVK/QP-03-04-B057.6 文件与档案借阅登记表 WHVK/QP-03-04-B067.7 质量文件发放登记表 WHVK/QP-03-01-B037.8 质量文件回收登记表 WHVK/QP-03-01-B047.9 销售合同借调表 WHVK/QP-03-04-B08质 量 记 录 一 览 表编号：WHVK/QP-03-04-B01 版号：A 序号：序号记录名称表格编号版号保管责任归档周期保存期限备注文 件 签 收 登 记 表编号：WHVK/QP-03-04-B02 版号：A 序号：序号文件名称文件编号接收部门接收人日期媒介形式备注合同归档登记表 编号：WHVK/QP-03-04-B04 版号：B 序号：合同编号合同名称金额签订日期归档日期密级送档人归档人备注归档登记表编号：WHVK/QP-03-04-B05 版号：B 序号：序号档案编号文件名称文件编号归档日期密级送档人归档人备注文件与档案借阅登记表 编号：WHVK/QP-03-04-B06 版号：C 序号：序号文件编号文件名称原(复印)件借阅期限借阅原因借阅人经办人审批归还 销售合同借