第六章 公文格式.ppt

第二节公文的格式与稿本 一 公文的格式二 公文的公文的稿本 一 公文的格式公文的格式 是公文外在表现形式 目前 行政机关公文格式实现标准化和规范化的依据 一是国家质量技术监督局1999年12月27日批准发布 2000年1月1日起实施的 国家行政机关公文格式 国家标准 gb t9704 1999 二是国务院2000年8月24日发布 2001年1月1日起实施的 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 公文格式包括公文的构成要素 公文的排版形式和公文的印装要求 一 公文的构成要素公文的构成要素也称公文的组成部分 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 上述公文的构成要素在公文文面上标识的位置和书写的样式 称为公文的文面格式 公文分为眉首 主体 版记三部分 公文的眉首 置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首 包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 1 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 标识公文份数序号 用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行 带有秘密等级的公文需要编制份数序号 如果发文机关认为有必要 也可对不带秘密等级的公文编制份数序号 2 秘密等级和保密期限秘密等级是表明公文保密等级的标识 密级分为 绝密 机密 秘密 保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明 涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限 公文标识秘密等级 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 公文同时标识秘密等级和保密期限 秘密等级和保密期限之间用 隔开 3 紧急程度紧急程度是对公文送达和处理的时限要求 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 急件 紧急电报应当分别标明 特提 特急 加急 平急 公文标识紧急程度 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 公文同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第l行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 4 发文机关标识发文机关标识表明公文的作者 它是发文机关制发公文时使用的 规范版式的文件版头 通常称为 文头 一般由发文机关全称或者规范化简称后加 文件 组成 发文机关标识居中红色套印在文件首页上端 例如 省地方税务局文件联合行文时 主办机关名称排列在前 文件 两字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 联合行文机关过多时 必须保证公文首页显示正文 5 发文字号发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号 凡正式对外发文均有发文字号 用于统计发文数量 便于管理 也便于查考和利用 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 标识时在发文机关标识下空2行 居中排布 年份和序号用阿拉伯数字标识 年份应标全称 用六角括号 括人 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 一份公文只编一个发文字号 如 府发 2006 12号 府发 指发文机关代字 2006 指年份 12号 指发文序号 联合行文时只标明主办机关发文字号 6 签发人签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名 签发人只用于上行文 上行文标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 如有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列 发文字号应与最后一个签发人姓名处在同一行 公文的主体 置于公文首页红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称为主体 公文主体部分包括公文标题 主送机关 公文正文 附件与附件说明 成文时间 公文生效标识 附注 1 公文标题公文标题是对公文主要内容准确 简要的概括 由发文机关名称 公文主题 事由 和文种组成 公文标题中除法规 规章名称加书名外 一般不用标点符号 位于红色反线下空2行 可分一行或多行居中排布 公文标题需回行时 要做到同意完整 排列对称 间距恰当 例如 国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知 公文标题的排版样式 1 一字式公文标题较短 只排列一行 居中排布即可 国务院办公厅关于暂停行政区划调整审批的通知 国务院办公厅关于暂停行政区划调整审批的通知 2 等号式公文标题字数较多 一行排布后 与正文和红色反线等长时 就应将公文标题分行排列 两行字数一样多时 可采用等号式 教育部财政部人事部国务院纠风办关于严禁向新任中小学教师收取 上岗费 的通知 教育部财政部人事部国务院纠风办关于严禁向新任中小学教师收取 上岗费 的通知 3 上长下短式公文标题字数较多 发文机关名称字数较多或为联合行文 一行排不下 分行排列 两行字数不一样多时 可采用上长下短式 国务院办公厅关于公布国务院国有资产监督管理委员会履行出资人职责企业名单的通知 国务院办公厅关于公布国务院国有资产监督管理委员会履行出资人职责企业名单的通知 4 上短下长式公文标题字数较多 发文机关名称字数较多或转发性公文 一行排不下 分行排列 两行字数不一样多时 可采用上短下长式 国务院办公厅转发商务部等部门关于改革内地驻港澳地区 窗口公司 管理模式意见的通知 国务院办公厅转发商务部等部门关于改革内地驻港澳地区 窗口公司 管理模式意见的通知 5 中短式公文标题字数较多 两行排不下 分3行排列 3行字数一样多时 可采用中短式 国务院关于同意厦门驻东渡办事处厦门海关驻高崎机场办事处分别调整为东渡海关 厦门高崎机场海关的批复 国务院关于同意厦门驻东渡办事处厦门海关驻高崎机场办事处分别调整为东渡海关 厦门高崎机场海关的批复 6 中长式公文标题字数较多 两行也排不下 分3行排列字数不一样多时 可采用中长式 国务院中央军委批转全国拥军优属拥政爱民工作领导小组民政部总政治部全国拥军优属拥政爱民工作会议纪要的通知 国务院中央军委批转全国拥军优属拥政爱民工作领导小组民政部总政治部全国拥军优属拥政爱民工作会议纪要的通知 7 正梯形式公文标题字数较多 两行也排不下 分3行排列字数不一样多时 也可采用正梯式 8 倒梯形式公文标题字数较多 两行也排不下 分3行排列字数不一样多时 可采用倒梯形式 全国人民代表大会常务委员会关于批准 中华人民共和国越南社会主义共和国关于两国在北部湾领海 专属经济区和大陆架的划界协定 的决定 全国人民代表大会常务委员会关于批准 中华人民共和国越南社会主义共和国关于两国在北部湾领海 专属经济区和大陆架的划界协定 的决定 9 四行以上排列式公文标题字数较多 3行排不下 可采用4行以上排列式 中共北京市委教育工作委员会北京市教育委员会关于印发2005 2008年首都青少年学生情系奥运文明礼仪伴我行主题宣传教育实践活动实施方案和2005年校园礼仪文明礼仪伴我行主题宣传教育实践活动计划的通知 中共北京市委教育工作委员会北京市教育委员会关于印发2005 2008年首都青少年学生情系奥运文明礼仪伴我行主题宣传教育实践活动实施方案和2005年校园礼仪文明礼仪伴我行主题宣传教育实践活动计划的通知 10 省略式公文的发文机关较多 把发文机关全部排列后 不能再在正文首页显示正文内容时 可省略发文机关 只写主办机关名称 公文事由及文种 最高人民检察院公安部等十部委 关于在查办渎职案件中加强协调配合建立案件移送制度的意见 的通知 最高人民检察院公安部等十部委 关于在查办渎职案件中加强协调配合建立案件移送制度的意见 的通知 2 主送机关主送机关是指要求对公文予以办理或答复的主要受理机关 应使用全称或者规范化简称 统称 主送机关在标题下空1行 左侧顶格标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关过多 而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 3 正文公文正文表述公文的具体内容 体现发文机关的意图 是公文最重要的组成部分 批转和转发一类的公文 批转件和被批转件都是正文 正文的结构通常分导语 主体和结束语三部分内容 公文正文标识于主送机关下1行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 4 附件附件足附属在公文正件之后 用以说明 补充正件的图表 目录 名单等文件材料 附件形式上是附属于厂文 但它是公文的重要部分 附件与正件共同组成一份完整的公文 公文如有附件 应当注明附件顺序和名称 标识 附件 在正文下空1行左空2字 附件如有序号使用阿拉伯数字 附件名称后不加标点符号 附件与正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 如附件与正文不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 5 成文时间成文时间指公文生效的时间 也称成文日期 成文时间以领导人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准 电报以发出日期为准 经会议时论通过的公文 以会议通过时间为准 规范性公文以批准时间为准 成文时间使用汉字 将年 月 日标全 零 写为 o 成文日期标识在正文之下 依印章的位置而定 右空4字 6 公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式 有两种 一是发文机关印章 二是签署 以机关名义制发的公文要加盖机关印章 以领导人名义制发的公文要由领导人签署 公文除会议纪要和以电报形式发出的以外 均应加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应加盖印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间 加盖印章要端正 居中 上不压正文 下压成文时间 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 7 附注附注是需要说明的其他事项 如公文的发放范围 使用时注意的事项等 公文如有附注 居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行 公文的版记 置于公文主题词以下的各要素统称为版记 公文版记部分包括主题词 抄送机关 印发机关和印发时间 1 主题词主题词是揭示公文内容 提高公文检索速度的规范化名词或名词性词组 公文应标注主题词 主题词居左顶格标识 后标全角冒号 词目之间空1字 2 抄送机关抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 应使用全称或者规范化简称 统称 公文如有抄送 在主题词下一行 左空1字 标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关用顿号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 3 印发机关和印发时间印发机关是印制公文主管部门 印发时间是公文的付印日期 印发机关和印发时间位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的时期为准 用阿拉伯数字标识 二 公文的排版形式公文的排版形式是指公文各组成要素在文件版面上的标印格式 包括公文用纸规格 版面设计 字体字号 字行字距等 1 公文用纸幅面尺寸公文用纸一般采用国际标准a4型纸 其成品幅面尺寸为 210mm 297mm 公文页边与版心尺寸为 公文用纸天头 上白边 为37mm 公文用纸订口 左白边 为28mm 版心尺寸为156mm 225mm 不含页码 2 公文书写形式公文中的文字从左至右横写 横排 在民族自治地方 可以并用汉字和通用的少数民族文字 按其习惯书写 排版 公文正文结构层次序数 其标识 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 3 字体字号发文机关标识推荐使用小标宋体字 用红色标识 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定 但一般应小于22mm l5mm 公文标题用2号小标宋体字 秘密等级和保密期限 紧急程度 主题词使用3号黑体字 主题词的词目用3号小标宋体字 发文字号 签发人 主送机关 附件 抄送机关 印发机关和印发时间用3号仿宋体宇 签发人姓名用3号楷体字 4 排版规格正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 5 制版要求版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 三 公文的印装要求公文印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 油墨要应达到色谱指标 印品着墨实 均匀 字面不花 不白 无断划 公文应左侧装订 不掉页 包本公文的封面与书芯不脱落 后背平整 不串 两页页码之间误差不超过4mm 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外钉眼距书芯上下1 4处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 后背不可散页明订 裁切成品尺寸规格 四角成90 无毛茬或缺损 二 公文的稿本 公文稿本是指公文的文稿和文本 公文在撰制 运行 处理的过程中 根据需要会产生形成不同作用的文稿和文本 这些不同的文稿和文本 其价值表现也不一样 一 公文的文稿 公文文稿是指公文在撰制过程中形成的各种文字稿 主要有草稿和定稿 1 草稿公文在定稿之前形成的文稿统称为草稿 它是公文的未定稿 其内容和文字表述都未成熟 草稿主要是供讨论 修改 送审使用 除用于专门征求意见的之外 般不向外发出 按草稿形成的次数顺序可分为初稿 二稿 三稿等 按草稿的作用可分为讨论稿 征求意见稿 修改稿 送审稿等 草稿不是正式公文 不具备公文法定的效用 一般的公文草稿不需要归档保存 重要文件的草稿 尤其是有领导人批示和亲笔修改的草稿 则需要归档 2 定稿公文定稿又称原稿 底稿 是经领导人签发或会议词论通过的最后稿本 定稿在文字和内容上都准确地反映了公文制发者的意图 是缮印正本的唯一依据 定稿与草稿有明显区别 经签发的定稿上有文件签发人的签发标记 经会议讨论通过的定稿上有会议批准通过情况的记载 定稿上面的签发标记或会议通过的记载 决定了它是印制公文正本直接依据 也是闩后查考的原始凭证 所以公文定稿应归档保存 二 公文的文本 公文文本是公文定稿后根据需要形成的各种本子 公文的文本主要有正本 副本 存本 法规性文件有试行本 暂行本 修订本 同一内容的公文使用不同文字会形成不同的文字文本 1 正本正本是根据定稿制发的公文正式文本 公文正本用于向外发出 按公文规范格式制作 盖有发文机关的印章或领导人的签署 具有法定的效力 发挥公文现实执行效用 如属于归档