财务管理专业毕业论文-浅析X软件公司的内部费用控制制度.docx

浅析X软件公司的内部费用控制制度摘 要内部控制是一个古老而又充满活力的话题，其目的就是要回避风险，建立内部控制制度就是在企业内部建立一套自我调节、自我约束的控制系统。本文就X软件公司的内部费用控制制度进行了分析，并通过X软件公司的内部费用控制制度说明内部费用控制对于企业的重要性。关键词：X软件公司；内部费用控制；制度目 录一、前言3二、X软件公司情况简介3三、X软件公司内部费用制度执行情况4(一)内部费用制度分析41、货币资金控制，其控制目标：42、固定资产及商品库存控制，其控制目标主要包括：43、采购和付款控制，其控制目标：44、销售与收款控制，其控制目标是：4(二)X软件公司内部会计控制制度的执行情况51、资产管理及固定资产控制52、对采购环节、销售环节的控制53、对往来款项的管理64、对费用支出的控制65、会计电算化在公司内部费用控制中的执行7四、X软件公司内部费用控制的分析8(一)经济环境8(二)法律环境8(三)会计职业道德环境8(四)企业内部费用控制人员监督9五、X公司内部费用控制的几点建议9(一)明确内部费用控制目标9(二)关于内部费用控制的内容10(三)关注员工的培养和教育10(四)制定严格的责任追究制度10结 语12致 谢13参考文献14一、 前言在市场竞争日越激烈的情况下，企业一般来说面临着两个基本问题：一是如何适应外部环境的变化；二是如何充分调用内部资源。而企业对外环境的适应性又是建立在内部协调基础上的，因此，企业的内部费用控制就显得格外的重要。所谓内部控制,是指由企业董事会、管理者和其他员工实施的,为保证财务报告的可靠性、经营的效率效果以及现行法规的遵循等目的而提供合理保证的过程。内部控制涉及企业生产经营的控制环境、风险评估、监督决策、信息与传递以及自我检测等方面,从总体上透视了企业生产的各个环节。其有效实施无疑会促使企业生产管理登上一个新台阶,促进企业经营流程的合理化和正规化。企业的内部费用控制是企业内部各个经营环节的协调约束机制，它是一种制度建设。因为“好的制度可以使坏人变成好人，使好人变成更好的人；坏的制度可以使好人变成坏人，使坏人变成更坏的人”。当然制度设计要公开、公平和公正。二、 X软件公司情况简介X软件成立于2007年5月，在此之前，公司以另外的名字进行着经营活动。公司主要以金融行业、政府行业和大型的企事业单位为客户，根据客户的需求进行软件产品（项目）的研发和服务以及为实现软件所需要的硬件产品的销售。是一家集软件研发、销售、服务为一体的高科技型软件公司。公司现有员工60余人，共有七个部门，分别为销售外联部、营销策划部、财务管理部、行政人事部、软件开发部、应用设计部、客户服务中心。公司的商务、外联以及市场拓展、公司宣传主要由销售外联部和营销策划部进行；软件开发部和应用设计部负责软件产品的框架设计和功能实现；客户服务中心主要工作职能是为客户进行软件产品的安装部署、系统调试、使用培训和后期使用过程中出现的故障进行维护；行政人事部负责整个公司的行政、人事、采购工作；财务管理部则负责整个公司费用的审核、支付、报税等工作。公司从组织机构上来看，每个部门都设有部门经理，负责部门工作规划，预算制定以及费用的审核。销售外联部、营销策划部、财务管理部由总经理直管，而行政人事部、应用设计部、软件开发部和客户服务中心则由常务副总分管，常务副总直接向总经理汇报。三、 X软件公司内部费用制度执行情况(一) 内部费用制度分析内部费用控制有利于降低错误及舞弊的可能性，保护企业资产安全；有利于减少违法事件的发生；有利于降低企业经营失败、财务失败的概率；有利于提高企业的竞争力，促进企业获取更大的经济效益；有利于企业经营管理活动朝着既定目标扎实推进，保证企业发展战略和工作规划的顺利完成。为了保护资产的安全、完整，提高会计信息质量，确保有关法律法规和规章制度及单位经营管理方针政策的贯彻执行，避免或降低各种风险，提高经营管理效率，实现单位经营管理目标而制定和实施了内部费用控制的一系列措施和程序。 内部费用控制的内容非常广泛。从横向看，涵盖单位内部的各个部门、各项业务；从纵向看，涉及到各个部门的各个岗位、每个员工以及各项业务的每个环节。主要体现在：1、 货币资金控制，其控制目标：（1） 现金、银行存款余额的真实、准确；（2） 现金、银行存款的使用恰当；（3） 其他货币资金的安全完整。2、 固定资产及商品库存控制，其控制目标主要包括：（1） 确保固定资产及商品库存的安全、完整；（2） 合理地确定固定资产、商品库存的价值。3、 采购和付款控制，其控制目标： （1） 合理经济地进行各种采购业务；（2） 保证采购的物资及时、足额入库；（3） 按时支付各种货款。对已验收入库的采购物资，或已接受的劳务服务等，应按照合同的规定支付相应的货款，以维护良好的信誉。4、 销售与收款控制，其控制目标是：（1） 预防销售与收款过程中的各种差错；（2） 保证销货款的及时、足额收回；（3） 正确进行销售的会计核算。此外，还包括成本费用控制、固定资产控制、对外投资控制和工程项目控制等。 (二) X软件公司内部会计控制制度的执行情况 该公司的内部费用控制体系包括：货币资金控制、存货控制、采购和付款控制、销售与收款控制、成本费用控制、固定资产控制、对外投资控制和工程项目控制。1、 资产管理及固定资产控制 X软件公司的主要资产为固定资产，分别由专设职能部门管理负责，责任到人，有专门的实物资产管理系统进行管理。固定资产中，房屋建筑物布局合理、办公家具定期进行维护，主要工作设备为电脑，电脑设专人进行维护，保养较好。公司在购置固定资产时内部费用控制手续非常健全，均有采购申请，由上级负责人逐级批示，在进行采购时，1000元以上产品均有采购合同，所有采购设备，都有货物验收单（由采购申请部门进行验收、签字）和购置发票等相关原始单据。公司对存货管理较为严格。X软件公司主要的库存商品均为IT硬件产品，库房中存货码放整齐，不同商品、不同型号的存货用分开摆放，很容易进行识别，各类存货均挂有标牌，在标牌上面明确列示存货规格、型号、序列号、出入库时间，并有采购员、客户服务部门人员、库管人员签字确认。公司每月对各项资产进行清盘，每月均统计出暂停用固定资产的名称数量清单，进行调整安排。存货每月进行盘点，盘盈亏率很小。 2、 对采购环节、销售环节的控制 X软件公司主要公司从采购验收入库到设备出库、销售结转成本、确认收入各环节控制体系均较为完善。需要进行设备采购时，填写“采购申请单”，当中应列明设备名称、预计单价、采购数量、要求到货期。采购员采购时，必须进行3家以上的产品询价，再制作出询价表并给出采购意见，上级主管审批通过后方可进行采购。采购必须以合同方式进行，合同中必须列明采购设备名称、供应商名称、价格、数量、质量标准、交货地点、付款形式、运输方式、售后服务、订货到达日期、包装处理等详细采购事项。设备采购完成后，需由采购申请部门和采购员同时进行验收，由采购申请部门进行验收后，填写验收单，采购员凭验收单、入库单，向财务部提出付款申请，设备出库需填制“出库单”，由经办人及部门主管签字确认。产品出库销售，需制作“产品销售统计表”，列明当月销售多少、总金额、折扣金额、净销售额。3、 对往来款项的管理为扩大销售量，赊销作为一种促销的手段，有着不可低估的作用，发生往来款使销售和收款这两种行为之间存在着一个结算周期，从而形成了应收账款的成本，企业不得不垫支一定的资金和花费一定费用。随着应收账款规模增大而成正比例增长的坏账损失，将成为应收账款投资的最大风险。管好应收账款，目的在于加快资金的回收、周转，提高应收账款的变现能力，并对往来款的发生、间隔期、清算三个环节进行严格的监督与控制。X软件公司在赊销方面，必须签订合同，并对付款条件进行约定，合同中必须列明付款期限、发票开具信息，是否需要增值税专用发票、服务条款等；货物售出，送达客户方时，要求客户进行现场验收、并确认收货；合同与验收单、送货单相结合，均有客户方签字盖章确认，大大减少了由于赊销而收不到货款的现象。对应付、暂付款的有效管理，可使单位能够充分利用这部分暂时为企业所拥有的资金。灵活管理和运用这两种资金，可使单位提升物流、资金流管理。公司采购设备基本无现付现象，均合理利用对方单位给予的无息信用期，并由财务部门对每笔欠付金额、信用期、对方单位均进行准确记录，到期准确还款，保持着良好的信誉。4、 对费用支出的控制X软件公司各项资金支出控制制度非常严格，由一款专业的费用监控软件进行监控，所有的费用支出，都必须由费用支付申请人在资金支付软件中，提出申请，由上级主管逐级审批通过，并将审核通过后的单据打印出来进行签字后，财务部才进行支付。且当费用报销人报销费用超出报销权限时，该软件会进行提示，有效控制了报销的规范性。不论资金支出用途、金额大小均需填制付款申请单或领款单，列明付款提议人名称、付款理由等情况，并必须由批准、财务经理、审核（总经理）、出纳、领款、人同时签字才能支付此笔款项，有一方不签字，将无法支出此笔现金，虽然手续繁琐，短时间内企业内外各方资金使用人无法理解，但这种严格的控制制度最大程度地控制了付款支出过程中的所可能发生的错误与舞弊，并且经过长时间的坚持实施，公司内部资金使用人也对此制度适应、并自觉遵守了。财务部进行费用支付时，除非特殊情况，否则一律使用电子银行划账，这样的支付方式一方面避免了开具支票而导致的进账方与合同中约定不一致，另一方也更好的控制了财务付款的差错率。电子银行划账，所付出款项无论高低，都需经有会计、财务经理的逐级批准后才能支付，更好地在支付过程中再次对所付款项进行了再次审核。5、 会计电算化在公司内部费用控制中的执行X软件公司在核算上实现了全面的电算化，使X软件公司的会计核算很有条理，但是，电算化的实施也给内部费用控制带来了新的问题。主要表现在以下几方面： 电算化系统的突出特点是会计数据处理的自动化、集中化，因此给数据安全带来了一定的威胁。如：未经授权的计算机专业人员可以利用计算机技术和网络技术轻易地浏览各种数据文件，造成会计机密数据被泄漏；或是因为电脑的损坏，导致数据的丢失等问题。 X软件公司使用的是公司内部局域网，应用拥有财务软件进行会计核算，由公司客户服务中心提供网络技术支持，财务信息定期进行双份备份，各财务人员使用各自的登陆代码和密码进入系统，在各自的权限范围内进行操作。从而保障了不相容职务的分离以及数据信息的安全。同时，为了确保财务数据的安全性，公司专门配备了加密的移动硬盘2个，同时对财务数据进行了备份，最大限度地杜绝了由硬件故障所导致的财务数据缺失。四、 X软件公司内部费用控制的分析中小企业在我国经济发展过程中正发挥着越来越重要的作用，然而从当前实际看，许多内部费用控制问题非常突出，进而影响了中小企业的经济效益，阻碍了中小企业的发展。 对于企业的内部费用控制来讲，内部费用控制环境显得格外重要，并被视为内部费用控制的基本构成要素，是内部费用控制的基础，直接关系到企业内部费用控制的贯彻执行。它涵盖对建立、加强或削弱特定政策程序及其效率产生影响的各种因素。主要有：(一) 经济环境经济环境存在的主要问题是我国的市场经济体制不完善，是历史长期积累下来的问题。在市场经济中，构建内部费用控制体系正是为了保证会计的真实公允。既为市场参与者提供可靠的决策信息，也为市场的管理者提供有效的监管信息。加强内部费用控制，是保证市场经济有序运转的重大措施。如果按照市场经济的一般规律建设我国的社会主义市场经济，既会形成现代内部费用控制体系，又会为现代内部费用控制体系创造良好的运行环境。(二) 法律环境进一步完善法律制度。健全与完善以会计法为中心的会计法规体系。会计法只作了原则性的规定，可操作性不强，因此要结合会计工作的实际情况，研究制定与之相配的法规、制度或者实施办法。促进会计法与相关法律的衔接。对违法的人员依法进行行政处分或刑事处分。(三) 会计职业道德环境 尽管我国制定了许多的相关法律法规，规定了诸多部门行使内部会计控制权，但是内部费用控制的结果还是不尽人意。这除了制度本身的原因，还有一个重要原因就是会计职业界缺乏职业道德意识。会计人员要树立会计职业道德意识，培养会计职业独立、客观、公正的精神境界。对来自各个方面的不正当干预，会计人员要有勇气抵制，始终站在公众利益的角度，不但要以法律法规要求自己，更要以道德来约束自己的行为。(四) 企业内部费用控制人员监督企业人事政策不完善，企业考核制度不全面。缺少“自控”和“他控”。没有健全有效的内外部监督机构，同时现有的监督机制弱化，形同虚设，对企业经营管理人员不能产生压力。财政、税务、银行、审计等在内的社会监督机构，工作中各行其是，未能形成综合监督的合力，对企业的威慑力不够;对审计的独立监督、公正职能未予以充分重视，审计未形成规范化、法制化和经常化；对查出问题的处罚，往往就事不就人，重人情而轻规定，执法的刚性被扭曲。近几年，我国出现了许多大案、要案，造成国家资产大量流失，如：西安市人大代表许宗林侵占上亿元公款后失踪案，中行支行诈骗案，被称为“审计风暴第一金融大案”的广东省佛山市南海区亿元骗贷案等等，国家自然科学基金会会计挪用两亿公款案，这些都表明一个非常重要的问题，企业缺乏有效的内外部监督。对于企业内部费用控制人员监督，我认为企业在组织机构设置中，不但要重视纵向间的权利与义务关系，而对横向间的协调也要有足够的重视，促进同级各部门间必要的交流。雇用人员时要经过严格的考核，不能任人唯亲；对职工形成一套关于训练、待遇、业绩考评及晋升的制度;根据不同情况对职工进行适当的职业道德教育。五、 X公司内部费用控制的几点建议(一) 明确内部费用控制目标美国COSO报告中规定的内部费用控制的目标有三点：一是保证财务报告的可靠性；二是提高企业经营的效果和效率；三是保证相关法律法规的遵循性，即可靠性、合规性和效益性。我国所确定的内部会计控制目标则是：一是规范单位会计行为，保证会计资料真实、完整；二是堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，保护单位资产的安全完整；三是确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。X软件公司，虽然有着诸多内控流程，但在制度建立方面仍然缺乏文字性的规范，并且在制度发生变化时，不能及时的对原有规范进行更新，也是企业目前存在的明显问题。因此根据企业自身经营特点客观地分析企业的内部费用控制目标，把握内部费用控制的重点和难点，建立科学合理的企业内部费用控制制度就显得尤为重要。(二) 关于内部费用控制的内容内部费用控制的重点：一是对企业资金进行的控制，因为货币资金是企业流动性最强，安全性最差的资产，企业各项资金的收支业务必须按照手续制度办事，按预算计划执行，要合理调动资金，讲究资金的使用效率和效果，避免财产物资的损失浪费；二是加强各环节责任人的监控管理，避免权利滥用造成经济损失。X软件公司，在主要负责人在公司期间，能够很好的按照规定流程进行费用的支付，但当公司高层领导长时间出差时，则会出现各类费用支付的破例现象，例如没有资金支付单据即进行费用支付；对于所收取发票不进行验票即付款；采购员不提供采购合同财务依然能付款等现象。要解决上述现象，企业必须奖惩分明，完善内部费用控制制度，按照控制的关键点制定业务处理的具体规则、程序和要求，按工作对象所具有的数量特征的精细化确定岗位的操作规程，实现工作过程的标准化和制度化，用量化标准来约束员工的行为。(三) 关注员工的培养和教育内部费用控制制度是靠人去执行的，再好的制度如果没有高素质的人去执行也不会产生好的效率和效果。加强对员工的培养和教育，应是内部费用控制建设中的重要内容。(四) 制定严格的责任追究制度责任追究制度是企业内控制度贯彻执行的根本保证，如果没有严格的责任追究制，就会使各项合理的规章制度形同虚设，企业也就没有什么凝聚力和战斗力可言。惩罚规定是责任追究制度的补充，它既是治理违法违规、偷懒、弄虚作假的直接手段，又是树立正气、打击歪风邪气的有力武器，这种制度规定是必需的，也是有效的。要让“以身试法者付出足够的代价，承担足够的成本”，对违规违法者的处理要对后来者有足够的“警示”作用。在内控制度面前人人平等，全体员工都应是内部费用控制制度的执行者和维护者，在企业内部不应有特殊员工。尤其是对违法违规的处理，必须坚持公平、公正性原则，要一视同仁，一碗水端平；要严防企业内部的“司法腐败”。如此，内部费用控制制度才是有效的，并具有权威性。结 语制度是一种约束手段,要使内部控制制度形成一种文化,必须加强制度建设,内部控制制度是保证内部控制实施的重要环节。企业要从控制前、控制中、控制末等三个阶段完善内部控制制度,完善监督机制,并将内部监督与外部监督相结合。建立强审机制,定期完成企业报表、资产、财务等方面的审核分析;建立信息反馈机制,使得内部控制在实施过程中的问题及时得到矫正。形成内部控制文化,使员工自觉遵守,共同维护,这对于企业发展和组织管理都是一个重要的创新。深化内部控制内涵,培育内部控制文化,将内部控制文化融入企业文化、企业精神中,是内部控制理论在企业得到进一步发展的重要方向。致 谢经过半年的忙碌和工作，本次毕业论文已经接近尾声，作为一名夜大本科生，由于经验的匮乏，在撰写毕业论文的过程中，难免有许多考虑不周全的地方，如果没有导师的督促指导，以及一起工作的同事们的支持，想要完成这个论文对我来说是非常困难的。我的论文是在指导老师王克岭老师的亲切关怀和悉心指导下完成的。他严肃的科学态度，严谨的治学精神，精益求精的工作作风，深深地感染和激励着我。从课题的选择到项目的最终完成，王老师都始终给予我细心的指导和不懈的支持。在此谨