合同管理办法.doc

XXXXXXXXX技术有限公司管理标准公司缩写（ABCD）年份（08）总版次（01）作业文件版次（A/3）质量管理体系作业文件合同管理办法发行版本：第X版受控状态：发行号码：200？月？日发布 200？/实施XXXXXXXX工程技术有限公司合同管理办法1、目的为加强公司经营合同的管理，规范合同登记、编号和统一管理，确保合同文件的完整性和统计的准确性，特制订本办法。2、适用范围本办法适用于公司在经营活动过程中与其他经济组织订立的、由公司进行财务结算的所有合同的管理。3、职责3.1 合同管理人员3.1.1合同管理人员是本程序的主控人员，负责对归档合同进行合同的编号、登记、借阅、保存和管理。3.1.2负责根据合同规定审查合同的付款计划和支付申请。3.2合同承办人3.2.1合同承办人应对合同履行过程中形成的材料按照重要程度或时间顺序进行排列、整理、登记目录，补齐应归入合同档案的材料, 并对合同档案的真实性、有效性和完整性负责。3.2.2负责办理合同移交手续，填写合同登记表（见附表1）和收/付款进度表（见附表2）。3.2.3负责根据合同要求编制合同付款计划和办理支付。3.3 成本控制经理3.3.1负责审查合同的付款计划和支付申请。3.3.2负责对合同执行过程进行监控和管理。3.4 财务部3.4.1负责在合同执行期间保存合同的正本文件。3.4.2负责按国家和地方的有关法规办理合同的登记和印花税等。3.5 项目管理部3.5.1项目管理部是本办法的主管部门，负责本办法的具体实施和管理。3.5.2在受理合同档案时，负责核对合同档案总目录及备案表所填的内容，并负责归档的编号、登记、借阅、保存和管理。4、经营合同管理4.1 合同的分类根据公司经营业务的特点，合同主要分为两大类：4.1.1工程项目类：工程总承包、工程设计和设备成套供货（包括技术服务）、工程设计及服务等。4.1.2其 他 类：合作协议、融资协议等。在一个项目内，其合同又分为主合同和分合同两类。其中，主合同是项目需方与我公司签订的合同；分合同是我公司为满足和完成主合同的需求，与供方签订的合同。4.2 合同的登记4.2.1 主合同在主合同通过项目的确定与评审程序并最终签订生效后，项目开拓经理应尽快将主合同正本一份送交财务部，其余合同正本、副本、合同成交统计单和收/付款进度表送交项目管理部。合同管理人员依据主合同对相关内容进行核对，在核对无误后进行合同登记编号，并在合同登记表上签字后将其复印件返还市场部。4.2.2 分合同分合同将根据项目的实际情况，通过招标或议标的形式选定分包单位并签订合同，而后办理合同归当登记和编号等手续。在分合同签订后，合同承办人应及时将分合同正本一份送交财务部，其余合同正本、副本、合同成交统计单和收/付款进度表送交项目管理部。按本办法规定办理合同登记编号等手续。合同管理人员依据主合同对相关内容进行核对，在核对无误后进行合同登记编号，并在合同登记表上签字后将其复印件返还合同承办人。至此，该合同具备了付款运作的必要条件。4.3 合同的编号项目管理部负责合同统一编号的归口管理，统一编号具体规定如下：XXX CL/FB ZB/SJ/CG/SG/JF - 单位名称：XXXX 公司名称 - 合同类型： CL：承揽合同（即收入类合同）FB：分包合同（即支出类合同） - 项目名称：如HG：鹤岗 - 合同类别：ZB：总包合同 SJ：设计合同 CG：采购合同 SG：施工合同 JF：技术服务合同 QT：其它合同 - 序号： 01，02，03 - 变更： BG01,BG02,.4.4 印花税财务部在收到合同正本后，应按照国家和地方政府的规定，及时办理合同登记和购买及粘贴印花税等工作，并在合同执行过程中根据收款进度情况及时办理纳税手续。4.5 付款审批合同经办人应根据合同付款方式及合同执行情况，填写合同付款审批表（见附表6），申请经审核后，并由总经理批准后，交财务部编制付款计划，办理付款程序。而后将付款回执单连同付款审批表的复印件一并交项目管理部合同管理人员和合同经办人。合同管理人员根据合同付款审批表和付款回执单编制付款计划和付款情况统计表（见附表3-3）。4.6 合同变更合同在执行过程中如有变更，项目经理应负责根据具体情况提出修改合同/协议申请，并按照程序文件的规定办理合同审批手续，经公司总经理/主管副总经理批准后，完成合同变更。变更后的合同应按公司程序文件规定办理归档并进入正常管理程序。4.7 偏差控制合同执行负责人随时跟踪合同的执行情况,及时预测、发现偏差，将偏差及时反馈给公司及相关部门。编制预防和纠正偏差的措施。使用表格见附件1-3。5、合同归档5.1 合同归档范围及时间5.1.1 合同归档范围合同订立过程中形成的合同正本、副本、合同中规定的合同附件，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、调解、仲裁和终止等方面的文件材料，凡归档的合同文件必须是原件。5.1.2 合同归档时间（1）通常情况下，应在完成合同签定后一周之内办理合同移交手续，特殊情况应不超过一个月。（2）项目主合同由市场部合同承办人员负责办理合同移交手续，分包/采购合同由设计部和项目部合同承办人员负责办理合同移交手续。（3）一份合同正本（包括合同附件）移送交财务部，其余的合同正本和副本（包括合同附件等）全部移交项目管理部合同管理人员。5.2 合同归档要求5.2.1由合同管理人员统一编号并建立台帐。再由相关人员领用和借用。台帐及领用借用表见附表2。5.2.2合同实施负责人领用副本或复印件，其他相关人员借用副本或复印件。6、合同档案的保存及借阅管理6.1合同档案的保存期限为永久，合同保管应有防火、防潮和防尘等措施。6.2原则上合同档案不得外借。公司员工需要使用查阅或复制合同档案时，必须办理借阅和审批手续。未经项目管理部经理和公司主管领导审批，合同管理员不得办理借阅。6.3合同管理人员要认真做好借阅、归还登记记录。6.4 如有特殊情况需要借出合同档案，借阅人应按时归还，妥善保管，不得损坏，严禁在档案原件上涂画、拆封和抽换。一经发现，借阅人除写出书面检查外，还应视其情况严重程度追求其责任。6.5 借阅归还时间，一般情况下借阅者应在借阅后一周内归还，如遇特殊情况，亦应在一个月内归还。具体归还时间由审批领导在审批时写明。7、附加说明：本程序文件由项目管理部负责起草。本程序文件由质量管理部归口管理并负责解释。本程序文件由管理者代表审定、总经理批准发布实施。本程序文件第一版发布实施日期200？年？月？日。本程序文件第二版发布实施日期200？年？月？日。本程序文件第三版发布实施日期200？年？月/日。附表1合同登记表登记编号日期：项目名称项目代号合同号产 地合同金额签约日期合同开始时间合同完工时间付款单位 项目性质工程总承包 工程设计和技术服务 工程设计和设备成套 其它结算方式市内支票 汇票 电汇 信用证(即期) 信用证(远期)合同主要内容：1、工程概况：2、支付条件：3、违约条款：商品名称成交数量成交价格单位数量原币名称原币金额项目收款进度（注明币种）日 期金额(万元)日 期金额（万元）日 期金额（万元）年 月 年 月 年 月年 月 年 月 年 月年 月 年 月 年 月合 计合 计 年 月项目收款进度如填不下可有附页。部门经理： 项目经理： 成本控制经理： 合同管理员： 附表2合同付款进度表登记编号日期：主合同登记编号本合同登记编号本合同名称本合同号本合同签订日期年 月 日本合同终止日期年 月 日收款单位名称付款币种及方式项目付款进度（注明币种）序号付款原因付款时间付款金额（万）合 计因工程需要零星采购备品备件材料或支付运费而无合同等特殊情况说明栏（应列出物品名称数量金额）部门审批意见部门经理：合同管理员： 合同经办人： 附：设备、材料价格清单附：设备、材料价格清单序号名称(型号、规格）数量价格备注附表3合同统计一览表 序号合同编号合同名称份数页数归档日期移交人接收人备 注正本副本正本副本正本副本正本副本正本副本正本副本正本副本附表4合同借阅审批单（式样）合同借阅审批单编号：借阅人：借阅理由：使用时间： 年 月 日 至 年 月 日部门经理审批意见：年 月 日分管副总经理审批意见：年 月 日附表五合同借阅登记表（式样）序号借阅合同名称及编号借阅人借阅时间备注附表6合同付款审批单编号：项目名称：合同编号：收款单位名称：付款方式：支票 汇票 电汇收款单位开户行：收款单位帐号：合同总价：已累计付款额：本次付款额：本次付款时间：付款说明：付款经办人： 年 月 日合同管理人员签字： 年 月 日成本控制经理签字： 年 月 日项 目 经 理签字： 年 月 日项目管理部经理签字： 年 月 日财务部经理签字： 年 月 日总 经 理签字： 年 月 日附表7合同付款回执单项目名称： 项目编号：合同名称合同编号合同类别设计 采购 分包 技术咨询 其它收款单位名称收款单位帐号合同总价已累计付款额本次付款额本次付款时间付款说明财务负责人签字： 年 月 日备注1、此单由财务负责人填写。2、此单交费控专业人员统计保管。合同领用借用登记表项目名称： 项目编号：序号合同编号合同名称领用人用途领用日期归还日期备注借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复印件借用/领用正本/副本/复