现代秘书发展方向研讨.doc

论 文 提 纲内容摘要：文秘是现代企业里最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务性作用，是企事业单位有效运转的重要要素。文秘的工作具有协助性、上传下达等基本特征。现代文秘应具备过硬的政治思想素质、高尚的思想品德、认真的工作态度、写作能力、组织管理能力等基本素质。在现代条件下，文秘还应具备优良的法律素质、良好的心理素质和电脑应用能力。其发展方向要与时代发展相结合，现代秘书工作呈现出女性化、职业化、科技化、服务对象多元化的发展趋势。关键词：现代文秘 基本素质 发展方向文章主要内容： 一、现代文秘工作的基本特征现代文秘分类很多，虽然具体的工作内容有很大区别，但都具备一些共同的特征二、现代文秘应具备的基本素质1、过硬的政治思想素质2、高尚的思想品德3、认真的工作态度4、写作能力5、组织管理能力三、现代条件下文秘应加强的素质1、现代文秘要提高法律素质2、良好的心理素质3、电脑应用能力四、现代秘书的发展方向1、 女性化2、 职业化3、 科技化4、 服务对象多元化论现代秘书发展方向内容摘要：文秘是现代企业里最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务性作用，是企事业单位有效运转的重要要素。文秘的工作具有协助性、上传下达等基本特征。现代文秘应具备过硬的政治思想素质、高尚的思想品德、认真的工作态度、写作能力、组织管理能力等基本素质。在现代条件下，文秘还应具备优良的法律素质、良好的心理素质和电脑应用能力。其发展方向要与时代发展相结合，现代秘书工作呈现出女性化、职业化、科技化、服务对象多元化的发展趋势。关键词：现代文秘 基本素质 发展方向一、现代文秘工作的基本特征现代文秘分类很多，虽然具体的工作内容有很大区别，但都具备一些共同的特征：（一）协助性 现代文秘工作内容很琐碎，千头万绪，千变万化，归纳起来有两大职能：一是为领导整理资料服务，二是为领导参谋。文秘本身属于办事人员，其根本任务就是协助领导搞好工作，这就是文秘的辅助特点，从这个角度来说，文秘工作具有从属性，被动性，执行性，服务性的特点。（二）上传下达现代文秘的工作主要是起上传下达作用，这是由文秘的特殊地位所决定的。文秘的工作既关联上级，也关联下级，就象是一个纽带，可以用这样一句话来表达: 现代文秘的特征是不上不下，亦上亦下，可上可下。现代文秘工作是一种对知识、能力和技术要求都很高的专业性工作，有其独特的性质和规律。二、现代文秘应具备的基本素质一、过硬的政治思想素质在当今的社会中，不论是政府还是企事业的文秘，他所处的重要地位决定了他必须具有过硬的政治思想素质。这就是说，首先要有较高的政治觉悟和党性观念，要有坚定的政治立场。在思想上要自觉地与党中央保持高度一致，坚持以邓小平中国特色的社会主义理论和党的“三个代表”重要思想为指针，以党的各项路线、方针、政策和法律为准绳，增强贯彻执行党的方针政策的自觉性和坚定性。充分认识到文秘工作的重要性，自觉服从组织安排，把文秘工作当作完善社会主义市场体制、建立现代企业制度的需要，当作党和人民利益的需要，在企业利益和个人利益、工作利益和物质利益中作出正确选择。同时要确立新的价值观，增强责任感和事业心。二、高尚的思想品德(1)文秘的思想品德，主要是指他们的道德、品行、人格等对服务对象的影响。品德高尚、正直、真诚坦率、言行一致，是现代文秘起码的、也是最重要的条件。俗语说:“有德无才是君子，有才无德是小人，德才兼备是圣人。”现代文秘只能是“圣人”。具体地讲就是要建立传统美德与时代精神相结合的新的职业道德规范。三、认真的工作态度作为文秘要有很强的事业心、责任感、忠于职守、严谨细致、有条不紊、任劳任怨，勇于承担任务，不回避矛盾，勤敏忠实。要深入实际，了解和掌握情况，特别是要熟悉本部门的业务。现代文秘还要清楚自己的职责，应注意两个方面：一是要以办公室的岗位责任制为依据，明确自己的职责范围。要分清哪些是自己应按常规处理的日常事务，哪些必须请示有关领导后，才能进行处理；哪些应该回避或暂缓办理。二是要把握好领导授权的范围，需要自己干的工作，应竭力做好；不需要自己插手的事情，决不越权去参与。四、 写作能力写作能力，是现代文秘必备的最基本的素质之一。只有能够熟练运用文字，才能将领导领导的思路、闪光的思想总结表述出来。要提高写作能力就要勤练内功。现代文秘不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般写作知识，掌握各种文体的写作技巧，而且要具备一定的理论修养、政策水平、业务知识、科学的思维方法；还要了解政策、理论等各方面知识，不断拓宽知识面，高屋建瓴，了然于胸；同时，还要在工作中学习，边工作、边学习；边总结、边提高，使撰写的文稿有血有肉；向领导学习，学习领导讲话时的思路、处理问题时的方法与技巧等。五、组织管理能力现代文秘还需要有较强的组织管理能力。根据职责的要求，文秘经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。因此，现代文秘一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排组织好工作，协调好领导与部下及各部门之间的关系，当然还要安排领导日程并为领导准备好相关活动资料。三、现代条件下文秘应加强的素质（一）现代文秘要提高法律素质 现代社会是法治型社会，现代文秘处在现代条件下，应提高自己的法律素质，主要有四个方面的要求：一是要具备较强的法律意识。 所谓法律意识，是一种特殊的社会意识体系，是社会主体对社会法的现象的主观把握方式，是人们对法的理性、情感、意志和信念等各种心理要素的有机综合体(2)。一般而言，对法的期待心理越强烈，感知、评价和认同法律的能力也就越强，继而遵守和维护国家法律的自觉性就越高。文秘，尤其是现代文秘，属社会中的知识阶层，服务并服从于决策层，所以，他们应该而且必须具备高出一般公民的法律意识。二是要完善法律知识结构。对于现代文秘来说，完善法律知识结构主要包括三个层面的内容：认真学习和遵守宪法；熟悉和掌握国家的基本法律。三是要形成正确的法律价值取向。现代文秘应树立正确的法律价值取向，使所掌握的法律知识内化为自觉遵守法律的动力，并逐步养成履行法定义务、遵守国家法律的良好习惯，全心全意地为国家利益、为人民利益服务。加强学习和研究，积极探索提高现代文秘法律素质的途径有：首先，要认真学习社会主义的法制理论和法律知识，这是现代文秘提高法律素质首先要学习的知识。要不断积累、更新法律知识，不断树高自己的法律水平和法律服务能力。其次，要在辅助领导依法决策的过程中提高法律素质。在各级领导对重大问题作出决策之前，现代文秘应预先熟悉有关法规，提出决策建议，并把法律意识贯穿于协助领导督促检查、抓好落实的全过程。如果条件具备，还可广泛征求法律专家的意见，以提高依法决策和服务决策落实的水平。（二）良好的心理素质心理素质的好坏对我们的工作和生活有促进或干扰作用。如果长期处于某种消极情绪的困扰之下，就会导致焦虑、压抑、偏执，引起某些心身性疾病，引发一些破坏性行为。现代社会竞争激烈，现代文秘要适应并能应对日趋复杂的工作和人际关系，就应该自觉地进行心理调适，保持健康积极、平和从容的心理状态。首先，要以冷静的态度对待是非。其次，要以平和的心态对待得失。再次，要以清静的态度对待名利。有人总结说：对待工作，要有心栽花，花不成，也要栽；对待名利，要无心插柳，柳成荫，也无心。这种清静有为的态度值得我们学习借鉴。(三）电脑应用能力随着社会的不断进步，电脑已经很广泛的应用到了公司、企业的日常工作中来。于现代文秘而言，需要具备哪些电脑方面的知识呢？1、用电脑从事文字处理及网上办公的能力现代文秘要掌握英文录入方法及汉字的多种编码的录入方法；要能够使用扫描识别系统进行文字的扫描识别、扫描仪的安装调试，扫描识别软件的选用、安装，及文字处理软件(WPS)的安装与维护；要熟练掌握Office软件当中的word的文字处理，还要掌握Excel电子表格的制作，学会使用电子表格进行统计、计算，制作报表等等。另外，当今社会，网上办公越来越普及，使得传统文秘已经无法胜任本职工作，“网上办公”要求现代文秘要具备互联网信息的采编能力，具备网页的制作能力，电子邮件的收发能力，掌握互联网浏览器的使用；掌握网页制作软件的应用，设计自己的主页，向社会公众展示自己的形象；使用电子邮箱收发文件等节省邮电费用，并能提高办公效率。2、树立信息化意识(3)我们知道，现代社会是一个信息高速发达的社会，计算机多媒体技术和网络通信技术正在飞速发展，在社会中捕捉信息的速度的快慢决定了谁就能在信息社会中占有先机，占据制高点。信息化、数字化、网络化时代的到来以及知识经济的到来，对现代文秘工作形成了一股强大的冲击波，也给他们的工作提出了新的挑战。现代文秘要积极培养自已对信息的高敏感性，随时随地捕捉有价值的信息，并及时把握利于工作的信息，及时把处理后的精华部分提供给领导，使有效的经济能量释放出来。因此要主动了解电脑、网络的发展状况，捕捉最新技术用于文秘业务之中。除上述之外，现代文秘还应学习文、史、哲等社会科学知识和数、理、化等自然科学知识。同时，也应涉猎社会学、社会心理学、行为科学、管理科学、政治经济学、美学、人才学、伦理学等方面的知识。21世纪的曙光已经照亮了生活的各个角落。现代文秘应以高昂的姿态，继承优良传统，发扬成绩，勤于探索，勇于创新，为在新形势下，进一步发挥文秘工作的积极作用而做出自己不懈的努力。四、现代秘书的发展方向现代秘书学理论认为，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办公办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手。随着现代化的发展与时代的进步，具体来说也就是办公自动化和信息网络环境的全面普及,加上我国建立社会主义市场经济体制和WTO的加入,现代秘书工作加快了与国际接轨、与时代同步的进程。现代秘书与传统秘书呈现出不同的职业特点，传统秘书一般没有行业组织，对传统秘书的理论探讨欠缺，传统秘书“传、帮、带”培养模式，低学历普遍，能力层次低，手工操作低效率。而现代秘书有着专门的教育，工作办公自动化，工作效率高，能力要求更大。因而现代秘书工作的宏观环境和微观环境都发生了变化，随之而来的也有着对现代秘书的更高要求以及多种发展趋势：女性化，职业化，科技话，服务对象多元化。(一)女性化据1998年北京市主要报刊招聘广告中，招聘单位392家，有99的普通秘书岗位提供给1828岁之间的女性。有资料显示在美国300多万秘书中，9是女性，男性只有4.25万人。无论是在经济发达的美国、欧洲、日本，还是我国的香港、台湾地区，女性化早已是秘书职业的一个普遍现象。而在公司秘书中，更是清一色的女秘书的天下。 女性从事秘书工作具有明显的优势，她们语言表达能力强，善解人意，心细手巧，在文函管理、通信打字、接待来访等秘书常规事务中，能够起到男性雇员无法代替的作用。由于秘书成为女性就业的首选职业，在美、欧、日和我国港台地区，都有许多专门培养女秘书的学校。虽然在我国党政机关秘书中，到目前为止仍然是男性略占多数，但是这种现象正在迅速改变之中。有统计资料表明，近几年公务员招考中，秘书职位的报考者和录用者女性都占80%以上。所以预计在未来十年之内党政机关公务员中女性秘书的比例将超过男性。 （二）职业化秘书工作职业化是社会发展到市场经济阶段的必然产物。在市场经济发达的国家和地区，秘书职业化的过程早已完成。在我国大陆，秘书工作职业化起步很晚，但发展很快。随着我国政治体制改革的不断深入，国家机构的精简，公务秘书人员相对减少，而且随着公务员制度电热推行和新的行政晋级加薪的实施，逐步脱离了官阶官位，出现了职业化的趋势。现代社会主要对商务秘书及公务秘书的要求扩大，而且这些职位的设置越来越多，他们的工作对政府及公司企业的有着重要作用。例如全国各地相继成立的秘书事务所，商务秘书中心，信息咨询公司，市场调查公司，文秘公司等，这些名称不一、规模大小不等、面向全社会提供秘书有偿服务的民营，私营性机构，以各种形式面向全社会提供全方位的服务，由此可以看出秘书职业化逐步形成，我国秘书正在实现从行政职位到社会职业的转化。（三）科技化随着网络技术的发展，打印机、复印机、传真机、缩微设备的广泛应用，大大提高了工作效率。逐步实现办公自动化，同时也逐步引入信息论、控制论、系统论等原理对秘书工作进行科学管理。这一点也正是传统秘书与现代秘书的最大区分点。传统秘书更多的除了处理文件等还需要体力劳动，文件的传输往往需要亲自传递，而现代秘书只需要用电脑就可轻松传递信息给各个部门。似乎现代秘书的工作更加轻松了，但是对现代秘书的要求也逐步提高了。现代秘书不仅需要冷静的头脑清晰的思路去处理事情，还需要对现代化办公设备的熟知更要熟练得运用。这对秘书人员从思想意识，组织观念到知识构成，智能要求，从心理品质、行为方式到工作方法，工作习惯等方面都提出了更高、更新的要求，促使秘书工作向科学化的道路发展。例如在美国秘书中1/3的人掌握了计算机编制技术，1/2的人因掌握了新技术而增加了工资。由此可以看出现代秘书向着科技化不断发展。（四）服务对象多元化秘书工作主要是为了领导服务的，秘书工作的价值取决于秘书与领导者主辅配合的有效程度。能否发挥秘书的参谋职能是提高这种有效程度的关键，因而也决定秘书工作的价值和实现秘书自身价值重要途径。秘书是一个中间人，沟通上下级，成为各