采购部岗位职责9.doc

.采购合同管理制度为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。公司对外签订的各类合同一律适用本制度。一、采购合同的内容公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：l、商品的品种、规格和数量商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。2、商品的质量和包装合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。3、商品的价格和结算方式合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序，同时约定开票事宜。4、交货期限、地点和发送方式交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。5、商品验收办法合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。6、违约责任签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：（1）不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；（2）不按合同中规定的商品质量标准交货；（3）逾期发送商品。7、合同的变更和解除条件合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。二、合同的审查批准 1、合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。 2、合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经公司领导审阅后按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查。合同审查的要点是： （1）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。 （2）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。 （3）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。 （4）根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报法律顾问把关，或请公证处公证。三、采购合同的签订1、签订采购合同的原则（1）合同的当事人必须具备法人资格或法人委托的代理人资格。（2）合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。（3）签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。（4）签订合同必须坚持等价、有偿的原则。（5）当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。（6）采购合同应当采用书面形式。2、签订采购合同的程序签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。四、公司采购合同的管理1、加强对公司采购合同签订的管理加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。2、建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。3、处理好合同纠纷当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。4、信守合同，树立企业良好形象合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。 进出口业务管理制度1、目的为了明确进出口业务的程序，规范进出口业务操作，促使进出口业务的顺利开展和有序进行，特制定本制度。2、范围适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序。3、一般贸易进出口业务、内销业务及日常工作流程一、出口业务1、根据生产部预计落货信息及客人要求货期，订舱。留意客人停靠港口不一样（纽约港/洛杉矶等）停靠港口不一样，需分卸货港订舱！ JP客有关订舱货柜柜型基本要求为：1*20GP-22-27方1*40GP-52-57方1*40HQ-62-67方1*45HQ-72-78方注意事项：客号，款号，货物描述，纸箱尺寸等。有关货物描述，详情参阅REVISION FOR DESCRIPTION"A CAT&DOC.REQUEST FOR JP。SO-ATTH及STD-SO列印PDF件为订舱-1，订舱-2发船公司订舱，并抄送香港船务部同事。2、JP客确定船期，追船公司配舱信息，ETD,ETA,AMS CUT OFF确定装柜日期及报关日期，并通知生产部，营业部，仓库，车间具体装柜日期及准确落货数据提供日期。注意，洋山港先报关后进港，外港先进港后报关。请务必保证至少在装柜前一天将报关资料寄报关行（节假日至少提前两天，防止快递公司业务繁忙导致报关资料不能准时送达报关行）实施无纸化报关的关区，只需要正本件扫描给报关行即可。3、配舱信息第一时间发报关行，要求确定提柜日期装柜日期不能迟。请注意开港时间，确定装柜日期必须保证至少第二天已开港，否则会产生异常费用（落箱费或预进港费），不可导致异常费用产生。4、制作报关资料，船务资料。报关资料：发票，装箱单，申报要素，报关委托书，报关单。每款衣服都须亲自去车间查看并确认款式（套头/开襟/户外套装）并拍照附申报要素后面，确保申报正确。请一定注意！注意事项：（1） 请务必保证单单相符，单证相符，单物相符。（2） 有关商品编码请查阅海关税则书，亦可参考之前报关所用编码，也可咨询报关行专业报关人员（但不可完全听信，必须自己一一复核）。（商品编码归类原则：类别分男士/女士/孩童，成分含量分棉/羊毛/纤维/麻等，请一定注意归类时成分含量大取之，相同含量取编码在前者，款式分套头/开襟/背心/斗篷等）（3） 申报要素包括：品名，制造方法（针织，钩编，是否为起绒），款式（套头衫/开襟衫/背心/斗篷等），类别（男/女），成分含量，品牌（JP/EIGHT等，请查阅生产配料单）请务必保证申报要素齐全，正确无误。船务资料：CTR-LOAD PALN, EXPORT INVOICE，AMS注意事项：（1） CTR-LOAD PLAN为香港集团统一系统，不可私自变更任何地方，因有宏执行，若变动会损坏系统。只在CTR,MID,BL-1里操作，其他只需聚集执行宏即可。需注意CODE,HS CODE,HTS CODE,BL,S/O NO等（2） EXPORT INVOICE注意单价，总价，务必保证与报关资料一一对应，因最终收客货款以此份EXPORT INVOICE为准，收汇以报关单位准。（3） AMS信息包含三份（AMS-1，AMS-2，AMS-3是由CTR,MID,BL-1衍生）请保证所提供AMS所有数据准确无误，此份最终发美国海关，若数据有误会导致客人清关，请务必注意。5、排柜。排柜原则：同款同批同尺寸排，宽度高度最大利用率，先紧后宽，尺寸放耗1CM。6、装柜砌柜。货柜到厂，检查货柜，填写货柜七点检查法。柜内有严重刷漆，生锈，破洞，裂痕等一律不接受。检查拖车，填写拖车检查表。拖车必须具有行驶证，驾驶证。严格根据要求检查货柜是否符合客户要求。核对箱封号，填写设备交接单，每柜对应一份设备交接单，相对应一份CTR.砌柜请依据排柜所计算的排法。全程在场监督装柜，并妥善保管好封条。货柜装好后，当场封柜，并拍照。拍照须严格按照客户要求，一共拍6张照片合并一份WORD传香港及客人。装柜前，空柜拍一张，版开门拍一张，货装至一半拍一张，货装好后拍一张，封柜拍一张，封条拍一张。具体操作方法及流程见JP客装柜规章制度。7、复核报关单，确认BL。复核必须一一检查核对，发现错误，立即更正。复核报关单请根据报关资料，确认BL请根据AMS，请注意报关单单价，总价，注意BL货物描述一一对应，箱封号，毛重，有分柜请注意分柜相对应的数据。复核OK后，通知报关，出BL.8、完善资料。LOAD PLAN，EXPORT INVIOCE，检柜确认单，检车确认单，装柜照片，托运单等资料整理发香港，完善台帐。请注意：所有资料整理按照箱号整理，一个货柜对应一文件夹，文件夹里包含：检柜单，检车单，托运单，LAOD PLAN，6张照片。再集合一批货所有资料，LOAD PLAN。出口发票发香港。9、结关，货物到港装船。若遇查验，请出查验分柜明细给海关。查验分柜明细表请根据装箱单明细来制作，同批号归类，同件数归类，不同件数单独列明，请注意尾箱。查验OK后，请根据新的箱封号更改AMS信息，LOAD PLAN,BL等资料，查验发票需提供船公司，以便更改AMS信息产生异常费用。10、核对对账单，报告审批。对账单请根据报价单核对，费用报告交主管审批，公司分管领导审批，交接财务。若有异常费用，请立即汇报，领导同意后方可执行，且附上相关电邮及费用明细单。11、查验明细表。查验明细表根据集装箱号来整理，一个集装箱号对应一份查验明细表，并与AMS-1一一对应。一个生产单号对应一份列单，根据装箱单明细表，整箱归类，尾箱归类，一一明细罗列。此项一定要细致认真。以上为整柜出口，拼柜出口流程大致相同，报关单需一一填写清楚，要求WWLL按照我们所填制的报关单申报即可。当月出口，当月办理入库出库手续，当月开票，不可隔月。每出口一批请及时更新出口台帐。平时应注意收集运价变动，船期、航线等信息，为报价提供帮助。二、进口业务（香港进口，淮安物流园区，张家港保税区）（一） 制作进口报关资料1、 香港进口。根据香港装箱单，制作进口报关资料：发票，合同，提单，装箱单，无木质包装声明，电放保函，报检委托书，报关委托书。2、 淮安物流园区进口。根据百隆出货资料，审核单价及品名，制作发票，装箱单发香港确认并签章。制作进口报关资料：合同三份，两份CIF,一份FOB，发票，装箱单各两份，报关委托书1份，报关单1份。3、 张家港保税区进口。根据华孚出货资料，审核单价及品名，制作发票，装箱单发香港确认并签章。制作进口报关资料：合同，发票，装箱单，报关委托书，报关单。（二） 发电邮告知生产部，营业部，仓库，车间有关进口装箱单明细，并根据营业部采购申请单在K3系统里制作采购订单。采购订单需注意：供应商为FANG BROTHER,摘要为相对应的进口发票号码，缸号一一录入不可错，单价折算LBS。（三） 根据进口船期，联系船公司换单（四） 进口报关，电子数据报送，海关报关单审核，审单，审价，出税单,核算税款。税款计算方法：关税：CIF价*税率5%*汇率（汇率为上个月第三个星期的周三，若遇节假日顺延至下个星期周三）增值税：（CIF价+关税）*17%请注意：税款征收计量单位统一为人民币，请将美元兑换为人民币计算。（五） 缴纳税款。通过东方电子支付平台，进入全国海关税费支付系统，查询相对应的税单列印并打印，制作税款报告及汇款申报单交领导审批，交接并联系财务缴纳税款。有关东方电子支付税款步骤：电子口岸卡操作员卡插电脑USB接口，进入收藏夹里“东方支付”网页，点击进入“全国海关税费系统”，输入密码82738339，最左侧栏有“税费单查询”（可查询需要交纳税款的款项），确认无误后进入“税费支付”，点击海关“税费支付”，选择“税单产生日期”（当天日期），选择需要支付税款的“税费单号”前面打勾，点击下方的“直接支付”，再次核对需要支付款项的金额，确认无误后，选择“中国银行”，确认直接支付，支付密码82738339，点击确认OK。（六） 结关放行，若查验配合提供相关情况说明及查验资料。（七） 放行后，电邮通知生产部，仓库到货日期，并在K3系统里制作采购订单，收料通知。请注意单价，关税及相关报关报检等手续费需分摊成本，缸号一一对应不可错，税率，汇率请查询相对应日期的正确数据。（八） 货物到厂后，检查货柜及货物是否完好无损，并通知仓库卸货。（九） 一周后，联系淮安水门桥中行，取税单。（十） 根据税单，仓库入库单，发票正本件及相关报关报检手续费发票制作采购发票，并交接财务入账。注意事项：1. 进口报关单的填制，报关口岸要分清上海/淮安/张家港，单价需折算KGS，进口单价审核后需交香港审批，因单价变动涉及税款，切记不可私自调整单价，若价格有变动，需得到香港同事及方小姐电邮通知。2. K3系统制作采购订单，一定要注意缸号色号的录入准确对应不可错，单价计算需折算关税及报关报检手续费分摊成本。3. 若仓库发现来毛短缺问题，请第一时间联系生产部处理方案（补毛，联系仓库先出入库单；不补毛接受溢短装范围内短缺，联系仓库出入库单）4. 交接发票需注意：购销发票，入库单，税单，税款报告，报关报检等手续发票，报关报检费用报告。交接财务发票请依据财务规定，登记发票。三、 JPA出口单，内销单操作（一） JPA出口单操作1. 富川江出货装箱单，货到厂后，通知仓库验货，验收OK后发货至KW。2. KW报关部李弘乐负责报关出口。报关OK后，将报关单及装箱单发生产部，营业部，仓库通知办理入库出库手续。报关单需KW报关部李弘乐314）提供，装箱单需KW生产部王婷616）提供。3. 制作香港进口资料：合同，出口落货发票发香港船务部报关部同事，用于香港清关，请注意一份报关单对应一份资料（香港单/澳门单/台湾单）。注意事项：整套报关资料：发票，合同，装箱单，载货清单，报关单（联系李弘乐）请注意报关资料中的发票，合同，装箱单与出口落货发票，香港签订购销合同不一样，两个概念，两个性质，不可混淆。当月出口，当月办理入库出库手续，当月开票，不可个月。每出口一批请及时更新出口台帐。（二） JPA内销单1. 富川江出货装箱单，货到厂后，通知仓库验货，验收OK后发货。JPA内销单都是接香港电邮指示，走顺丰速递到货仓。2. JPA内销单进仓资料为装箱单，箱封标示各两份，一份交货仓，一份签字盖章带回。顺丰速递面单需标明回单签收，并当面交代顺丰收件员，务必签单带回。3. 有关速递费需当面仔细算清，长*宽*高/6000得计算单价，*10得运费+5元回单费，此为上海仓顺丰速递费计算，广州仓另算。4. 进仓顺丰面单拍照传香港，面单上需标明件数，送货日期及价格。5. 相关签收回单收到后，复印一份留底，正本件寄香港同事，用于结算。6. 开具增值税发票。（1） 根据香港船务部同事KATTY(00852-24016413)电邮，经JPA客户确认进仓编号的装箱单发生产部，营业部，仓库，要求办理入库出库手续，规定入库出库时间，入库在前出库在后，当月开票当月出库，不可隔月。（2） 根据合同单价，装箱单一一对应开具开票申请单，请务必注意一份合同对应一批号一装箱单，开票时注意合同编号要标注在备注栏，规格型号严格按照合同上所签订的规格型号（女士套装/男士套装/针织裙等），单价要区分含税单价或不含税单价，价格万不可错。出库单号需一一标注在开票申请单上。（3） 开票申请单，合同，装箱单及仓库出库单一并交接财务，财务开具增值税发票后，发票联，退税联两联复印一份留底，正本件顺丰快递香港同事，并将顺丰快递单号，发票号码一一电邮香港同事。注意事项：JPA客对开具增值税发票要严格要求，品名，规格型号，合同号需一一标明不可错。注意仓库出库单，购货单位为：上海睿盈贸易有限公司，一定要注意不是香港肇丰针织有限公司。签收回单，VAT发票需全部寄香港同事用于结算。增值税发票财务开具后，需第一时间用顺丰速递快递给香港，不可拖延。每走一批货，及时更新台帐汇总。（三） JPA单合同签订根据香港同事RAYMOND(00852-24016406)电邮有关合同单价，与富春江浙江桐庐富霖公司/康宁公司签订合同。注意合同号自行编号，如TF-FU20150001（富春江）TF-KANG20150001(康宁)以此类推，合同号不可重复。有关合同内容请根据生产单来完善：生产单号，款号，货号，货物描述，重量，针数，原料，销货条件，价格，交货日期。一式两份发富春江，一并抄送香港有关同事（船务部BETTY,RAYMOND,KATTY,营业部JUDY,JAYL,财务部ANNA, Stephen），对方签字盖章回传寄出，收到后申请用印申请交领导审批，签字盖章复印一份留底，正本件一份交接财务，一份顺丰速递富春江/康宁，并电邮告知具体顺丰快递单号。四、TF代KW加工开具增值税发票1、 有关TF代KW代加工，需开具含17%增值税发票。根据生产单号，完成工序，泰丰发货数量，港惠收货数量，海关备案数量，香港集团确认生产单价，开具开票申请单。请注意单价，香港给出单价为一打含税单价，请/12折算为1件含税单价。2、 并电邮通知将确认开票数，生产单号两栏发生产部，营业部，仓库办理入库出库手续。入库在前出库在后，当月开票当月出库，不可隔月。3、 通知仓库出出库单，签字并带回白联，请注意出库单容易出错地方：购货单位为惠东县港惠针织有限公司，不是香港肇丰针织有限公司。请根据开票申请单按照顺序一一对应出库单，并将出库单号标注在开票申请单上。4、 开票申请单，出库单，香港电邮有关单价一并交接财务，财务开具增值税发票，发票联，退税联复印一份留底，正本件寄港惠针织有限公司财务部黄国英318）收，并将顺丰速递单号，发票号码电邮给对方，告知对方注意查收。注意事项：香港确认单价为每打单价，开票申请时注意折算为每件单价。电邮通知生产部，营业部，仓库办理入库出库手续只需列明生产单号及最终确认开票数，其他一并删除。出库单购货单位为：惠东县港惠针织有限公司。五、 KW等外发厂代TF加工： KW，新源通，南方等外发厂代TF加工，需TF签订合同，确定单价，确定加工工序。请注意代加工工序不一样，单价不一样。代加工单价由香港确定，生产单号及加工数量等信息需与我司生产部核对，生产部核对无误后，告知财务部。最终再与出口数量比对，差数标记出来。请注意：此单价为每打单价。合同签订后，第一时间发香港集团。六、玛莎单操作流程： 1、 根据PO单截仓期追生产进度，告知KW及TF生产部此单截仓期，最迟落货期。2、 安排进仓。货物OK后，电邮通知生产部，营业部，仓库等入库出库，安排进仓。PO单截仓期为死期，货物进仓日期必须在截仓期之前，故最终落货日期须至少提前两天，最晚截仓期前一天发货，不得推迟。否则客仓收到货后，签收回单上显示签收日期晚于截仓期会扣款。3、 截仓文件包括HANGING PACKING LIST, DELIVERY NOTE - M&S Shanghai .PRE-ALERT FOR GOODS ARRIVAL及PO，PN单，5份资料一式两份，一份交货仓，一份签收带回，请务必与快递公司交接清楚。4、 货物进仓后，签收回单到厂后，扫描一份给香港集团WYNNIE,阿平，阿辉，RAYMOND，自己留档原件。5、 根据PO开票申请开具增值税发票单，附上PO，仓库出库单，签收回单交接财务。6、 所有VAT文件交接上海玛莎商业有限公司财务孙8002，地址：上海市静安区南京西路863号玛莎百货6楼。整套VAT文件包括：PO确认书一份，增值税发票正本件一份，复印件一份，PACKING LIST一份，签收回单COPY件一份。注意事项：所有玛莎单生产数量必须严格按照PO确认单所签订的数量为准，不可多也不可少，否则不予出货。PO确认单截仓期为死期，不可推迟。仓库出库单供货商必须为上海玛莎商业有限公司，注意不可为香港肇丰针织有限公司。六、 KW代TF出口单操作(一)、KW代TF出口衫片香港电邮通知由KW代TF出口衫片，确定单价，追香港衫片合同，报关资料与JPA出口单报关资料一样：合同，发票，装箱单，载货清单。报关单OK后，将装箱单，报关单发生产部，营业部，仓库安排入库，出库。货清关OK后，准备出口落货发票及与香港正式合同发香港船务部，生产部，财务部以备留档结算。（二）、KW代TF出口成品（JP单）香港电邮通知由KW代TF出口JP成品，我们提供单价给KW报关部李弘乐，请注意：金额超过一定数额，必须提供财务部出口退税用的出口发票，港惠海关出口需核查。以及生产此批单所购买的原料的增值税发票，供海关查验。报关资料包括：合同，发票，装箱单。若公路运输，则有在货清单，若水路运输，则是提单。水路运输需有LOAD PLAN及相关拖车公司费用发票，及报关发票，由泰丰付，具体报价单请与香港船务部BETTY,RAYMOND（00852-24046402/6406）确认，需提供相对应的对账单，收费明细，并由此打报告申请汇款。货清关后，报关单及装箱单明细（注意成品有装箱单明细）装箱单请与KW蔡志伟521）联系，发生产部，营业部，仓库安排入库出库。并准备出口落货发票发香港船务部，生产部，财务部留日后结算。注意事项：所有单当月出口，当月开票，不可隔月。切记切记！八、飞机单走货操作（一）、接香港通知飞机单走货，安排订舱。订舱前，请与香港指定的船公司联系，了解订舱托书及流程。APLL需要在网上订舱，一单一合同一订舱单，步骤较繁琐，需根据网站上的流程一步一步操作。订舱OK后，有订舱编号，凭借订舱编号取进仓通知书。每家船公司订舱要求不一样，丹马士船公司只需托书即可。（二）、订舱OK后有进仓通知书，凭借进仓通知书安排货物进仓。进仓通知书上有截仓日期，请务必保证截仓日期之前货物已进货仓。进仓需找有资历的进仓公司安排进仓，进仓OK后有进仓凭证，且需支付进仓费用，进仓费用凭进仓发票另行报销。进仓地址为船公司指定货仓，必须进仓到指定货仓。（三）、有货代可安排报关，有货代需自行报关。根据不同的要求安排报关。后续事宜与JP单正常出口事宜一样，需开销售发票等后续手续。九、日常工作1、 每月5号报送海关数据至国税局。步骤：登录“中国电子口岸系统”进入系统密码82738339出口收汇数据报送选择报送截图另存为当月数据打印交财务全部选中数据确定向国税局报送报送成功。2、 每月5号统计上个月进、出口、内销所产生的费用，交接财务。费用表格需统计上个月订舱费，进口、出口报关报检拖车手续费，进口关税、增值税，内销运费。3、 每月10号交接报关单退单给财务（即报关单退税联）。退单为出口报关单退税证明联，附上相对应的LOAD PLAN装柜次序表及B/L提单，KW代出口单附上载货清单。现需进去电子口岸出口退税数据查询结关报关单查询右边页面出口日期选择当月如2015050120150530，注意时间间隔不能超过30天。查询出当月一共多少笔报关单，出口日期，报送日期等信息，截图出来一一比对。再进入出口收汇报关单核销联打印输入当月需打印的报关单与退税信息比对，出口汇总信息比对。在报关单核销联出口日期用红色笔标注出口报关单退税联出口日期，交接财务。4、 每月15号进口台帐汇总，出口台帐汇总，内销台帐汇总交接财务。每进口一批货，出口一批货，内销一批货一定要及时更新台帐汇总，完善台帐信息。5、 每月25号将当月1-25号所有出口报关单预录入单交接财务。请注意报关单预录入单有自出及港惠代出，一定要统计准确当月出口（TFFOB）所有报关单预录入单交接财务，不可影响开票。报关单预录入单所对应的生产单号，件数一一标明。6、 每月30号进口台帐汇总，出口台帐汇总，内销台帐汇总交接财务，25-30号出口报关单预录入单交接财务。30号所交报关单预录入单是指25-30号所出口的单，当月报，不可隔月，一定要及时追报关单预录入单。7、 去淮安市水门桥中行9号窗口取税单。乘车路线：公司炎黄路口乘坐206至涟水汽车站，从涟水汽车站坐淮涟专线至淮安汽车站，出淮安汽车站后至马路对面乘坐1号公交车至水门桥站下车，马路对面即为水门桥中行，对公9号窗口找翟玲玲（83914416/83914415）8、 每月月底统计当月出口，开具出口落货发票签字盖章寄至香港集团船务部BETTY(00852-24016402)，用于结算。9、 每月25日，30日进入电子口岸系统，打印出当月出口（自出、港惠代出口）销售报关单收汇核销联。电子口岸操作员卡插入读卡器，链接电脑进入中国电子口岸网页点击进入输入密码82738339出口收汇报关单收汇核销联打印输入需打印的报关单号条件设定在需要打印的报关单号后面打勾直接打印便可。每个月汇总当月所有出口单，不可隔月。切记切记！不可隔月销售开票！当月出口当月打印交接财务。并附上相对应的LOAD PLAN，BL,设备交接单，合同，海关电子放行通知书。10、 每个月25日上报下个月的资金计划给叶敬猛。请注意，发票必须报销入账。十、可能出现的异常情况及处理方法1、 进口单价海关估价，海关审单有疑问。处理方法：针对海关所提出的疑问，当场解答，若还有疑义，将大合同及情况说明盖章交海关。有关常见问题（单价，申报要求）请参考之前的情况说明。所出每份情况说明必须交领导审阅，领导批示没有问题后，方可申请用印正本件交海关。2、 进口毛料到厂后，仓库发现短缺处理方法：毛料到厂仓库发现短缺，第一时间联系生产部及香港同事，咨询处理方法，是否接受溢短装条款内短缺，若接受，要求仓库补打入库单；若不接受，要求对方补毛（香港电邮指示）。3、 进口短缺毛料补毛来毛与之前短缺毛料不符处理方法：实际补毛与之前短缺毛料不符，色号/缸号/支数/数量等不符，需将之前短缺毛料所补打入库单部分做红字退库冲账抵消，再将实际补毛录入至收料通知。多余毛料（不需付款）入虚仓，（需付款）入实仓。请注意区分对方缸号/色号与我司缸号/色号，一一对比并换至我司毛料资料入仓。4、 出口旺季货柜紧缺处理方法：旺季货柜紧缺，请提前五天预约车队提柜，若个堆场货柜紧缺严重，立即联系船代WWLL要求指定货柜，拿到指定密码后立即交车队提柜。自己也可联系上海各堆场箱管，随时联系货柜动向。实在搞不定，请车队帮忙到堆场预留货柜，此操作会产生异常费用，不到万不得已不可操作，须向领导请示。5、 出口来柜有漏洞，有异味，有脏迹处理方法：货柜到厂后，请第一时间检查货柜是否干净、干燥、无异味、无污迹、无破洞，若出现以上情况，立即联系报关行要求换柜。若时间赶不及，先简单清扫下，确保不会污染我司货物的情况下，先装货柜，到场站再倒柜。倒柜后的箱号，封号要第一时间更改，并提供给船公司，报关行，所涉及的所有资料必须重新更改正确资料。6、 出口报关出错处理方法：若发现报关行没有严格按照我司所出报关单报关，导致报关资料有误，影响我司收汇，请要求报关行删单重报。若船期赶不及，要求报关行承担一切损失。联系香港此次先按照此笔已报关价格结算，所损失的部分留置下次增减。请注意：所有进口付汇必须按照报关单上面金额付汇，出口收汇必须按照报关单上面金额收汇。进出口业务单证档案管理制度1、目的为了规范进出口业务单证的存档管理，符合中华人民共和国海关法、中华人民共和国海关稽查条例等有关法律法规的规定。2范围适用于本公司进出口业务单证档案管理3存档项目3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理3.1.1存档内容：进出口报关资料（包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书）；进出口船务