行业供应链及部分生产制造解决方案_v1.0.doc

第 1 页 共 87 页 项目编号 项目编号 nc 0102221nc 0102221 项目名称 索芙特项目名称 索芙特 ncnc 项目项目 文档编号文档编号 nc 0102221 jjfa 001nc 0102221 jjfa 001 索芙特索芙特 ncnc 项目项目 供应链及部分生产制造解决方案供应链及部分生产制造解决方案 广东索芙特股份有限公司广东索芙特股份有限公司 项目经理签字 项目经理签字 签字日期 签字日期 用友软件股份有限公司广东分公司用友软件股份有限公司广东分公司 项目经理签字 项目经理签字 签字日期 签字日期 第 2 页 共 87 页 目目 录录 文档控制 5 一 实施范围 6 二 业务应用方案 6 2 基础数据 6 2 1 采购组织 6 2 2 销售组织 7 2 3 库存组织 7 2 4 仓库 7 2 5 存货分类 9 2 6 存货 9 2 6 12 6 1 存货档案维护流程图存货档案维护流程图 9 2 6 22 6 2 存货基本档案存货基本档案 10 2 6 22 6 2 存货管理档案存货管理档案 11 2 6 32 6 3 物料生产档案物料生产档案 12 2 7 客商 13 2 7 12 7 1 收付款协议收付款协议 13 2 7 22 7 2 地区分类及客商编码原则地区分类及客商编码原则 14 2 7 32 7 3 客商基本档案增加流程客商基本档案增加流程 15 2 8 打印管理 15 2 11 自定义档案与自定义项目 16 2 11 12 11 1 自定义项目内容自定义项目内容 16 2 11 22 11 2 自定义档案设置自定义档案设置 16 3 采购业务 17 3 1 总体说明 17 3 1 13 1 1 采购业务类型定义采购业务类型定义 18 3 1 23 1 2 采购业务流程配置采购业务流程配置 18 3 1 33 1 3 采购系统共用参数采购系统共用参数 19 3 2 索芙特集团采购业务流程 20 3 2 13 2 1 原材料包材采购原材料包材采购 20 3 2 23 2 2 普通物资采购 质检 普通物资采购 质检 22 3 2 33 2 3 普通物资采购 不质检 普通物资采购 不质检 24 3 2 43 2 4 委外加工委外加工 26 3 2 53 2 5 期初暂估采购期初暂估采购 28 3 3 采购价格处理 29 3 4 采购到货处理 29 3 5 采购退货流程 31 3 6 采购业务财务核算流程 33 3 7 采购暂估与结算 34 3 8 供应商管理 34 3 8 13 8 1 总体业务流程总体业务流程 35 3 8 23 8 2 供应商评估流程供应商评估流程 36 第 3 页 共 87 页 3 8 33 8 3 供应商评估分数计算方法供应商评估分数计算方法 36 3 8 43 8 4 自动次标准分数计算方法自动次标准分数计算方法 37 3 10 采购业务产生的相关财务处理 39 3 10 13 10 1 物资采购入库成本的确认物资采购入库成本的确认 39 3 10 23 10 2 应付 付款的确认应付 付款的确认 39 3 10 33 10 3 付款核销付款核销 40 4 销售业务 41 4 1 总体说明 41 4 1 14 1 1 销售业务类型定义销售业务类型定义 41 4 1 24 1 2 销售业务流程配置销售业务流程配置 41 4 2 普通销售流程 43 4 3 销售退货流程 44 4 4销售价格管理 46 4 8 信用管理 48 4 8 14 8 1 总体说明总体说明 48 4 8 24 8 2 信用设置及业务控制流程图信用设置及业务控制流程图 48 4 8 34 8 3 相关设置相关设置 49 4 9 返利管理 50 4 9 14 9 1 总体说明总体说明 50 4 9 24 9 2 返利设置及业务流程图返利设置及业务流程图 51 4 9 34 9 3 相关设置相关设置 51 4 10 审批流管理 53 4 10 1 审批流设计 53 4 11 销售管理相关业务 55 1 11 11 11 1 销售赠品处理销售赠品处理 55 5 内部交易业务 55 5 1 内部结算价格管理 55 5 2 调拨关系定义 55 5 3 公司间调拨流程 56 5 4 内部交易退货处理 57 5 6 内部交易业务产生的相关财务处理 58 5 6 15 6 1 调拨出库及调拨入库的成本确认调拨出库及调拨入库的成本确认 58 5 6 25 6 2 应付 付款的确认应付 付款的确认 58 5 6 35 6 3 应收 收款的确认应收 收款的确认 58 6 库存管理 59 6 1 库存系统应用总体说明 59 6 1 16 1 1 解决方案解决方案 59 6 1 26 1 2 收发类别应用收发类别应用 59 6 1 36 1 3 仓库存量管理设置仓库存量管理设置 60 6 2 采购入库业务 60 6 3 部门领用业务 61 6 4 调拨出入库业务 61 6 5 销售出库业务 61 6 6 形态转换出入库业务 62 6 7 转库 62 第 4 页 共 87 页 6 8 盘点管理 63 6 9 途损处理 65 6 10 库存关帐业务 66 6 11 业务产生的相关财务处理 66 7 质量管理 66 7 1 总体应用流程图 67 7 2 基础设置 68 7 3 采购质检业务流程 69 7 4 库存质检业务流程 70 7 5 销售退货质检业务流程 71 7 6 手工报检业务流程 71 8 生产管理 71 8 1 需求管理 71 8 1 18 1 1 基础设置基础设置 72 8 1 28 1 2 主需求管理业务流程主需求管理业务流程 72 8 1 38 1 3 独立需求管理独立需求管理 75 8 2 主生产计划管理 77 8 3 物料需求计划 78 8 4 生产订单管理 81 第 5 页 共 87 页 文档控制文档控制 文档密级 机密文档密级 机密 文档更新记录 文档更新记录 日期日期作者作者职务职务版本版本备注备注 2010 4 27 陆苍畅实施顾问 1 0 审阅人审阅人 姓名姓名职位职位审阅签字审阅签字 存档存档 拷贝号拷贝号地点地点备注备注 第 6 页 共 87 页 一 实施范围一 实施范围 本期供应链实施上线公司目录及应用模块 账套编码 01 账套名称 公司编码公司编码公司名称公司名称上级公司上级公司说明说明 1 索芙特股份有限公司 索股 101 广东传奇置业有限公司 传奇 103 索芙特股份有限公司广 州分公司 广州分 索芙特股份有限公司 索股 109 广西梧州索芙特保健品 有限公司 索保 110 广州天吻娇颜化妆品有 限公司 天吻娇颜 以上为暂定 根据实际需要调整 二 业务应用方案二 业务应用方案 2 2 基础数据 基础数据 2 12 1 采购组织采购组织 采购组织负责为一个或多个单位采购物料和提供服务及与供应商协商价格和供货条款的组织单位 它是建立在集团之下 公司之上的一种机构模式 本方案采购组织编码统一采用 3 位顺序号 有物资采购业务的单位建一个采购组织 以单位名称 命名 采购组织代码采购组织代码采购组织名称采购组织名称 001 天吻娇颜采购组织 002 索股采购组织 003 索股广分采购组织 004 传奇采购组织 005 索保采购组织 第 7 页 共 87 页 2 22 2 销售组织销售组织 销售组织是指企业按照一定的业务模式区分出的一种组织模式 在销售业务中有着重要的统 计作用 是建立在公司之上 集团之下的一种机构模式 本方案销售组织编码统一采用 2 位顺序号 按销售渠道不同建立销售组织 并按渠道命名 销售组织编码销售组织编码销售组织名称销售组织名称 01流通销售组织 02终端销售组织 03ka 销售组织 04电视购物礼品销售组织 05国贸销售组织 2 32 3 库存组织库存组织 库存组织是基于公司之下仓库之上的虚拟组织 在一个库存组织里 其计划独立 mps 独立 制定 成本口径独立 自成体系计算产品及物料成本 同时也是 atp 承诺量的计算主体 库存组织档案在各公司帐套中分别建立维护 依据业务需要 各公司都只设一个库存组织即 可 性质也为 二者皆是 本方案库存组织编码统一采用公司号 1 位字母识别码 库存组库存组 织编码织编码 库存组织名称库存组织名称性质性质地址地址所属地区所属地区所属公司所属公司 1a 索股库存组织 二者皆是集团内 1 索芙特股份有限公司 索股 101a 索股广分库存组织 二者皆是集团内 101 索芙特股份有限公司广州分公 司 102a 索化库存组织 二者皆是集团内 102 梧州索芙特化妆品销售有限公 司 索化 103a 传奇库存组织 二者皆是集团内 103 广东传奇置业有限公司 传奇 109a 索保库存组织 二者皆是集团内 109 广西梧州索芙特保健品有限公 司 索保 110a 天吻娇颜库存组织 二者皆是集团内 110 广州天吻娇颜化妆品有限公司 天吻娇颜 2 42 4 仓库仓库 仓库编码统一制订 仓库档案在各公司帐套里建立维护 仓库在建立档案时 仓库属性的设置直 接影响到业务流程和数据处理 分级次 2 2 2 共 6 位 第 8 页 共 87 页 编码规则说明 仓库档案编码规则 6 位 2 2 2 示例 第三级 两位 流水号 第二级 二位 仓库类别 如 01 表示原材料 02 表示包材 3 第一级 两位 表示所属公司首字母 如 sg 表示索股 tw 表示 天吻娇颜 所有仓库均不实行货位管理 计价方式采用全月平均法 天吻娇颜公司帐套仓库设置举例如下 公公 司司 帐帐 套套 仓库编码仓库编码仓库名称仓库名称库存组织库存组织影响影响 atpatp 存货存货 核算核算 说明说明 tw0101从化原料仓110a 天吻娇 颜库存组织 是是 实物仓 tw0201从化包材仓110a 天吻娇 颜库存组织 是是 实物仓 tw0102车间原料仓110a 天吻娇 颜库存组织 是是 实物仓 tw0501从化成品一仓110a 天吻娇 颜库存组织 是是 实物仓 tw0502从化成品二仓110a 天吻娇 颜库存组织 是是 改造仓 原成品因为某些 原因重新改造 tw0103从化不良品仓 原材料 110a 天吻娇 颜库存组织 是是 实物仓 从化在制品仓110a 天吻娇 颜库存组织 是是 实物仓 从化散支仓110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 辅料仓 不进行 存货核算 110a 天吻娇 颜库存组织 实物仓 物控仓110a 天吻娇 颜库存组织 是 财务上中转仓 账面仓 天 吻 娇 颜 物控二仓110a 天吻娇 颜库存组织 是 财务上中转仓 账面仓 第 9 页 共 87 页 尚进原料仓110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 外协厂仓库 尚进包材仓110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 外协厂仓库 尚进成品仓110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 外协厂仓库 尚进不良品仓110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 外协厂仓库 尚进膏体仓110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 外协厂仓库 尚进散支仓110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 外协厂仓库 珠海国佳包材仓110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 外协厂仓库 珠海国佳成品仓110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 外协厂仓库 厦门韩嘉日化110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 外协厂仓库 瓶标贴仓 供应 商 110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 瓶贴仓 从化 110a 天吻娇 颜库存组织 是 实物仓 注 因管理需求 需要进行基础数据权限控制 控制用户的特定仓库的访问权 详见权限管理设置 2 52 5 存货分类存货分类 目前索芙特的的存货分类 请查阅 存货分类及编码规则 2 62 6 存货存货 存货分类档案统一集团帐套建立 存货档案在集团帐套建立后根据业务需求分配到相关公司及公司 下的各库存组织 并由集团统一负责档案信息的更新维护 2 6 12 6 1 存货档案维护流程图存货档案维护流程图 第 10 页 共 87 页 增加存货基本 档案 存货基本档案 分配存货基本 档案 1 分配存货管理 档案 维护存货管理 档案 存货管理档案 3 2 维护物料生产 档案 4 物料生产档案 2 6 22 6 2 存货基本档案存货基本档案 1 基本信息基本信息 存货编码 存货编码的唯一标志 必须输入 不可重复 存货名称 存货的名称 必须录入 不可重复 规格 存货的规格 可输可不输 型号 存货的型号 可输可不输 外文名称 存货的外文名称 可输可不输 存货简称 存货的简称 可输可不输 助记码 记录助记码 记录 u8u8 存货编码 存货编码 存货分类 存货所属分类 只能选择末级存货分类 必须输入 主计量单位 参照输入该存货的主计量单位 通常应为最小包装单位或成本计价单位 必须输 入 第 11 页 共 87 页 税目 存货对应的增值税税目 集团内一般均为 17 必须输入 存货长度 宽度 高度 存货形态信息描述 可输可不输 系列 品牌 存货的系列 可输可不输 单位体积 单位重量 存货体积 重量信息 可输可不输 2 2 计量信息 计量信息 主计量单位 参照输入该存货的主计量单位 通常应为最小包装单位或成本计价单位 必须输 入 辅计量管理 进行辅计量跟踪管理的存货需要定义该标志 默认采购 库存 生产 销售计量单位 如果辅计量管理则必须输入 3 计量单位间换算关系计量单位间换算关系 是否固定换算 如果是变动换算 主辅计量单位的换算率在进行业务处理时可以与此处定义的 换算率不相同 而固定换算时 必须相同 选择是 否 与主计量单位换算系数 主计量单位于当前辅计量单位之间的换算率 必须输入 4 存货编码规则存货编码规则 请查阅 存货分类及编码规则 5 存货描述的唯一性 存货名称 规格 6 存货维护 通过制作模板 用于复制新增用途 复制新增的存货自动继承原存货在存货基本 档案 管理档案和物料生产档案内之所有内容 2 6 22 6 2 存货管理档案存货管理档案 是否允许负库存 各公司所有产品不允许负库存 是否批次管理 原材料 包材类需勾选批次管理 若有其他存货需要批次管理也同样勾选批 次管理即可 上述第一 二项皆可进行批量修改 第 12 页 共 87 页 2 6 32 6 3 物料生产档案物料生产档案 1 对采购入库的存货需要质检的进行是否根据检验结果入库属性设置 2 对需归集材料成本的存货进行物料形态及是否成本对象等属性的设置是否成本对象等属性的设置 第 13 页 共 87 页 物料类型 制造件 物料形态 产成品或半成品 是否成本对象 是 是否按成本中心统计产量 是 3 存货计价方式 计价方式 全月平均 4 可用量建议方案 即 预计入包括 请购量 在途采购订单量 到货待检量 调拨入库量 调入申请量 预计出包括 销售订单承诺量 待发货量 调拨出库量 借出量 可用量是否按仓库计算 2 72 7 客商客商 2 7 12 7 1 收付款协议收付款协议 收付款协议用于帐期分析 系统根据应收应付系统的单据生效日期 选择的收付款协议 依据 第 14 页 共 87 页 收付款协议的信用天数 自动计算信用到期日 整个集团共用的收付款协议在集团维护 公司特有的收付款协议在公司维护 索芙特公司有多种收付款协议 可如下例所示制定 比如固定当月结 即当月 31 日结帐 固 定次月结 次月 31 日结帐 即付 30 天 45 天 60 天等 编码编码协议名称协议名称信用天数信用天数付款比率付款比率 001 固定当月 31 日付款 100 002 固定次月 31 日付款 100 003 即付 1100 004 30 天 30100 005 45 天 45100 006 60 天 60100 2 7 22 7 2 地区分类及客商编码原则地区分类及客商编码原则 编码编码地区分类名称地区分类名称上级地区分类上级地区分类客商编码原则客商编码原则 1 外部供应商 地区编码 3 位 流水号 4 位 101 原料类 1 外部供应商 102 塑胶类 1 外部供应商 103 纸品类 1 外部供应商 104 设备类 1 外部供应商 105 工程类 1 外部供应商 106 辅料类 1 外部供应商 199 其它 类 1 外部供应商 2 外部客户 201 流通 2 外部客户 202 终端 2 外部客户 203ka 2 外部客户 204 电视购物 2 外部客户 205 国贸 2 外部客户 第 15 页 共 87 页 206 专卖店 2 外部客户 299 综合 2 外部客户 3 集团内 说明 客户地区分类规则 渠道 大区 省 市 客商编码原则 地区分类末级 5 位流水号 按具体情况再行调整 2 7 32 7 3 客商基本档案增加流程客商基本档案增加流程 增加客商基本 档案 客商基本档案 分配客商基本 档案 1 维护客商管理 档案 客商管理档案 2 流程说明 将目前客户档案和供应商档案合并 统一在系统集团建立后下发至相应公司 在实际操作中 因为客商档案的新增需求产生于集团各公司 各公司需将新增的客商资料 交与集团处理 集团客商维护岗维护并下发客商档案后 可通过消息平台告知下级公司 因管理的需要 集团客商维护岗需分别维护集团基本档案和公司档案 各分公司没有维护权 限 2 82 8 打印管理打印管理 根据索芙特在单据打印方面的管理要求 做如下设置 第 16 页 共 87 页 公司账套 进入 供应链 基础设置 打印控制 单据打印次数设置 设置界面如下 说明 点击设置 设置好各单据打印的限制次数 点击查询 可查询出相应单据已经打印的次数 有权限的人员可将已经打印的次数减一或归零 单据即可重新打印 2 112 11自定义档案与自定义项目自定义档案与自定义项目 2 11 12 11 1 自定义项目内容自定义项目内容 对于索芙特一些个性化的统计需求 可通过自定义项满足 2 11 22 11 2 自定义档案设置自定义档案设置 以存货档案的自定义项分类为例 以存货档案的自定义项分类为例 1 进入系统集团帐套 客户化 基本档案 自定义项 自定义项档案定义 增加自定义项档 案 第 17 页 共 87 页 档案编号档案编号档案名称档案名称是否分级是否分级 xl 系列否 对系列自定义项档案输入档案内容 具体设置参照下表 系列编码系列编码系列名称系列名称 011200 026100 036300 2 进入系统集团帐套 客户化 基本档案 自定义项 自定义项定义 增加自定义项 3 进入系统集团帐套 客户化 基本档案 自定义项 引用自定义项 对存货基本档案进行 自定义项引用 3 3 采购业务 采购业务 3 13 1 总体说明总体说明 本方案是针对索芙特集团向外部供应商采购存货以及各分公司自采存货提出相应解决方案 根据不同公司采购业务流程和管理特性 配置不同的业务流程和设置 采购业务类型采购业务类型 原材料包材采购 生产计划中心根据各销售公司提出的需求计划 分配到天吻娇颜及索保两公司 两公司得出物料 需求计划后由采购中心进行采购 采购到货点为两公司各自所在地的仓库 普通物资采购 质检 适用于除原材料包材以外的其它物资采购 供应商与各公司进行的需要 质检的采购业务 普通物资采购 不质检 适用于除原材料包材以外的其它物资采购 供应商与各公司进行的不 需要质检的采购业务 委外加工 指需部分或全部需要发料的委外加工 期初暂估采购 适用于系统上线时 处理期初已暂估入库但未到发票的业务 第 18 页 共 87 页 3 1 13 1 1 采购业务类型定义采购业务类型定义 进入各公司账 c001 只进入天吻娇颜及索保 客户化 流程配置 业务类型定义 业务类型编码名称业务类型编码名称业务类型类别业务类型类别对应收发类别对应收发类别核算规则核算规则 c001 原材料包材采购采购采购入库y 普通业务类 c002 普通物资采购 质检 采购采购入库y 普通业务类 c003 普通物资采购 不质检 采购采购入库y 普通业务类 c003 委外加工采购采购入库y 普通业务类 c005 期初暂估采购采购采购入库y 普通业务类 3 1 23 1 2 采购业务流程配置采购业务流程配置 1 原材料包材采购 单据代码单据代码单据单据参照或自制参照或自制单据来源单据来源动作驱动动作驱动 20 请购单自制 21 采购订单参照请购单 23 到货单参照采购订单 45 库存采购入库单参照到货单 25 采购发票参照库存采购入库单采购发票审批生成应付单 保 存 审核 d1 应付单参照无 2 普通物资采购 单据代码单据代码单据单据参照或自制参照或自制单据来源单据来源动作驱动动作驱动 20 请购单参照来源于销售订单 21 采购订单参照请购单 45 库存采购入库单参照采购订单 25 采购发票参照库存采购入库单采购发票审批生成应付单 保 存 审核 第 19 页 共 87 页 d1 应付单参照无 3 委外加工 单据代码单据代码单据单据参照或自制参照或自制单据来源单据来源动作驱动动作驱动 20 请购单自制 21 委外订单参照请购单 23 到货单参照采购订单 45 库存委外加工入库单参照到货单 25 采购发票参照库存委外加工入库单采购发票审批生成应付单 保 存 审核 d1 应付单参照无 4 期初暂估采购 单据代码单据代码单据单据参照或自制参照或自制单据来源单据来源动作驱动动作驱动 20 请购单参照来源于销售订单 21 采购订单参照请购单 45 库存采购入库单参照采购订单 25 采购发票参照库存采购入库单采购发票审批生成应付单 保 存 审核 d1 应付单参照无 3 3 1 3 1 3 采购系统共用参数采购系统共用参数 参数代码参数代码参数名称参数名称参数值参数值 po26 订单关闭条件入库完成 po12 暂估处理方式单到回冲 po27 暂估单价来源订单价 第 20 页 共 87 页 po30 入库单生成发票的自动结算配置自动结算 3 23 2 索芙特集团采购业务流程索芙特集团采购业务流程 3 2 13 2 1 原材料包材采购原材料包材采购 简述 原材料包材采购由生产计划中心的请购 采购中心制定采购订单 生产计划中心根据主生产计 划生成物料需求计划来产生请购单 原材料包材采购流程图原材料包材采购流程图 第 21 页 共 87 页 原材料包材采购业务流程 生产系统采购流程质检系统库存系统采购系统 计划员质检员仓管员财务供应商采购员 是否免检 采购质检 流程 是否合格 质量异常评 审流程 月末供应商是 否开具发票 暂估处理 采购业务财 务核算流程 否 发票审核 是 否 否 请购单 采购订单预付款申请 付款 送货单到货单 是 是 预付款审批 通过 送检 价格审批通过 库存采购入 库单 通知开票开票 采购发票 物料需求计划 通过 流程说明 流程说明 第 22 页 共 87 页 1 索芙特生产计划中心人员根据主生产计划 产生物料需求计划 并生成请购单 相关处理请查看 8 3 物料需求计划 2 索芙特采购中心分别进入相应公司账套 采购订单 节点 选择原材料包材采购业务类型 参照 请 购单 选择存货行后 支持多选 自动生成采购订单 采购订单 里明确供应商 收货地址 各公 司的仓库地址 收货单位 含税单价由价格审批单自动带出 不允许修改 如果含税单价为空 由 相关人员在集团输入后产生 核对存货 数量 和税率 计划到货日期等无误后保存 3 相关有权限的人员或主管审核 采购订单 无误后打印并发送供应商 4 供应商发货到各分公司所在地仓库后 由各公司库管员登录到各公司帐套进行收货 送检 由品检人 员对到货货物进行检验 根据检验结果在到货单上进行备注 后接到货处理流程 并在系统内做审 批到货单和检验到货动作 5 仓管员根据检验合格的到货单进行入库处理 在系统内参照 采购到货单 生成 库存采购入库单 并填写实收数量 可使用自动取数功能 后保存 签字 6 财务与供应商对好账 由财务通知供应商开具发票 财务检查供应商发票无误后在系统参照 库存采 购入库单 生成 采购发票 建议系统采购发票号与实际发票号一致 便于快速检索和校对 7 财务收到采购发票后 与系统中的 采购发票 核对无误后审核发票 审核发票时系统自动生成应付 系统的 应付单 并自动审核 8 相关财务处理见后接 3 5 采购业务财务处理流程 注意事项 注意事项 1 具体实物到货 检验和入库皆是各公司仓库操作 需要开放相关权限给此部分人员 2 若需打印已请购还未采购的存货和数量信息 请在 采购订单 参照 请购单 时进行打印 3 到货权限控制及有问题的到货单后接 3 4 到货处理流程 3 2 23 2 2 普通物资采购 质检 普通物资采购 质检 第 23 页 共 87 页 普通物资采购 采购流程质检系统库存系统采购系统 质检请购员仓管员财务供应商采购员 月末供应商是 否开具发票 暂估处理 采购业务财务 核算流程 是 否 请购单 采购订单 送货单 库存采购入库单 审批通过 通知开票开票 到货单是否免检 采购质检 流程 是否合格 质量异常评 审流程 采购发票发票审核 否 是 是 否 流程说明 流程说明 1 各公司根据日常消耗计划和库存情况自制请购单 2 请购单按审批流程进行审批 3 采购部业务员参照审批通过的请购单按生成采购订单 4 相关有权限的人员或主管审核 采购订单 无误后打印并发送供应商 第 24 页 共 87 页 5 供应商发货到各分公司所在地仓库后 由各公司库管员登录到各公司帐套进行收货 送检 由品检人 员对到货货物进行检验 根据检验结果在到货单上进行备注 后接到货处理流程 并在系统内做审 批到货单和检验到货动作 6 仓管员根据检验合格的到货单进行入库处理 在系统内参照 采购到货单 生成 库存采购入库单 并填写实收数量 可使用自动取数功能 后保存 签字 7 供应商开具发票到后 采购员检查供应商发票无误后在系统参照 库存采购入库单 生成 采购发票 建议系统采购发票号与实际发票号一致 便于快速检索和校对 8 财务收到采购发票后 与系统中的 采购发票 核对无误后审核发票 审核发票时系统自动生成应付 系统的 应付单 并自动审核 9 相关财务处理见后接 3 5 采购业务财务处理流程 3 2 33 2 3 普通物资采购 不质检 普通物资采购 不质检 第 25 页 共 87 页 普通物资采购 采购流程库存系统采购系统 请购员仓管员财务供应商采购员 月末供应商是 否开具发票 暂估处理 采购业务财务 核算流程 发票审核 是 否 请购单 采购订单送货单 库存采购入库单 审批通过 通知开票开票 采购发票 流程说明 流程说明 1 各公司根据日常消耗计划和库存情况自制请购单 2 请购单按审批流程进行审批 3 采购部业务员参照审批通过的请购单按生成采购订单 也可以自制采购订单 3 相关有权限的人员或主管审核 采购订单 无误后打印并发送供应商 4 供应商发货到各公司所在地仓库后 仓管员进行入库处理 在系统内参照 采购订单 生成 库存采 购入库单 并填写实收数量 可使用自动取数功能 后保存 签字 5 供应商开具发票到后 采购员检查供应商发票无误后在系统参照 库存采购入库单 生成 采购发票 建议系统采购发票号与实际发票号一致 便于快速检索和校对 6 财务收到采购发票后 与系统中的 采购发票 核对无误后审核发票 审核发票时系统自动生成应付 第 26 页 共 87 页 系统的 应付单 并自动审核 7 相关财务处理见后接 3 5 采购业务财务处理流程 3 2 43 2 4 委外加工委外加工 处理此业务流程需对委外加工品存货的物料生产档案的相关属性进行设置及生产 bom 维护 具体设 置及维护参见基础档案的物料生产档案部分设置及维护 第 27 页 共 87 页 委外加工业务流程 委外系统生产系统采购系统质检系统库存系统应付系统 质检员供应商仓管员财务计划员 采购业务财 务核算流程 发票审核 材料核销 自动生成 委外订单 委外加工入库单 备料计划 库存发料 委外加工发料单 填实发数量保 存并签字 采购发票 送货单到货单 是否免检 送检 否 完工质检 流程 是否合格 质量异常 评审流程 否 是 是 流程说明 流程说明 第 28 页 共 87 页 1 进入 供应链 委外加工 订单维护 结点自制委外订单 2 委外订单审核后自动生成库存系统的备料计划单 进入 生产制造 生产订单管理 车间任 务管理 备料计划单维护 节点 调出此备料计划单据后修改 录入出库仓库信息后在维护下拉 菜单确定 在状态下拉菜单下审核此单据 然后进行库存操作的库存发料 生成出库业务的委外加 工发料单 3 库管员在委托加工发料节点调出此委外加工发料单 注意不是手工增加 修改此单据并录入实发数 量 保存并签字 传存货核算的委外加工发料单 4 加工商加工完工加工品后送货到仓库 库管员在入库业务的委外加工入库参照委外订单生成委外加工 入库单 填写实收数量 保存并签字 5 委外加工入库后 由财务在委外加工的材料核销进行材料核销 核销后传存货核算的委外加工收货单 6 财务在采购系统参照委外订单生成采购发票并审核 自动生成采购结算单 传应付管理的应付单 注 意材核销后才能参照委外订单生成采购发票 7 如果由于某种原因 帐面的原材料与实际存在差异时 可以通过录入调整单进行调整 委外加工业务 的委外调整单及委外加工的采购发票无税金额大于委外加工核销的加工费金额时形成入库调整单 3 2 53 2 5 期初暂估采购期初暂估采购 对于采购 库存系统启用前 已办理采购入库但未收到采购发票的业务 需要在系统上线时录入期 初业务单据 采购订单和期初暂估入库单 在系统运行后 若收到发票进行结算需要走以下流程 第 29 页 共 87 页 期初暂估采购业务流程 审核发票 采购业务财 务核算流程 通知开票开票 采购订单 库存期初采购 期初 暂估维护 采购发票 流程说明 流程说明 系统上线前 采购员整理期初已暂估入库但未到票的采购订单 在采购系统中录入 采购订单 并参照 采购订单 生成 期初暂估维护单 2 系统上线后 当收到供应商对期初采购入库开具的采购发票时 选择 期初暂估采购 业务类型 参照 期初采购入库 来源单据录入 采购发票 3 财务审核 采购发票 后系统自动结算 生成存货核算系统 采购入库单 暂估负数 和 采购入 库单 非暂估 以及应付系统 应付单 后续财务处理流程见采购业务财务核算流程 3 33 3 采购价格处理采购价格处理 1 进入采购管理中 价格审批单 节点 2 选择存货编码 供应商编码 含税报价 报价生效日期 报价失效日期 输入数量 核对无误后 送 审 3 根据审批流审批通过 3 43 4 采购到货处理采购到货处理 1 到货处理流程图 黄色棱形框为系统外判断 第 30 页 共 87 页 采采购购员员仓仓库库主主管管采采购购主主管管供供应应商商仓仓管管员员 有问题吗 到货单 备注 问题 是 审批到货单 检验到货单 否 到货单 处理 批示 是否需要退 货 到货单 退货 接受退货 采购入库单 打印到货单 退货 是否型号转 换 是否供应商 补救 否 否 是 是 是 否 型号转换 其他入 库单 其他出 库单 采采购购订订单单到到货货单单 第 31 页 共 87 页 流程说明 a 采购到货时 若无什么问题 仓管员可直接审批到货单并进行后续流程 b 采购到货时 仓库收货人可将有问题的存货 对仓管员备注自定义项进行参照选择 如型号错 误 送货多等等 并利用系统消息平台发送消息 到货单号 给采购主管 紧急时可电话通知 c 采购主管查询有问题单号 并单击仓管员备注列按问题进行排序 查看问题并与供应商协商后 对每个问题存货在主管批示自定义项进行处理批示 参照 如果需要对问题存货进行退货而 担心收货员误将之入库 采购主管可直接记录存货列 并及时制作一张到货退货单并审核 并 消息通知仓库主管打印退货单进行实物退货 或者所有的到货退货为主管使用 仓库收货员不 得分配权限 d 收货差异处理 a 退还供应商 由主管做退货单后 消息 仓库主管打印退货单退货 b 多货 由主管确认收货 可过量入库 但是库存入库单必须是订单数量 多收数量可以按赠品 处理 c 少货 由主管确认后续供应商继续交货 可按 订单 完成情况跟踪 后续供应商 送货后可由主管按条目完成订单 d 型号错 由主管确认可收货 则先收货后做型号调整单 处理 e 主管确认需先收货后由供应商做补救后再入库的 则可停留在 到货 阶段等待处 理 上述现象可以按时间 供应商 退货问题进行统计 e 仓库收货员针对采购主管批示对问题存货作相应处理后审核 检验后采购入库 若是型号错误 但不影响使用且采购主管批示通过 可在库存管理进行型号转换 并需要人为追踪后续处理情 况 f 相关参数 到货数量容差控制为 不控制 到货数量容差率默认 3 53 5 采购退货流程采购退货流程 针对索芙特的采购退货 本方案只规划单一的退货流程 即库存退货 如果于采购到货时发现需求退 货 也需要办理采购入库后再行退货 以便系统留下记录 以供相关分析之用 库存退货流程库存退货流程 第 32 页 共 87 页 采购退库业务流程 采购系统库存系统采购系统 库管员财务供应商采购员 业 业 是否上线后订单 的退货 采购订单 红字 按采购订单退 货 库存采购入库单 应收数量为负 退货 开红票 是否 开红票 采购发票 负数 自动结算 红蓝对冲 采购结算单 审核发票 业 业 业 业 业 业 业 业 业 业 否 是 是 否 库存采购入库单 退 货 填写实收数量 并 签字 是否补货 补货订单 普通采购业务 流程 是 流程说明 流程说明 1 对已入库物资 若出现质量问题需要退货 采购员与供应商协商后 判断该笔退货是否为 nc 系 统上线前的采购订单物资 若是 则先到采购系统录入红字 采购订单 并审核 2 采购员在库存系统 库存采购入库单 节点 按 采购订单 进行退货处理 生成应收数量为负 数的 库存采购入库单 通知仓库退货 3 库管员在库存系统 库存采购入库 调出单据 填写实收数量后保存 并签字 4 若供应商开具红字采购发票 则采购员在采购系统中根据 库存采购入库单 生成 采购发票 负数 后续流程与采购财务核算流程 3 5 相同 第 33 页 共 87 页 5 若不开具红字发票 则需要与之前的库存采购入库单进行对冲 由采购员通过采购系统执行 自 动结算 系统按匹配的红蓝 库存采购入库单 进行正入库单与负入库单的对冲结算 6 需要重新进货的采购退库单 同样进入 补货订单 节点 参照 采购入库单 负数 生成补货 订单 可维护存货数量和单价 再进入 采购订单 节点进行审批即可再次到货 入库等 3 63 6 采购业务财务核算流程采购业务财务核算流程 采购业务之财务核算流程如下 采采购购财财务务核核算算流流程程 财财务务部部采采购购员员 自动生成 自动生成 否 是 是 发发票票审审批批 存存货货采采购购入入库库单单 暂暂估估负负数数 是是否否 已已暂暂估估 修修改改并并审审核核 存存货货采采购购入入库库单单 非非暂暂估估 采采购购入入库库单单 付付款款单单 采采购购发发票票 采采购购结结算算单单 月月底底 暂暂估估 处处理理 存存货货采采购购入入库库单单 暂暂估估 自自动动核核销销 存存货货采采购购入入库库单单 非非暂暂估估 应应付付单单 选选择择付付款款 自自动动生生成成 参照 1 财务收到采购发票后 与系统中的 采购发票 核对无误后审核发票 审核发票时系统自动生成应 付系统的 应付单 并自动审核 以及存货核算系统非暂估标识的 采购入库单 若之前该发票 对应的入库单已暂估 则生成存货核算系统的红字暂估标识和蓝字非暂估标识的 采购入库单 2 采购员对供应商进行付款申请时 进入系统参照 应付单 进行选择付款操作 系统自动生成 付 款单 保存并审核 并进行自动核销 第 34 页 共 87 页 3 若之前有预付款 建议采购员进行手工核销 或先录入红字 预付款单 再参照 应付单 进行 选择付款操作 便于系统可以自动完成核销 4 财务月底进行存货成本计算前 需要进入采购系统进行暂估处理 对当月未暂估的 采购入库单 进行统一暂估 5 在参照入库单开立发票时 若客商档案之开票客商相同 则相同开票客商之多张 采购入库单 可 生成一张发票 3 73 7 采购暂估与结算采购暂估与结算 与采购暂估处理及结算相关的主要参数设置如下 1 暂估处理方式 采用单到回冲 2 暂估单价来源 按订单价暂估 3 订单生成发票的自动结算配置 发票审核时自动结算 4 采购入库单生成发票的自动结算配置 发票审核时自动结算 5 自动结算是否进行入库单的红蓝对冲 是 6 自动结算是否进行发票的红蓝对冲 是 设置说明 设置说明 存货按订单价暂估入库 发票结算采取单到回冲方式 以使业务反映更清晰 参照入库单或采购 订单生成采购发票 由财务部审核发票后自动执行结算 在采购系统执行自动结算功能 系统可以 自动对按以下条件进行入库单之间以及发票之间的匹配结算 业务类型相同 供应商相同 部门相同 存货相同 存货的数量及金额的绝对值相同 3 83 8 供应商管理供应商管理 供应商管理系统是采购系统中的一个子系统 它帮助用户建立一个科学全面的供应商信 息库 辅助采购系统与应付系统进行业务处理 通过查询供应商交易历史与供应商评估 帮助采购人员选择最佳供应商 为采购订单 采购 业务提供供应商选择的决策支持 可以提高企业对供应商的监控与合作能力 从而保持企业与供应商的最佳关系 供应商管理系统包括 供应商 存货关系维护 供应商业务冻结 供应商交易历史查询 供应商评 第 35 页 共 87 页 估和供应商 承运商事故日志 供应商评估又分为评估基础设置 次标准分数设置 评估分数计算 评估报 告四部分 3 8 13 8 1 总体总体业务流程业务流程 1 应用准备 存货分类存货档案地区分类客商档案计量档案预警平台 2 供应商管理 维护供应商存 货之间的关系 供应商业务冻 结和解冻 供应商历史交 易查询 3 供应商评估 评估基础设置评估分数设置评估分数计算评估报告 流程说明流程说明 1 需要在客户化中定义存货分类 计量档案 存货档案 包括存货基本档案和存货管理档案 地 区分类 客商档案 包括客商基本档案和客商管理档案 以保证供应商管理中各项功能的正常 使用 2 供应商评估包括如下参数 1 评分范围 是指供应商评估分数的最小值和最大值 默认为 0 100 2 最小交货百分比 默认为零 不能大于 100 小于 0 3 交货时间偏差标准值 天 默认为零 4 价格历史平滑因子 默认为 10 不能大于 100 不能小于 0 5 价格水平平滑因子 默认为 10 不能大于 100 不能小于 0 6 合格情况平滑因子 默认为 10 不能大于 100 不能小于 0 7 按时交货平滑因子 默认为 10 不能大于 100 不能小于 0 8 数量可靠性平滑因子 默认为 10 不能大于 100 不能小于 0 第 36 页 共 87 页 3 8 23 8 2 供应商评估流程供应商评估流程 预警条目设置 评估参数设置 评估标准设置 半自动次标 准分数设置 人工次标准 分数设置 自动次标准分数 设置 系 统 自 动 按 月 进 行 供 应 商 统 计 月 评 估 供应商评估 流程说明 流程说明 1 启用供应商管理时需要进行供应商评估的基础设置 包括预警条目设置 评估参数设置 评估标准设置 自动次标准分数设置 2 系统自动按月进行供应商统计月评估 计算出供应商在自动次标准上的分数 3 评估前确定供应商在半自动次标准和人工次标准上的分数 b 执行供应商评估 得到供应商总分 主标准分数 次标准分数 3 8 33 8 3 供应商评估分数计算方法供应商评估分数计算方法 第 37 页 共 87 页 供应商总分 价格 主标准分数 质量供货服务付款条件可持续改进能力自定义标准 次标准分数 价 格 历 史 价 格 水 平 自 定 义 标 准 合 格 情 况 自 定 义 标 准 按 时 交 货 数 量 可 靠 性 自 定 义 标 准 自 定 义 标 准 自 定 义 标 准 返利条款 自 定 义 标 准 自 定 义 标 准 自 定 义 标 准 自动次标准 半自动 人工次标准手工维护 系统计算 主标准权重32112211 次标准权重2111122212212 自 定 义 标 准 自 定 义 标 准 13 说明 说明 1 供应商评估分数包括三层 总分 主标准分数 次标准分数 次标准分数加权平均后得到主 标准分数 主标准分数加权平均后得到总分 2 系统内置了价格 质量 供货 服务 付款条件 返利条款 可持续改进能力七个主标准 用户可根据企业的需要自定义其它主标准 3 在主标准下可以定义次标准 包括自动次标准 半自动次标准和人工次标准 4 自动次标准是系统内置的 包括价格历史 价格水平 合格情况 按时交货和数量可靠性 不能手工增加 供应商的自动次标准的分数由系统自动计算 5 半自动次标准和人工次标准是用户自定义的 每个主标准下可以定义多个半自动 人工次标 准 而且供应商的半自动和人工次标准的分数需要用户手工维护 3 8 43 8 4 自动次标准分数计算方法自动次标准分数计算方法 第 38 页 共 87 页 供应商自动次标准最新分数 1 平滑因子平滑因子 供应商自动次标准历史分数供应商自动次标准上月分数 上月供应商供应存货1的自动次标准分数上月供应商供应存货n的自动次标准分数 供应商存货1 的上月关闭 采购订单纪 录1的自动次 标准分数 供应商存货1 的上月关闭 采购订单纪 录n的自动次 标准分数 供 应 商 统 计 月 评 估 供应商存货n 的上月关闭 采购订单纪 录1的自动次 标准分数 供应商存货n 的上月关闭 采购订单纪 录n的自动次 标准分数 说明 说明 供应商自动次标准的分数由系统自动计算 通过事先设置好的预警条目 供应商统计月评估 系 统按月自动计算截止到上月的供应商自动次标准的分数 供应商的每个自动次标准的分数计算都需要经过 以下步骤 1 首先为供应商上月关闭的每条采购订单记录计算出自动次标准的分数 2 然后将计算出的分数按供应商 存货分别汇总 算术平均后得到上月供应商 存货的自动次标 准分数 3 然后将计算出的上月供应商 存货的自动次标准分数按供应商分别汇总 算术平均后得到上月 的供应商自动次标准分数 4 最后将供应商自动次标准的上月分数与历史分数按照平滑因子进行加权平均 得到供应商自 动次标准的最新分数 计算公式 最新分数 上月分数 平滑因子 历史分数 1 平滑因子 下月进行供应商统计月评估计算供应商的自动次标准分数时 此最新分数作为历史分数参与 计算 注 注 进行供应商评估时 取评估时供应商自动次标准的最新分数和手工维护的半自动 人工次标准的分数 进行计算 得到供应商的评估分数 包括总分 主标准分数和次标准分数 第 39 页 共 87 页 3 103 10 采购业务产生的相关财务处理采购业务产生的相关财务处理 3 10 13 10 1 物资采购入库成本的确认物资采购入库成本的确认 1 月末货到发票未到 进行采购暂估入库 应付账款下设明细科目 应付账款暂估 采用单到回冲方式的业务处理如下 a 月末暂估 借 原料 半成品 库存商品等 贷 应付账款暂估 发票到后 冲销暂估单 借 原料 半成品 库存商品等 红字 贷 应付账款暂估 红字 根据发票价确定采购成本 借 原料 半成品 库