工作流程报告(货代单证员毕业实习报告).doc

. . . .工作流程报告在操作每票货物时，必须要认真，仔细，对工作流程要熟悉，特殊事项要特别注意，现将流程及注意事项阐述如下：一、 接收发货人托单，托单有两种形式：电子版或纸质版、系统里下的E-BOOING。1) 电子版或纸质版：格式最好是我司的BOONG FORM 格式，且需包含以下内容：具体的货好时间,发货人,收货人,合约号（PO号）,件毛体,品名，港口等信息2) E-BOOKING(一般是CORTEFIEL的货)：a. 到VENEZUELA的,特殊门店要和普通门店分别下BOOKING,系统REMARK处及货物的包装纸箱上都要备注门店号, 特殊门店的POD代码为”EGU”,需BOOKING在一起，普通门店为”LAG”需单独另外BOOKING，特殊门店对应的品牌如下：特殊门店-品牌4620,4874-SPF,SFW4542 -CIF4605,4786-WSb. SHPR下BOOKING时，每个BOOKING的品名要具体, 并体现材质，商编；c.“FCR ISSUE”处要打勾；d. 每个BOOKING一定要对应正确的PARTON及ORDER,即PO MANAGEMENT不能为空且要正确。e. SHPR一般要在交期前14天下E-BOOKING，我们也可以在系统里查询未来14天内有无CORTEFIEL的货要出，即点击“PT-GRID”后“PREDEFINED”处选择“PO READY WITHIN X DAYS (DEFAULTS 14 DAYS)”，选择“SERVICE DATE”后点击“ENTER”键。“PT GRID”可以查询CORTEFIEL的出货情况，如出货状态，是否已生成FCR等等。 3）系统SHIPPING ORDER里的“CARGO RECEIVE DATE”及“ACT. LDG DTD”一定要在船开前输入。 4）在收到SUPPLIER的EBOOKING时应在PT GRID里查询此PATRON 和ORDER号是否有验证，对应的POL/POD/PCS及总数量是否与BOOKING一致二、根据E-BOOKING或SHIPPER所提供的托单信息如发货人、收货人、目的港、柜量、柜型、货好时间，将船期发至代理，待代理确认船期后将信息反馈给SHIPPER，如有LOWER VOLUME则要告知给代理。CORTEFIEL的货，在发CC时也要告知代理profoma invoices 是否有认证，如是EARLY SHIPMENT/LATE SHPT要确认CNEE是否接爱，如柜型不确定且POL或POD与BOOKING不一致，都应与代理确认，如果船期（不是船期，而是CARGO RECEIVE DATE，FCR都是以CARGO RECEIVD DATE为准）是在交期后7天内，则只需提供船期即可先订舱。另外，LVS 和 OCEAN BRIDGE不用发CC，直接EMAIL与他们确认船期，LVS的根据不同的收货人，EMAIL给不同的负责人。三、订舱。各个船东的订舱方式有所不同，如MSC和现代则需手动订舱;CMA、K-LINE等是在外代订舱；MISC是在中外运；CSCL及MAERSK是在其网站上操作；马尾是在港城；散货的向同行订舱等等。四、拿到舱位后告知发货人并确认是否需排载,如其确定,则在订舱的基础上进行排载，MSC和HYUNDAI是根据船东确认在外代系统上排载,排载经确认后,将船东确认和排载确认传真至拖车,由拖车进行提柜。如是我们安排场装，一定要将准确的数据及要注意的事项书面发给堆场，并电话确认。如供应商临时更改件数需第一时间通知堆场。装柜后与堆场确认数据，如与之前的数据相差太多，也需及时通知代理（LOWER VOLUME必须得到国外的确认）。散货的则将进仓图传给SHPR，并在系统里做LOAD PLAN (即点击LOAD PLAN后将有标注*号的信息输入后SAVE，之后，下面便可以关联到相应的SHPT的信息，再点击下面的SAVE )，CORTEFIEL到香港转或直接到VLC的货需注意的是：1） 最终目的地是不同国家的，将系统里生成的LOAD PLAN 打印出来发给堆场或同行，并要求其按国家收货, 且必须在文件都收齐的情况下才可以放进仓图给SHPR，传真给堆场或同行时，要将在系统里做的LOAD PLAN一起传，文件包括： CO或FORM A正本、INVOICE（三正）、PACKING SUMMARY（三正）、LTC副本、MOR“MEXICO ORDER RELEASE”正本（此文件只针对到墨西哥的）、LOC“LETTER OF CERTIFICATION”、纺织品出口许可证正本（此文件只针对到希腊的）；2） 到VLC的，收到LTC后便可放进仓图给SHPR，其他文件（CO/FORM A、INVOICE、PACKING SUMMARY、LOC）在收到货的同时也要收到，另也需与香港的一样做LOAD PLAN。五、申报及盖进场.即在网上做预申报并刷出排载后盖申报章,再由报关单位送配载盖进场章,特殊情况:1) CMA是直接在外代上做申报和进场确认,不需手动打出排载联。2) 如拖车与报关是同一家，且操作系统是外代与中外运的，我们无需操作此步，只需委托发货人的指定操作货代进行操作，但中海CSCL不管是不是同一家都需我们在网上做申报。3) 如SHPR是委托我们报关，报关资料要及时给报关行。收到报关资料后要将核销单号录入系统，即点击SHIPPING ORDER里的“TAX REFUND”后输入信息。4) 申报是在外代与港城的有多票报关的，要附上多票报关说明。六、放行。关注柜子是否在船东要求时间内放行，如没有，及时与客人确认货物情况。七、在排载与船开之间，根据船东的操作时间进行与发货人的对单，提交船东单等事宜。具体注意事项如下：1） HB/L：a. 如果多个SHPR合签一份提单，则要每家SHPR提供盖章的合签说明扫描件；b. 注意运费条款，品名底下是否有与实际运费条款不一致之处；c. 注意发收货人的CODE及代理的CODE和地址是否正确；d. 注意“TOTAL IN WORD”处的表述：整柜是SHOW柜型及柜量，例如“ONE(1) X 20GP CONTAINER ONLY”；散货是SHOW件数；拼柜的，如果是我们场装，要SHOW件数，如果是其中一家安排场装要SHOW“几分之几PART OF”，例如3家拼柜，则为“1/3 PART OF 1X20GP CONTAINER ONLY”； e. VANYOR的货，HBL上要UPLOAD清关用的PACKING LIST 和INVOICE；f. 需做电放的，收到电放保函及费用后一定要与SHPR确认是否安排电放后将电放单发给SHPR及代理（电放单上需盖有电放章，并有系统里生成的电放号），签正本的，如果船有DELAY，需第一时间通知SHPR及代理（如遇换船或二程DELAY的也是如此），且将船东相关通知附上，另外要问SHPR是否有做信用证，是否需要申请倒签，如需要，要收到SHPR提供的信用证上有LATEST SHIPPED DATE的复印件及清关用发票的COPY件后向香港申请通过新并收到SHPR正本倒签保函后方可做倒签，且系统上的“BACK DATE”要打勾。g. SERVICE TERM要注意，散货的则为“LCL/LCL”,整柜的则为“FCL/FCL”,拼柜的要视情况而定，如果是其中一个SHPR安排场装，则为“FCL/FCL”,如是我们场装，为“LCL/FCL”。2） FCR：a. 一般按GROUP生成FCR，但NOVI到IRAN的要分开签一份（虽然IRAN和其他港口是在同一个GROUP里，因为付款方式为OAT）；b. 签发地要注意，在香港签单且全套文件寄给香港的有：HOI YAT、欣薇尔（欣薇尔的LOCAL CHARGE是在香港支付），在厦门签单但文件是寄给香港的有FOOTSUN（FCR二正二副寄给Michelle），文件是寄至香港的，我们需要跟HK同事确认收到全套文件的时间以便输入系统，生成DOCUMENT COLLECTION；c. “CR DATE”要取交期与进仓/进场时间中最晚的时间，“DATE OF ISSUE”取“CR DATE”和文件收到时间中最晚的；d. PO号一定要与柜子及FCR相对应，不可缺少，如果一个PO号对应多个柜子，数据一定一致，如PCS与CTNS；e. FCR里要UPLOAD清关文件及EXCEL PACKING LIST,且要做DOCUMENT COLLECTION,日期为收到文件的最后日期。f. 二正二副FCR及一张DOC.COLLECTION寄给SHPR，一正一副FCR及一张DOC.COLLECTION寄给HK OFFICE,一副FCR及一张DOC.COLLECTION公司留底。3） MB/L：a. 运费条款一般为到付，GABOL的货比较特殊，基本上是预付；b. 签单方式有三种：SEAWAY、电放、正本。一般情况下是SEAWAY,签SEAWAY时一定要注意SEAWAY是否到期，如已到期，要向船东申请，CMA是在其网站上做申请，申请通过后打印再套上我们总公司的抬头纸及盖公章后将正本的给CMA，K-LINE是每次签单上要附上SEAWAY保函正本，中海的要先传复本，到签单时再将正本补上；比较特殊的是GABOL的MB/L基本上都是签电放的，签发电放单，都要提供电放保函给船东，MSC签电放要先将正本拿回来背书后再给MSC做电放；c. 要注意与每个船东的合约号及第二通知人。MSC到VLC的合约号为1)66-29，通知人为BASKET 2)66-2,通知人为EUROFIEL. (具体应用以每月HK的通知为准) MAERSK到VLC的合约号为518132，到BCN的为518132，无通知人；d. 船东是中海的，SHPR名称处一定要加上“XIAMEN BRANCH”,如没有，电放保函盖的章就不可以是厦门的，另，要体现英文小品名。e. AGENT:RSZAZ,RSBCN,ACL,RS003,f. CNEE:VANYOR(YORGA) BLOCKPUR,IMAGAINARIUM等都要单独签MB/L；g. CMA与MSC的如果是有多个品名，商编，需提供每个品名商编对应的件数、毛重、体积，如多个柜子的，还要提供每个柜子对应的品名、商编、件数、毛重、体积；h. HANJIN的备注里要填写每个品名对应的件数、毛重、体积；i. MAERSK的唛头处不能体现“MADE IN CHINA”；j. 系统MB/L里的提单号，SHPR,CNEE,NOTIFY,不能为空，如有合约号的一定要填。4） JOB：“OPTR”处填签约方，“DEST. AGENT”处填写目的港代理,二程一定要填写，无二程的填头程。5） PARTNER: 当SHPR,CNEE,AGENT在系统里没有CODE时要在系统里APPLY PARTNER后发给香港激活，如果CODE里的资料不全，需要添加的也要发给香港激活(申请前务必在系统里用不同的关键词搜索，确保系统里没有此PARTNER再发给HK申请，避免重复)。八、船开之后，做费用，请款，签发船东单，发FINAL给代理，发agent P/L给香港，收到发货人的费用水单后给需签正本的寄正本提单，如需电放的，需先确认是否可电放再安排，具体注意事项如下：1) 请款要及时，如超过付款期限就要付滞纳金，外代,CSCL的期限是船开后14天，MAERSK是船开后7天。2) FINAL 的内容包括：pre-alert，MB/L，HB/L或FCR，但RSMAD、RSZAZ、RS003等不是RS的，MB/L不用发给这些代理，不过同时pre-alert，MB/L，HB/L或FCR要一起发给RS，其中pre-alert要注意的是在系统里要摄取代理所对应的信息，即点击“SHIPPING ADVICE”后在空白处输入代理CODE。3)发FINAL时要注意是哪个代理。如果是ACL的，发邮件的同时要在系统里生成EXCEL,即点击“CORTFIEL SHIPPING ADVICE”，另外，到香港的FINAL要发给香港，邮件内容除了pre-alert，MB/L，FCR,还有从系统“CARGO AT ORIGIN WAREHOUSE”里导出的表格及agent P/L；如果是OCEAN BRIDGE套用RYAN合约，发送时要抄送给RYAN；如果是LVS的，要发给CNEE所对应的负责人。6） 生成agent P/L时，要注意海运费是预付还是到付。到付则只要向香港debit handling fee，是预付的，要看SHPR的海运费是否在厦门支付，如是，则不用生成agent P/L，相反，就要向香港debit handling fee及海运费成本, 开agent P/L的期限是一周；7） DEBIT NOTE 与 COST NOTE： 如果有特殊费用一定要备注。9、 所有流程都完成后CLOSE FILE，期限是10天。 如果该资料有你需要的，可加微信lovemy998免费找我拿资料哈 1. 若不给自己设限，则人生中就没有限制你发挥的藩篱。2. 若不是心宽似海，哪有人生风平浪静。在纷杂的尘世里