文件格式及编码管理制度.doc

第一版2009.09.01执行版次生效日失效日状态编写审核批准修 改 说 明 北京天润新能投资有限公司企业标准tr2f004-2009行政人事部文件文件格式及编码管理制度（2009年第一版）本文件之产权属于北京天润新能投资有限公司，未获本公司书面许可，任何人不得擅自使用、复制、传递或泄露该文件。修 改 记 录版次生效日期页码章节修改内容和依据文件格式及编码管理制度（2009年第一版）目 录1、编制目的；2、适用范围；3、引用文件；4、专业术语；5、相关职责；6、管理内容；7、流程简图；8、记录（附图、附表）； 文件格式及编码管理制度 tr2f004-2009文件格式及编码管理制度1 编制目的本制度目的是规范公司文件的格式规则、确保文件编码的唯一性，对文件进行统一、有效的管理和控制。2 适用范围本制度适用于北京天润新能投资有限公司及所属子公司。3引用文件3.1 gb/t 1.12000标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则；3.2 dl/t 800-2001电力企业标准编制规则；4专业术语文件：对公司、公司的产品有约束力或参考价值的信息及其承载媒体。主要包括两大部分：令、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要类和规章类文件（如制度、规定、规程、规范、标准、程序、管理（实施）办法（细则）、目标、指标、组织机构等）。5相关职责5.1 行政人事部是本制度的主管部门5.1.1 负责文件发布的核稿。5.1.2 负责本制度执行情况的监督检查。5.1.3 负责本制度的升级换版及本部门的文件编码。5.2 本部各部门及公司各单位（子公司、工程项目部）负责本部门、本单位的文件管理5.2.1 部门长负责部门文件的审核、批准。5.2.2 部门员工根据业务要求，负责部门文件的编写、升版。5.3 公司高管负责分管范围内的文件签发6管理内容6.1 文件的格式6.1.1 令、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要类公文格式标准。6.1.1.1 用纸国际标准a4型(210mm x 297mm)，纵向使用，双面印刷。6.1.1.2 页边距上、下、左、右边距各25毫米，页眉距边界15毫米，页脚距边界10毫米。6.1.1.3 公司标志：标注在页眉左侧。6.1.1.4 文头文件头占a4 纸的四分之一，下设一条横线(长160mm)，横线中不设五角星等标志。文头用字为规定6.1.1.4.1 公司级：北京天润新能投资有限公司文件，要求在a4纸的居中位置，横线距左、右边各25 毫米。文件头一律印红，字型选用加深小初宋体。6.1.1.4.2 部门级：北京天润新能投资有限公司部门文件，要求在a4纸的居中位置，横线距左、右边各25毫米。文件头一律印红，字型选用加深1号宋体。6.1.1.4.3 子公司级：北京天润新能投资有限公司公司文件，要求在a4纸的居中位置，横线距左、右边各25毫米。文件头一律印红，字型选用加深1号宋体。6.1.1.4.4 工程项目部级：北京天润新能投资有限公司项目部文件，要求在a4纸的居中位置，横线距左、右边各25毫米。文件头一律印红，字型选用加深2号宋体，并在公司和项目部名称前分两行排列。6.1.1.5 文号文件编号由发文单位代字、发文年号和该年发文顺序号组成，位于文件头正下方、横线之上。排列顺序是发文单位代字，其次是发文年号，再次是顺序号。发文年号及顺序号使用阿拉伯数字，年号用方括号并写全称，单位代字一般不超过7个字，字型选用3号仿宋体。6.1.1.6 密级：位置在文件头横线上左侧，字型选用3号黑体。等级为绝密、机密、秘密，排列顺序为密级、五角星、保密期限。无密级要求的文件，此处空白。6.1.1.7 缓急时限：紧急文件可视缓急程度标明特急、急件，位置在文件头横线上，密级下行排列，字型选用3号黑体。无缓急时限要求的文件，此处空白。6.1.1.8 签发人：制发文件必须标注签发人，位置在文件头横线上方右侧，字型选用3号仿宋体。签发人为发文单位/部门对应级别（如公司级、部门级、项目部级等）的行政责任人。6.1.1.9 文件主体：标题2号宋体，正文3号仿宋体。文件版面设24行，每行28个字，标题距横线下方空2行开始且居中排列，文件主送单位距标题下方空1行顶格开始，正文在主送单位下行空两格开始，正文中要明确发文目的、依据和使用范围以及归档要求，发布新版规章文件的正文应写明该规章的生效日及与该规章对应的老版规章失效及发布老版规章文件失效的信息。6.1.1.10 带有附件的文件在正文最后一行下一行并空2格注明附件名称，字型选用3号仿宋体。6.1.1.11 日期一律用汉字打印。且写全称，位置在公文最后一页下方偏右。6.1.1.12 抄报、抄送，控制部门、会签部门，生效日期、失效日期，审核人、拟稿人，印发单位，位置在日期下方顶格打印且用横线隔开，占文件版面最后几行，选用3号仿宋体。6.1.1.13 页码：页码在页脚中居中标注，采用“第页，共页”的方式，选用小5号宋体。如有附件，附件正文分别标注页码。6.1.1.14 正文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”，四层以后可以用a、b、c或、等。6.1.2 规章类文件（包括制度、规定、规程、规范、标准、程序、管理（实施）办法（细则）、目标、指标、组织机构等）的格式标准6.1.2.1 用纸国际标准 a4型(210mm x 297mm)，纵向使用，如有特殊表格，可横向使用。6.1.2.2 页边距上、下、左、右边距各20毫米，页眉距边界15毫米，页脚距边界10毫米。6.1.2.3 首页每项制度（办法、程序）的首页为一横向165mm、纵向240mm 的方框，其内容由版次说明、文本名称和版权说明三部分构成。6.1.2.3.1 版次说明一般设为8行，最下一行由左至右依次分版次、生效日、失效日、状态、编写、审核、批准、修改说明8部分，选用加深小4号宋体。版次说明最多标注7 行，若超出7行信息，依次删除最早的版本信息。依据文件更新时间由远及近，自下而上选用小4号宋体填写相应信息。6.1.2.3.1.1 版次：版次的要求为“年数第版”。6.1.2.3.1.2 生效日：文件的发布日，即为领导签发日期，日期格式统一为2010.02.05的形式。6.1.2.3.1.3 失效日：文件的废止日期。其日期的填写要求与生效日期要求一致。6.1.2.3.1.4 状态：按文件的状态分“执行”、“废止”两类。6.1.2.3.1.5 编写、审核、批准：分别填写编写人、审核人及批准人的姓名。6.1.2.3.1.6 修改说明：简要说明文件更新换版的原因，包括但不限于职责调整、参考文件变化、原文件不适宜等。6.1.2.3.2 文本名称分文头字样、文件编号及代替文件编号、文件控制部门、文件名称4 项内容。6.1.2.3.2.1 文头字样文头要求在版次说明下方，a4纸居中位置，与文件控制部门之间用横线相隔，字型选用加深1 号华文中宋。公司级标准类、各部门标准类文件文头为“北京天润新能投资有限公司企业标准”，且右上方标有“qb”48号专用美术字体。各子公司、工程项目部规章类文件文头为“北京天润新能投资有限公司公司或项目部（标准化简称）”，公司其他各单位规章类文件文头为公司其他各单位全称“北京天润新能投资有限公司（标准化简称）”。6.1.2.3.2.2 文件编号及代替文件编号文件编号位于文头下方右侧位置，选用4号黑体，下方的代替文件编号选用5号宋体，并列位于横线右上方，如无代替文件，代替文件编号可不写。文件编号中的顺序号与年号之间用一字线相连，文件编号与代替文件编号右端对齐。6.1.2.3.2.3 文件控制部门：选用1号黑体字，位于横线下方居中位置，由“控制单位标准化简称专业文件”构成。6.1.2.3.2.4 文件名称：文件名称选用1号黑体，在“部门（或子公司）文件”字样下方居中排列，文件版次加小括号，置于文件名称之下。6.1.2.3.3 版权公告方框下方设两横行，上一横行居中位置为公司页标，下一横行为公司版权说明：“本文件之产权属于北京天润新能投资有限公司，未获本公司书面许可，任何人不得擅自使用、复制、传递或泄露该文件。”字体选用加深4号宋体。6.1.2.4 修改页修改页内容只填写本次及上次版本文件的修改信息即可，不必填写所有版次的修改信息。6.1.2.4.1 修改页的表头居中位置标有“修改记录”，其字体选用加深3号宋体。6.1.2.4.2 表头下方空一行，设有一个长23cm，宽16.5cm 的长方形表格。首行由左至右一次为：版次、生效日期、页数、章节、修改内容，字体选用小4号宋体。6.1.2.4.2.1 版次：版次的要求为“年数第版”。6.1.2.4.2.2 生效日期：该制度（办法、程序）的生效日期。一般可定为发布该制度（办法、程序）正文的发布日期，即领导签发日期。6.1.2.4.2.3 页码：所修改内容的页码。6.1.2.4.2.4 章节：所修改的具体章节编号和标题。6.1.2.4.2.5 修改内容和依据：新版文件修改的具体内容和修改依据。6.1.2.5 目录页6.1.2.5.1 如需印刷时应从单数页起排。标题选用2号黑体，居中排列，版次加小括号，在文件名称下另起一行居中排列。“目录”及目录“正文字体”选用4号加粗宋体。目录中章的编号与内容顶格排，第一层次条的编号与内容回行缩进一位，第二层次的条的编号与内容回行比第一层次的条缩进一位，以此类推。同一层次的条的编号与内容对齐排列。6.1.2.5.2 所列引用文件左起空两个字起排，每个文件之后不加标点符号。6.1.2.5.3 目录正文一般为八个部分：编制目的、适用范围、引用文件、专业术语、相关职责、管理内容、流程简图、记录（附图、附表）。6.1.2.6 正文6.1.2.6.1 正文第一行为文件标题，用3号加深宋体并居中布置。6.1.2.6.2 正文其它部分字体为小4宋体，“章”单独成行并顶格排列，其余段落首字缩进2字符。6.1.2.6.3 除正文标题行不加标点符号外，其余段落末尾一般均以“句号”结束。6.1.2.6.4 章、条、段6.1.2.6.4.1 在每个部分中，使用阿拉伯数字从1开始对章进行编号，编号应从“编制目的”一章开始，一直到“记录”一章结束。6.1.2.6.4.2 条是章的细分，应使用阿拉伯数字对条进行编号，第一层次的条（如6.1、6.2）可分为第二层次的条（如6.1.1、6.1.2）,需要时，一直可分到第五层次（如6.1.1.1.1.1 等）。五层以后的层次可以用、或、或、或a、b、c等进行排列。6.1.2.6.4.3 章的编号顶格排，编号与标题或文字之间空一个字的间隙。其余条、段的文字空两个字起排，回行时顶格排。6.1.2.6.4.4 章的编号和标题选用小4号加深宋体，正文选用小4号宋体，行间距为1.5倍行距。6.1.2.6.5 流程图左起空两格写流程图的编号，由“编号”“流程图名称”组成，并与文件正文后所附流程图一一对应，一个流程图至少占用一页纸，一个流程图一页纸放不下时，可以使用2页或多页。6.1.2.6.6 记录（附表、附图）左起空两格写记录的编号，规定附表在前，附图在后，由“附表”和从1开始的阿拉伯数字组成，例如“附表1”、“附表2”、“附图1”、“附图2”等，之后写附表或附图的名称，并与文件正文后所附记录一一对应，一个附表或一个附图应至少占用一页纸，一页放不下时，可以使用2页或多页。如既不是附表、又不是附图时，则用记录1、记录2的形式表示。6.1.2.6.7 页眉从正文开始，在每页页眉从左到右依次由“公司标志”、“制度（办法、程序）名称”和文件编号三部分组成。制度（办法、程序）的名称居中、公司标志左对齐、文件编号右对齐，字体均选用小5号宋体。6.1.2.6.8 页脚正文首页起用阿拉伯数字从1开始编页码，页脚采用“第页，共页”的形式居中排列。6.1.3 标准文件结构及说明拟稿人应该依据外来法律法规性文件的符合性条款，编写公司标准类文件。标准类文件标题、修改记录、目录结构相同，内容结构不同。6.1.3.1 标题标题由“文件名称版次”构成，文件名称一律采用“制度（办法）”，程序文件可采用“程序”，版次的要求为“年数第版”，如：“印章管理制度（2008 第一版）”。文件名称力求简练，明确突出制度（办法、程序）的主题，使之与其他制度（办法、程序）易于区别。6.1.3.2 修改记录公司标准类文件均应有修改记录，按照由旧版到新版、页码由小到大的顺序，说明文件修改的内容与依据。修改记录应记录该标准类文件从上次发布到现有版本的修改过的记录。若为第一次发布的文件，修改记录为空。6.1.3.3 目录公司标准类文件均应有目录，按照由章到条的顺序，说明文件的结构。6.1.3.4 公文内容结构说明包括编制目的、适用范围、引用文件、专业术语、相关职责、管理内容、流程简图、记录（附图、附表）八部分内容。其中：6.1.3.4.1 编制目的：阐述文件设立的基本指导思想。6.1.3.4.2 适用范围：明确文件的适用界限，适用范围的文字要力求简洁。范围的陈述应使用下列表述形式：本制度（办法）适用于”。6.1.3.4.3 引用文件：制定该文件所需引用及参考的相关文件。6.1.3.4.4 专业术语：对文件中关键性词语的涵义阐述。6.1.3.4.5 相关职责：明确文件主管部门及相关部门的工作内容。6.1.3.4.6 管理内容应遵循管理活动的5w1h（why原因、what目的、when时间、where地点、who谁、how方法）基本要素，详细规定本制度（办法）所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法，明确每个环节，包括但不限于“为什么要做、做什么、什么时候做、什么地方做、谁来做、怎么做（做到什么程度）”等。6.1.3.4.7 流程简图：本文件所涉及到的全部管理活动所对应的流程图。6.1.3.4.8 记录（附表、附图）：明确本文件所形成的报告和记录的表格及图形形式、填写要求、以及对各项管理活动检查记录的表格形式，检查要求等。其中，企业技术标准、职责、指导价、操作指南、操作规定等文件不适用本结构说明。6.2 文件编码管理内容6.2.1 编码规定6.2.1.1 编码组成文件编码由以下部分组成：单位码公司级文件编码的单位码：由2位大写英文字母tr(代表“北京天润新能投资有限公司”)组成。单位码部门/子公司/项目部级文件编码的单位码：由四位大写英文字母组成：公司代码部门/子公司/项目部代码，如“trjg”表示“北京天润新能投资有限公司建设管理部”、“trbe”表示“北京天润新能投资有限公司布尔津风电场项目”。如部门/子公司/项目部代码有重复时，可增加到三位。分类码由0-99 之间的阿拉伯数字组成。文类码由f、z、t、y、b、a 中任一大写字母组成，由该文件的性质决定。序列号由三位阿拉伯数字组成。同类型的文件由001开始，一直到999。年号码为文件制发的年份号，文件序列号与年号间用居中短横线相连。公司级文件编码: 部门(单位)级文件编码:如:tr1f001-2008 如: trjg1f001-2008tr：公司码 trjg：单位(部门)码天润建管1：分类码 1：分类码f：文类码 f：文类码001：序列号 001：序列号2008：年号码 2008：年号码6.2.1.2 单位码的确定6.2.1.2.1 公司行政人事部每年初确定各部门/单位的单位码并公布，策划时应确保机构不变更时，其单位码原则不变。6.2.1.2.2 新机构成立时，在机构成立文件中明确单位简称及单位码。6.2.1.2.3 单位码授予有文件发布权的组织。6.2.1.3 分类码的确定6.2.1.3.1 分类码由各部门/单位在0-99之间自行选择，并确定所代表的分类。6.2.1.3.2分类码的具体解释文件的分类码细分为一位数和两位数。一位数：09 表示体系文件。其中：0 管理手册。1 程序文件。2 作业文件（包括制度、规定、规程、规范、标准、程序、管理（实施）办法（细则）、导则、目标、指标、组织机构、管理流程等）。两位数：1099 表示非体系文件。两位数中的第一位的含义解释为：1 行政类。2 其它类，包括党群管理、后勤管理、ci宣传、企划管理等。两位数中的第二位的含义解释为：0 手册类。1 制度类。2 表格、操作文件、作业文件类。6.2.1.4 文类码的确定6.2.1.4.1 管理手册的文类码为s。例如:trgc0s001-2008trgc: 公司码+单位码（北京天润新能投资有限公司工程部）o： 分类码（管理手册）。s： 文类码。001：序列号。2008：年号。6.2.1.4.2 程序文件的文类码为c例如: trgc1c001-2008trgc：公司码+单位码（工程部）1： 分类码（程序文件）。c： 文类码。001：序列号。2008：年号。6.2.1.4.3 一般文件为简便，使用六种文类码： f:规章类如管理文件、规章、办法、规定、规程、规范、标准、程序等重复应用的文件； z：作业文件类如针对专门事件、专门产品、专门的过程所制定的文件，与规章类的区别在于是一次性应用的文件，如2008年培训计划、某某工程施工组织设计、某某工程作业指导书、某某事故的处理决定等； t:推荐性、参考性文件资料如各种总结、汇报、指南（阐明推荐的方法或建议的文件）、推荐的外来参考资料等； y：重要的日常应用文件如通知、信函、传真等； b：规范表格、台帐（规定为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件）如：检查记录表、纠正措施表、文件发放登记台帐等； a：其它文件或不区别分类码时采用。6.2.1.4.4 文件在f、z、t 间不好区分时，按f、z、t 顺序采用前者或选用a。6.2.1.5 序列号管理手册的序列号由管理手册控制部门统一编号。程序文件的序列号由该程序所属体系的控制部门编号。序列号以年为周期连续使用，同一单位同一分类同一文类的序列号，当年不得重号。6.2.1.6 年号码年号码取文件发布日的年号四位数。6.2.2 编码的其他说明6.2.2.1 发布文件的各单位负责对文件编码，并按年建立文件编码登记，以免文件重码、错码。6.2.2.2 行政公文正文按原办法编码，随文发布的附件，属标准类文件的按本规定编码。6.2.3 发文编号的确定公司级发文编号采用天润发文年号发文顺序号，例如：天润 20086号。本部部门级发文编号采用天润部门发文代字发文年号发文顺序号，例如：天润建管20086号。子公司、工程项目部发文编号采用天润子公司（项目部）发文代字+发文年号发文顺序号。例如：天润布尔津200810号。7流程简图无。8记录（附图、附表）记录1 公司公文格式式样。记录2 公司部门公文格式式样。记录3 公司工程项目部、子公司公文格式式样。记录4 公司本部/各子公司/工程项目部发布的制度（办法、细则）首页格式。记录5 各部门/单位编码规定。第 18 页 共 17 页 文件格式及编码管理制度 tr2f004-2009北京天润新能投资有限公司文 件机密3 年特 急 天润【2010】号 签发人：关于的通知：。相关文件：年月日抄报：抄送：控制部门： 会签部门：生效日期： 失效日期：审核人： 拟稿人：北京天润新能投资有限公司行政人事部年月日印发北京天润新能投资有限公司部门文件机密3 年特 急 天润建管【2010】号 签