项目部内部变更与索赔管理办法（试行） .doc

项目部内部变更与索赔管理办法（试行）变更与索赔工作是合同管理的一项重要内容，它包括范围广泛，涉及项目部所有部室；它延续时间长，贯穿了整个合同执行的全过程；它有严格的时效要求和程序规定；它需要详细完整的记录和充足的证明材料。因此，它是一项长期的、全方位的、高难度的、细致的工作；需要各部室的紧密配合和通力合作。为了高效、有序地做好这项工作，维护和争取项目部的合法权益，特制定本办法。36.1机构设置及职责范围36.1.1机构设置项目部成立变更与索赔工作领导小组。项目部经营管理部是变更与索赔的常设机构，负责日常的变更、索赔、沟通及协调管理工作。组 长：杨富平副组长：焦瑞锋 李正兵 杨军 林建兴 费万荣成 员：罗川炼 廖军 孙建中 王恒 徐波 黄强 王桂华36.1.2职责范围36.1.2.1全面负责、组织、协调项目部的变更与索赔工作；36.1.2.2参与合同进入仲裁和法律程序的工作；36.1.2.3参与合同调解小组的调解准备工作；36.1.2.4检查各部室及责任人的变更与索赔工作情况，及时总结经验，以利今后变更与索赔工作的改进、调整。36.2项目部各部门职责36.2.1经营管理部职责36.2.1.1认真研究合同，深入施工现场收集各种索赔线索，寻找各种索赔机会。36.2.1.2分析整理各部室及责任人或外界相关人员提供的变更、索赔信息，做好必要的补充资料及取证工作。36.2.1.3按索赔的程序及时间规定向监理工程师提出索赔意向书。36.2.1.4计算费用索赔金额、工期索赔天数，撰写索赔申请报告。36.2.1.5对索赔项目进行跟踪，积极配合监理工程师对索赔资料进行审核，及时提供进一步的资料，直到索赔事件圆满结束。36.2.1.6做好索赔资料的档案管理工作。36.2.2技术部职责36.2.2.1认真研究技术条款和文件，协助经管部为变更、索赔提供依据。36.2.2.2记录监理发布开工通知日期，审查有无违约。36.2.2.3审查业主提供的施工用地是否符合合同规定和内容（包括提供时间、标准、数量和地点）若有变化，分析这些变化对施工产生的影响。36.2.2.4记录和分析施工现场的水文、气候和地质状况是否符合合同列入的内容。36.2.2.5记录和分析由于其它承包商工期（或进度）变化对施工产生的影响。36.2.2.6现场监理处理问题的情况记录。36.2.2.7记录和分析由于业主原因导致施工方案等的改变产生的一系列的影响。36.2.2.8记录特殊项目（例如防汛抢险等）的施工情况。36.2.2.9向经营管理部及时抄送监理和业主有关变更、索赔来文（复印件），并及时通报施工现场变化情况。36.2.2.10记录监理供图时间，审查有无违约，以及对施工造成的影响情况，并及时提供给经管部。36.2.2.11以招标图纸、技术规范和工程量清单为依据确定变更项目、变更的范围和内容、设计图纸技术要求是否有超出招标文件相关规定。(1)增加或减少工程量清单中某项目的工程量；(2)变化工程某部分的位置、高程、基线、尺寸；(3)改变施工工序、工艺或工作顺序；(4)增加或取消某项施工内容；(5)业主要求增加的额外工作。36.2.2.12分析变更对施工造成的实质性影响（重点是施工难度和工期）。36.2.2.13设计修改图和设计修改通知收到时间及其对正常施工的影响（重点是技术标准变化，施工措施的变化，施工条件的变化，资源投入及工期等因素的变化）。36.2.2.14对于招标文件中规定不清楚的问题将会在合同实施中得到明确和解决。分析这些“明确和解决”对项目部造成的实质性影响（工期）。36.3质量部职责36.3.1记录由于非我方原因导致未能按时验收的项目（中间验收）和情况以及对施工的影响。36.3.2监理在验收过程中是否提高验收标准，记录其理由和对施工的影响。36.3.3业主、监理签发合格证书的及时性。36.3.4向经营管理部及时抄送监理和业主有关变更、索赔来文件（复印件）。36.3.5以招标图纸、技术规范和工程量清单为依据确定变更项目、变更的范围和内容、设计图纸技术要求是否有改变质量标准或类型。36.4设备物资部职责36.4.1记录由业主直接供应或业主指定的供应厂家各种设备材料的情况（到货时间、质量证明资料、质量有无缺陷等）及违约情况。 36.4.2记录由业主委托的自行采购的设备、材料价格、材质、规格及审批的及时性。36.4.3有关工程设备、材料质量、供货情况方面的索赔及时立项、准备资料并协助经营管理部做好索赔的上报工作。36.4.4向经营管理部及时抄送自行采购材料（柴油等）的价格信息。36.4.5负责保管经监理批准的材料改代文件，并及时抄送经管部。36.4.6向经营管理部及时抄送监理和业主有关变更、索赔文件（复印件）。36.5综合办公室职责36.5.1积极配合经营管理部对涉及项目变更、索赔事宜的资料进行收集处理工作（如照片、录像、文件复印等）。36.5.2负责索赔文件的复印、报送、存档及转发等工作。36.5.3向经营管理部及时抄送监理、业主来文。36.5.4建立生活营地水、电、住房、生活设施等相关台帐，研究合同中业主有无违约行为并提供相关资料。36.6施工管理部职责36.6.1及时准确做好施工记录如施工日志、工作面交接记录，其他标段的影响及协调记录，这是变更、索赔的基础工作。36.6.2业主提供的水泥、水、电是否正常，负责记录水泥断供、停水、停电时间和原因以及对现场施工的影响，并取得监理工程师的签认。36.6.3建立生产用水、用电台帐，按月向经管部提供生产用水、电使用情况（包含作业队）。36.6.4记录特殊项目（如防洪、抢险等）的施工情况。 36.6.5记录因监理、业主等单位组织检查要求临时停工造成的影响，并取得监理工程师确认。36.6.6审查应由业主提供的施工准备工程是否符合合同规定的内容，记录、分析和签认上述准备工作的服务质量以及对施工造成的影响。36.6.7记录和分析相邻标段施工对项目部的干扰和影响。36.7安全环保部职责36.7.1记录和收集有关工程安全、文明施工方面的索赔资料，并协助经营管理部做好索赔的上报工作。36.7.2认真核对实施阶段安全及环境保护的标准是否提高。36.7.3核实安全环保实际实施阶段费用投入与投标阶段费用投入的对比情况，并做好相关记录及取得监理工程师确认。36.7.4记录和审查业主的安全责任履约情况（条文明示的和隐含的责任）。36.7.5记录、统计和分析工程施工期间发生的工伤事故相关资料，为工伤事故及保险索赔提供可靠依据。36.7.6记录和调查其它合同标段对施工造成的安全事故或安全隐患，并分析其影响，提出处理意见。36.8劳财部职责36.8.1负责因地方有关部门的摊派费用（包括增加税金）需和业主交涉的的事宜，并收集相关证明材料。36.8.2记录和统计劳动用工情况、假期的变更，为索赔提供相关依据。36.8.9向经营管理部及时抄送监理或业主有关变更、索赔来文件（复印件）。36.9工作程序36.9.1经营管理部编写项目部工作范围内的索赔事由，搞好索赔记录和证明材料（尽可能争取监理签证）收集、整理。36.9.2索赔资料经项目部领导签发后，由综合办公室复印并报送、存档。36.9.3经营管理部安排专人对索赔项目进行跟踪，建立索赔跟踪台帐，直到该项目结束。36.9.4各部门每月底对变更索赔工作进行总结分析并将总结资料抄送至经营管理部。36.10变更索赔工作专项经费来源及管理36.10.1经费来源和提取变更和索赔经费（包括工作经费及专项奖励基金）在项目部管理费内解决。36.10.2日常经费开支范围36.10.2.1索赔工作经费的提取和使用由财务专项设帐，专项管理。36.10.2.2招待费用：根据索赔工作需要及成效，报项目部领导审批，财务审核报销。36.10.2.3专项奖金：按项目领导的审批意见（奖惩）执行。36.11奖惩36.11.1奖惩原则：对索赔效益明显的可在专项资金中