SBO操作手册(财务).doc

SAP Business One操作手册财务部分提供给：荣瑞世纪科技有限公司提供者：北京达策信息技术有限公司提供日期：2008-11-17目 录第一章 财务业务总体流程图解5第二章 系统说明72.1登录系统72.2更换用户72.3更改密码82.4图标说明92.5快捷键102.6重要名词102.6.1关于单据状态的一些名词102.6.2关于单据“批准状态”的一些名词102.7消息管理112.7.1发送消息112.7.2消息概览112.8功能定制11第三章 财务基础定义123.1定义和维护科目123.1.1定义科目先决条件123.1.2新建科目123.1.3修改科目属性153.1.4删除科目173.2定义汇率183.2.1系统操作183.2.2汇率录入方式193.3定义税收组213.3.1系统操作213.3.2输入计税代码、计税名称、计税类别223.3.3输入有效日期和计税百分比223.4定义、创建过账期间233.4.1系统操作233.4.2新建期间243.5定义财务报表模板263.5.1编制资产负债表模板263.5.2查看资产负债表283.5.3利润表293.5.4现金流量表29第四章 操作流程314.1财务凭证处理314.1.1概述314.1.2凭证的填制与审核314.1.3日记账分录的反冲354.2期末处理364.2.1结转汇率差异364.2.2期末结账374.2.3锁定会计期间39第五章 预算415.1预算表415.1.1 填写部门、人员预算表415.1.2实际发生额425.2查询445.3按科目查询45第六章 固定资产466.1固定资产主数据466.1.1 期初数据导入466.1.2增加476.1.3减少496.1.4转移496.1.5重置506.2固定资产报表506.2.1固定资产卡片查询506.2.2固定资产数据检查516.2.3计提固定资产折旧516.2.4恢复固定资产折旧51第一章 财务业务总体流程图解SAP Business One 财务系统包括财务主数据、财务业务处理、报表与查询、系统实施等内容。涉及财务、销售、采购、库存、收付款、成本会计、报表等系统所有模块。财务系统是SAP Business One 的核心部分，除在财务系统手工制作的凭证外，其他业务系统也会根据系统配置自动生成大量的财务凭证,并传送到财务模块中。下图为整个财务系统的整体流程图，包括财务主数据的整理、凭证处理、辅助核算、系统的日记账分录、期末处理等业务。由于在SAP Business One 中，有些术语与中国用户的习惯不完全一致，以下分别做简要的说明。1标题科目：指非明细科目。可以是总账科目也可以是一种科目类别，例如流动资产、货币资金等。2日记账凭单：指未执行过审核及记账的财务凭证。3日记账分录：指已经执行过审核及记账的财务凭证。4凭证：对于本系统中所有的业务单据，统称凭证；财务部门的记账凭证，称为财务凭证。5审核：对于由其他业务（例如：采购、销售等）形成的财务凭证，没有审核过程；对于日记账凭单，需要执行审核过程，才能成为正式的财务凭证。6记账：在本系统中，不存在单独的记账过程，所有与财务相关的单据，一旦保存将自动生成正式的财务凭证，并同时登记到业务账、明细账、总账等各种账薄中。7结账：本系统，不提供单独的结账功能，但可以通过对会计期间的锁定，达到封账的目的。第二章 系统说明2.1登录系统双击桌面“SAP Business One.exe”快捷图标，或者点击“开始”菜单，找到“SAP Business One”应用程序，来启动SAP Business One软件；用户登录界面如下，输入用户代码和密码，点击“确定”按钮即可开始使用软件。2.2更换用户适用于：更换用户名或选择不同账套路径：管理 选择公司弹出窗口如下：选择当前服务器上将登陆的公司（即选择正确账套），点击“更改用户”按钮，输入新的用户代码和密码，点“确定”重新登录系统。2.3更改密码路径：管理 设置 常规 修改口令鼠标单击“修改口令”，系统会弹出修改口令的窗口，首先输入原密码，然后输入更改后的新密码，再次确认修改后的新密码，然后单击“确定”按钮，即可完成密码修改操作。2.4图标说明1. ：预览、打印按钮。2. ：发送消息。可以附加单据和附件。3. ：连接手机和传真机。4. ：导出到excel，word。5. ：启动小型应用程序，如计算器之类。6. ：锁定屏幕保护。7. ：查找按钮，在业务单据上单击此按钮后可以输入条件进行单据的查找。Ctrl+F8. ：新建按钮。Ctrl+A9. ：记录翻页按钮，可以向前后查找，可以直接定位到最前或是最后记录。10. ：排序键。常用在拖放相关中，设定记录按某一字段排序。11. ：基础凭证。可以追溯业务单据的上游单据。12. ：目标凭证。可以查询业务单据的下游单据。13. ：毛利。可计算某一销售订单的毛利。14. ：付款。财务付款时选择银行。15. ：体积与重量计算。体积重量数据在物料主数据中维护，可方便于出库计算。16. ：事务日记帐。便于财务查看日记帐相关记录。17. ：打印格式编辑器。可以根据需要预置、编辑打印格式。18. ：表格设置。可以根据需要设置显示或隐藏表格中项。19. ：查询管理器20. ：消息警报查看器。2.5快捷键1“TAB”：选择所有可选项。2“Shift+F2”：选择系统中预设的查询项。3“*”：信息模糊搜索4日期输入方法：如：当前日期为2008-11-17，则在日期字段内输入“17”，按TAB键，系统自动显示日期“2008-11-17”；如果想填写9-11，则在日期字段内输入“0911”，按TAB键，系统自动显示日期“2008-09-11”。2.6重要名词2.6.1关于单据状态的一些名词未清：单据处于正常状态，等待下一环节进行处理。已结算：单据处于正常状态，已经被下一环节进行处理。已取消：单据被取消，不能被下一环节进行处理。2.6.2关于单据“批准状态”的一些名词草稿：在单据等待批准时，单据一直为此状态。已批准：在单据已得到审批通过时，一直为此状态。但是在此阶段，草稿凭证尚未转换为常规凭证。由授权人生成批准后，当凭证授权人已将草稿凭证转换为常规凭证时，为事务指定此状态。已生成：批准后，当凭证发起人已将草稿凭证转换为常规凭证时，为单据指定此状态。已拒绝：在单据已被拒绝批准时，一直为此状态。在这种情况下，草稿凭证不能转换为常规凭证。通过更改相应的状态，授权人可批准已被拒绝的单据。凭证被拒绝后，凭证仍在系统中，保存为草稿。2.7消息管理2.7.1发送消息1）在“工具栏”中选择“发送电子邮件”图标，进入发送消息窗口。2）要将内部消息发送给SAP Business One中的另一个用户，选择“内部”列中的复选框。您只可以将内部消息发送给在系统中被定义为用户的人员。3）若要发送系统中定义的数据或对象及消息（如订单或报表）首先调用系统中的对应的功能单据，随后由此发送消息。“数据”标签仅在此时才处于激活状态。2.7.2消息概览1）选择菜单“消息/ 警报概览”，进入消息/ 警报概览窗口；2）在此窗口中可以查看用户发送、接收的消息，并可以根据消息进行回复、转发、删除等操作。同时，如果系统定义了警报，警报信息也会在此窗口显示。2.8功能定制在SBO中，每个人被分配了相应的权限，每个人可对经常操作的功能进行快捷键管理，如：客服助理只负责【服务呼叫】模块，则可为该功能添加快捷键“F2”，快速进入此功能。1）选择菜单中的 工具 用户快捷键 定制2）在快捷方式选择“F2”3）在模块中选择“服务”4）在窗口中选中“服务呼叫”，点击分配。5）点击“确定”完成第三章 财务基础定义3.1定义和维护科目财务主数据主要是指会计科目体系的建立。在SAP Business One 中，客户可以建立本企业会计核算所使用的各级科目。在系统中，明细科目最多可以设置到第10 级。其中第1 级是会计科目分类（在系统中称为“抽屉”），不允许用户增加、修改和删除。用户只可以增加210 级科目。3.1.1定义科目先决条件 1新增科目 2是标题科目还是明细科目 3属于哪一个抽屉（系统中又称为抽屉，即中国财务制度中的五个科目分类）4此科目的上级科目是哪一个科目 5此科目在此抽屉中的位置 3.1.2新建科目以新建一资产类科目为例进行说明；此科目信息为：上级科目为：银行存款-人民币 科目代码：1002.11 科目名称：银行存款-人民币 北京 此科目为明细科目1进入路径：从主菜单财务编辑科目表或者是主菜单管理设置财务编辑科目表，点击“编辑科目表”进入“编辑科目表选择标准”界面2根据科目类型选择科目抽屉 选择科目抽屉：资产3找出新增科目的上级科目 此新增科目的上级科目为“银行存款”；添加此科目有两种方法：（1）为“银行存款”添加下级科目来实现；因为是明细科目，无法再添加下级科目，此处为灰色（2）为银行存款的明细科目增加同级科目来实现；3.1.3修改科目属性 路径：财务 科目表如果是现金科目，选择此处可以更改货币的类型，如果是人民币，可在此处更改与现金流相关的科目选此处附表：科目表字段说明3.1.4删除科目 路径：主菜单财务编辑科目表或者：主菜单管理定义财务编辑科目表选择要删除的科目，点击右键，在“高级”的下拉框中选择“删除科目”备注：1) 已经使用的会计科目不可以删除；2) 如果某科目下具有明细科目则认为是标题。如果要取消标题，则必须先删除明细科目，然后再删除标题；3) 与销售或采购连接的科目不可以删除。4) 科目类型：蓝色为标题科目；黑色为未链接的明细科目；绿色为在科目设置中被调用的明细科目（在管理定义财务总账科目确认或其他系统定义功能中被设置的科目）。3.2定义汇率3.2.1系统操作路径：管理 汇率和索引3.2.2汇率录入方式1.每日输入法：选择要输入汇率的日期“年月日”系统默认是当前日期，输入货币的汇率，然后点击“更新”。2标准汇率导入法。第一步：选择标准汇率有效期间：如下图所示，选择合适的年份和月份。第二步：输入标准汇率：单击“按标准设置汇率”按钮，在弹出的窗口中，选择货币为欧元，在汇率一栏输入标准汇率12.9，在“日期从”和“到”两个字段，分别输入两个日期，以指定该汇率的有效日期范围。最后单击确定按钮。第二步：点击“按选择标准设置汇率确认后汇率里将显示固定汇率第四步：选择货币，添加固定的汇率第三步：选择定制的日期期间第一步：选择时间段“年、月”确定后汇率出现在下图中。3.3定义税收组3.3.1系统操作路径：管理 设置 财务 税收 税收组3.3.2输入计税代码、计税名称、计税类别如图所示：销项税以“顺序号”，进项税以“顺序号”；在名称一栏输入计税组的名称，类别一栏选择计税类别（销项税、进项税）。3.3.3输入有效日期和计税百分比鼠标单击选中正在创建的行，单击计税定义，在弹出的窗口中分别输入有效期和税率。然后单击更新保存定义3.4定义、创建过账期间3.4.1系统操作路径：管理 系统初始化 过账期间3.4.2新建期间点击“新期间”按钮进入定义期间的页面。展开“期间状态”字段说明：1类别新建期间的代码，不多于20字节的字母或数字，建议使用年份（如2009）2期间名称新建期间的名称，不多于20字节的字母或数字，建议使用年份（如2009）3子期间可选为年、季、月、日；分别表示子期间的单位，一般中国用户选则月作为子期间。4期间数系统计算，选定子期间后，系统会计算该新建期间内的子期间数，如子期间选为月，则该字段显示为“”5期间标识系统计算，显示为“缺省值”6解锁的 表示该期间为激活，各模块均可正常操作。7除销售外均已解锁 除销售模块外，其它业务端均为激活8结算期间除财务模块外，其它业务端均被锁定9已锁定 表示该期间已经锁定，全部模块均冻结10过账日期从到标志有效的过账日期范围11到期日从到 标志有效的到期日范围，用于账龄分析，应收、应付业务12凭证单据日期从到标志有效的单据日期范围13会计年度开始该期间有效起始时间14会计年度该期间有效年度3.5定义财务报表模板3.5.1编制资产负债表模板路径：财务 财务报表模板选择要制作的报表模板的类型点击这里生成系统默认的科目表模板选择定义新的，然后在弹出的对话框中添加新模板的名称字段说明：1.科目名称：在打印报表时，所显示的行标题；2.外文名称：在打印报表时，显示的行标题的英文名称；3.上级科目：当前编辑的标题，是属于哪个标题的下级；4.树定位：当前编辑的标题，在何位置；5.行号：当前编辑的标题，在打印报表时所显示的行号；6.缩进字符：当前编辑的标题，在打印报表时后缩的字符数；7.文本标题：用于文本信息标题，在其他标题设置公式时，此类标题不参与计算；8.反向符号：打印时，当前编辑的标题，使用绝对值相反的数字表示。9.小计：对于有一定运算规则的标题，进行公式设置。例：固定资产净值、流动资产小计等。10.公式：为了进行数据的归集，需要对模板中的行项目进行公式设置。A末级标题：双击欲设置的行标题，进行科目的选择。B小计标题：点击“公式”按钮，进行项目的选择。3.5.2查看资产负债表路径：财务 财务报表 财务 资产负债表字段说明：1日期选择报表截止日期（过账日期、单据日期、到期日）2模版选择报表模版3添加日记账凭单选择此复选框则参考未批准财务凭证运算报表4添加结算余额选择此复选框则参考已结算余额运算报表5忽略调整是否忽略调整交易6重估货币重估系统提供了两种报表打印的格式（借贷式和垂直式），用户可以自行选择3.5.3利润表利润表的设置和查看与资产负债表一样，只要类型选择“利润表”3.5.4现金流量表现金流量表的设置在管理 设置 财务 现金流行项目这个路径下。设置完成后，到财务报表模板中生成现金流量表，并且可以根据需要进行查看。第四章 操作流程4.1财务凭证处理4.1.1概述在SAP Business One 中,财务凭证有两个来源。一、来源于业务单据自动生成；二、在财务模块手工填写。在手工填写财务凭证的模式下，又区分为两种情况：一、手工填写日记账凭单，经审核后形成日记账分录；二、直接填写日记账分录。注：日记账凭单与日记账分录的关系与区别1日记账凭单：相当于手工情况下，未登记明细账和总账的记账凭证。当日记账凭单经过审核后，即转换为日记账分录，并同时登记到明细账、日记账、总账等账薄中。2日记账分录：相当于手工情况下，已经登记了明细账和总账的记账凭证。来源有两个，一是业务单据自动生成并传递到财务模块中，另一个是经过审核的日记账凭单。本节介绍的是日记账凭单的填写及审核过程。4.1.2凭证的填制与审核用户收到原始凭证后，将在系统中增加日记账凭单，财务凭证需要经过主管的审核才可以正式入账。如下为使用SAP Business One 的凭证制作和审核流程与操作。4.1.2.1路径：财务 日记账凭单字段说明：1查找在此处输入欲查找的日记账凭单编号，光标就会定位在目标凭单上2仅显示未清项只显示未经过审核的凭单3凭证组号每组凭单可以包含多笔交易，即多个未经审核的凭单，该组号为系统生成的流水编号。4凭证号即每组凭单中的交易编号，由系统生成的流水编号。5状态表示审批状态，“打开”或“未清”分别表示一组凭单或一个交易未经审批，“已清”或“已结算”表示一组凭单或一个交易已经审批，并生成正式日记账分录6日期该组凭单最初创建日期7总计一组或一个交易涉及的金额8注释即备注信息按钮功能：1添加分录到凭证创建一个凭单组。2添加分录到现存凭证在已有的凭单组中增加一笔新的交易。3添加到日记账分录批准一组凭单为正式日记账分录。4.2.1.2填制凭单字段说明：1凭单编号即凭单组编号2序列系统生成，默认为主3编号系统生成，在正式日记账分录中表示分录编号，此处为空4到期日默认为当前日期，在应付/应收业务中用作账龄分析参照日期5过账日期默认为当前日期，即该笔单据的记账日期6单据日期默认为当前日期，即该笔单据的制作日期7参考1、参考2可以输入辅助参考信息，文字描述等（选填）8交易代码标志性记录信息（选填）9注释即备注信息，表头输入的注释内容可以默认为行注释内容，行注释内容可以在此基础上进行修改10源该单据产生的来源，在正式分录中用于标记分录来源（标记业务传输的单据，还是财务手工单据），此处为空11原始编号日记账分录中用于标记该笔记账的源单据编号，此处为空12交易号 标记该笔单据在凭单组中的顺序号。13模版类型、模版用于选择过账模版14标识系统生成15项目选择该笔交易涉及的项目，表头所选的项目，可以默认为行项目，行项目可以在此基础上进行修改16固定汇率选用固定汇率可以指定该笔交易的指定汇率17冲销选用此复选框，可以指定该笔交易的冲销时间，用于固定日期的冲销业务18调整交易选用此复选框，则标志此凭证用于年终调整交易，不计入12个财务月的财务事务19自动增值税选用此复选框，系统将按照所选税率，自动计算应缴税金20创建者、批准者分别标志创建和批准该笔交易的系统用户21控制科目用于标志业务伙伴（客户、供应商）的上级受控科目，应收应付或预收预付科目，或与业务伙伴相关的单位往来科目。22总账科目/业务伙伴代码显示涉及业务的科目或业务伙伴，可以为科目表中的明细科目代码或者业务伙伴代码。鼠标点中该字段按下快捷键“TAB”可以选择明细科目；按下快捷键“CTRL+TAB”可以选择业务伙伴。23科目名称显示涉及业务的科目名称或业务伙伴名称，可以为科目表中明细科目名称或业务伙伴名称24借方/贷方录入记账金额25税收组按涉税税率，选择适用税收组26现金流量主表行项目涉及现金科目时，需要选择该交易计入的现金流量主表行项目27部门、人员三个维度的辅助记账形式，按照涉及科目及分摊规则选填4.1.2.3审批并添加凭单组如上图所示，鼠标单击选中要添加的凭单组，按下“添加到日记账分录”按钮，以添加凭单到正式分录。未批准的凭单可以进行修改和删除，一经批准则不可以再进行修改和删除的操作，如需调整，请参照日记账分录的反冲。4.1.3日记账分录的反冲应为日记账分录相当与审核过的凭证，日记账分录不允许删除，只能进行红字反冲处理，系统提供了两种模式，取消和冲销，满足用户在不同业务情景下的应用。4.1.3.1取消当发现原来事务错误，执行红字反冲，这时需要使用菜单数据取消，则自动在当前登录日期生成一张金额为负的凭证。此种情况下，要求必须是手工填写的凭证，如果是系统根据业务单据自动生成的凭证是不允许取消的，只能通过业务端的反向单据予以冲回。4.1.3.2冲销当业务发生时，即清楚在此后的某一具体日期就执行红字凭证的反冲，例如月底时将在途物料做一张凭证，下个月初进行反冲等事务。此种模式下，在定义的冲销日期登录系统时，系统会弹出提示窗口要求执行冲销事务的处理。4.2期末处理财务业务期末处理主要包括以下三个步骤：结转汇率差异、期末结账、锁定已经结账的会计期间。使用SAP Business One 中的结转汇率差异和期末结账功能，系统将根据相应业务逻辑自动生成调整财务凭证。当然用户也可以不使用系统的功能，手工添加相关的财务凭证，但强烈建议用户使用系统提供的功能做汇率差异调整和期末结账。4.2.1结转汇率差异如果用户存在外币业务，则在会计期末需要进行汇率差异的结转，根据期末汇率调整有外币核算业务会计科目的本币余额。路径：财务 汇率差异字段说明：1执行日期 选择结转汇率差异的日期，系统将以日期的汇率为基础执行差异计算。2货币 需要结转汇率的货币单击执行后弹出需要结转的清单字段说明：1执行日期执行该操作过账的日期2科目或业务伙伴货币需要结转的货币种类3交易明细注释、参考等标注信息4自动备注是否选用系统的自动备注信息5自动冲销是否自动回冲，是否指定回冲的日期点击添加，系统结转汇率差异中设置的汇兑损失科目（总帐）与计算出的差异自动生成日记账分录。4.2.2期末结账期末结帐功能可以处理月末和年末的损益类科目结转的要求路径：管理 实用程序 期末结账1. 会计期末进入选择期末清算，选择执行结帐的期间，选择相关的会计科目。注意：由于月末结账和年末结账均在此窗口处理，所以在执行结账时，设置内容有一定的差异。1) 月末结账：“未分配利润科目”和“期末结账科目”均选择“本年利润”，系统会生成两种凭证。凭证一：借：收入类科目本年利润贷：支出费用类科目本年利润凭证二：借：本年利润贷：本年利润2) 年末结账：“未分配利润科目”选择“未分配利润”，“期末结账科目”选择“本年利润”，同样生成二张凭证，如下：凭证一：借：收入类科目本年利润贷：支出费用类科目本年利润凭证二：借：未分配利润贷：本年利润（亏损）或借：本年利润（盈利）贷：未分配利润点击执行，系统会自动弹出如下窗口，将需要调整的科目以及调整数额列示出来。查看后决定如何是否将此凭证添加为正式日记帐分录4.2.3锁定会计期间在一个会计期间结束时，由于会计核算的要求，期末结账业务处理完成后，不能对已经做过期末处理的会计期间添加凭证，所以需要做会计期间锁定的工作。如果需要在已经做过期末处理的会计期间再进行业务补充处理，应当由相关人员将 过账期间 的 激活选项选为 是 ；锁定 选项选为否 ，重新激活该会计期间。本操作适用财务月末结账时锁定会计期间。