山西东禹矿山工程有限公司材料管理体制.doc

材料(设备)采购管理制度材料(设备)采购管理制度第一章 总 则第一条：为了规范公司的采购行为，兼顾质量和成本，在保证公司开发项目正常施工的前提下，提高材料（设备）质量，减少投资成本。提高对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资。特制定本制度。第二条：本制度中所称 “公司”是指东山矿山工程有限公司。第三条：本制度中材料（设备）领导小组是指在材料（设备）采购过程中实施工作指导和监督工作的管理机构。第四条：项目部的，材料（设备）采购工作由项目采购部门负责。第五条：本制度所称采购人员包括公司采购管理中心人员、各项目部采购人员及其它部门直接或间接参与采购工作的人员。第六条：材料（设备）采购的具体流程和细则在材料（设备）采购实施细则中予以明确。第七条：单宗采购总额预计 ？ 万以上（含）或统一采购能够获得较优惠的材料（设备）由公司采购管理中心实施采购工作，单宗采购总额预计 ？万以下（不含）项目部实施采购工作。第七条：本制度由总则、采购组织机构、采购人员职责、工作原则、职业规范和罚则六部分组成。第二章 组织机构和职责第八条：材料（设备）采购组织架构：公司材料（设备）采购领导小组公司采购管理中心项目部采购部（工程部） 专职采购人员第九条：公司材料（设备）采购领导小组由公司总经理、生产副总经理、公司财务总监、项目部经理等组成，公司总经理任组长，其它人员为组员。第十条：项目材料（设备）采购领导小组由项目部经理、生产副经理、财务经理和机电部经理等组成；项目部经理任组长，其它人员为组员。第十一条：公司监事会和公司审计部有权对公司、项目部采购及采购招标工作进行监督和指导。第十二条：公司材料（设备）采购领导小组职责：、对公司及项目部所有采购工作实施指导和管理；、依据材料（设备）采购管理中心提供的报告确定长期战略合作伙伴；、负责对项目部权限之外的材料（设备）采购招标形式、招标主持人、正式投标人、招标文件的审批及中标人的确定；、对项目部权限之外的材料（设备）采购招标工作实施监督；负责对采购管理中心提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评审和确定；、对采购管理中心上报的供应商及其产品分析、对比报告做出批复；、监督采购管理中心的运行方式、工作方法及相关文件下发；、其他必须由公司材料（设备）采购领导小组完成的工作。第十三条：项目部材料（设备）采购领导小组职责、对项目部的材料（设备）采购工作实施指导和管理；、对项目部采购人员所上报的招标主持人请购单做出批复； 、项目部权限内的招标采购工作的监督和实施；、委派专职的采购人员和具体的材料（设备）采购领导小组采购招标主持人；、对项目部权限范围内的材料（设备）采购招标形式、正式投标人、招标文件及定购合同的初步评审；、对项目部采购人员所上报的文件和报告做出批示；、对项目部采购人员的工作情况进行考核评定；（8）、对供应商依据供货质量、供货能力、履约情况等做出每年度的诚信评定；（9）、其他必须由项目部材料（设备）领导小组完成的工作。第十四条：材料（设备）采购涉及到招标时，招标主持人的职责参照工程项目招投标管理制度的规定。第十五条：公司采购管理中心职责：、监督各项目部对采购管理制度及其实施办法的执行情况，并做出客观评价；、负责材料（设备）信息库的建立和维护，并依据项目部提供的供应商年度评定结果，对库内供应商进行客观评价并按制度优胜劣汰；、负责对长期战略合作供应商的沟通、管理及供货质量、服务等实施监督；、对各项目部材料（设备）采购提供咨询和指导；、负责合同范本制定和对项目部招标文件的评审；、采购管理中心权限内的招标工作的实施及招标文件的制定；、对项目部采购人员上报的有关材料（设备）文件做出批复；、物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料（设备）的收集、了解、分析工作。、对项目部采购人员反应的情况和问题及时给予答复和解决，不能解决的应及时向工程部主管领导汇报；、定期与各级采购人员做思想沟通，了解现场基本情况；、定期向主管领导汇报工作情况，以便于解决工作中存在的问题，提高工作效率；、完成上级领导交给的其它任务。第十六条：项目部采购人员职责：、采购管理制度的执行和实施；、配合公司采购管理中心信息库的建立；、根据工程进度和项目部材料使用计划书制定采购计划；、根据采购计划要求，提前做出材料（设备）请购单；、在材料（设备）采购招标主持人的指导下完成项目部权限范围内的采购招标文件的拟定；、负责所供材料的现场验收；(7)、负责认质认价材料（设备）的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认；(8)、有责任对提供材料（设备）是否符合质量要求和设计要求情况的监督；(9)、在工作过程中发现对公司或工程质量不利的问题和情况（如材料（设备）质量不合格，施工单位不按操作规程安装材料（设备）等）及时向主管领导上报相关情况；(10)、负责对供应商诚信度初步审核；(11)、协助预算部进行材料（设备）询价工作；(12)、拟定月采购计划，并上报公司采购管理中心；(13)、完成上级领导交给的其它任务。 第三章 工作准则第十七条：在材料（设备）供应商纳入信息库前，采购人员必须对供应商进行综合考评，对其公司简介、生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行比较，并以报告形式上报公司材料（设备）采购领导小组批准，方能入库。第十八条：公司所有员工均有权推荐优秀的供应商，经公司采购管理中心审核，由公司材料（设备）领导小组批准，可纳入公司材料设备信息库。第十九条：采购方式主要以邀请招标、议标、寻价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。第二十条：项目部采购人员根据材料（设备）采购实施办法要求，必须提前做好采购计划和单项材料（设备）请购单。第二十一条：项目部采购人员制定的单项材料（设备）请购单无论金额大小，经项目部材料（设备）采购领导小组批复后必须提交公司采购管理中心。第二十二条：项目部在选择供应商时，应在公司信息库中提取，但区域性较强的材料（设备）除外。第二十三条：采购人员在洽谈某项材料（设备）时，原则上供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司的投资成本。第二十四条：公司或项目部采购人员与供应商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则，并做好记录，以报告形式上报；单宗采购总额预计 ？ 万元以上（含）报公司材料（设备）采购领导小组；单宗采购总额预计 ？ 万元以下（不含）报项目部材料（设备）采购领导小组。报告中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较（技术参数、价格、特点以表格形式体现）。第二十五条：报告得到批复后，依照公司领导批示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商。第二十六条：公司或项目部采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。包括项目部的零星采购。 五不购：没有提供书面采购计划且未经材料设备采购领导小组批准不购；材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；无材质证明和产品合格证的不购；凡考评不合格的产品不购；现场、仓库能够代用的材料不购。三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。第二十七条：材料（设备）单宗采购总额预计在 ？ 万元以上（不含），原则上应以招投标形式来完成。第二十八条：项目部权限内的招标工作由各项目部材料（设备）采购领导小组委派主持人完成；由公司材料（设备）采购领导小组和公司采购管理中心实施监督。第二十九条：采购管理中心权限内的招标工作由公司材料（设备）采购领导小组委派专人主持，由公司材料（设备）采购领导小组和公司审计部实施监督。第三十条：在采购招标过程中必须坚持以下原则：1、在材料（设备）招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公开必要的信息资料。2、在招投标采购活动中，具备招标文件要求的法人或组织均享有公平同等的机会参与投标竞争。3、在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其他投标人受到不公正的对待。4、招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信的原则履行其应尽义务。第三十一条：在采购过程中，违反以上操作规程，为供应商谋取利益的，一经查出，公司将依本制度严肃处理。第三十二条：项目部采购材料（设备）时必须签订订货合同，一式四份，供需双方各执两份，一份提交公司采购管理中心备案，一份留项目部财务保存。第四章 采购人员职业规范第三十三条：采购是一项重要、系统、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益，为公司考虑。第三十四条：采购人员代表公司形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允许有傲慢的举止和不公平的对待。第三十五条：采购人员只有在有助于商业合作及协调工作的前提下，经领导同意后方可接受供应商的邀请，进行考察、参观等公开的商务活动。第三十六条：采购人员只有经部门主管领导的认可后，方可接受供应商的宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请。第五章 罚 则第三十七条：采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及200-10000 元经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：采购人员私自接收或向供应商索取财、物的。采购人员接收财、物后未主动上缴公司的。采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：泄露其它供应商对同类产品的报价；招投标中泄露其它参与的供应商名称；泄露标底的。泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。、故意规避本制度或未按本制度规定及山西东禹矿山工程有限公司材料（设备）采购实施细则执行的。、隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。、因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；在供应商年度考评中徇私舞弊的；其它有损于公司形象或不利于公司行为的。第六章 附 则第三十八条：本制度由公司负责解释、修订和补充。第三十九条：本制度由公司采购管理中心监督各级采购部门实施。第四十条： 本制度自签发之日起开始实施。 材料采购与管理规章制度根据集团总公司相关规定，切实可行的做好项目部的项目成本管理工作。强化材料成本管理，准确、及时地核算工程材料成本，规范项目部之间的配合，协同管理好材料的收、发、存及规范材料核算，加强对材料供应商的管理，确实有效控制好工程材料成本，实现公司效益最大化，特制定以下办法：总则项目材料采购货比三家，以质优价低为原则。项目部材料现场管理，以计划为指导，材料供给及时不影响工程进度，工完料尽，做到材料不积压。项目部严格执行集团总公司制度，对材料采购计划、询价、采购、供给、调配进行统一管理。加强项目部之间互通有无，降低工程成本，提高材料使用效率。材料计划分为总计划及分计划：1、总计划：工程项目投标预算出来20天内(正常投标工程)或开工50天内（无投标情况下，分节点、分阶段报），项目部须向直管工程管理部提交本工程所需材料的总计划用量（依据为施工组织设计、预算等相关资料），此计划需经现场主管工长计算成本核算员审核材料员编制项目经理签字认可后上报。计划应及时准确，计划表中标明计量单位、数量、规格、型号和材料计划预期进场时间，有特殊要求的需做备注。2、分部计划：在施工过程中，项目部根据工程进度，以总计划数量为基础，按月分批提出工程分项的材料采购计划表。此计划表需提前7天由项目部主管，按设计图纸计算施工消耗量，交项目部材料员制定计划表并报项目部成本核算员核定，交项目经理审批后报直管工程管理部并注明进场时间（上报时间为每月28日前）在施工过程中，如因投标工程量清单不准确或者设计变更等原因造成的材料计划总用量变化，项目部应及时对原报计划进行调整，并注明原因后报直管工程管理部备案。材料询价：根据工地材料所需计划，做好市场调查，了解价格信息，所有材料均需询价（询价表）后经评审组评审决定（询价评审表）方可采购。工程直管部全体人员均负有对材料询价及降低材料成本的责任（人人均可询价，确实做到人人有责、人人有权。同品牌同质量的材料价低者优先选用，如提供信息一经选用，将视降低成本多少给予提供材料询价信息人相应奖励）。询价人提供信息必须真实可靠，不能道听途说，如因询价人主观原因提供信息不真实，引起工程施工进度延误，将取消他的询价资格。材料询价必须提交书面询价报告表（普通材料询价厂家或供货商不得少于5家，特殊材料根据市场情况确定询价家数）。主材实行三级管理制度。为保证采购不被延期，按公司规定三级询价需在2个工作日内完成（其中项目部、工程管理部询价需在1个工作日完成，公司企管办询价在1个工作日内完成）。项目部、工程管理部、公司供应科进行询价后做好三级填报，交公司职能部门审批。其它材料实行二级管理，项目部（需询价至少3家）、工程管理部材料部门分别组织询价，同期由直管工程管理部领导随机选取1-5名临时询价员进行询价，经综合比较后报工程管理部主管领导审批。如项目部没有及时填报询价表，则材料由直管工程管理部门材料组负责询价报领导审批后采购，该材料单价视同最低价，项目部必须按有关程序办理验收及支付材料款手续。材料合同管理：由企业办事机构统一采购的材料经询价后报送公司审批后签订合同，合同签订后，材料进入现场。由直管工程管理部采购的材料，合同由项目部先拟定初稿，直管工程管理部材料部门会同与供货商（生产厂家）协商拟定，经项目经理签字后报直管工程管理部领导批示，并报送公司企管办审批（审批时需附合同审查备案表、招标、议标相关资料或询价表），审批合格后合同成立，材料才可以进入现场。所签订的供货合同，材料科、财务科、项目经理部各执一份。做好合同的收发和登记，以便公司的审查。并于首次付款前交财务部门原件一份，否则，财务科按公司规定不予付款。材料采购：项目部无采购权，只有询价权。未经直管工程管理部审核同意的私自采购行为，直管工程管理部财务将不予付款，原则是谁采购谁负责。根据项目部所提交的材料计划，凡属公司集中采购的主要材料，严格按公司的具体实施办法执行，其它材料则由直管工程管理部组织询价采购（采购金额为10000元以上的采购计划需提前7天 上报，采购金额为10000以下的须提前在5天上报）。一切材料均需直管工程管理部审核批准后方可采购，特殊情况下，临时增加的采购材料或在工程施工中急等用的零星采购材料（金额为1000元以下），由项目部向直管部财务部门汇报并请示直管部领导批准后方可采购，同期需补齐手续（临时采购计划、零星采购材料放行报批表、采购材料询价报批表）报直管工程管理部核实备案后，直管工程管理部财务给予付款。备注：凡是未提出或是未经批准的材料采购计划，如项目部擅自采购（包括施工机具设备、办公用品、食堂用具、项目部需用物品等）直管工程部财务一律不给予付款或是报销，谁采购谁承担。材料验收：大宗材料，由项目部及工程管理部，实行二级验收，其它材料由项目部自行验收须有材料员（必须正式在册职工）会同项目经理或书面委托人、成本员三人共同验收并签字认可），直管工程管理部成员将进行不定期抽检。材料付款：根据材料采购合同中的具体付款方法执行。材料供应商提供收料单、发票到项目部经对单合格后由材料员、成本员、项目经理、工程管理部材料负责人、工程管理部经理逐级签字后交财务支付材料款。同一供应商前期后期名称应当统一，便于财务挂账及结账。材料计划用量与实际用量的对比分析：项目部及材料部门必须分别对材料计划用量与实际耗用量每月进行对比分析，如发现计划用量超出实际用量，则双方均需与书面形式进行超计划用量分析，找出原因，如属项目部管理原因，则将对项目经理进行处罚。材料人员职业操守：现场材料员应严格执行本规章制度，端正工作态度，遵纪守法。本着对工作负责、对自己负责的原则，对材料管理工作严格把关，实事求是，以降低材料成本为目标，提高经济效益，确实管好用好自己的职责。严禁弄虚作假，不虚开收、领料单、签空白单据等，如发生上述情况，一经查实，则视情结严重情况给予相应处罚（调离岗位移交公司并在全集团公司通报），如涉及金额巨大的将移交司法机关处理，同时解除劳动合同，并赔偿同等经济损失。材料采购流程图：项目部工长协同材料员制定物资采购计划项目部成本核算员对采购计划进行核算后交项目经理审核后上报直管工程管理部项目部询价（3家）项目经理评价主管领导询价材料部门询价综合比较提出1-3家备选成本员评价工程管理部评审组评审原则是质优价低者入选领导终审价格并批示采购事宜项目部拟定合同材料主管会同成本员合同初审公司企业管理办及法律办合同审定实施采购业务、项目部组织验收直管工程部对供应商进行后评价直管工程部对项目材料成本进行后评价各项目材料员管理操作细则项目材料员负责做好工程项目各种材料的供应、使用、保管及验收工作。协助工长搞好现场文明施工；严格控制进场材料的质量，积极配合相关各方（质量部门、安全部门、试验部门等）提供各种材料的检验、试验和出厂合格证明、质保书、出厂吊牌等相关资料。每进一批材料均应及时通知验收部门对其进行检查，复检合格后方能使用，并做好各种进场材料复检报告等书面资料收集保管工作，以备工程直管部及公司的检查。负责登记清楚进出场材料的流水账，并做好消耗台账。积极收集整理材料的供货渠道，并填报临时供方备案资料，以便准确把握市场信息，为项目部询价工作打好基础。1、负责协助项目部编制工程现场材料计划并上报，组织材料分批分期有秩序地进入施工现场，保证生产需要，但需防止大批材料积压。2、加强材料进场的检查和验收管理，材料进场时，材料员必须对材料进行验质过磅，检尺、点数验收，做到保质保量（在验收中发现质量不符合要求或者其它问题时，应及时与材料部门联系）。同期每进一批材料均需配齐质保书等相关资料，杜绝后补资料。3、合理存放。严格按现场施工平面布置图堆放材料，做到现场材料分类、分规格堆码整齐，决不允许卸货时乱堆乱放，合理使用场地，减少二次搬运费。标识、标牌齐全，确保文明施工，规范管理。并针对各种材料特性做好材料防潮防火工作。易燃易爆物资必须严格按规定隔离存放，做好标识及防火工作。对安全防护用品应加强管理，确保质量合格，达不到标准的安全防护的用品坚决不进场。备注：所有进场的钢材必须严格执行现场过磅验收，并做钢材进场过磅登记表（备查）。4、现场材料员要做好节超数据统计和分析，并需注明节超原因，超用材料时须有书面情况说明及报告，经主管工长及项目经理审批后方可供料。做好限额领料工作，根据工程施工预算量控制发料，原则上不得突破施工预算量，如发现超量应及时上报项目经理及材料部门。每月未及工程竣工后，编制主要材料节超对比分析表（同预、决算进行对比）并上报材料部门。并做到余料退回，避免损失。5、监督使用。现场材料员应每日对工地进行二次巡检，并做好巡检登记表，以便及时发现问题，及时处理。一旦发现民工班组在材料使用过程中浪费应马上制止，并上报项目部及直管工程管理部给予浪费材料人相应处罚（罚款金额将做为奖金发放给举报人）。以保证班组合理使用。6、各项目材料员填报收领料单时必须载明供货单位名称（要与发票章上载明名称一致，收料单品名规格不得简写，数量、单价为必填项目且单据不能涂改（如供货商供货时送货单上不注明单价可以拒收，特殊情况必须备注），做到材料有量有价，以便为成本核算提供依据。7、材料领用严禁采取“整进、整出的财务处理方式（如发现采用此种处理方式，将对材料员进行经济处罚，谁签字谁负连带责任）。必须按实际耗用量开具领料单。领料单填写品名规格、单价必须与收料单一致，数量根据实际领用情况填写。领料单上须注明被领用材料的使用部位。收领料单须由项目经理审核签字，不得代签。材料内部移转单品名规格、数量、出料库、收料库、转移单价必须明确，若无单价则视为无价转移，收料方无偿使用。8、为保证材料进场的可追溯性，现场材料员必须建立现场材料进场日台帐，根据台帐格式要求，每天对进入现场的每批材料的名称、规格、数量、运输车号等相关信息进行记录，收、领料单及内部移转单等均须当日发生当日填写并做台账登记表。填写完毕后电子档于当日下午五点前通过网络上报当日材料发生的流水账，如属五点后收到或是发出的材料，需第二天早晨九点前上报。纸质的资料按月整理装订成册报直管部备案。9、各项目部材料员填报报表时必须按收料单领料单当月发生当月填报。杜绝出现无收料领用情况。因未上报当月收料单导致不能付款将由项目部相关人员自行承担责任。10、每月24日对工地材料进行盘点，并做好物资收发存台账。根据结存材料，做好下月的物资采购计划。11、每月25日至28日现场材料员必须将材料收、领料单及移转单报送材料部门，红色联不得擅自交给供应商，统一到材料部门对单办理手续。各工程项目材料收料单（一联、二联、三联）、红色、绿色领料单及蓝色移转单及主要材料消耗月度报表（如有结存则含物资收发结存报表）上报直管工程部材料部门截止日期每月28日。现场材料员根据收领料单、移转单填写云南工程建设总承包公司 物资收发结存表，并在备注栏里填写每项单据份数，各项目上报材料报表必须报表和单据一致，严禁出现有单不报或无单乱报。12、如进入现场的材料，其供应商不属于公司质量体系合格供方名册范围内的，现场材料员必须按照公司ISO 9001：2000质量管理体系文件4.1.1.6之规定对其进行临时评定，并收集临时供方的相关资质证书，以证明其产品的质量、商业信誉、经营能力等，收集内容包括：有效的供应商营业执照、生产许可证、产品检验报告、企业资质证书等。13、收、领料单的遗失处理。不得随意以遗失为借口开任何单据。如供货商提出则首先到财务科会计处落实是否已结过账，如确属未结帐的，应找原材料员落实具体情况，确认无误的，应将原交各部门的该收料单各联收到材料部门统一盖作废章后存档管理，新开的收料单应注明原单据编号，并注明原单据作废及原单据号码。重开的收料单上，应有参与查核此事项的会计、收料员、重开单据人员、项目经理、材料主管的签字认可。14、现场材料员须监督好值班人员对各种出场的材料严格盘查，决不允许在无材料出门条的情况下放任何车辆拉材料出项目部，材料出门条须有材料员、项目经理、值班人员共同签字生效方可放行。如无出门条私自放行，一经发现将扣除值班人员全月工资以示处罚，情节严重者将移交公司。手续不全时放行，签字者及值班人员承担连带责任，损失共担。每月30日将所有出门记录及出门条报直管工程管理部。15、成本核算节点和工程竣工验收之日起5天内，现场材料员须及时将工程上所有材料单据报送材料管理部，如因未及时上交的材料单据而引起的一切账目，谁延误谁负责。确有特殊情况可请示直管部材料负责人并上报直管工程部领导指示。16、成本核算节点或工程竣工5天，现场材料员必须统计出材料预算总量、材料收入总量、材料耗用总量台账，并报现场成本核算员及直管工程部管理人员三方进行对账，以便进行项目成本后评价。财务与材料往来资料管理1 、每月二十八日以前材料内业人员将各工地材料员承报的手续齐全的绿色收料单、红色领料单及蓝色移转单整理汇总交于直管部财务，并办理签字移交手续。2 、收、领料单及移转单均要注明材料单价且单据不能涂改，涂改拒收。材料款结算及挂账程序1、材料供应商持工地材料人员签字完善的送料单到材料内业人员处对帐，以送料单回单换取等量的收料单红单，并办理签字移交手续备查。同时供应商将收料单红联带齐，到财务部门办理挂账手续。2 、对于先付款后提货的材料供应业务，先由材料内业人员持领导签字的支票领用单到财务领取支票并以材料内业人员名义挂账，待材料入库后由材料内业人员收齐红色联收料单及发票到财务部门冲账。材料内业人员应经常与财务部门对帐，并对未冲账部分采取积极主动地措施。若超过十天未冲账，财务将暂停付款，若有特殊原因超过期限未冲账，应有直管部领导批示，否则一切后果自负。3、对于甲供料视为自购材料处理，在收料单客户名称上注明为甲供料。4、对于专县工程先付款后提货的材料供应业务由项目经理领取支票并冲账，其余处理同上。5、材料部门应设置材料款供应商往来帐。每季末或付材料款前与财务部门材料会计核对，有问题时两部门应积极配合查清。材料款付款程序 供应商先到财务部门核对其往来账，再由材料部门签发支票领用单，经直管工程管理部领导审核签字后到财务部门办理付款手续。每次付款时，由材料供应商开具相应金额发票。材料成本分析 1、为便于对工程进行成本分析，汇总工程材料使用情况，由材料部门制作材料结算。此材料结算为内部使用，用于归集工程材料分类明细使用情况。2、每一工程节点完成和竣工验收10日内，财务部门由会计提供该工程上已付款但未到财务销账的材料供应商的明细清单至材料部门，由材料部门在20日内责成工地材料员对此部分材料办理结算(未能及时办理的，应有领导批示)，提交财务部门，以便及时准确地反映出工程成本，为领导决策提供依据。3、材料部门于每一工程竣工验收后30日内，对本工程所涉及材料供应商在此工程上的材料供应情况分供应单位编制结算书(含上述第2点)，会同财务部门、预算部门、劳资部门、机务部门作工程成本人机料分析(其余部门也应制作相关的内部使用的决算)，并上报直管部领导，各方存档。人 员 奖 惩根据成本分析结果，对项目部，材料人员给予不同程度的奖惩，具体如下：1、现场材料员未按时报送相关单据，每次给予50.00元的处罚并通报批评。连续累计三次以上者一次性给予200.00元的处罚，屡教不改者解除合同。2、没有材料台帐、日台帐及材料台帐、日台帐不完整的、不及时做帐的相关材料员每次给予500.00元的处罚。3、周转材料超出正常损耗、又没有说明原因的，对具体责任人给予处罚，具体处罚如下：（有关规定见附表）A：？月损耗率大于1小于1.5的给予1000.00元处罚；？月损耗率大于1.5的给予1500.00元处罚；B：？月损耗率大于1.5小于2的给予1000.00元处罚；？月损耗率大于2的给予1500.00元处罚；C：？月损耗率大于3小于4的给予1000.00元处罚；？月损耗率大于4的给予1500.00元处罚；D：？缺口较大，情节严重的交直管部领导处理。4、直管部每季度评选出一个优秀材料员给予800.00元的奖励，并通报表扬。5、周转材料低于正常损耗的，给予现场周转料材料员奖励。（相关规定如下）A：？月损耗率小于1的给予3000.00元奖励。B：？月损耗率小于1.5的给予3000.00元奖励；C：？月损耗率小于3的给予3000.00元奖励；公司统购部分的管理 按照公司的相关规定，要求降低主要材料的采购成本，提高经济效益，1、需求计划。（1）、需求由项部审核提供，现场材料员填写材料当期计划表，项目经理审核签字，提前五个工作日报送公司。（可传真）（2）、公司在三个工作日内完成直管部相关领导的批示，并及时报送公司统购办组织发货。2、在工程开工前应根据其需求总计划进行市场询价并监控市场价格变化情况，做好市场调查，沟通物资供应渠道。3、直管部材料专管员应及时收集整理产品信息、价格信息、市场物资信息，向相关方传递。搞好价格信息服务。4、根据市场调查，相同条件下，质优价廉，确定优先供应商。5、统购材料的验收。（1）、现场材料员应对材料的数量、包装、规格、型号、质量证书等进行验收。（2）、验收不合格的产品，按不合格产品控制程序的要求进行退货、换货处理，并作好记录。6、特殊情况，由直管部领导协调。7、主要材料采购供应的其他事项应按公司的配套文件执行。2、采购大宗材料的优先供应商确定。（1）、坚持“货比三家、三比一算”的原则，实行各供应商报价制度。（2）、直管部材料专管员提供供应价格信息服务。（3）、主管领导进行价格指导。（4）、项目部应组织多家供应商报价，提供报价单，确定优先供应商。（5）、大宗材料包括商品混凝土、山沙、石料、墙体砌筑材料、木料、地砖墙砖等。3、采购大宗材料时，应签订材料采购供应合同，一式五份，须有直管部的签章，且合同存档及财务部门签字认可。4、材料验收同二、5。5、特殊情况，由直管部领导裁定。项目部材料互转1、周转料的互转。（1）、周转料计划提前二个工作日报送直管部材料专管员（可传真），主管副主任审核签字，直管部材料专管员负责调配。须方材料员到发货方签字验收。（2）、须方项目部承担装卸费、运杂费及各种退赔费用。2、库房材料的互转。（1）、各项目部库房材料保管员，每月20日至25日须报库存盘点表，直管部材料专管员根据各项目部的需求进行调配。调配价格由双方项目经理协商确定。须方现场材料员应到发货方签字验收。（2）、须方项目部承担装卸费、运杂费等。3、地材及其他材料的互转。（1）、材料需求计划提前二个工作日报送直管部材料专管员（可传真），主管领导审核签字。项目部材料专管员负责调配。调配价格由主管副主任进行指导，双方项目经理协商确定，须方材料员应到发货方签字验收。（2）、须方项目部承担装卸费、运杂费等。4、特殊情况，由直管部领导协调。材料采购及仓库管理制度目 录一、副总经理岗位职责二、采购员岗位职责三、库房保管员岗位职责四、材料采购管理制度五、库房管理制度六、产品出入库检验流程副总经理岗位职责 （主管采购供应部、销售部）一、 在总经理的领导下，全面负责公司的采购供应部和销售部的管理工作。认真贯彻和执行国家有关的政策、法规。二、 协助总经理贯彻实施质量方针及质量目标，参与建立和完善公司质量保证体系，组织制定和完善产品销售、合同管理、材料供应和管理的各项管理文件，并组织实施。三、 负责审核和批准采购供应部和销售部的工作计划，并对实施情况进行监督检查。四、 全面负责抽管辖的工作，正确指导和合理安排各项工作，以保证工作顺利开展。并对主管工作负全面责任。五、 领导采购供应部积极开展市场调研，努力开拓市场，降低材料采购成本，提高产品市场竞争能力。六、 领导采购供应部认真做好分承包方的选择和评定工作，保证所采购的原材料、价格合理、质量优良、供应及时。采购员岗位职责一、 在采购供应部部长的领导下，负责公司原材料的采购工作，认真执行公司材料采购的管理规定，并对所采购材料的质量和价格负责。二、 严格执行财经制度和物资供应政策，按采购计划，保质、保量、分期、分批完成采购任务。三、 积极进行市场调查工作，收集材料生产厂家信息，做好分承包方的调查工作，为合格分承包方评定提供依据。四、 严格按照“合格分承包方名录”进行采购，确保采购材料的质量符合规定要求。五、 负责了解物资市场行情，熟悉所购材料的规定、性能、标准、用途、用量和一般技术要求，不盲目购进。六、 负责对购入的原材料、辅助材料及配件的生产厂家索要产品质量保证文件，并建立合格分承包方档案。七、 积极完成领导交办的任务。仓库保管员岗位职责1、在采购供应部长的领导下，负责原材料进厂目测检验、计量和保管，保证进厂原材料质量合格，数量准确。2、坚守岗位，随叫随到，收料认真负责，准确及时。3、负责建立材料入库登记台帐，认真办理收料手续，确认无误后及时登记建帐。4、负责库房管理工作，物资分类码放整齐，做好标识，防止混料，库容整洁美观。5、负责保管物资的收、发、存工作，出、入库手续要完整、齐全，帐目要清楚，做到帐、物、卡、资金四相符。6、做到资料、帐卡、单据日清月结，装订成册，妥善保管，及时准确的报送规定的报表。7、负责贮存材料的维护工作，定期检查材料贮存情况，防止材料混放、变质和丢失。材料采购管理制度加强材料管理，降低材料消耗，保证材料供应，满足生产需要，确保使用的材料质量符合规定要求。第一条 采购供应部负责确定候选分供方。根据产品对原材料的质量要求，收集厂家资料，包括：资质、生产规模、运输能力、产品质量、价格、说明书及产品准用证、生产合格证、年检报告等。通过调查分析、填写分供方调查、评定表，确定候选方。第二条 根据使用传递来的试验结果，把样品质量不符合规定要求的从候选者中除名。第三条 根据检验和试验结果结合对分承包方进行评定，并填写合格分承包方调查、评定表，报总工程师和主管经理审批。合格分供方必须满足下列条件：1、 提供配件必须是获得国家准用证书的生产企业。2、 提供原材料必须是经过检验和试验的合格品。第四条 采购供应部依据经过审批的合格评定表编制合格方名录，并分别送总经理、副总经理、总工程师、管理者代表及技术质量部、财务部各一份。第五条 编制采购计划。采购供应部于每月20日前编制下月材料采购计划，编制的依据是：1、 销售合同；2、 原材料库